Với những ai đang thao tác làm việc trong ngành nghề kế toán, hoặc các ngành khác có liên quan thì chứng từ gốc là một trong những vấn đề cơ bản, quan trọng yêu cầu phải có cái nhìn xác thực và nói chung nhất.

Bạn Đang Xem: Chứng từ gốc là gì? Phân biệt giữa chứng từ gốc với chứng từ ghi sổ?

1. Chứng từ gốc là gì?

Chứng từ gốc là tất cả những sách vở và giấy tờ, hoặc vật có mức giá trị tương đương, dùng làm địa thế căn cứ để chứng minh, xác thực, chứng cứ phát sinh hoạt động nào đó trong nội bộ đơn vị, tổ chức.

Chứng từ gốc thông thường được lập nên trong hoạt nội nội bộ của rất nhiều đơn vị tổ chức, thực hiện hoạt động nào, thanh toán giao dịch gì cũng cần được lập nên chứng từ để đảm bảo tính đúng đắn, địa thế căn cứ để xác định trách nhiệm của người lập chứng từ gốc, trách nhiệm cả đơn vị, tổ chức.

Chứng từ gốc là loại văn bản chứng từ quan trọng và được những phòng ban trong phòng ban có trách nhiệm liên quan của doanh nghiệp lập nên dựa trên những nghiệp vụ về kinh tế tài chính phát sinh xẩy ra trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, doanh nghiệp đó. Nghiệp vụ doanh nghiệp phát sinh đến đâu thì những phòng ban tại đó phải ngay thức thì tiến hành thực hiện các chứng từ, văn bản để xác minh sự việc đến đó theo như đúng các quy trình cũng như các quy định chung của tất cả doanh nghiệp và đúng cả về mặt pháp lý theo như đúng quy trình của Luật thuế hiện nay về loại văn bản chứng từ đó. Và những chứng từ này được gọi chung là chứng từ gốc. Vai trò của chúng từ gốc là vô cùng quan trọng và có tính quyết định cao về mặt giá trị pháp lý.

Ngoài ra, một số văn bản chứng từ gốc quan trọng của doanh nghiệp có thể nói đến việc như: Hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu thu, …

Chứng từ gốc trong tiếng Anh là Original documents

Chứng từ tiếng Anh là: Voucher/Receipt/Document/Report

Nhắc đến chứng từ, thường có những cụm từ liên quan hay phải đi kèm được sử dụng phổ quát trong ngành kế toán tài chính như:

+ Hóa đơn được dịch sang tiếng Anh là: Bill

+ Thuế được dịch sang tiếng Anh là: Tax

+ Phí được dịch sang tiếng Anh là: Fee

+ Lệ phí được dịch sang tiếng Anh là: Registration fee

+ Hóa đơn giá trị ngày càng tăng được dịch sang tiếng Anh là: Value Added Tax

+ Phiếu chi được dịch sang tiếng Anh là: Payslip

+ Phiếu thu được dịch sang tiếng Anh là: Receipts

+ Xuất kho được dịch sang tiếng Anh là: Out of stock

+ Phiếu nhập được dịch sang tiếng Anh là: Enter coupon

+ Mua bán sản phẩm hóa được dịch sang tiếng Anh là: Sales of goods

Xem Thêm : Google Search Console là gì? Đây là dịch vụ miễn phí do Google đưa ra để người dùng có thể theo dõi và hiển thị của trang web trong lượt tìm kiếm của người dùng.

+ Hạch toán được dịch sang tiếng Anh là: Mathematics

+ Đơn đặt hàng được dịch sang tiếng Anh là: Order

+ Bảng kê chi tiền được dịch sang tiếng Anh là: Payment statement

+ Bảng lương được dịch sang tiếng Anh là: Payroll

+ Hợp đồng kinh tế tài chính được dịch sang tiếng Anh là: Economic contract

2. Phân biệt giữa chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ:

Chứng từ kế toán là những sách vở và giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm địa thế căn cứ ghi sổ kế toán.

Chứng từ kế toán gồm chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ.

+ Chứng từ gốc là địa thế căn cứ pháp lý phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính, tài chính đã thực hiện.

+ Chứng từ ghi sổ là địa thế căn cứ yêu cầu để ghi sổ kế toán. Chứng từ ghi sổ có thể là chứng từ gốc hoặc chứng từ được lập trên cơ sở chứng từ gốc và phải có chứng từ gốc đính kèm.

• Chứng từ gốc là gì: Chứng từ gốc là vì các phòng ban khác của doanh nghiệp lập ra dựa trên nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh xẩy ra trong doanh nghiệp. Nghiệp vụ phát sinh tại đâu thì tại đó phải lập chứng từ, chứng từ đó gọi là chứng từ gốc (Và vấn đề lập chứng từ gốc này phải quy trình, mẫu biểu của Tổ chức để ra cũng như tuân thủ về mặt chứng từ của Luật thuế).

