I. KPI là gì? Vai trò của KPI

1. KPIs là gì?

KPI theo tiếng anh là viết tắt của Key Performance Indicator có tức là chỉ số nhận định và đánh giá thực hiện công việc, là phương tiện tính toán, nhận định và đánh giá hiệu quả công việc được thể hiện qua số liệu, tỷ lệ, chỉ tiêu định lượng, nhằm phản ánh hiệu quả hoạt động của đa số tổ chức hoặc phòng ban chức năng hay member.

Bạn Đang Xem: KPIs LÀ GÌ ? PHƯƠNG PHÁP XÂY DỰNG, TRIỂN KHAI VÀ ĐÁNH GIÁ KPIs CÁC VỊ TRÍ TRONG DOANH NGHIỆP

Các tổ chức, doanh nghiệp thường sử dụng KPI ở nhiều Lever khác nhau để nhận định và đánh giá mức độ thành công của họ so với một mục tiêu đề ra từ trước. KPI ở level cao sẽ tập trung vào các chỉ số, mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp. Trái lại, KPI ở level thấp được sử dụng cho những mạng lưới hệ thống quy trình, member, phòng ban, nhằm nhận định và đánh giá hiệu suất những công việc, tiến trình đơn lẻ.

2. Vai trò của KPIs ( Key Performance Indicators)

Với doanh nghiệp:

• Theo dõi được hiệu suất thao tác của viên chức trực quan, sáng tỏ, chuẩn xác cũng như đề ra cơ chế lương thưởng, kỷ luật phù hợp
• Nâng cao hiệu quả quy trình nghiệm thu sát hoạch thực hiện công việc
• Đảm bảo những mục tiêu, tầm nhìn có thể được hoàn thành đúng như kỳ vọng

Với viên chức:

• Hiểu được mức độ hoàn thành công việc so với mục tiêu đề ra
• Tạo động lực thao tác, hướng tới thực hiện mục tiêu
• Phát hiện ra các khuyết thiếu nếu chậm tiến độ thực hiện nhiệm vụ để cải thiện kịp thời

3. Vì sao KPI quan trọng nhưng Doanh nghiệp thường không đạt được?

Dù nắm vững về KPI nhưng không phải doanh nghiệp nào thì cũng đạt được KPI đã đề ra. Hãy cùng tìm hiểu một số lý do sau đây. Liệu doanh nghiệp của bạn có phạm phải 1 trong số lý do này?

• Các mục tiêu được thiết lập không rõ ràng, không phù hợp và không đủ SMART.
• Truyền thông về KPI chưa đủ rộng rãi. Triển khai KPI nhưng không sở hữu và nhận được sự đồng thuận của viên chức, gây ra hệ luỵ không tốt cho tất cả mạng lưới hệ thống.
• Khối hệ thống mục tiêu KPI quá xa vời, xa rời năng lực thực tế của doanh nghiệp.
• Thiếu người quản lý đủ năng lực để theo dõi, giám sát và đưa ra những cảnh báo kịp thời khi triển khai mạng lưới hệ thống KPI.
• Quy trình xây dựng KPI rườm rà nhưng không tập trung vào mạng lưới hệ thống mục tiêu của quy trình.
• Năng lực thực tiễn của hàng ngũ viên chức không đủ để đạt được KPI đã đề ra.

Dù chỉ có một lý do nhưng cũng đủ để khiến toàn bộ mạng lưới hệ thống triển khai KPI trở thành mơ hồ, thiếu khả thi. Hãy đảm nói rằng trước lúc bắt tay vào triển khai KPI. Doanh nghiệp đã quy tụ đủ những năng lực cấp thiết.

4. Doanh nghiệp phải xây dựng và triển khai mạng lưới hệ thống KPI thế nào?

Bước 1: Xác định phòng ban/người xây dựng KPIs

Có 2 phương pháp chính:

– Các phòng ban/phòng/ban chức năng trực tiếp xây dựng mạng lưới hệ thống KPIs cho những vị trí trong phòng ban/phòng/ban đó; trong đó hàng ngũ quản trị nhân lực đóng vai trò tương trợ, hướng dẫn về mặt phương pháp để đảm bảo KPIs tuân thủ đúng các nguyên tắc trên.

