Trong toàn cảnh môi trường tự nhiên kinh doanh biến động khôn lường, doanh nghiệp cần có những phương án sẵn sàng sẵn sàng để đối mặt với những rủi ro có thể xảy đến bất luận lúc nào. Để làm được điều này, các nhà quản trị cần tiến hành xây dựng BCP nhằm đảm bảo duy trì một doanh nghiệp khỏe mạnh, vững bền. Vậy BCP là gì? Làm thế nào để xây dựng kế hoạch kinh doanh liên tục bài bản cho doanh nghiệp? Cùng 1Office tìm hiểu trong nội dung bài viết sau đây.

Bạn Đang Xem: BCP là gì? Chiến lược xây dựng kế hoạch kinh doanh liên tục cho doanh nghiệp

1. BCP là gì? Tổng quan về Kế hoạch kinh doanh liên tục

BCP là gì?

BCP là từ viết tắt của Business Continuity Plan – Kế hoạch kinh doanh liên tục. Đây là bản kế hoạch thiết lập các phương án mà tổ chức sẽ thực hiện để ứng phó với những mối rình rập đe dọa tiềm tàng có thể xẩy ra gây tác động đến quy trình hoạt động. Một bản kế hoạch kinh doanh liên tục tập trung vào việc duy trì các chức năng kinh doanh và khôi phục hoạt động trong thời đoạn rủi ro khủng hoảng nhằm giảm thiểu tối đa rủi ro cho doanh nghiệp.

Ví dụ về BCP

Một ví dụ tiêu biểu của Business Continuity Plan là trong thời đoạn Covid-19, các doanh nghiệp phải chịu cú sốc nặng nề của việc bị đình trệ hoạt động do tác động bởi các quy định giãn cách và tình trạng tạm dừng hoạt động của nền kinh tế tài chính. Khi đó, việc triển khai kế hoạch kinh doanh liên tục như thao tác từ xa hay các chính sách giờ giấc linh hoạt đó chính là “cứu cánh” cho những doanh nghiệp, giúp duy trì hoạt động ổn định trong dịch bệnh và giảm thiểu tối đa đứt gãy trong quy trình vận hành. Thậm chí còn, có nhiều doanh nghiệp đã thoát khỏi nguy cơ giải thể trong tấc gang nhờ vận dụng chiến lược kinh doanh liên tục kịp thời.

2. Vai trò của Business Continuity Planning là gì?

Trước toàn cảnh môi trường tự nhiên kinh doanh biến động khôn lường, Business Continuity Plan đó chính là tấm khiên vững chắc bảo vệ doanh nghiệp khỏi những tác nhân phía ngoài. Vậy vai trò của BCP là gì khi đối chiếu với tổ chức nói chung và các cá thể liên quan nói riêng?

So với viên chức

Trước hết, hãy xem xét tầm tác động của Business Continuity Plan khi đối chiếu với viên chức – những người dân trực tiếp duy trì hoạt động cho doanh nghiệp. Việc xây dựng kế hoạch kinh doanh liên tục đó chính là lời cam kết của tổ chức trong việc đảm bảo công ăn việc làm cho hàng ngũ nhân sự của mình. BCP góp phần củng cố lòng tin của viên chức vào năng lực của ban lãnh đạo, song song tạo động lực để họ gắn bó lâu dài với tổ chức.

Trái lại, một doanh nghiệp không có chiến lược kinh doanh liên tục và tỏ ra bối rối, tiêu cực trước những tình huống phát sinh sẽ dễ khiến tâm lý viên chức bị tác động. Khi viên chức hoang mang và trở thành mất định hướng thì đồng họ sẽ dễ dàng rời bỏ tổ chức và tìm kiếm những thời cơ chắc hơn.

So với đối tác và khách hàng

Khi một doanh nghiệp có kế hoạch kinh doanh liên tục bài bản đồng nghĩa với việc họ nắm rõ mình đang làm gì và luôn sẵn sàng sẵn sàng cho mọi tình huống. Đây không chỉ là cơ sở để tạo dựng niềm tin nơi khách hàng mà còn là một nền tảng để xây dựng một thương hiệu vững mạnh.