Ví dụ: Nghiệp vụ tạm ứng tiền cho Ông Tuấn đi công việc 2 ngày tại TP.Hà Nội thì theo quy trình Ông Tuấn sẽ lập 2 chứng từ gốc là Giấy công việc trình sếp duyệt và Giấy yêu cầu tạm ứng tiền có chữ ký của người lập và trưởng phòng. Toàn bộ mẫu này phải theo quy trình và quy chế công việc phí của Tổ chức phát hành

• Chứng từ ghi sổ là gì: là vì kế toán lập dùng làm ghi sổ và nó phải có chữ Nợ và chữ có trong giấy tờ ghi sổ. Nhưng trước lúc lập chứng từ ghi sổ thì kế toán phải kiểm tra bộ chứng từ gốc chuyển sang là hợp pháp, hợp lý, hợp thức và đầy đủ hay chưa theo quy định của doanh nghiệp cũng như theo quy định của Luật thuế.

Ví dụ: Cùng với ví dụ trên thì kế toán sẽ kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý, hợp thức của giấy công việc và giấy yêu cầu tạm ứng thì kế toán sẽ lập chứng từ ghi sổ là phiếu chi trong trường hợp này.

Xem mẫu chứng từ ghi sổ có chữ nợ và chữ có và có ký hiệu chứng từ trên đó. Còn chứng từ gốc không có chữ nợ và chữ có. Do đó, cách phân biệt rõ ràng nhất là xem chừng từ nào không có chữ nợ có thì đó là chứng từ gốc

3. Cách phân loại chứng từ gốc:

*) Phân loại theo vật mang tin

Theo vật mang tin thì chứng từ có thể chia làm 2 loại: Chứng từ bằng giấy và chứng từ điện tử:

• Chứng từ bằng giấy là những chứng từ mà các nội dung của nó được lưu giữ trên vật liệu làm bằng giấy.
• Chứng từ điện tử thì thông tin được mã hoá và lưu giữ trên vật mang tin như băng, đĩa từ, các loại thẻ tính sổ.

*) Phân loại theo công dụng

Chứng từ có thể chia thành chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ.

Chứng từ gốc

Chứng từ gốc là một khái rất quan trọng mà mỗi học viên cần làm rõ và nhận diện chúng. Chứng từ gốc là chứng từ được lập trực tiếp ngay trong khi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, là chứng từ có mức giá trị pháp lý quan trọng nhất. Ví dụ như Hoá đơn GTGT, Phiếu nhập kho, Phiếu thu v.v.

Chứng từ gốc được chia thành hai loại nhỏ là chứng từ mệnh lênh và chứng từ chấp hành: Trong số đó:

• Chứng từ mệnh lệnh là chứng từ dùng làm truyền đạt các lệnh sinh sản, kinh doanh hoặc công việc nhất định như lệnh xuất kho, lệnh chi v.v. Chứng từ mệnh lệnh không được sử dụng làm địa thế căn cứ ghi sổ kế toán.
• Chứng từ chấp hành là chứng từ dùng làm ghi nhận thêm các lệnh sinh sản kinh doanh đã được thực hiện và là địa thế căn cứ để ghi sổ kế toán như Phiếu thu, Phiếu chi v.v. Các chứng từ gốc có thể do đơn vị tự lập hoặc thu nhận từ phía bên ngoài. Ví dụ như Phiếu xuất kho là vì đơn vị tự lập, Hoá đơn GTGT mà đơn vị nhận được từ người cung ứng vật tư là thu nhận từ phía bên ngoài.

Xem Thêm : Dx Là Gì – Dx Nghĩa Là Gì – Có Nghĩa Là Gì, Ý Nghĩa La Gi 2023

Chứng từ ghi sổ

Chứng từ ghi sổ là những chứng từ dùng làm tập hợp số liệu của rất nhiều chứng từ gốc cùng loại, cùng nội dung nghiệp vụ để trên cơ sở đó kế toán ghi chép số liệu vào sổ kế toán. Chứng từ ghi sổ không có mức giá trị pháp lý như chứng từ gốc. Nó chỉ có mức giá trị khi có những chứng từ gốc liên quan đi kèm.

*) Phân loại theo tính chất pháp lý

Chứng từ kế toán có thể phân biệt thành hai loại là chứng từ bắt buộc và chứng từ hướng dẫn.

