Bạn có thường nghe nhiều về cụm từ “điều phối” và “điều phối viên”, nhất là trong các nghành tổ chức sự kiện và vận tải, logistic?

Bạn Đang Xem: Nhân Viên Điều Phối Là Gì Và Tất Tần Tật Về Công Việc Điều Phối Viên

Vậy cụ thể viên chức điều phối là gì và làm những công việc gì? Hãy cùng theo Glints Việt Nam đi “mổ xẻ” sâu hơn về công việc điều phối viên này nhé!

Viên chức điều phối là gì?

Viên chức điều phối là những người dân thực hiện công việc như lên kế hoạch, sắp xếp, tổ chức, quản lý, phân công và giám sát quá trình vận hành trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp.

Cụ thể hơn, mỗi một khi có một sự kiện hay một công việc yên cầu sự tham gia, phối hợp của nhiều bên thì điều phối viênsẽ là người đứng ra giữ trọng trách chính, đảm bảo sự kiện/công việc đó diễn ra trơn tru và thành công nhất.

Điều phối viên sẽ phân chia công việc thành các đầu việc nhỏ, sau đó sắp xếp và phân công cho những bên tham gia.

Họ cũng là người theo sát quá trình thực hiện nhiệm vụ và linh hoạt xử lý các vấn đề sao cho công việc được diễn ra xác thực và kịp thời.

Nghề điều phối viên là công việc khá giống với quản lý, nhưng ít mang cảm giác phân chia cấp bậc hơn. Nếu đưa ra một ví dụ minh họa để trả lời cho câu hỏinhân viên điều phối là gì, thì có thể ví họ như một người quản lý không mang chức danh vậy.

Công việc cụ thể của điều phối viên là gì?

Mảng công việc đối ngoại

• Phối phù hợp với đối tác trong việc xác định mục tiêu công việc, từ đó đưa ra chiến lược phù hợp nhằm đảm bảo công việc đó đạt hiệu quả mà đối tác yêu cầu.
• Phối phù hợp với điều phối viên bên đối tác trong suốt quá trình thực hiện công việc. Thực hiện việc gắn kết giữa hàng ngũ giữa hai bên đối tác và tổ chức mình.
• Giữ gìn và phát triển quan hệ với đối tác, khách hàng và các bên cung ứng.

Mảng công việc đối nội

• Lên kế hoạch cụ thể và dự trù tất cả những yêu cầu cấp thiết để triển khai kế hoạch như nhân sự, ngân sách, các loại thủ tục, v.v., và trình lên cấp trên xin ý kiến lãnh đạo và kiểm duyệt.
• Phối phù hợp với các phòng ban khác trong tổ chức để thực hiện các công việc nội bộ.
• Thao tác với viên chức trong quá trình phân công nhiệm vụ, giảng giải công việc và trả lời thắc mắc có liên quan.
• Liên tục theo sát tiến độ công việc, báo cáo giải trình lên cấp trên tiến độ và các vấn đề xẩy ra trong suốt quá trình. Song song, đôn đốc viên chức tiến hành nhiệm vụ xác thực và nhanh chóng.
• Thực hiện song song cả hai vai trò là lãnh đạo và triển khai công việc.
• Thực hiện công việc điều phối sao cho những phòng ban, member và các đầu việc phối hợp uyển chuyển.
• Tiếp thu phản hồi từ các bên có liên quan, từ đó tiến hành kiểm soát và điều chỉnh và cải thiện hơn trong quá trình thao tác của tất cả mạng lưới hệ thống.

Quy trình chuẩn của viên chức điều phối 2022

Mỗi một dự án, tổ chức khác nhau sẽ sở hữu được những yêu cầu và tiêu chuẩn riêng dành riêng cho điều phối viên. Tuy nhiên, tất cả chúng ta có thể đưa ra một quy trình chuẩn, tổng quan nhất mà ai ở vị trí này cũng cần phải ứng dụng khi thao tác.

• Xác định mục tiêu và lập kế hoạch: Hãy xác định rõ mục tiêu mà bạn phải phải hoàn thành là gì? Mất bao nhiêu thời kì và có nhu cầu các tài nguyên nào (nhân sự, phương tiện, thiết bị,v.v.)?