Theo phương pháp này, người xây dựng KPIs thường là Trưởng phòng ban/phòng/ban – người nắm vững và tổng quan nhất về các nhiệm vụ, yêu cầu của đa số vị trí chức danh trong phòng ban. Phòng ban/Phòng/Ban càng lớn thì sẽ càng chia nhỏ việc xây dựng KPIs cho những cấp dưới.

• Ưu điểm: Các chỉ số KPIs sẽ sở hữu tính khả thi cao và mang thể hiện được rõ nét chức năng, nhiệm vụ của phòng ban.
• Nhược điểm: Nếu phòng ban tự đặt mục tiêu thì thường sẽ sở hữu tình trạng thiếu khách quan, đặt mục tiêu quá thấp. Lời khuyên là nếu sử dụng phương pháp này thì nên có sự kiểm định, nhận định và đánh giá của hàng ngũ nhân sự và hàng ngũ quản lý cấp cao.

– Phòng ban nhân sự, hàng ngũ quản lý cấp cao sẽ đưa ra bộ KPIs cho phòng/ban/phòng ban. Khác với phương pháp trên, phương pháp này đảm bảo được tính khách quan, khoa học về phương pháp. Tuy nhiên, các chỉ số KPIs đưa ra có thể không thực tế, không thể hiện được đúng chức năng, nhiệm vụ của phòng ban/phòng/ban. Để khắc phục vấn đề này, mạng lưới hệ thống KPIs sau khoản thời gian được xây dựng cần có sự thẩm định, nhận định và đánh giá của phòng ban chức năng.

Bước 2: Xác định các chỉ số KPIs

KPI của phòng ban chủ yếu sẽ dựa vào chức năng, nhiệm vụ của phòng ban đó thế nào. Người xây dựng KPI sẽ đề ra chỉ số chung theo đặc trưng của phòng ban và đó cũng là cơ sở để lấy ra KPI của từng vị trí chức danh.

KPI cho từng vị trí chức danh: việc xây dựng KPI cho những người lao động sẽ địa thế căn cứ vào đúng mô tả công việc của họ. Song song các chỉ số KPI cũng cần phải đảm bảo được tiêu chí liên quan đến SMART, đều cần có thu nhập thập thông tin doanh nghiệp đang ứng dụng một cách rõ ràng. Ngoài ra thì những kỳ nhận định và đánh giá sẽ cần thực hiện theo tháng, quý hoặc năm.

Sau khoản thời gian đã thống nhất được KPI với phần mục tiêu của phòng ban, doanh nghiệp, bước tiếp theo, bạn cần phải ứng dụng những tiêu chí SMART để nhận định và đánh giá từng chỉ số thực hiện công việc:

Xem Thêm : Armu Là Gì

S – Specific: Mục tiêu cụ thể.

Từng thông số của chỉ số phải được tách rõ ràng: Tên chỉ số, Công thức tính, Nguồn thông tin, Trọng số, Đơn vị tính, Số Kế hoạch và Số thực hiện. Việc trộn tất cả những yếu tố này khiến cho việc triển khai, đưa lên phần mềm gặp rất nhiều khó khăn.

Tên chỉ số phải ngắn gọn nhưng cần phản ánh được thực chất của chỉ số. Ví dụ: Doanh thu, Doanh thu xuất khẩu. Điều này giúp triển khai thuận tiện hơn, đỡ tranh cãi không cấp thiết.

Công thức tính: Trình bày ngắn gọn công thức tính – từ các thông số đã thống nhất như Doanh thu, sản lượng.

