Bạn đã bao giờ nghe về thuật ngữ overhead cost chưa? Overhead cost được xem là một loại ngân sách phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp nhưng không trực tiếp tạo ra sản phẩm, dịch vụ. Trong ngành Nhà hàng Khách sạn (NHKS), overhead cost được thể hiện ở những khoản chi nào? Cùng Hướng Nghiệp Á Âu tìm hiểu qua nội dung bài viết này nhé!

Overhead cost là gì?

Overhead cost (ngân sách overhead) là những khoản phí (ngân sách hoạt động chung/ngân sách gián tiếp) góp phần vào quá trình tạo ra sản phẩm, dịch vụ nhưng không trực tiếp tạo nên sản phẩm, dịch vụ đó. Trong kinh doanh nhà hàng, khách sạn, ngân sách overhead còn liên quan tới những yếu tố quản lý hay kỹ thuật. Đây là những khoản chi cấp thiết để nhà hàng, khách sạn hoạt động.

Overhead cost là khoản ngân sách gồm có giá thuê mặt bằng, điện và nước… (Ảnh: Internet)

Các loại ngân sách overhead trong kinh doanh nhà hàng, khách sạn

Ngân sách overhead của một nhà hàng, khách sạn thường gồm có những loại sau:

• Ngân sách thuê mặt bằng
• Ngân sách sửa chữa và bảo trì máy móc, thiết bị
• Ngân sách bưu chính
• Ngân sách marketing – quảng cáo
• Ngân sách bảo hiểm
• Ngân sách văn phòng phẩm
• Tiền lương cho viên chức hành chính
• Lệ phí cấp phép, nộp hồ sơ pháp lý, các loại thuế…

Phương pháp tính tỷ lệ phần trăm ngân sách overhead so với tổng ngân sách của nhà hàng, khách sạn

Tổng overhead cost cần cho hoạt động của nhà hàng, khách sạn được tính dựa trên tất cả những ngân sách gián tiếp cộng lại với nhau. Để biết được ngân sách overhead chiếm tỷ lệ bao nhiêu phần trăm trong tổng ngân sách của nhà hàng, khách sạn, tất cả chúng ta tuân theo cách sau:

• Lấy tổng ngân sách overhead chia cho tổng ngân sách
• Nhân kết quả trên với 100%

Kết quả đạt được đây là % ngân sách overhead. Ví dụ: nếu kết quả ra 20% thì ngân sách overhead là 20% (ngân sách mặt bằng, điện và nước, viên chức, hành chính…) cho từng sản phẩm, dịch vụ mà nhà hàng, khách sạn đó xuất kho thị trường.

(Ảnh: Internet)

Làm thế nào để tối ưu ngân sách overhead?

Ngân sách overhead có tác động đến kết quả hoạt động kinh doanh của nhà hàng, khách sạn. Nếu ngân sách overhead thấp thì lợi nhuận của sản phẩm, dịch vụ xuất kho sẽ cao hơn nữa; trái lại, nếu ngân sách overhead quá cao thì mức lợi nhuận của sản phẩm, dịch vụ sẽ thấp, thậm chí là là kinh doanh thua lỗ. Vì vậy, khách sạn cần kiểm soát tốt các khoản ngân sách gián tiếp này bằng phương pháp thực hiện một số giải pháp sau:

Tìm giải pháp thay thế

Tìm cách đơn giản hóa và tối ưu hiệu quả các quy trình nghiệp vụ. Mục tiêu đây là giúp kiểm soát chặt chẽ, song song tạo thêm hiệu quả tài chính trong hoạt động.

Cân nhắc mua hay thuê

Nhà hàng, khách sạn đang cần nhân sự ở những phòng ban cụ thể thì nên nhắc kỹ giữa việc tổ chức thành phòng ban riêng hay dịch vụ thuê nhân sự phía ngoài (outsourcing).

Thuê trọn gói hay thuê phát sinh

Để tiết kiệm chi phí ngân sách cho hoạt động của doanh nghiệp thì nên cân nhắc sử dụng hình thức nào tốt hơn.

So sánh các nhà cung cấp

Việc so sánh sẽ nhìn nhận được chất lượng sản phẩm và giá cả của nhiều nhà cung cấp khác nhau. Từ đó, nhà hàng, khách sạn sẽ lựa chọn được nhà cung cấp phù phù hợp với chất lượng sản phẩm và ngân sách tốt nhất.

(Ảnh: Internet)

Phương pháp quản lý overhead cost hiệu quả

Xây dựng khối hệ thống dự báo ngân sách (Budgeting)

Việc xây dựng khối hệ thống dự báo ngân sách giúp nhà hàng, khách sạn dễ dàng theo dõi và tính toán các ngân sách, cũng như dự báo những khoản chi phát sinh theo ngân sách định kỳ hàng tháng. Từ đó, biết được mức độ tăng/giảm ngân sách để kiểm soát và điều chỉnh cho phù hợp.

Ví dụ: Khoản ngân sách overhead của tháng 7/2020 ở tầm mức 10% nhưng đến tháng 8/2020 mức ngân sách gián tiếp tăng cao vượt 20% thì những chủ doanh nghiệp phải tính tới những giải pháp can thiệp và kiểm soát và điều chỉnh mức tài chính duy trì ở tầm mức phù thống nhất.

Xây dựng khối hệ thống ABC (Activity-Based Costing)

Các nhà hàng, khách sạn lớn hiện nay đều sử dụng khối hệ thống ABC (Activity-Based Costing) để kiểm soát overhead cost. Mạng lưới hệ thống ABC có chức năng theo dõi các khoản ngân sách hoạt động hàng ngày/tháng của doanh nghiệp kinh doanh tạm cư, quán ăn.

Nhờ vào khối hệ thống này, doanh nghiệp có thể dễ dàng nhận thấy được khoản ngân sách nào đã được tối ưu và chưa tối ưu. Tuy nhiên, việc sử dụng khối hệ thống ABC còn gặp khó khăn, do mức ngân sách không nhất định và phát sinh trong quá trình hoạt động.

Như vậy, kết quả kinh doanh của một tổ chức, doanh nghiệp nói chung hay nhà hàng, khách sạn nói riêng đều sở hữu liên quan mật thiết đến overhead cost. Hiểu được vai trò của overhead cost là gì và cách tối ưu overhead cost sẽ giúp các nhà quản trị kiểm soát và hạn chế được những ngân sách phát sinh, từ đó mang lại hiệu quả tài chính cao.