Bất kỳ một doanh nghiệp có sản phẩm & hàng hóa lưu trữ đều quan tâm đến hoạt động quản lý kho. Kho hàng được quản lý chuyên nghiệp là cơ sở để tương trợ hoạt động bán sản phẩm hiệu quả hơn. Tuy nhiên, để quản lý một lượng lớn sản phẩm & hàng hóa gồm nhiều sản phẩm, mẫu mã, số lô khác nhau khiến quản lý, viên chức gặp khó khăn. Đó là lý do khối hệ thống quản lý kho hàng WMS ra đời. Đây là giải pháp giúp doanh nghiệp xây dựng quy trình quản lý kho chuyên nghiệp, tối ưu ngân sách và nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Bạn Đang Xem: WMS là gì? Tại sao nên sử dụng hệ thống quản lý kho hàng WMS?

Kho hàng sở hữu đến 40-50% tài sản của một doanh nghiệp. Vậy làm thế nào để quản lý kho hàng hiệu quả? Cùng Cloudify tìm hiểu về giải pháp quản lý kho văn minh nhất hiện nay nhé!

WMS là gì? Khối hệ thống quản lý kho hàng WMS

Khối hệ thống quản lý kho hàng WMS (Warehouse Management System – WMS) là giải pháp được thiết kế để tương trợ doanh nghiệp trong hoạt động quản lý kho. Cụ thể, giải pháp này giúp doanh nghiệp theo dõi, kiểm soát sản phẩm & hàng hóa xuất, nhập kho, hàng tồn, vận chuyển để tương trợ hoạt động bán sản phẩm và đặt hàng nhà cung cấp.

Về cơ bản, phần mềm quản lý kho WMS giúp tối ưu hóa tất cả những quy trình quản lý kho hàng trong doanh nghiệp. Thông qua khối hệ thống quản lý kho WMS quản lý đã chiếm lĩnh cái nhìn tổng quát về hoạt động của kho hàng. Ngoài ra, WMS còn hỗ trợ cho doanh nghiệp tối đa hóa việc sử dụng lao động, góp vốn đầu tư nhà kho, trang thiết bị.

Khối hệ thống quản lý kho WMS đảm bảo tính thống nhất giữa các phòng ban. Khi có đơn đặt hàng, khối hệ thống ngay ngay thức thì thông tin số lượng tồn kho từng sản phẩm. Theo phong cách cũ, một người phải tự mang đơn đặt hàng và đi kiểm tra tồn kho của từng sản phẩm ở kho. Giờ đây, khối hệ thống đã kiểm tra hoàn toàn tự động hóa. Điều này giúp tiết kiệm chi phí rất nhiều thời kì và công sức của con người.

Đọc thêm: 8 phương pháp để giảm hàng tồn kho trong doanh nghiệp

Lợi ích khi sử dụng khối hệ thống quản lý kho hàng WMS

Khối hệ thống quản lý kho WMS giúp doanh nghiệp thiết lập quy trình quản lý kho tối giản, hiệu quả. Một số lợi ích của giải pháp WMS như:

Giảm ngân sách vận hành

Kho hàng là phòng ban mất nhiều thời kì, nhân sự để quản lý trong doanh nghiệp. Đây còn là một cầu nối với những phòng ban như kế toán, bán sản phẩm, sinh sản… Khi ứng dụng phần mềm WMS, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm chi phí được ngân sách vận hành. Trong số đó gồm có ngân sách kho bãi, nhân sự và các ngân sách liên quan đến hư hỏng, thất thoát sản phẩm & hàng hóa. Nhờ khối hệ thống, các quy trình thực hiện thủ công được cắt giảm, doanh nghiệp không cần sử dụng quá nhiều nhân sự như trước.

Phần mềm WMS giải quyết và xử lý vấn đề lưu giữ sản phẩm, nguyên vật liệu và thiết bị để tối ưu hóa “dòng chảy” trong kho.

Update tồn kho real time

Khối hệ thống update và tổng hợpác văn bản báo cáo tồn kho theo thời kì thực. Phòng ban kho và phòng ban kinh doanh theo dõi được tài liệu để dữ thế chủ động bán sản phẩm. Tài liệu luôn luôn được update sẽ ngăn chặn tình trạng nhập hàng quá mức cho phép gây lãng phí hay nhập quá ít dẫn đến không đủ nguồn cung cấp.

