Microsoft Exchange là gì và có gì đặc biệt quan trọng? Exchange không phải là một phương thức truyền mail thìa là gì?

Bạn Đang Xem: Activesync Là Gì ? Ưu Và Nhược Điểm Của Từng Giao Thức? Microsoft Exchange Là Gì

Thông thường, các bạn sẽ nghe biết Exchange thông qua khái niệm đồng cấp với POP3 và IMAP như một phương thức truyền mail riêng của Microsoft. Nhưng Microsoft Exchange có phải chỉ là một giải pháp trao đổi email giữa các thiết bị hay các dịch vụ email khác nhau? Tất nhiên là không!

Thật ra, nếu nói đến cách trao đổi email thì phải là Exchange Sync. Còn Microsoft Exchange rộng hơn phải là GIẢI PHÁP EMAIL DOANH NGHIỆP toàn diện với nhiều tính năng nâng cao mà có thể bạn đã sử dụng ngay trên OUTLOOK của mình mà không hề biết.

Bạn đang xem: Activesync là gì

Nội dung chính

5. 10 tính năng tốt nhất của Microsoft Exchange6. Nền tảng lưu trữ thuộc Microsoft Exchange

1. Microsoft Exchange là gì?

Microsoft Exchange giải pháp email và lưu trữ email độc quyền của Microsoft cho doanh nghiệp. Nói cách khác, Exchange là một phần mềm chạy trên sever đám mây và quản lý tất các email của bạn.

Microsoft Exchange sẽ gồm có Exchange Trên Mạng hoặc Outlook – khối hệ thống email và Microsoft Exchange Server – khối hệ thống sever lưu trữ email.

Exchange làm gì với tài liệu của bạn? Nói một cách đơn giản thì toàn bộ thư đến, thư đi, sao lưu, bản nháp; lịch; liên hệ;… – mọi tác vụ này đều được thực hiện thông qua Microsoft Exchange và được lưu trên sever.

2. Tài khoản Microsoft Exchange là gì?

Tài khoản Microsoft Exchange phải là tài khoản cấp doanh nghiệp (hoặc tài khoản giáo dục, không cung cấp dưới dạng tài khoản member).

Tài khoản Exchange có 2 loại: dưới dạng gói Exchange Trên Mạng mua độc lập hoặc dưới dạng tài khoản Microsoft 365 sử dụng Exchange Server để cung cấp email (và tích phù hợp với một số ứng dụng khác).

3. Tài khoản Exchange hoạt động ra sao?

Khi sử dụng tài khoản Exchange, nội dung email của các bạn sẽ được gửi đến và lưu trên sever Exchange. Danh bạ và lịch của bạn cũng được lưu ở đó.

Microsoft 365 cung cấp nhiều tùy chọn để bạn truy cập vào tài khoản Exchange của mình. Bạn cũng có thể chọn giải pháp mà mình muốn, cụ thể:

Exchange ActiveSync: MAPI/HTTP là các phương pháp để truy nhập email Exchange của bạn, thường là từ máy tính xách tay, điện thoại thông minh hoặc Tablet. Khi chúng ta truy nhập hoặc đọc email của mình, bạn không thực sự tải xuống hoặc lưu trữ email trên thiết bị. Thay vào đó, bạn đang đọc email từ Exchange Server. Khối hệ thống được chấp nhận bạn truy nhập email của mình trong cả khi chúng ta không kết nối Internet.

IMAP: tương tự như Exchange ActiveSync, là một phương pháp để truy cập email của bạn dù bạn ở đâu, từ bất kỳ thiết bị nào. Khi độc giả thư email bằng IMAP, bạn không thực sự tải xuống email trên máy tính của mình. Thay vào đó, bạn đang đọc email từ Exchange Server.

Với IMAP, email trong các thư mục hộp thư đến, đã xóa, đã gửi được đồng bộ hóa giữa thiết bị của bạn và sever. IMAP được chấp nhận lưu trữ lịch có giới hạn nhưng không tương trợ hợp tác trên lịch với những người dân dùng khác.

