Kick off theo từ vựng tiếng Anh có tức thị phát động hoặc phát động. Vậy khi được sử dụng trong môi trường thiên nhiên kinh doanh nói chung và quản lý dự án PMP® nói riêng, kick-off meeting là gì và sẽ tiến hành hiểu với nghĩa như nào?

Bạn Đang Xem: Viện Quản lý dự án ATOHA (Học Online, Offline, In-house)

Project Kick-off Meeting là gì? Những điều cần lưu ý

Project Kick off meeting là gì?

Xem Thêm : Net asset là gì? Tầm quan trọng và công thức tính

Project Kick off meeting được hiểu là phần họp phát động dự án. Trong phạm vi PMP, Project Kick-off meeting KHÔNG phải là cuộc họp trong lúc khởi tạo dự án (Initiating) mà Project Kick-off meeting thường liên quan đến việc kết thúc lập kế hoạch (end of planning) và mở màn thực hiện (executing). Đây là một phần quan trọng để doanh nghiệp có thể nói chung về dự án sắp triển khai, mục tiêu của nó là để truyền đạt các mục tiêu của dự án, đạt được cam kết của nhóm cho dự án và giảng giải vai trò và trách nhiệm của mỗi bên liên quan. Việc họp phát động có thể xẩy ra tại những thời khắc khác nhau tùy thuộc vào đặc điểm của dự án:

• Khi đối chiếu với các dự án nhỏ, thường chỉ có một nhóm thực hiện việc lập kế hoạch và thực hiện. Trong trường hợp này, Project Kick-off meeting xẩy ra ngay sau thời điểm mở màn (initiating), trong Nhóm Quy trình lập kế hoạch (planning), bởi vì nhóm có liên quan đến việc lập kế hoạch.
• Khi đối chiếu với các dự án lớn, một nhóm quản lý dự án (project management team) thường thực hiện phần lớn việc lập kế hoạch; và phần sót lại của nhóm dự án sẽ tiến hành đưa vào/tuyển vào khi kế hoạch lúc đầu hoàn thành, tại thời khắc khi mở màn phát triển/thực hiện. Trong trường hợp này, Project Kick-off meeting diễn ra với những quy trình trong Nhóm quy trình thực hiện (executing).
• Các dự án nhiều thời đoạn (Multiphase) thường sẽ gồm có một cuộc họp phát động vào đầu mỗi thời đoạn.

Mục tiêu của Project Kick-off meeting

Nhìn chung, trước lúc quá trình Lập kế hoạch quản lý dự án (Develop Project Management Plan) có thể được hoàn thành và việc thực hiện dự án có thể mở màn, một cuộc họp phát động dự án (Project Kick-off meeting) nên được tổ chức. Đây là một cuộc họp của những bên liên quan quan trọng đến dự án (khách hàng, người bán, nhóm dự án, quản lý cấp cao, quản lý chức năng và nhà tài trợ). Mục tiêu của cuộc họp này là để thông tin mở màn triển khai dự án, để đảm bảo mọi người đều thân thuộc với những cụ thể chi tiết của nó – gồm có các mục tiêu của dự án và vai trò trách nhiệm của những bên liên quan – và đảm bảo sự cam kết cho dự án từ mọi người. Nói cách khác, cuộc họp được tổ chức để đảm bảo mọi người đều ở trên cùng một trang, hiểu giống nhau về mục tiêu của dự án. Ngoài việc giới thiệu những người dân liên quan đến dự án, cuộc họp có thể xem xét các mục như cột mốc dự án, rủi ro dự án, kế hoạch quản lý truyền thông và lịch họp.

Lợi ích của Project Kick off meeting

Lợi ích của Project Kick-off meeting gồm có nhưng không giới hạn:

• Hỗ trợ cho tất cả những thành viên biết về nhau
• Hỗ trợ cho tất cả thành viên biết được mục tiêu của dự án
• Biết được vai trò trách nhiệm của những bên liên quan
• Đã sở hữu sự đồng thuận và cam kết của những bên liên quan quan trọng để tăng khả năng thành công cho dự án
• Biết được quyền hạn của Giám đốc dự án (khi đối chiếu với một số bên liên quan còn chưa rõ) song song thể hiện được năng lực lãnh đạo của Giám đốc dự án
• Giúp nhóm dự án và các bên liên quan hiểu biết về mục tiêu dự án và kế hoạch quản lý dự án gồm có phạm vi, tiến độ/cột mốc tiến độ, ngân sách, giả thiết, ràng buộc, … Khi đối chiếu với dự án nhỏ thì sẽ giúp nhóm dự án biết được kế hoạch quản lý dự án lúc đầu vì trong các dự án nhỏ thì Project Kick-off meeting xẩy ra ngay sau thời điểm mở màn (initiating), trong Nhóm Quy trình lập kế hoạch (planning). Khi đối chiếu với dự án lớn thì sẽ giúp nhóm dự án biết được kế hoạch quản lý dự án cụ thể chi tiết vì phần lớn việc lập kế hoạch đã hoàn thành, và Project Kick-off meeting diễn ra với những quy trình trong Nhóm quy trình thực hiện (executing).
• Giúp Giám đốc dự án đã chiếm lĩnh được sự tương trợ của những bên liên quan quan trọng
• Là thời cơ để tất cả thành viên đặt vướng mắc và được làm rõ thông tin về dự án
• Giúp tất cả mọi người đều ở trên cùng một trang, hiểu giống nhau về dự án.