Luôn có cảnh báo tồn tối thiểu

Các cảnh báo tồn kho tối thiểu giúp sản phẩm & hàng hóa lưu trữ trong kho tại mức độ an toàn. Điều này tránh việc lưu trữ quá nhiều sẽ mất thêm ngân sách nhà kho, viên chức quản lý…Khi sản phẩm & hàng hóa đạt đến mức tối thiểu, khối hệ thống tự động hóa thông tin để viên chức kho lên kế hoạch mua hàng mới. Nhờ đó, sản phẩm & hàng hóa luôn luôn được duy trì ổn định trong kho.

Tăng năng suất lao động

Khối hệ thống quản lý kho hàng WMS được chấp nhận phân công nhiệm vụ cho từng viên chức. Vì thế bạn dữ thế chủ động dự báo được số lượng lao động cần cho vận hành. Các quy trình thủ công được cắt giảm để tiết kiệm chi phí thời kì thao tác. Ví dụ, thay vì ghi chép thông tin sản phẩm thì viên chức có thể quét model. Khối hệ thống tự động hóa ghi nhận và update tài liệu. Song song, thao tác trên khối hệ thống giúp hạn chế tối đa các sơ sót, nhầm lẫn.

Cải thiện bảo mật thông tin

So với việc dùng excel thì khối hệ thống WMS là lựa chọn tốt nhất để bảo mật thông tin thông tin. Mỗi viên chức chỉ có một vai trò nhất định trên khối hệ thống. Họ không thể truy cập vào các văn bản báo cáo hay phân tích quan trọng. Điều này đảm bảo tài liệu bảo mật thông tin, ngăn chặn tình trạng rò rỉ ra bên phía ngoài ảnh hưởng tác động đến lợi thế cạnh tranh của tổ chức.

Các loại khối hệ thống quản lý kho hàng WMS

Dựa trên tính kết nối WMS chia thành 2 loại là khối hệ thống độc lập và khối hệ thống tích hợp. Dựa trên cấu trúc nền tảng thì WMS chia thành 2 loại là giải pháp tại chỗ và trên đám mây.

Khối hệ thống độc lập và tích hợp

Khối hệ thống quản lý kho tích hợp thường kết phù hợp với khối hệ thống ERP. Các chức năng quản lý kho được liên kết với sinh sản, bán sản phẩm, kế toán. Cơ sở tài liệu của khá nhiều phòng ban này được thừa hưởng lẫn nhau. Quản lý sẽ nắm được bức tranh kinh doanh tổng quan của tất cả doanh nghiệp và từng phòng ban. Ví dụ, với khối hệ thống kho tích hợp các bạn sẽ nắm được sản phẩm nào đang hút khách, mang về lợi nhuận khổng lồ để điều phối phòng ban kho trữ loại hàng đó nhiều hơn.

Xem Thêm : RAM ảo là gì? Cách set RAM ảo tăng tốc laptop Windows 10

Khối hệ thống quản lý kho độc lập có những tính năng phục vụ chủ yếu cho phòng ban kho. Do đó, nó thiếu liên kết với phòng ban khác ví như bán sản phẩm hoặc kế toán. Vì đây là phần mềm được thiết kế chuyên biệt cho việc quản lý kho nên thường sẽ quản lý rõ ràng và cụ thể từng hoạt động trong kho.

Khối hệ thống WMS tại chỗ và trên đám mây (cloud)

Giải pháp WMS tại chỗ

Giải pháp WMS tại chỗ là phần mềm được mua một lần và thiết lập cấu hình trên máy của doanh nghiệp. Doanh nghiệp chịu trách nhiệm lưu trữ và bảo trì cho tất cả phần cứng và phần mềm trên khối hệ thống. Điều này được chấp nhận bạn kiểm soát tài liệu chặt chẽ nhưng nó cũng đi kèm với ngân sách trả trước lớn.

Ưu điểm:

• Toàn quyền kiểm soát từ thiết kế và phát triển các tính năng.
• Không có ngân sách đăng ký, chỉ việc phí lắp ráp một lần và trả ngân sách bảo trì.
• Khối hệ thống được thiết lập cấu hình tại máy tính của doanh nghiệp.

Nhược điểm:

• Rất khó để tăng hoặc giảm quy mô.
• Phải có hàng ngũ nhân sự công nghệ thông tin nội bộ để bảo trì phần mềm.
• Tính bảo mật thông tin tài liệu không tốt.

Khối hệ thống WMS trên đám mây

Với những doanh nghiệp vừa và nhỏ Cloud WMS là lựa chọn phù hợp nếu xét về ngân sách góp vốn đầu tư. Khối hệ thống WMS dựa trên đám mây thường được tính phí trên cơ sở đăng ký. Tài liệu được lưu trữ trên một sever từ xa. Những việc như sửa lỗi, update phần mềm hoàn toàn do nhà cung cấp xử lý.

