Chúng tôi rất vui mừng được chia sẻ kiến thức sâu sắc về từ khóa Mail merge la gi để tối ưu hóa nội dung trang web và tiếp thị trực tuyến. Bài viết cung cấp phương pháp tìm kiếm, phân tích từ khóa và chiến lược hiệu quả. Cảm ơn sự quan tâm và hãy tiếp tục theo dõi để cập nhật kiến thức mới.
Có thể bạn quan tâm
- BCP là gì? Chiến lược xây dựng kế hoạch kinh doanh liên tục cho doanh nghiệp
- Viêm đường hô hấp dưới: Nguyên nhân, dấu hiệu và phương pháp điều trị
- Bí ẩn về 3 cách thay thế darling là gì? – tbtvn.org
- Động cơ Turbo tăng áp kép là gì? Phân biệt Bi-Turbo và Twin Turbo?
- FAI – First Article Inspection là gì?
Mail merge là gì? Nhìn chung, Mail merge là tính năng tương trợ người dùng tiết kiệm ngân sách thời kì gửi thư. Cách sử dụng phần mềm này ra làm sao, bạn hãy theo dõi nội dung bài viết để đã sở hữu được câu vấn đáp.
Bạn Đang Xem: Mail merge là gì? Hướng dẫn sử dụng cách trộn văn bản
1. Mail merge là gì?
Mail merge là gì? Để hiểu chuẩn xác hơn về khái niệm này, bạn hãy theo dõi khái niệm và ví dụ sau này.
1.1 Khái niệm Mail merge
Mail merge là gì? Mail merge hay còn được nghe biết với tên gọi trộn thư. Đây là tính năng phổ quát trong word, được cho phép soạn thư hàng loạt. Với chức năng này, các bạn sẽ tiết kiệm ngân sách nhiều thời kì hơn khi có thể soạn song song nhiều thư để gửi cho những đối tượng người tiêu dùng khác nhau.
1.2 Ví dụ về Mail merge
Trên thực tế, ai trong tất cả chúng ta đã và đang từng gặp trường hợp cần sử đến Mail merge. Nhưng vì không rõ phương pháp nên nhiều người lựa chọn phương pháp thủ công.
Ví dụ, bạn là nhân sự được giao nhiệm vụ gửi thư cho tất cả viên chức tổ chức. Cùng một form thư, các bạn sẽ điền nhiều lần cho tới khi hoàn thành. Tuy nhiên với Mail merge, mọi việc được tối ưu hơn rất nhiều nhờ thao tác tự động hóa điền thư. Cụ thể, bạn chỉ việc tạo một bức thư duy nhất và thêm list người nhận đi kèm, điền tên từng người gửi trong list vào thư được thực hiện tối ưu bởi Mail merge.
2. Cấu trúc của Mail merge
Cấu trúc của một Mail merge gồm hai phần quan trọng là nguồn tài liệu và nội dung cơ bản.
2.1 Nguồn tài liệu
Nguồn tài liệu không có cấu trúc nhất quyết mà tùy biến theo nội dung cơ bản của Mail merge. Mục tiêu của việc làm này là thể hiện được đúng vị trí và sắp xếp các nội dung giữa các thư sau khoản thời gian tạo ra hàng loạt từ các sườn trong Mail Merge. Nguồn tài liệu thường được trình bày tuần tự trong các list tài liệu nhất quyết với những thông tin, chi tiết cụ thể tùy biến quan trọng như:
- Họ tên
- Địa chỉ người nhận trong Mail Merge
- Tên chuẩn xác của tổ chức, thành viên, doanh nghiệp,…
2.2 Nội dung cơ bản
Nội dung cơ bản trong Mail Merge có nhiều điểm tương đồng so với email thông thường với những phần như:
- Họ tên, địa chỉ người gửi thư.
- Họ tên, địa chỉ người nhận thư.
- Nội dung chính của mail.
3. Hướng dẫn cách sử dụng Mail merge để trộn thư
Để trộn thư Mail Merge nhanh, chúng ta cũng có thể lựa chọn thực hiện theo một số kĩ thuật sau này:
3.1 Sử dụng Mail merge trong word
Sử dụng Mail merge trong word mở màn bằng việc mở file word có sẵn. Sau khoản thời gian mở, bạn thực hiện tuần tự theo những bước như sau:
- Lựa chọn tuần tự từng chỉ mục Mailing/ Start mail merge/ Step by step mail merge wizard.
Xem Thêm : SSID là gì? Làm cách nào để định vị và thay đổi SSID trên thiết bị?