Xem Thêm : Pachinko là gì? Cùng tìm hiểu về trò chơi đầy cám dỗ này

BCP cũng là chiến lược để thu hút và giữ chân đối tác, khách hàng hiệu quả bởi người tiêu dùng và các nhà góp vốn đầu tư luôn sẵn sàng chi thẳng tay cho những thương hiệu vững chắc sẽ mang lại nhiều giá trị cho họ. Và việc doanh nghiệp có thể ứng phó tốt trước rủi ro khủng hoảng đó chính là “bảo chứng” cho tiềm năng phát triển của thương hiệu.

So với tổ chức

Kế hoạch kinh doanh liên tục BCP đó chính là “bí kíp sống sót” mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần được trang bị nếu muốn tồn tại và phát triển trên thị trường. Việc thiết lập BCP không chỉ đảm bảo cho tổ chức hoạt động liên tục và ổn định mà còn tạo tiền đề để doanh nghiệp phục hồi nhanh chóng sau thời đoạn rủi ro khủng hoảng. Ngoài ra, kế hoạch kinh doanh liên tục cũng giúp tổ chức bảo toàn được những nguồn lực về tài nguyên và con người khỏi sự mất mát và hao hụt. Song song BCP cũng giúp tạo dựng lợi thế cạnh tranh vững bền cho doanh nghiệp trước các đối thủ khác.

Xem thêm: 6 bước xây dựng quy trình quản trị rủi ro cho doanh nghiệp

3. Quy trình xây dựng kế hoạch kinh doanh liên tục cho doanh nghiệp

Bước 1. Xác định toàn cảnh hoạt động

Trước lúc bắt tay vào xây dựng kế hoạch kinh doanh liên tục, nhà quản trị cần xác định được toàn cảnh và môi trường tự nhiên kinh doanh của doanh nghiệp. Công việc này sẽ giúp phát triển tầm nhìn và mục tiêu cho Business Continuity Plan, song song khoanh vùng giới hạn của những rủi ro tiềm năng. Để xác định được toàn cảnh hoạt động của doanh nghiệp, nhà quản trị cần trả lời được những thắc mắc:

• Những yếu tố nào đảm bảo cho doanh nghiệp hoạt động thông thường?
• Các quy trình trọng yếu trong tổ chức là gì?
• Yếu tố môi trường tự nhiên nào tác động đến hoạt động của doanh nghiệp? (kinh tế tài chính, chính trị, văn hóa truyền thống xã hội, pháp luật,…

Bước 2. Tiến hành Phân tích Tác động Kinh doanh (BIA)

Phân tích Tác động Kinh doanh (Business Impact Analysis) là bước quan trọng nhất trong quy trình xây dựng Kế hoạch kinh doanh liên tục. BIA là quá trình đánh giá và thẩm định và giám sát và đo lường mức độ tác động của những yếu tố gây gián đoạn hoặc làm tạm ngừng quy trình vận hành của doanh nghiệp trong trường hợp rủi ro, nguy cấp.

Để thực hiện phân tích tác động kinh doanh, nhà quản trị cần chỉ ra những tài sản trọng yếu đóng vai trò nòng cốt trong máy bộ vận hành của doanh nghiệp, những tài sản này còn có thể gồm có:

• Con người – thông tin liên hệ của viên chức cốt lõi
• Các nhà cung cấp – thông tin liên hệ cho những nhà cung cấp chính và các bên thứ ba
• Thiết bị – list các thiết bị chính gồm có máy tính, máy in, máy quét, xe cộ
• Hàng tồn kho – list vật tư, vật liệu và kho
• Tài liệu – tài liệu điện tử quan trọng, bảng lương, kế toán, hồ sơ, các bản sao lưu