Ưu điểm:

• Trả phí theo nhu cầu sử dụng.
• Có thể tăng hoặc giảm quy mô rất dễ dàng.
• Bảo mật thông tin tài liệu tốt hơn khối hệ thống WMS tại chỗ.
• Truy cập khối hệ thống trực tuyến, mọi lúc mọi nơi.

Nhược điểm:

Không phù phù hợp với các doanh nghiệp có quy trình phức tạp.

Tham khảo: Phần mềm quản lý kho Cloudify WMS trên Smartphone

Tính năng của khối hệ thống quản lý kho hàng WMS

Mỗi khối hệ thống quản lý kho hàng của từng nhà cung cấp sẽ có những tính năng khác nhau. Tuy nhiên, một khối hệ thống quản lý kho phải đảm bảo các tính năng cơ bản sau:

• Quản lý không gian kho: Khối hệ thống phân bổ sản phẩm & hàng hóa khoa học theo từng kho, vị trí khác nhau.
• Theo dõi tồn kho: WMS có tính năng được chấp nhận update số lượng sản phẩm & hàng hóa tồn kho theo thời kì thực. Tính năng này được chấp nhận bạn theo dõi hàng tồn kho mọi lúc, mọi nơi (cloud WMS) trong cả trên Smartphone.
• Nhập, xuất kho: Thực hiện xuất nhập kho sản phẩm & hàng hóa thông qua công nghệ quét mã barcode, QR code.
• Theo dõi đơn đặt hàng: Update thông tin đơn đặt hàng để sắp xếp sản phẩm & hàng hóa.
• Quản lý vận chuyển: Quản lý lịch giao hàng của phòng ban vận chuyển, update tình trạng giao hàng của từng đơn.
• Quản lý nhân sự: Giám sát và đánh giá và nhận định hiệu quả thao tác của viên chức kho. Theo dõi quá trình xử lý công việc của viên chức thông qua tài liệu lưu trữ trên khối hệ thống.
• Quản lý kho bãi: Phần mềm WMS được chấp nhận quản lý nhiều kho trên cùng một khối hệ thống. cách sắp xếp sản phẩm & hàng hóa tại từng kho và phân luồng xe để tối ưu nhà kho
• Giải trình: Khối hệ thống văn bản báo cáo rõ ràng và cụ thể, update theo thời kì thực cung cấp nguồn tài liệu để quản lý phân tích, đưa ra chiến lược xuất, nhập kho và phát hiện ra các vấn đề để kịp thời xử lý.

Sự khác biệt giữa khối hệ thống ERP và WMS là gì?

Về thực chất, ERP là khối hệ thống được thiết lập khá chặt chẽ, thống nhất và tích hợp đầy đủ các tính năng. Nó có thể liên kết với mọi hoạt động của một doanh nghiệp từ đó đưa ra những thống kê rõ ràng và cụ thể nhằm kiểm soát, tương trợ và lập kế hoạch văn bản báo cáo phân tích chuyên sâu. Từ đó hỗ trợ cho chủ doanh nghiệp biết được tình trạng hoạt động của doanh nghiệp và các phòng ban của tổ chức có thể phối hợp ăn ý với nhau. Còn WMS là khối hệ thống hoạt động riêng biệt được dùng làm quản lý những hoạt động trong kho và cần được kết nối và tương trợ bởi các phần mềm khác.

Về mục tiêu

Khi đối chiếu với khối hệ thống ERP, mục tiêu chủ yếu là tạo ra các tham gia tiện lợi trong việc quản lý cũng như việc văn bản báo cáo tài chính. Còn mục tiêu của WMS là kiểm tra, giám sát, lên kế hoạch và văn bản báo cáo những hoạt động liên quan đến việc quản lý kho hàng. Mọi quy trình đều được xây dựng quanh các module để lập kế hoạch sinh sản, song song khiến cho bạn tối ưu việc quản lý kho hàng hiệu quả hơn.

Trình độ

ERP là một trong những phần mềm quản lý toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp. Các tính năng của ERP có thể nhắc tới như quản lý nhân sự, quản lý bán sản phẩm, quản lý sinh sản, kế toán… ERP có thể tự động hóa hóa và tích hợp các phần mềm khác nhau trên một nền tảng duy nhất hỗ trợ cho việc xác định các quy trình kinh doanh sao cho tất cả đều đảm bảo việc tuân thủ trong chuỗi cung ứng. Còn WMS giúp theo dõi từng mặt hàng tồn kho cũng như các mặt hàng đang rất được sinh sản, đóng gói và vận chuyển.