Từ đó, bạn hãy lên một kế hoạch sơ bộ về những gì bạn phải làm trong 3 thời đoạn chính: trước lúc thực hiện, trong quá trình thực hiện và sau lúc thực hiện dự án.

• Lên kế hoạch chi tiết cụ thể: Từ kế hoạch sơ bộ, bạn phải tiếp tục triển khai thành các đầu việc cụ thể.
  • Sắp xếp một cách khoa học sao cho những công việc diễn ra xác thực và kịp thời.
  • Đảm bảo ghi chú cụ thể tình cả những yếu tố cần phải chuẩn bị sẵn sàng, mô tả công việc, tiêu chuẩn nhìn nhận và đánh giá và có thời hạn rõ ràng cho những đầu việc.

Việc lên kế hoạch nên được diễn ra sau lúc đã chiếm lĩnh sự tham gia, đóng góp ý kiến từ các bên liên quan để sở hữu thể diễn ra một cách khách quan và đạt được sự phối hợp tốt nhất.

• Phân công nhiệm vụ và kiểm soát công việc: Sau thời điểm đã lên kế hoạch xong, hãy tiến hành phân công nhiệm vụ cho những bên tham gia. Hãy nhờ rằng hướng dẫn rõ ràng để tránh các sai trái không mong muốn nhé.

Cuối cùng, hãy đảm bảo bạn luôn kiểm soát chất lượng sản phẩm và dịch vụ triển khai cũng như tiến độ của nó để kịp thời xử lý khi có sự cố bất thần.

Mức lương của viên chức điều phối có cao không?

Vị trí viên chức điều phối hiện nay đang rất được săn đón trên thị trường lao động. Do nhu cầu so với vị trí này sẽ không chỉ giới hạn trong ngành tổ chức sự kiện hay vận tải, mà hiện nay gần như các tổ chức trong nghành nào cũng cần phải có.

Mức lương cho vị trí điều phối viên khoảng chừng 7 – 10 triệu VND/tháng. Tuy nhiên, mức lương của vị trí này sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố như tính chất công việc, quy mô tổ chức và số năm kinh nghiệm của bạn.

Mức lương cho chuyên viên điều phối sẽ rơi vào khoảng chừng từ 10-30 triệu VND/ tháng hay thậm chí là là mạnh hơn tùy thuộc vào khả năng của bạn.

Hơn nữa, vì tính chất công việc điều phối viên rất gần với quản lý, thế nên bạn hoàn toàn có thể được thăng tiến lên vị trí này sau lúc đã tích lũy đủ kinh nghiệm và kỹ năng. Đây là một lộ trình rất quyến rũ dành riêng cho bạn đấy!

Kỹ năng không thể thiếu nếu muốn trở thành viên chức điều phối giỏi

Kỹ năng lên kế hoạch và quản lý

Xem Thêm : Advcash là gì? Hướng dẫn cách đăng kí & sử dụng Advcash từ A-Z

Kỹ năng lên kế hoạch và quản lý nhân sự triển khai theo như đúng kế hoạch là những kỹ năng rất quan trọng so với một điều phối viên.

Để sở hữu thể lên một kế hoạch đúng đắn và quản lý dự án chạy tốt thì bạn không chỉ có trau dồi kỹ năng lập kế hoạch, mà còn cần óc quan sát, khả năng phân tích thông tin, khả năng xử lý vấn đề nhanh chóng và tĩnh tâm khi đối mặt với sự cố.

Kỹ năng truyền đạt thông tin

Sau thời điểm đã lên được một kế hoạch tốt, bạn phải phải có kỹ năng truyền đạt kế hoạch này đến những người dân trực tiếp thực hiện.

Mọi sự nhập nhằng và thiếu rõ ràng trong truyền đạt thông tin đều phải có thể dẫn đến những sai trái rất khó xử lý về sau. Và khi việc này cứ tái diễn, nó sẽ tác động ảnh hưởng tới biểu hiện công việc cũng như uy tín member của bạn.