- Chọn Use the current document và tiếp tục Click Next select recipients.
- Vào ô chứa tài liệu trong file Excel và mở theo phía dẫn.
- Hoàn thành đúng thao tác, giao diện màn hình hiển thị hiện mail merge recipients. Nhấn OK để sẵn sàng chèn tài liệu.
- Vận chuyển con trỏ chuột đến phần cần chèn và thực hiện tuần tự theo những bước được đánh số trật tự.
- Điền đầy đủ thông tin và đợi kết quả Mail merge sau các thao tác.
- Lưu ý chọn Preview your letter để hoàn thiện và lưu kết quả cuối cùng.
3.2 Sử dụng Mail merge trong Excel
Các bước sử dụng Mail merge trong Excel không phức tạp như trong Word. Tuy nhiên, thao tác ở phần mềm này, bạn buộc phải thành thục phần hàm Text. Tại trang tính, bạn sử dụng hàm text để kiểm soát và điều chỉnh các dụng cụ của Excel. Lưu ý tới những thông tin họ tên, tháng ngày năm sinh, địa chỉ,… khi kiểm soát và điều chỉnh hàm Text. Thao tác không thật khó nhưng lại yên cầu hiểu biết cơ bản về code định dạng văn bản. Nếu chưa hiểu phần này, chúng ta cũng có thể tham khảo custom number vì chúng có tính chất tương tự.
Xong các thông tin định dạng văn bản, bạn nên đưa tất cả định dạng các ô tính chứa công thức theo một định dạng khác nhau để cho khối hệ thống nhận định đây chỉ là định dạng văn bản thông thường. Việc làm này nhằm mục tiêu đảm bảo khi thao tác Mail merge tài liệu không bị chuyển đổi.
3.3 Cách trộn thư từ Excel sang Word
Trộn thư từ Excel sang Word ở các phiên bản có sự tương đồng. Một số phiên bản có khác biệt nhưng không đáng kể. Vì vậy, chúng tôi sẽ minh họa bằng một trong những phiên bản gần đây nhất và được nhiều người sử dụng nhất là Word 2010. Lưu ý soạn sẵn thư và thao tác tuần tự theo những bước.
- Mailings >> Start Mail Merge, tại chọn kiểu trộn thư – thư (Letters), email (E-mail Messages), tem thư (Labels…), phân bì thư (Envelopes…) hoặc tài liệu (Normal Word Document).
- Trong thẻ Mailings, vận chuyển tới Select Recipients, rồi chọn Use Existing List…
- Trong hộp thoại ghi chữ Select Data Source, tìm trang tính Excel và nhấp vào chữ Open. Nếu Word yêu cầu bạn chọn tài liệu từ bảng, nên chọn và nhấp vào OK.
Xem Thêm : PG A là gì? PG A khác gì PG B
- Thêm một số người nhận từ bảng tính mail merge trong Excel, nhấn vào nút Edit Recipient List trong nhóm ghi Start Mail Merge.
- Tại mục Mail Merge Recipients, nhấn thêm hoặc bớt tên người trong list.
- Xác định vị trí điền địa chỉ cụ thể của Address Block và dòng chào hỏi Greeting Line. Hãy vận chuyển tới phần Write & Insert Fields trong thẻ Mailings. Tùy theo vị trí cụ thể mà bạn cần phải điền, hộp thoại sẽ mở ra rất nhiều sự lựa chọn. Chọn tùy chọn quan trọng mà bạn muốn, xác nhận kết quả dưới các phần và nhấn vào chữ OK.
- Hoàn thành thao tác mail merge trong word, vị trí cần điền sẽ xuất hiện trong văn bản của bạn như trong hình.
- Chèn mail từ list tùy chọn.
- Kiểm tra kết quả tại Preview Results.
- Hoàn thành trộn thư từ Excel sang Word, chọn mục Finish & Merge.
4. Tìm hiểu một số phím tắt trên Mail merge
Các phím tắt trong Mail merge được tổng hợp trong bảng sau này, chúng ta cũng có thể tham khảo:
Nội dung bài viết cung cấp thông tin khiến cho bạn trả lời thắc mắc: “Mail merge là gì?” để sở hữu thể sử dụng tính năng này đơn giản và tiết kiệm ngân sách thời kì. Các bước hướng dẫn chi tiết cụ thể, chúng ta cũng có thể tham khảo và mở màn ngay với tính năng thú vị này. Hãy nhờ rằng san sẻ nội dung bài viết để bè bạn cùng tham khảo thông tin có lợi này.
(Theo JobsGO – Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)
