Thư điện tử đang là phương tiện trao đổi thông tin nhanh chóng, được sử dụng rộng rãi trong công việc và cuộc sống hiện nay.

Bạn Đang Xem: Kính Đề Nghị Tiếng Anh Là Gì, Kính Đề Nghị Trong Tiếng Tiếng Anh

Bạn đang xem: Kính đề xuất tiếng anh là gì

Bạn đang xem: đồng kính gửi tiếng anh là gì

Đây không chỉ là phương tiện kết nối, truyền đi thông điệp mà nó còn là một thay mặt đại diện cho việc chuyên nghiệp của người sử dụng.

Nhưng thực tế không phải ai cũng biết phương pháp sử dụng email một cách chuyên nghiệp. Bởi lẽ đó, trong nội dung bài viết này, sentayho.com.vn xin san sớt cho tất cả những bạn chi tiết cụ thể các bước để trở thanh cao thủ sử dụng email.

Nhưng trước lúc mở màn vào phần chính, hãy cùng sentayho.com.vn tìm hiểu các phần cơ bản của một email thông thường trước nha.

1. Cấu trúc của một Thư điện tử thông thường

Greeting (Chào hỏi) Opening comment (Câu chào hỏi thuở đầu) Introduction (Giới thiệu) Main point (Nội dung chính) Concluding sentence (Kết thúc email) Signing off

Nếu quan hệ giữa bạn và người nhận thứ là quan hệ lịch sự, ta nên sử dụng các danh xưng như Mr, Mrs,Ms…

Cấu trúc: Dear + title (danh xưng) + surname (họ),

Dear Mr/Ms… (nếu biết tên người nhận) Dear Sir/Madam (nếu không biết tên người nhận). Thank you for your email on April 1st. It was my pleasure meeting you at the conference last week.

Ví dụ: Dear sentayho.com.vne

Nếu quan hệ giữa bạn và người nhận thư thân tình hơn chúng ta có thể đơn giản sử dụng tên riêng người đó trong câu chào hỏi

Ví dụ: Hi Kelly, Dear Kelly….

Nếu bức thư mang nội dung làm quen hoặc xin họp mặt và bạn chưa tồn tại thong tin về người nhận thư chúng ta có thể sử dụng “To whom it may concern” hoặc “Dear Sir/Madam”

➢ Tiếp theo là OPENING COMMENT, thông thường đây là những câu vướng mắc thăm về tình hình sức khỏe hoặc tình hình ngày nay của người nhận

How are you? How are things?

Nếu nội dung bức thư là một sự hồi đáp , tất cả chúng ta nên mở đầu với từ cảm ơn “thanks”

Ví dụ:

Khi một người gửi một email thổ lộ sự quan tâm của họ về đơn vị bạn đang làm tất cả chúng ta có thể viết

Thank you for contacting ABC Company (Cảm ơn vì đã liên lạc tới đơn vị ABC)

Khi một người trả lời 1 bức thư mà bạn gửi cho những người đó :

Thank you for your prompt reply (Cảm ơn vì đã hồi đáp)

Thank for getting back to me (Cảm ơn đã hồi đáp)

Những câu cảm ơn trên sẽ làm người đọc cảm tháy thoải mái hơn và cảm giác sự mở đầu mang cảm giác lịch sự

Trong trường hợp bức thư không dựa trên 1 sự hồi đáp, cách lịch sự để mở đầu là những câu chúc:

I hope you are doing well. (Hy vọng cô vẫn khỏe) I hope you have a nice weekend. (Hy vọng là cô có một kỳ nghỉ vào buổi tối cuối tuần vui vẻ.)

➢ Phần tiếp theo của email là INTRODUCTION. Trong phần này, tất cả chúng ta sẽ nêu rõ lý do vì sao tất cả chúng ta viết email, tùy vào từng trường hợp cụ thể mà tất cả chúng ta có cách mở đầu khác nhau. Các chúng ta có thể mở đầu bằng cụm từ sau đây:

I am writing to + verb…

Tất cả chúng ta không nên dùng I’m trong email bởi vì trong văn phong trọng thể thì không dùng từ viết tắt.