Bước 3. Phát triển kế hoạch ứng phó

Sau thời điểm đã xác định được những tác nhân tiềm tàng tác động đến quá trình kinh doanh liên tục của doanh nghiệp thì nhiệm vụ tiếp Từ đó là lập kế hoạch để ứng phó với rủi ro khủng hoảng. Quy trình này gồm có 4 thời đoạn:

• Thời đoạn 1 – Ứng phó Nguy cấp: Trọng tâm chính ở thời đoạn này là đảm bảo sự an toàn của tất cả viên chức và an toàn tài sản của tổ chức. Kế hoạch sẽ tiến hành triển khai ngay trong khi có sự cố nguy cấp xẩy ra. Trong nhiều trường hợp nguy cấp, các viên chức sẽ tự động hóa thực hiện theo quy trình đã được vạch ra mà không cần chờ sự chỉ huy từ lãnh đạo cấp cao, ví dụ như thiên tai (hỏa thiến, động đất,…) hay tiến công an toàn mạng.
• Thời đoạn 2 – Quản lý Rủi ro không may: Thời đoạn này sẽ xác lập các phương án phản ứng của tổ chức trước rủi ro khủng hoảng. Trong thời đoạn này, một nhóm quản lý rủi ro khủng hoảng sẽ tiến hành thành lập. Nhóm này thường gồm có ban lãnh đạo với vai trò ra quyết định quan trọng và những member có năng lực quản lý và điều hành những hoạt động sinh hoạt chức năng trong quá trình kinh doanh bị gián đoạn.
• Thời đoạn 3 – Phục hồi: Thời đoạn phục hồi kinh doanh chỉ ra những hoạt động sinh hoạt cấp thiết để khôi phục các chức năng cốt lõi trong máy bộ vận hành doanh nghiệp. Để thực hiện được điều này, doanh nghiệp cần sẵn sàng trước các phương án thay thế hoặc nguồn lực dự phòng để công việc tổ chức kinh doanh được tiếp tục.
• Thời đoạn 4 – Tái thiết: Thời đoạn này liên quan đến việc đưa doanh nghiệp trở lại trạng thái hoạt động như cũ, trước lúc rủi ro khủng hoảng xẩy ra. Ở thời đoạn này cần lưu ý không nên chủ quan mà vẫn phải sẵn sàng các phương án phòng ngừa để vững chắc doanh nghiệp có thể trở lại hoạt động thông thường. Ví dụ như trong thời kỳ covid, các viên chức có thể đi làm việc trở lại với xét tuyển họ phải tiêm đủ số mũi vacxin theo yêu cầu.

Bước 4. Thực hiện và Tập huấn

Để triển khai thành công kế hoạch kinh doanh liên tục thì những viên chức cần được huấn luyện kỹ lưỡng để sẵn sàng cho những tình huống phát sinh bất kỳ lúc nào. Tổ chức cần đảm bảo hàng ngũ nhân sự nắm rõ vai trò, trách nhiệm của họ là gì và những hành vi nào cần được thực hiện kịp thời khi đối mặt với rủi ro. Việc huấn luyện sẽ giúp xây dựng năng lực ứng phó với rủi ro khủng hoảng và công việc tư tưởng cho viên chức để họ có thể tự tín đưa tổ chức bước qua thời đoạn khó khăn và phục hồi hoạt động nhanh chóng.

Để sẵn sàng tốt nhất cho những trường hợp nguy cấp thì doanh nghiệp nên có những chương trình diễn tập mô phỏng các tình huống giả thiết để thực hiện triển khai các phương án xử lý.

Bước 5. Kiểm tra và Cải tiến

Xem Thêm : Bổ sung tiếng anh là gì?

Công việc kiểm tra gồm có việc xác định xem BCP có thực sự hiệu quả hay là không. Đo lường và thống kê và đánh giá và thẩm định tính hiệu quả của Business Continuity Plan giúp xác định được những lỗ hổng và điểm yếu trong các quy trình ứng phó với rủi ro và phục hồi hoạt động và sau đó đề xuất những phương án cải tiến phù hợp để bản kế hoạch hoàn thiện hơn.