Thư điện tử POP được tải xuống từ Exchange Server trên máy tính của bạn: Sau khoản thời gian email được tải xuống máy tính của bạn, email sẽ bị xóa khỏi sever. Để truy nhập email sau thời điểm được tải xuống, bạn phải sử dụng cùng một máy tính. Nếu như khách hàng truy cập email của mình từ các thiết bị khác, các bạn sẽ phải tải email xuống lần nữa để sở hữu thể sử dụng.

4. Sự khác nhau của lưu trữ email trên sever Microsoft Exchange và POP3?

Microsoft Exchange không phải là cách duy nhất mà chúng ta có thể dùng để làm quản lý email tổ chức.

Hồ hết, mọi doanh nghiệp đều khai mạc sử dụng email dưới hình thức POP3. Điểm khác biệt là POP3 bắt buộc bạn phải tải về toàn bộ email nếu như muốn sử dụng. Còn Exchange giúp lưu trữ email của bạn trên sever.

Vậy lợi thế nằm ở đâu?

Vấn đề với POP3 là bạn phải tải xuống tất cả email từ nhà cung cấp dịch vụ email của bạn xuống máy tính của mình. Do đó, nếu một trong các máy tính member bị chết, tất cả những email của các bạn sẽ bị mất.

Microsoft Exchange được thiết kế để tập trung các email của bạn vào một trong những cơ sở tài liệu. Thay vì email được lưu trữ và xử lý email trên máy tính của bạn, Exchange lại quản lý và sao lưu email trên sever của Microsoft.

Xem Thêm : Demi Chef là gì? Bạn biết gì về công việc của Demi Chef?

Sự tạo thêm phổ thông của “trao đổi email được lưu trữ” đã được chấp nhận các tổ chức tiếp cận nhiều giải pháp phần mềm cấp doanh nghiệp và vượt qua các rào cản lớn về ngân sách hạ tầng, phí cấp phép, bảo trì và tập huấn. Nói cách khác Exchange giúp các doanh nghiệp tiết kiệm ngân sách và chi phí một khoản ngân sách khổng lồ.

5. 10 tính năng tốt nhất của Microsoft Exchange

Lưu trữ Exchange là bước nhảy vọt so với email POP3 hoặc IMAP4 cơ bản. Exchange giúp nhóm của bạn thao tác làm việc hiệu quả hơn nhiều thông qua quyền truy cập liên tục vào email, lịch và danh bạ cũng như các tệp và thông tin quan trọng.

Ngoài ra, 10 tính năng nổi trội sau này sẽ là “mấu chốt” để khiến cho bạn cân nhắc lựa chọn Exchange cho giải pháp email của doanh nghiệp mình:

5.1 Sử dụng email đồng bộ mọi lúc mọi nơi

Tính năng này là tính năng cơ bản của bất kỳ email trực tuyến nào. Tuy nhiên, sự phối hợp của Exchange Trên Mạng và Outlook Offline dưới sự quản lý và lưu trữ bởi Exchange Server sẽ mang đến cho tổ chức của bạn một nền tảng email hoạt động liên tục, dễ dàng và hiệu quả dù bạn đang ở những khu vực giới hạn internet nhất.

5.2 Tính năng ngăn chặn mất tài liệu

Các tính năng DLP đảm nói rằng tài liệu member của bạn được bảo mật thông tin, vì người dùng không thể gửi nhầm thông tin nhạy cảm cho những người dân không được phép. Mẹo chính sách mới trong Outlook giúp người dùng nhận thấy các vi phạm chính sách trước lúc xẩy ra.

5.3 Các ứng dụng để tích phù hợp với Office

Mô hình mở rộng được chấp nhận người dùng truy cập các plugin dễ dàng và tạo ra một phương tiện giao tiếp mạnh mẽ hơn. Microsoft Exchange cũng được chấp nhận đăng nhập một lần để sở hữu thể sử dụng nhanh nhiều ứng dụng.