I am writing to ask for the information about the English courses. (Tôi viết email này để yêu cầu quý vị cung cấp thông tin về khóa học tiếng Anh.) I am writing to check if everything is ready for the launch of the product. (Tôi viết email này để kiểm tra mọi thứ đã sẵn sang cho việc tung ra sản phẩm mới chưa.) I am writing to reference to (Tôi viết thư để tham khảo….) I am writing to enquire about…(Tôi viết thư để yêu cầu….)

Khi đối chiếu với các quan hệ xã giao thì tất cả chúng ta nên dùng các vướng mắc gián tiếp và dùng vướng mắc trực tiếp để dùng cho những quan hệ thân thiết. sentayho.com.vn/

I am writing to clarify some points of the contract. (Tôi viết email này để làm rõ một số điểm trong hợp đồng.)

Ngoài ra các chúng ta có thể dùng các từ cho cấu trúc trên như I am writing to + complain/ explain/ confirm/ apologize. Để đa dạng cách viết, ta có thể dùng “I would like to…” thay cho “I am writing to…”. Đặc biệt quan trọng, trong trường hợp không cần trọng thể quá, các chúng ta có thể dùng “I just want to…”

Lưu ý các câu trong phần này phải thực sự ngắn gọn và rõ mục tiêu vì nó nằm trong phần đầu của email. Phải luôn nhớ rằng người đọc muốn đọc bức thư một cách nhanh chóng và gọn ghẽ. Bạn cũng phải lưu ý tới ngữ pháp, các vấn đề chính tả vì sự xác thực trong phần này tác động đến cái nhìn và cách xếp loại của người nhận thư về bạn

➢ Đến phần MAIN POINT, bởi đây là email nên tất cả chúng ta cần nêu vấn đề ngắn gọn, súc tích càng tốt.

Nếu khách hàng muốn đề cập đến những vấn đề tế nhị như từ chối một lời đề xuất hay thông tin cho một viên chức anh ta bị thôi việc, hãy viết về điều này ở những đoạn văn tiếp theo thay vì mở đầu thư. Ở đây là một vài cách thông tin những tin tức không mấy dễ chịu thuộc loại này:

We regret to inform you… (Chúng tôi rất tiếc phải thông tin với ông/bà rằng…) It is with great sadness that we… (Vô cùng tiếc thương cung cấp thông tin…) After careful consideration we have decided… (Sau thời điểm đã xem xét cân nhắc, kỹ lưỡng chúng tôi đã quyết định…) I am writing in reply to your letter of 4 September regarding your outstanding invoice. (Tôi viết thư để trả lời lá thư của ông/bà gửi ngày 4 tháng 9 về tờ hóa đơn không được tính sổ của đơn vị ông/bà)

Khi chúng ta viết cho họ mà bạn muốn đề cập những việc đã trao đổi trong lá thư trước đó, hãy dùng những mẫu câu sau:

Further to our conversation, I’m pleased to confirm our appointment for 9.30am on Tuesday, 7 January. (Theo như tất cả chúng ta đã trao đổi, tôi rất vui được xác nhận lịch hứa hẹn của tất cả chúng ta vào hồi 9:30 sáng thứ Ba ngày 7 tháng 1.) As you started in your letter, … (Như khi chúng ta mở màn trong thư, …) Regarding … / Concerning … / With regards to … (Về vấn đề… / Liên quan đến… / Liên quan với…) As you told me,… (Như bạn đã nói với tôi…) As you mentioned in the previous one,… (Như bạn đã đề cập trước đó…) As I know what you wrote me,… (Như những gì bạn đã viết cho tôi…)

Bạn cũng đều có thể dùng những mẫu câu lịch sự sau để hỏi về vấn đề nào đó:

I would be grateful if … (Tôi sẽ hàm ơn nếu…) I wonder if you could … (Tôi tự hỏi nếu chúng ta có thể… ) Could you please …? Could you tell me something about …? (Chúng ta cũng có thể vui lòng… / Chúng ta cũng có thể cho tôi biêt về…) I would particularly like to know … (Tôi đăc biệt muốn biết…) I would be interested in having more details about … (Tôi quan tấm đến việc có thêm chi tiết cụ thể về việc…) Could you please help me …(inform the student of final exam…), please? (Ông có thể vui lòng giúp tôi … (thông tin cho học trò của kỳ thi cuối cùng …), xin vui lòng?) I would like to ask your help … (Tôi muốn nhờ việc trợ giúp của bạn về…)