Kỹ năng quản lý quỹ thời kì

Là một viên chức điều phối thì các bạn sẽ cần phải kiểm soát một list các công việc được thực hiện bởi nhiều bên khác nhau. Bạn phải đảm bảo được sự phối hợp giữa các bên diễn ra trơn tru, đúng thời hạn và hạn chế tối đa tình trạng chậm trễ trong bất kỳ khâu nào.

Do đó, bạn luôn cần có kỹ năng quản lý thời kì cho công việc của bạn và các công việc của dự án.

Kỹ năng update về công nghệ

Một vị trí có khối lượng công việc lớn như điều phối sẽ trở thành dễ dàng hơn nếu như bạn biết phương pháp ứng dụng công nghệ vào đó.

Sử dụng thuần thục các ứng dụng giao tiếp trực tuyến như Facebook, Zalo, Skype, Google Meet, Zoom,v.v., và các nền tảng xã hội khác sẽ giúp chúng ta có thể kết nối với mọi người và thu thập thông tin một cách nhanh chóng và tiện lợi.

Ngoài ra các phần mềm về quản lý, ghi chú cũng sẽ hỗ trợ bạn rất nhiều trong công việc đấy.

Kỹ năng giao tiếp

Viên chức điều phối trong quá trình thao tác sẽ luôn phải giao tiếp nhiều người với những thân phận, tính cách, trình độ chuyên môn khác nhau. Nói một cách rộng hơn thì công việc chủ yếu của bạn là giao lưu giữa người và người.

Về mặt đối ngoại, các bạn sẽ cần giao tiếp với đối tác để sở hữu thể thống nhất ý tưởng và làm rõ mong muốn của họ, từ đó lên kế hoạch xác thực.

Về mặt đối nội, các bạn sẽ luôn cần sự phối hợp, trợ giúp từ rất nhiều phòng ban và các member khác nhau.

Sở hữu kỹ năng giao tiếp tốt sẽ giúp đỡ bạn tránh đi các hiểu nhầm không đáng có, song song làm tốt vai trò gắn kết, phân tích, hướng dẫn và trả lời khi có vướng mắc.

Kỹ năng thao tác nhóm

Là một điều phối viên, kỹ năng thao tác nhóm tốt rất quan trọng. Bởi, bạn phải phải đã chiếm lĩnh sự hợp tác của rất nhiều người thì mới có thể có thể hoàn thành được dự án đang triển khai.

Việc sở hữu kỹ năng thao tác nhóm sẽ được chấp nhận chúng ta có thể dễ dàng điều phối công việc thông qua sự hợp tác và tương trợ của mọi người.

Công việc viên chức điều phối hot nhất 2022

Viên chức điều phối đơn hàng

Viên chức điều phối đơn hàng là công việc phổ thông và có mức độ phức tạp thấp, phù phù hợp với các bạn sinh viên năm cuối, đang có ít kinh nghiệm và muốn thử sức so với nghề này.

Xem Thêm : Dung lượng pin là gì? Có phải yếu tố quyết định thời gian sử dụng?

Nhiệm vụ chính của viên chức điều phối đơn hàng gồm có:

• Lên kế hoạch sao cho việc vận chuyển sản phẩm & hàng hóa từ nơi sinh sản đến nơi tiêu thụ được diễn ra xác thực và nhanh chóng.
• Giải quyết và xử lý và hạn chế tối đa tình trạng tồn kho hàng tại kho hay trễ đơn hàng.

Mức lương cho viên chức điều phối đơn hàng sẽ từ 7-13 triệu VND/tháng tùy vào mức độ công việc và quy mô doanh nghiệp.

Viên chức điều phối vận tải

Viên chức điều phối vận tải có mức độ khó mạnh hơn và cũng vất vả hơn, phù phù hợp với các bạn nam. Nhiệm vụ chính của vị trí này sẽ gồm:

• Tiếp nhận thông tin đơn hàng, sau đó tìm kiếm xe vận chuyển phù hợp.
• Đảm bảo theo sát quá trình vận tải cho tới khi sản phẩm & hàng hóa đến nơi an toàn.
• Đảm bảo sản phẩm & hàng hóa giao đến nơi đúng tiến độ và đủ số lượng cùng chất lượng sản phẩm và dịch vụ.