• Chứng từ bắt buộc là những chứng từ phản ánh các quan hệ kinh tế tài chính giữa các pháp nhân hoặc do yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính chất phổ quát rộng rãi. Ví dụ như Hoá đơn GTGT. Khi đối chiếu với loại chứng từ bắt buộc, Quốc gia tiêu chuẩn hoá về quy cách, biểu mẫu, chỉ tiêu phản ánh trong chứng từ, mục tiêu và phương pháp lập chứng từ. Loại chứng từ bắt buộc được ứng dụng thống nhất cho những ngành kinh tế tài chính và các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế tài chính.
• Chứng từ hướng dẫn: là những chứng từ kế toán sử dụng trong nội bộ đơn vị. Quốc gia chỉ hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng làm cơ sở để các đơn vị dựa trên này mà vận dụng một cách thích hợp vào từng tình huống cụ thể. Ví như Phiếu xuất kho, Phiếu nhập kho.

*) Phân loại theo nội dung kinh tế tài chính

Chứng từ có thể phân chia thành năm loại:

• Chứng từ về lao động tiền lương, ví dụ như Bảng chấm công.
• Chứng từ về hàng tồn kho, ví dụ như Phiếu xuất kho.
• Chứng từ về tiền tệ, ví dụ như Phiếu thu.
• Chứng từ về bán sản phẩm, ví dụ như Thẻ quầy hàng.
• Chứng từ về TSCĐ, ví dụ như Biên bản chuyển giao TSCĐ.

– Chứng từ gốc là gì được thể hiện thông qua cách phân chia như sau:

+ Chứng từ mệnh lệnh là loại chứng từ phát sinh trong nội bộ đơn vị, tổ chức có mức giá trị truyền đạt, yêu cầu thực hiện theo ví dụ tiêu biểu như lệnh xuất kho, lệnh nhập kho, lệnh chi…

+ Chứng từ chấp hành là loại chứng từ phát sinh trong hoạt động của đơn vị, tổ chức có mức giá trị ghi nhận việc thực hiện các mệnh lệnh của đơn vị, doanh nghiệp trước đó, chứng từ này còn có thể xuất phát do đơn vị tự lập, hoặc có nguồn gốc từ phía bên ngoài ví dụ như phiếu thu, hóa đơn giá trị ngày càng tăng.

– Những loại chứng từ gốc như trên được thể hiện qua những loại chứng từ như sau:

+ Những chứng từ liên quan đến hoạt động mua bán xuất hóa đơn như hóa đơn bán sản phẩm, hóa đơn mua hàng, hóa đơn bán lẻ, hóa đơn trả lại, hóa đơn hoàn trả.

+ Các chứng từ gốc trong quá trình thực hiện nghiệp vụ như vận chuyển sản phẩm & hàng hóa là phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, phiếu chuyển kho.

+ Các sách vở và giấy tờ liên quan đến hoạt động thu, chi tiền, chuyển tiền như phiếu thu tiền, phiếu chi tiền, ủy nhiệm chi, giấy chuyển tiền, giấy nộp tiền.

+ Các chứng từ trong hoạt động liên quan đến tài sản, phương tiện dụng cụ như chứng từ kiểm soát và điều chỉnh tài sản, chứng từ tăng tài sản, chứng từ giảm tài sản, chứng từ khấu hao tài sản, chứng từ tăng dụng cụ, chứng từ giảm dụng cụ…

– Chứng từ gốc mang lại ý nghĩa rất lớn trong hoạt động của đơn vị, tổ chức, và hoạt động quản lý của cơ quan quốc gia.

+ Chứng từ gốc là những sách vở và giấy tờ, hoặc vật giá trị tương đương chứng minh hoạt động của đơn vị, tổ chức có diễn ra theo như đúng trình tự, theo quy định của pháp luật

+ Chứng từ gốc là địa thế căn cứ để xác định lập nên những chứng từ khác có mức giá trị phản ánh các nghiệp vụ diễn ra trong hoạt động của đơn vị tổ chức.

+ Chứng từ gốc dùng làm địa thế căn cứ để tính các ngân sách, dùng làm địa thế căn cứ để chi trả các khoản phát sinh trong hoạt động của đơn vị, tổ chức, hay có thể làm địa thế căn cứ để chứng minh, chứng cứ khi có phát sinh tranh chấp.

+ Chứng từ gốc cần được lập và tổng hợp thành các loại chứng từ gốc cùng loại để sở hữu thể dễ dàng theo dõi, cũng như thể cơ sở để đơn vị, tổ chức lập nên các loại chứng từ khác và thực hiện ghi chép vào sổ sách của đơn vị.

Tóm lại: Trên đây là một số san sẻ về chủ đề “chứng từ gốc là gì và cách phân biệt giữa chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ”, một số tri thức cơ bản về chủ đề này sẽ giúp người đọc có lời giải đáp tổng thể nhất, hỗ trợ cho bạn rất dễ nắm bắt và thực hiện các nghiệp vụ kế toán của mình liên quan đến những mô hình văn bản chứng từ này.