Phạm vi sử dụng

Phần mềm WMS là một giải pháp đơn giản hơn rất nhiều so với khối hệ thống ERP. Phần mềm này chỉ tập trung vào các quy trình quản lý kho hàng. Còn khối hệ thống ERP lại được tích hợp một loạt các giải pháp nhằm tương trợ nhiều hoạt động kinh doanh khác nhau của doanh nghiệp.

Vì vậy, để lựa chọn phần mềm quản lý, doanh nghiệp cần xác định rõ nhu cầu và mục tiêu mà doanh nghiệp đang hướng đến để sở hữu thể lựa chọn được phần mềm phù hợp.

Tìm hiểu thêm: Phần mềm quản lý tổng thể Cloudify ERP

Cloudify WMS – Giải pháp quản lý kho trên Smartphone

Xem Thêm : Tổng hợp về nvidia geforce game ready driver update is available là gì

Cloudify WMS là giải pháp quản lý kho được tích hợp trên khối hệ thống ERP. Chúng ta có thể triển khai cả khối hệ thống ERP hoặc tính năng quản lý kho cho doanh nghiệp. Ngoài các tính năng ở phần trước, phần mềm quản lý kho của Cloudify tương trợ:

Giải trình tồn kho theo thời kì thực

Khối hệ thống tự động hóa update số lượng tồn kho của sản phẩm & hàng hóa theo thời kì thực cho phòng ban kho, kinh doanh. Viên chức dữ thế chủ động điều phối luân chuyển sản phẩm & hàng hóa và lên đơn đặt hàng.

Quản lý xuất, nhập kho bằng mã vạch/QR code

Khối hệ thống tích phù hợp với máy quét mã vạch chuyên sử dụng và quét mã QR trên Smartphone. Nhờ đó, khi xuất nhập kho khối hệ thống tự động hóa ghi nhận thông tin sản phẩm mà viên chức không phải nhập liệu quá nhiều.

Cảnh báo tồn kho tối thiểu

Tính năng cảnh báo sản phẩm & hàng hóa tồn kho tối thiểu giúp thông tin đến viên chức kho nếu như mặt hàng này còn quá ít. Đặc biệt quan trọng, thông tin được gửi đến Smartphone nên viên chức kho dễ dàng theo dõi tình trạng tồn kho mọi lúc, mọi nơi. Nhờ đó, viên chức dữ thế chủ động lên kế hoạch/đề xuất mua hàng mới.

Quản lý kho theo layout trực quan

Phần mềm quản lý kho Cloudify WMS được thiết kế với layout kho trực quan. Bạn dễ dàng theo dõi được sản phẩm & hàng hóa trong từng kho, vị trí chuẩn xác của từng sản phẩm. Điều này giúp đẩy nhanh quá trình xuất, nhập kho cũng như giảm sự sơ sót khi lấy hàng so với cách thủ công.

Quản lý nhiều đơn vị tính và HSD

Mỗi loại sản phẩm & hàng hóa có một đơn vị tính khác nhau, thậm chí còn một loại hàng nhưng có nhiều đơn vị chuyển đổi. Khối hệ thống sẽ tự động hóa lấy sản phẩm & hàng hóa theo đơn vị tính được yêu cầu. Việc này giúp giảm sơ sót và gây hao hụt sản phẩm & hàng hóa, nguyên vật liệu.

Khi đối chiếu với các sản phẩm có hạn sử dụng, khối hệ thống tự động hóa thông tin các sản phẩm sắp đến hạn trên Smartphone. Viên chức dữ thế chủ động báo với phòng ban kinh doanh để sở hữu kế hoạch bán sản phẩm phù hợp. Nhờ đó, doanh nghiệp tránh khỏi tổn thất về ngân sách phải hủy bỏ hay bán sản phẩm giảm giá.

Quản lý nhiều kho

Trên phần mềm quản lý kho hàng WMS của Cloudify bạn cũng có thể theo dõi hoạt động của nhiều kho cùng lúc. Song song, khối hệ thống được chấp nhận luân chuyển sản phẩm & hàng hóa giữa các kho để tương trợ hoạt động bán sản phẩm hiệu quả hơn.