Mức lương cho vị trí này dao động từ 5 – 8 triệu VND/tháng. Theo thâm niên thì mức lương có thể tăng và mức cực tốt rơi vào tầm 25 triệu VND/tháng.

Viên chức điều phối sự kiện

Bất kỳ sự kiện nào từ quy mô nhỏ cho tới các sự kiện tầm cỡ đều sẽ cần một người điều phối. Đây sẽ là người theo sát quá trình tổ chức sự kiện từ khâu chuẩn bị sẵn sàng cho tới khi kết thúc nhằm đảm bảo sự kiện diễn ra thành công.

Mức lương cho vị trí này sẽ ở tại mức 3 – 4 triệu VND/tháng so với người mới vào nghề, và với kinh nghiệm từ là một – hai năm rơi vào khoảng chừng 7-10 triệu VND/tháng. Với những viên chức có kinh nghiệm nhiều năm hơn thì mức lương mạnh hơn và dao động từ 13-18 triệu VND/tháng.

Ngoài tiền lương, bạn còn tồn tại thể nhận thêm các khoản thưởng lên tới 50-100% lương hàng tháng.

Viên chức điều phối kho

Viên chức điều phối kho đảm nhận thêm những công việc sau:

• Phụ trách số lượng nhập, xuất, giao nhận trong kho.
• Giám sát và điều phối viên chức phụ kho thực hiện công việc hàng ngày: soạn hàng, sắp xếp, phân loại, vệ sinh, đóng gói, lên hàng xe tải, lên hàng container, v.v.
• Tạo nhãn mác thực tế cho từng khu vực, các thông tin sản phẩm & hàng hóa trên mỗi pallet.
• Kiểm đếm số lượng tồn kho thực tế mỗi ngày và báo cáo giải trình cho Thủ kho kiểm tra số liệu. Chịu trách nhiệm sắp xếp và điều động sản phẩm & hàng hóa theo FEFO & FIFO theo thực tế.

Hiện nay mức lương của viên chức kho dao động trong khoảng chừng 7 – 15 triệu VND/tháng, tùy thuộc vào kinh nghiệm và năng lực của viên chức.

Viên chức điều phối dự án

Công việc này yên cầu điều phối viên phải có tri thức và kinh nghiệm trong nghành của dự án mình tham gia.

Các bạn sẽ thao tác với quản lý dự án để cùng thực hiện các công việc như lên kế hoạch, phân công và kiểm soát tiến độ dự án. Ngoài ra, các bạn sẽ phải đứng ra trả lời các thắc mắc và xử lý các tình huống phát sinh trong quá trình triển khai dự án.

Hiện nay mức lương của viên chức điều phối dự án dao động trong khoảng chừng 8-40 triệu VND/tháng, tùy thuộc vào kinh nghiệm và năng lực của viên chức.

Viên chức điều phối logistic

Vị trí này đảm nhiệm công việc điều phối liên quan đến xuất – nhập khẩu sản phẩm & hàng hóa như:

• Kiểm soát lộ trình tàu, thông quan và giao hàng đến kho khách hàng.
• Phát hành hóa đơn cho khách hàng khi giao hàng và thực hiện tính sổ.
• Kiểm soát ngân sách logistics, tìm giải pháp giảm ngân sách phục vụ hầu cần hoặc mở rộng kinh doanh.

Đây là một công việc ổn định với mức lương khá quyến rũ: 8 – 20 triệu VND/tháng.

Tóm lại

Qua nội dung bài viết này, Glints hy vọng đã mang đến những thông tin hữu ích và trả lời được thắc mắc viên chức điều phối là gì, kỹ năng và tố chất cần có để trở thành điều phối viên.

Viên chức điều phối là một công việc thú vị, có tính thử thách và đầy triển vọng sự nghiệp. Thế nên, nếu như bạn đang muốn đặt “bước tiến” trước hết trên dãy phố chinh phục nghề này, khai mạc khám phá ngay các vị trí phù hợp được update mỗi ngày tại Glints nhé.

Tác Giả