4. Những nhân tố quyết định sự thành công của BCP

Vai trò của ban lãnh đạo

Một kế hoạch kinh doanh liên tục thành công cần có sự vào cuộc của ban lãnh đạo. Họ đó chính là người trực tiếp đứng ra điều hành hoạt động và quyết định phương pháp doanh nghiệp ứng phó với rủi ro khủng hoảng. Các nhà quản lý và lãnh đạo cấp cao cần nhận thức thâm thúy vai trò của mình và đưa ra những cam kết để đảm bảo cho việc an toàn của tổ chức.

Công việc truyền thông nội bộ

Công việc truyền thông nội bộ đó chính là chìa khóa để triển khai BCP thành công bởi viên chức là lực lượng nòng cốt quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Đặc biệt quan trọng ở trong thời đoạn rủi ro khủng hoảng, vai trò của hàng ngũ này càng được đề cao. Để đảm bảo kế hoạch BCP được thực hiện hiệu quả, cần cho viên chức nắm rõ business continuity planning là gì rồi cũng như truyền thông về vai trò của BCP khi đối chiếu với tổ chức, gồm có:

• Tầm quan trọng và tính cấp thiết của BCP với hoạt động của tổ chức
• Những hậu quả khi không triển khai và tuân thủ các quy trình trong BCP
• Vai trò và nhiệm vụ của viên chức trước, trong và sau thời đoạn rủi ro khủng hoảng

Ứng dụng công nghệ số

Để tối ưu quy trình xây dựng và triển khai chiến lược kinh doanh liên tục, một phần mềm tương trợ quản lý quy trình sẽ là dụng cụ hữu hiệu tương trợ các nhà quản trị trong việc nhận diện, đánh giá và thẩm định những rủi ro tiềm và đưa ra những phương pháp xử lý, khắc phục kịp thời để duy trì và đảm bảo hoạt động cho doanh nghiệp.

1Office là nền tảng quản trị tổng thể doanh nghiệp số 1 thị trường. Phần mềm giúp doanh nghiệp xây dựng BCP bài bản và chuyên nghiệp với những tính năng ưu việt như:

• Mạng lưới hệ thống giải trình trực quan giúp update liên tục tình hình hoạt động của doanh nghiệp trên các khía cạnh như biến động nhân sự, doanh thu, tăng giảm ngân sách,…

• Kiểm soát chặt chẽ tài sản của doanh nghiệp, phân quyền cho từng nhân sự, phòng ban cụ thể, dễ dàng tra cứu tình trạng tài sản, phòng tránh mọi trường hợp thất thoát

• Số hóa và quản lý 100% các quy trình trong tổ chức, giúp định vị kịp thời các nút thắt gây gián đoạn quy trình để lấy ra phương án xử lý nhanh chóng

• Giám sát và đánh giá và thẩm định hiệu suất thao tác của nhân sự mọi lúc, mọi nơi theo thời kì thực

Qua nội dung bài viết trên, 1Office mong rằng chúng tôi đã cung cấp tới quý độc giả những thông tin hữu ích về BCP là gì cũng như giải pháp để tối ưu chiến lược kinh doanh liên tục cho doanh nghiệp. Để được trải nghiệm phần mềm quản trị doanh nghiệp số 1 thị trường 1Office, vui lòng đăng ký nhận tư vấn miễn phí tại đây:

Nhận tư vấn miễn phí

Mọi thông tin chi tiết cụ thể xin vui lòng liên hệ:

• Hotline: 083 483 8888

• Fanpage 1Office: https://www.facebook.com/1officevn

• Kênh Youtube: https://www.youtube.com/c/1OfficeNềntảngquảnlýtổngthểDoanhNghiệp

Từ khóa liên quan: BCP là gì, kế hoạch kinh doanh liên tục, business continuity plan là gì