Những lưu ý khi chọn phần mềm quản lý kho WMS

Với những ưu điểm to lớn trên, các doanh nghiệp Logistics đều đang muốn ứng dụng phần mềm quản lý kho WMS vào quy trình vận hành kho của mình. Tại thị trường Việt Nam cũng đang xuất hiện rất nhiều các giải pháp phần mềm quản lý kho WMS. Bên cạnh việc xem xét kỹ lưỡng hướng dẫn sử dụng phần mềm WMS, doanh nghiệp cũng nên lưu ý tới những đặc điểm sau để lựa chọn được một giải pháp phù thống nhất với doanh nghiệp.

Ưu tiên phần mềm dễ sử dụng

Điều kiên quyết là các phần mềm quản lý kho WMS cần dễ sử dụng nhất. Khối hệ thống quản lý kho có tính tự động hóa hoá cao. Tuy nhiên vẫn phải có một giao diện và cách sử dụng dễ dàng để doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí tối đa thời kì cho viên chức làm quen và sử dụng thuần thục. Việc thao tác phức tạp có thể làm tăng khả năng gây sơ sót trong quá trình vận hành.

Cân nhắc ngân sách vận hành

Vấn đề ngân sách là yếu tố được cân nhắc tiếp theo. Liệu phần mềm quản lý kho đó có hay phát sinh lỗi? Ngân sách chi tiêu bảo hành thường niên ra sao? Có phục vụ được mục tiêu và mô hình của doanh nghiệp hay là không? Hiệu suất thao tác khi sử dụng phần mềm WMS có đạt được kỳ vọng của doanh nghiệp không?… Ngoài ra còn rất nhiều các ngân sách có thể phát sinh khác trong quá trình sử dụng mà doanh nghiệp cần xem xét kỹ lưỡng.

Khả năng tích phù hợp với nhiều nền tảng khác

Phần mềm quản lý kho cần có độ tương thích với những thiết bị và các phần mềm khác. Khả năng tương thích cao thì doanh nghiệp vừa có thể nắm bắt văn bản báo cáo tổng quát một cách nhanh nhất, song song ngân sách được tiết kiệm chi phí tối đa việc quản lý và lên kế hoạch xuất nhập sản phẩm & hàng hóa.

Hàng ngũ tương trợ chuyên nghiệp

Việc vận hành một phần mềm quản lý kho WMS không thể tránh khỏi các vấn đề lỗi có thể phát sinh hoặc những tính năng cần tích hợp thêm để phù thống nhất với doanh nghiệp. Và đặc biệt quan trọng cần có sự huấn luyện sử dụng. Như vậy, doanh nghiệp khi sử dụng phần mềm quản lý kho luôn cần có một hàng ngũ kỹ thuật tương trợ thật tốt. Doanh nghiệp cần cân nhắc tới yếu tố này để khối hệ thống quản lý kho WMS khi đưa vào sử dụng có thể vận hành tốt nhất.

Tóm lại

Khi đối chiếu với doanh nghiệp sinh sản, thương nghiệp nhà kho đóng vai trò vô cùng quan trọng. Chính vì vậy, việc góp vốn đầu tư cho giải pháp quản lý kho là vô cùng cấp thiết. Khối hệ thống quản lý kho hàng WMS giúp doanh nghiệp quản lý và vận hành nhà kho hiệu quả. WMS quản lý tốt hoạt động xuất nhập kho, giảm ngân sách quản trị và góp vốn đầu tư nguồn nhân sự. Song song, nhà quản lý dễ dàng theo dõi tình trạng tồn kho, kịp thời phát hiện các sự cố và đưa ra chiến lược kinh doanh phù hợp.

Hiện nay, các giải pháp Cloud WMS đang rất được “ưu tiên” góp vốn đầu tư do yếu tố ngân sách và thuận tiện trong việc sử dụng. Nhờ nó, nhà quản lý không còn phụ thuộc quá nhiều vào viên chức từ các phòng ban. Bất kỳ thông tin, tài liệu nào thì cũng được update tức thì theo thời kì thực trên khối hệ thống.

Cloudify là một trong những đơn vị cung cấp phần mềm WMS được sử dụng nhiều tại Việt Nam hiện nay. Khối hệ thống quản lý kho của Cloudify nhận được nhiều phản hồi tích cực và sự hài lòng của khách hàng khi khai mạc sử dụng. Đặc biệt quan trọng, Cloudify phát triển các tính năng trên thiết bị Smartphone giúp người dùng dễ dàng quản trị dù ở bất kỳ nơi đâu. Bạn đang gặp vấn đề trong quản lý kho hay muốn tìm hiểu về giải pháp WMS của Cloudify, hãy liên hệ với hàng ngũ Chuyên Viên tư vấn tại đây hoặc hotline 1900 866 695 để được demo về giải pháp.