Tổng trọng số phải bằng 100%

Số kế hoạch: Là số lượng hoặc mốc thời kì, thể hiện rõ ràng mục tiêu. Ví dụ: Với chỉ tiêu Doanh thu, Đơn vị tính = Tỷ đồng, Số kế hoạch = 150. Không trộn lẫn Số kế hoạch và Đơn vị tính.

Số thực hiện: Là số lượng phản ánh kết quả thực hiện chỉ tiêu. Ví dụ, với chỉ tiêu Doanh thu, số thực tế trong kỳ là 170 (tỷ đồng)

M – Measurable: Mục tiêu tính toán được

• KPI phải có khả năng tính toán. Lý tưởng là từ các phần mềm quản lý sẵn có như ERP, CRM hay Quản lý sinh sản… Nếu không, phải chỉ rõ nguồn tài liệu. Nếu chỉ số chưa xuất hiện phương thức tính toán quá khứ, cần bổ sung. Ví dụ: Tỉ lệ khách hàng hài lòng, trong quá khứ tổ chức trước đó chưa từng tính toán. Vậy có thể phải bổ sung phương thức tính toán, ví dụ Khảo sát khách hàng.

A – Attainable: Mục tiêu có thể đạt được.

• Chỉ số phải đảm bảo nằm trong khả năng của tổ chức hay phòng ban, mặc dù nên được sắp xếp mục tiêu thử thách hơn mức thông thường.

R – Relevant: Mục tiêu thực tế

• Tính tới những yếu tố có thể ảnh hưởng tác động đến khả năng đạt mục tiêu. Ví dụ, đại dịch Covid-19 có thể ảnh hưởng tác động lớn đến khả năng đạt mục tiêu của hồ hết doanh nghiệp, cần cân nhắc khi lập chỉ số kế hoạch.

T – Timebound: Mục tiêu có thời hạn cụ thể

KPI phải có mốc thời kì cụ thể. Thường là theo tháng, quý, năm, hoặc một mốc cụ thể trong năm.

Ngoài ra, lưu ý là các chỉ số hiệu suất được chọn làm KPIs sẽ khác nhau tùy thuộc vào mô hình kinh doanh, hoạt động cụ thể của viên chức và KPIs chung của phòng ban. Ví dụ: KPIs có thể được sử dụng để đo các khu vực như: đơn vị bán sản phẩm, lợi nhuận trên mỗi mặt hàng, chất lượng sản phẩm và dịch vụ sản phẩm, dịch vụ khách hàng, thời kì cấp thiết để hoàn thành nhiệm vụ, khách hàng giới thiệu, doanh thu viên chức,…

Trong cả những vai trò có vẻ như không đóng góp cho việc phát triển tài chính của doanh nghiệp cũng cần phải có KPI phù phù hợp với mục tiêu và tương lai của doanh nghiệp. Ví dụ: KPI cho phòng ban kỹ thuật là nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ đường truyền internet.

Bước 3: Định hình mức độ hoàn thành KPI

Sau khoản thời gian đã xác định được KPIs cho phòng ban và từng vị trí công việc trong doanh nghiệp, đã tới lúc ứng dụng nó vào trong việc quản trị, cả nhân sự và năng suất.

Xem Thêm : Những chức danh quản lý ở các quốc gia khác nhau

Bởi các KPIs đã được xác định dựa trên tiêu chí có thể tính toán, nên kiên cố đã có phương pháp nhận định và đánh giá cụ thể cho từng mục KPI. Nhìn chung, mọi đầu công việc, KPI đều phải sở hữu thể phân chia về 3 nhóm chính như sau:

Nhóm A: tốn nhiều thời kì để thực hiện, ảnh hưởng tác động nhiều đến mục tiêu chung.

Nhóm B: tốn ít thời kì để thực hiện, ảnh hưởng tác động nhiều đến mục tiêu chung HOẶC/VÀ tốn nhiều thời kì để thực hiện, ảnh hưởng tác động ít đến mục tiêu chung.

Nhóm C: tốn ít thời kì, ảnh hưởng tác động ít.