➢ Sau đấy, các chúng ta có thể dùng các câu CONCLUDING SENTENCE để kết thúc email như sau:

Let me know if you need anymore information. (Hãy cho tôi biết nếu anh cần them thông tin) Please get back to me as soon as possible. (Hãy trả lời email sớm nhất có thể nhé.) I look forward to hearing from you soon. (Tôi rất mong sớm nghe tin từ bạn.) Feel không tính tiền to contact me if you need further information. (Đừng ngại liên hệ với tôi nếu anh cần thêm thông tin nhé) I would be grateful if you could attend to this matter as soon as possible. (Tôi sẽ rất cảm ơn nếu ông/bà có thể xử lý vấn đề này càng sớm càng tốt.) If you would like any further information, please don’t hesitate to contact me. (Nếu ông/bà cần thêm thông tin gì, xin cứ liên hệ với tôi.) I look forward to… (Tôi rất trông đợi…) Please respond at your earliest convenience. (Xin hãy phúc đáp ngay lúc các ngài có thể). Nếu khách hàng mở màn bằng Dear Mr, Dear Mrs, Dear Miss, hay Dear Ms, bạn nên kết thúc thư bằng cụm sau: Yours sincerely, Yours faithfully, (kính thư) Hoặc chúng ta có thể dùng “Please do not hesitate to contact me…” để thay thế cho “Feel không tính tiền to contact me…”

➢ Phần cuối cùng “SIGNING OFF” gồm có 2 phần, đó là họ tên người gửi và những dòng chữ đi kèm như sau:

Trường hợp không trọng thể:

Best, Best wishes, Regards, Take care, Bye,

Xem Thêm : Header là gì? Tầm quan trọng của header trong website

Trường hợp trọng thể:

Best regards, Warm regards,

2. Các bước để sở hữu một Thư điện tử chuyên nghiệp

➢ Bước 1: Xác định xem bức thư có mang tính chất trọng thể hay là không

Những bức thư mang tính chất trọng thể thường là nhằm mục tiêu tìm hiểu thông tin, xin việc, đăng kí học hay góp ý…

Thư mang tính chất member thì khác, dù dài hay ngắn thì đều được viết theo tiếng nói nói và thoải mái, không trọng thể, thường dùng viết cho gia đình hoặc bè lũ.

➢ Bước 2: Xác định cấu trúc một bức thư

Chào đầu thư Đoạn văn giới thiệu: nêu lí do viết thư hoặc lời cảm ơn Nội dung: có thể là một haynhiều đoạn văn Mẫu câu sẵn sàng chuẩn bị kết thư: Nêu những gì bạn mong đợi từ người nhận thư, cóthể là yêu cầu phản hồi sớm hoặc đề xuất họp mặt… Chào kết thư Tên/ Chữ kí

➢ Bước 3: Sử dụng các mẫu câu thường dùng khi viết thư

Thư mang tính trọng thể

Thư thân tình

Chào đầu thư

Dear Mr/ Mrs + surname

Kính gửi Ông/ Bà + tên họ (Dùng cách viết này khi đã biết tên họ của người nhận thư)

Hello/ Hi + name

Xin chào/ Chào + tên

Dear Sir or Madam

Kính gửi Ngài/ Bà (Dùng cách này khi không biết tên họ của người nhận)

Dear + name

Gửi + tên

Hi there!

Chào đằng ấy!

Khai mạc viết thư

Thank you for your letter/ email about…

Cảm ơn bức thư/ email của ông/bà về…

Thanks for your letter/ email.

Cảm ơn bức thư trước của bạn nhé!

Many thanks for your letter/ email.

Cảm ơn bức thư/ email của ông/ bà rất nhiều.

Thanks for writing to me.

Cảm ơn vì đã đã viết thư cho mình

I am writing to request information about/ inform you about/ complain about, apologise for…

Tôi viết thư này nhằm yêu cầu thông tin về…/ để thông tin cho ông/ bà về…/góp ý về…./ xin lỗi vì…

I am writing to tell you about…

Mình viết để kể với bạn về…

I am writing with reference to your letter.

Tôi viết bức thư này để trả lời cho bức thư trước của bạn.

Guess what?