Trình tự các bước để sở hữu Project Kick-off meeting thành công

• Bước 1: Sẵn sàng Kick off meeting

  • Để cuộc họp Project Kick off meeting thành công, cần chọn nội dung trọng tâm để mọi người cùng thảo luận trong buổi kick-off meeting. Nội dung này nên được gửi trước cho tất cả những bên tham gia trước lúc tham gia cuộc họp này. Tùy vào đặc điểm và yêu cầu của từng doanh nghiệp và từng dự án mà có thể gửi trước 24 giờ, hoặc một vài ngày/tuần.
  • Cần lập ra Khóa học nghị sự (agenda) cho buổi Project Kick-off meeting, có thể gồm có các nội dung:
    • Giới thiệu về dự án và lý do dự án xuất hiện
    • Mục tiêu dự án
    • Phạm vi dự án
    • Các mốc tiến độ
    • Ngân sách dự án
    • Chất lượng sản phẩm và dịch vụ dự án
    • Đội nhóm dự án và các bên liên quan
    • Truyền thông dự án
    • Rủi ro dự án
    • Các giả thiết và ràng buộc
    • Các thông tin khác liên quan đến dự án
    • Thắc mắc và Trả lời
  • Gửi trước nội dung này cho những bên tham gia cuộc họp Project Kick-off meeting

• Bước 2: Mở màn Project Kick-off meeting

  • Project Kick-off meeting sẽ mở màn bằng các tiết mục như văn nghệ, trò chơi tập thể, tổ chức team building, hoặc các game nhỏ cho những người dân tham gia nhằm mục tiêu tạo sự thoải mái, sự sáng tạo, để cuộc họp đạt được kết quả tốt nhất có thể.
  • Đặt ground rules cho cuộc họp để cuộc họp đạt hiệu quả
  • Giới thiệu lý do tổ chức cuộc họp, nội dung Khóa học cuộc họp (agenda) và những vấn đề cần trao đổi trong cuộc họp

• Bước 3: Dẫn dắt Project Kick off meeting

  • Là Project Manager, bạn cần phải dẫn dắt và điều phối cuộc họp, trừ trường hợp có sếp của bạn hoặc nhà tài trợ muốn đảm nhận vai trò này.
  • Các bạn sẽ giới thiệu sơ lược về Project Charter với những thông tin như mục tiêu dự án, phạm vi cấp cao, các giả thiết và ràng buộc cấp cao, cột mốc tiến độ, ngân sách dự án, rủi ro cấp cao … và lý do dự án xuất hiện.
  • Tuần tự trao đổi các vấn đề về Project Management Plan (Kế hoạch quản lý dự án) gồm mục tiêu và phạm vi dự án, các mốc tiến độ, ngân sách dự án, chất lượng sản phẩm dự án, đội nhóm dự án và các bên liên quan, truyền thông dự án, rủi ro dự án, các giả thiết và ràng buộc, các thông tin khác.
  • Cần xác lập rõ mong đợi và mức độ tương trợ của những bên liên quan, nhất là các bên liên quan quan trọng. Ví dụ họ cần đạt được mục tiêu gì, cần thông tin nào trong dự án, cần báo cáo giải trình theo tần suất hàng tuần, 2 tuần hay hàng tháng…, và tìm cách tăng đều sự tương trợ của những bên liên quan quan trọng để đã chiếm lĩnh được sự đồng thuận và cam kết của những bên liên quan quan trọng nhằm tăng khả năng thành công cho dự án.

• Bước 4: Kết thúc Project Kick off meeting

  • Phần cuối của cuộc họp sẽ sở hữu được thể là phần Thắc mắc và Trả lời nhằm làm rõ mọi thông tin mà các bên liên quan thắc mắc.
  • Chốt lại cuộc họp bằng biên bản cuộc họp (MOM – Minutes of Meeting) với rất đầy đủ thông tin cấp thiết, gồm có ít nhất là kế hoạch hành động, người phụ trách, thời hạn chót (deadline) của từng kế hoạch hành động.
  • Gửi biên bản cuộc họp cho tất cả những bên liên quan phù hợp.

Đôi lúc dụng cụ tương tác ảo (virtual tools) được sử dụng cho Project Kick-off meeting nếu các thành viên không thể sắp xếp tham gia tại cùng 1 địa điểm. Các dụng cụ có thể sử dụng gồm có nhưng không giới hạn như video conference, webinar, Skype, … Tuy nhiên phương thức họp mặt trực tiếp vẫn mang lại hiệu quả tốt nhất có thể.

Trên đây chúng tôi đã cung cấp đến những anh/chị thông tin liên quan về Project Kick off meeting, hy vọng sẽ giúp ích được cho những anh/chị cũng như quý doanh nghiệp. Thành viên hoặc doanh nghiệp muốn tìm hiểu thêm các vấn đề liên quan, vui lòng liên hệ với Viện quản lý dự án ATOHA qua Hotline 0707 666 866 để được tư vấn và tương trợ.

Xem Thêm : Blender là gì? Khám phá những tính năng nổi bật của Blender

Viện quản lý dự án ATOHA – Chìa khóa quản lý dự án chuyên nghiệp.

Xem thêm

MỌI KIẾN THỨC VỀ PMP®

WALKTHROUGH TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN LÀ GÌ?

What is Project Management Plan? – Kế hoạch Quản lý dự án là gì?