Mỗi nhóm KPI này sẽ sở hữu trọng số khác nhau, tùy thuộc vào mức độ quan trọng của chúng, chẳn hạn như: A: 50%; B: 30% và C: 20%

Để nhận định và đánh giá mức độ hoàn thành của một viên chức A có bộ 3 KPI gồm có cả A, B và C

Bước 4: Liên hệ giữa nhận định và đánh giá KPIs và lương thưởng

Với mỗi mức độ hoàn thành KPIs, người xây dựng mạng lưới hệ thống KPIs sẽ xác định một mức lương thưởng hay tổng đãi ngộ nhất định.

Chính sách này còn có thể được quy định từ trước bởi các cấp lãnh đạo trong doanh nghiệp, của quản lý cấp rất chất lượng trong phòng ban, người xây dựng mạng lưới hệ thống KPIs hoặc do chính các viên chức tự thống nhất với nhau.

Thông thường, sẽ sở hữu một buổi nghiệm thu sát hoạch nhận định và đánh giá kết quả công việc định kỳ cuối mỗi kỳ nhận định và đánh giá. Việc nhận định và đánh giá nên được khách quan và toàn diện bằng phương pháp kết vừa ý kiến của tất cả sếp, đồng nghiệp, khách hàng và bản thân viên chức.

Bước 5: Kiểm soát và điều chỉnh và tối ưu KPI

KPIs có thể được theo dõi và kiểm soát và điều chỉnh theo thời kì.

Lúc đầu, hãy xem xét các KPIs vừa mới được lập để đảm nói rằng các số liệu là phù hợp. Có thể mất vài tháng đầu để mọi thứ đạt đến mức tối ưu nhưng một khi đã đã đạt được KPI cuối cùng, hãy duy trì nó trong ít nhất một năm.

5. Một số lưu ý so với KPI

Trước lúc xây dựng KPI, doanh nghiệp cần tạo một số chuẩn văn cảnh của chỉ tiêu. Chỉ khi đó, người thực hiện mới có thể nắm vững ý nghĩa của từng chỉ tiêu KPI. Tên chỉ tiêu và chỉ số đo thường có một ngầm định so sánh (benchmark) với một mốc nào đó, có thể là trung bình ngành, tăng trưởng thường niên,… Ví dụ: Tỷ lệ tăng doanh thu 30% có thể được xây dựng trên ngầm định là tỉ lệ tăng trưởng của ngành là 25%. Và doanh nghiệp mong muốn đạt tỉ lệ mạnh hơn trung bình ngành.

Chỉ số KPI thường được xem xét ở Lever điều hành. Do đó, không nên theo dõi mọi chỉ số hiệu suất ở nhiều hơn 1 nơi. Ví dụ, ở Lever chiến lược, doanh nghiệp nên làm theo dõi và tính toán các chỉ số có tác động lớn số 1 đến tổ chức.

6. Gợi ý một số mẫu KPI cơ bản

Mẫu kpi cho phòng ban kinh doanh: TẠI ĐÂYMẫu kpi cho phòng ban marketing: TẠI ĐÂYMẫu kpi cho phòng hành chính – nhân sự: TẠI ĐÂYMẫu kpi cho phòng ban chăm sóc khách hàng: TẠI ĐÂYMẫu kpi cho phòng ban IT: TẠI ĐÂYMẫu kpi cho phòng ban kế toán: TẠI ĐÂYMẫu kpi cho phòng ban kỹ thuật: TẠI ĐÂYMẫu kpi cho phòng ban tài chính: TẠI ĐÂYMẫu kpi cho phòng ban thu mua: TẠI ĐÂYMẫu kpi cho phòng ban cung ứng: TẠI ĐÂYMẫu kpi cho phòng ban sinh sản: TẠI ĐÂYMẫu kpi cho phòng ban kho vận: TẠI ĐÂYMẫu kpi cho phòng ban Rvàamp;D: TẠI ĐÂY