Bạn đoán được không?

I would like to offer congratulations on…

Xem thêm: Ngai vàng Thờ Là Gì – Khám Phá Ý Nghĩa Của Ngai vàng Thờ Trong Thờ Cúng

Let me congratulate you on…

Tôi muốn đưa ra lời chúc mừng về…

How are things with you?/ What’s up?/ How are you? / How was your holiday?

Mọi thứ thế nào?/ Sao rồi?/ Bạn có khỏe không?/ Kì nghỉ vừa rồi của bạn thế nào?

I’m sorry I haven’t written for a while…

Mình xin lỗi vì lâu rồi chưa viết thư cho bạn…

It was great to hear from you again.

Xem Thêm : Informed consent là gì? Những thay đổi trong ngành Y và Informed Consent

Thật tuyệt khi lại sở hữu thể nghe tin tức về bạn.

Sẵn sàng chuẩn bị kết thư

I look forward to hear from you without delay.

Hope to hear from you soon.

Mong sớm nhận được thư của cậu.

I look forward to meeting you.

Tôi mong sớm được gặp ông/ bà

Looking forward to seeing you/ hearing from you.

Mong là mình sẽ tiến hành gặp bạn sớm/ biết tin tức về cậu sớm.

I hope to hear from you at your earliest convenience.

Tôi mong sẽ nhận được phản hồi từ ông/ bà sớm nhất có thể trong khả năng của ông/ bà.

I can’t wait to meet up soon.

Mình không thể đợi đến khi tất cả chúng ta gặp nhau.

Write back soon. (Nhớ viết lại sớm nhé.)

Chào kết thư

Yours faithfully

Nếu mở đầu thư bằng “Kính gửi Ngài/ Bà’, kết thúc thư với “Trân trọng”.

Best wishes.

Dành riêng cho bạn những lời chúc tốt đẹp tuyệt vời nhất.

Your sincerely

Nếu mở màn với “Kính gửi Ông/ Bà…”, kết thư với “Thân (Thật tâm)”.

Love. (Yêu bạn.)

Regards/ Best regards/ Kind regards.

Trân trọng.

All the best. (Mọi điều tốt nhất.)

Xxx. (Hôn bạn)

Xoxo. (Ôm và hôn bạn.)

Keep in touch. (Giữ liên lạc nhé!)

Lưu ý: Nếu viết email, bạn phải phải kê Tiêu đề (subject) cho email trước lúc gửi đi. Tiêu đề email cần ngắn gọn, nêu rõ trọng tâm của nội dung, tranh để tiêu đề thiếu nội dung, quá mơ hồ hoặc quá dài, gợi ý ra quá nhiều chủ đề hoặc cho thấy email không quan trọng.

3. Những mẫu câu thông dụng trong

➢ Trình bày lý do viết email

Sau phần chào hỏi thông thường, bạn nên trình bày lí do viết email ở đoạn mở đầu. Một số mẫu câu chúng ta có thể ứng dụng là:

I am writing to you regarding…/ in connection with…

Tôi viết email này để liên hệ về vấn đề…

Further to…/ With reference to…

Liên quan đến việc…

I am writing to you on behalf of…

Tôi thay mặt…viết email này để…

Might I take a moment of your time to…

Xin ông / bà / đơn vị được cho phép tôi…(đây là cách viết rất trọng thể, thường dùng trong lần trước hết liên hệ với đối tác)

➢ Đưa ra lời đề xuất, yêu cầu

Là một trong hai nội dung phổ quát nhất lúc viết email thương nghiệp bằng tiếng Anh, lời đề xuất, yêu cầu trong email cần phải lịch sự, chuyên nghiệp và rõ ràng để tránh nhầm lẫn. Bốn mẫu câu thông dụng gồm:

I would appreciate it / be grateful if you could send more detailed information about…

Tôi rất cảm kích nếu ông/ bà/ đơn vị có thể cung cấp thêm thông tin chi tiết cụ thể về…

Would you mind…? / Would you be so kind as to…?

Xin ông/ bà/ đơn vị vui lòng…

We are interested in…and we would like to…

Chúng tôi rất quan tâm đến… và muốn…

We carefully consider…and it is our intention to…

Chúng tôi đã cẩn thận xem xét… và mong muốn được…