5.4 Giao diện đơn cho eDiscovery

Microsoft Exchange được chấp nhận bạn chạy Khám phá điện tử tại chỗ trên Exchange, SharePoint và Lync từ một giao diện duy nhất. Mọi thành viên tổ chức của chúng ta có thể dễ dàng lưu giữ và khám phá tài liệu hơn. Trung tâm khám phá điện tử giảm ngân sách quản lý các chức năng tuân thủ phức tạp.

Xem thêm:

5.5 Quản lý nhanh khối hệ thống email

Exchange Trên Mạng cung cấp một bảng điều khiển và tinh chỉnh cho Quản trị viên. Bảng điều khiển và tinh chỉnh đơn giản để sử dụng và được tối ưu hóa để quản lý các triển khai tại chỗ, trực tuyến hoặc phối hợp. Microsoft còn cung cấp Ttrung tâm quản trị Exchange (Exchange Admin Center – EAC) để quản trị viên quản lý các setup dành riêng cho Exchange.

Để biết thêm thông tin về phong thái sử dụng EAC để quản lý Exchange Trên Mạng, hãy xem Trung tâm quản trị Exchange

Xem đầy đủ các tính năng tại đây: 10 tính năng quan trọng của Microsoft Exchange cho email doanh nghiệp

6. Nền tảng lưu trữ thuộc Microsoft Exchange

Nền tảng email đơn giản cho những người dùng sử dụng là Exchange Trên Mạng hay Outlook được chạy trên khối hệ thống sever phức tạp của Microsoft là Exchange Server.

6.1 Microsoft Exchange Trên Mạng

Exchange Trên Mạng là giải pháp email trên dịch vụ dựa lưu trữ đám mây thay vì sever vật lý.

Exchange Trên Mạng được chấp nhận bạn truy cập email, lịch, danh bạ và nhiệm vụ từ PC, web và di động. Nó tích hợp hoàn toàn với Active Directory được chấp nhận quản trị viên sử dụng các chính sách nhóm, cũng như các phương tiện quản trị khác, để quản lý các tính năng Exchange Trên Mạng cho doanh nghiệp.

Khi đăng ký Exchange Trên Mạng, bạn giữ quyền kiểm soát các dịch vụ nhắn tin, trao đổi thông tin của người dùng. Và bạn không phải chịu gánh nặng cho hoạt động của phần mềm sever tại chỗ.

Thư điện tử được lưu trữ trên các sever tương trợ nhiều khách hàng song song. Các sever này được đặt trong các trung tâm tài liệu của Microsoft. Người dùng có thể truy cập trên nhiều loại thiết bị từ mạng doanh nghiệp hoặc qua internet.

6.2 Microsoft Exchange Server

Microsoft Exchange Server là phần mềm sever gửi thư và lịch do Microsoft phát triển. Exchange Server chuyên phục vụ các giải pháp email và trao đổi thông tin cho doanh nghiệp.

Microsoft Exchange Server được cung cấp cho những người dùng doanh nghiệp dưới 2 hình thức:

Mua về setup trên sever của doanh nghiệpThuê sever được lưu trữ tại datacenter của Microsoft

Microsoft đã thiết kế Exchange Server để cung cấp cho những người dùng quyền truy cập vào email từ mọi thiết bị của họ dễ dàng hơn.

7. Vì sao chọn Microsoft Exchange để sử dụng?

Hồ hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang sử dụng email như một kênh giao tiếp chính. Nhưng nhiều doanh nghiệp trong số này tạm ngừng ở đó. Họ bỏ lỡ các tính năng xúc tiến năng suất như lịch dùng chung, thông tin liên hệ và tệp.

Bằng phương pháp nâng cấp lên phần mềm nhắn tin kinh doanh phổ thông nhất thế giới, Microsoft Exchange, chúng ta có thể nâng cao đáng kể hiệu quả của nhóm.

Không chỉ có vậy, với Exchange tích hợp sẵn trong các gói Microsoft 365, chúng ta có thể sử dụng mọi ứng dụng từ đám mây như bộ Office để thao tác làm việc, soạn thảo; Microsoft Teams để gọi và họp video từ xa; giao tiếp và hợp tác chuyên nghiệp các kế hoạch chung; hay đồng bộ Lịch Outlook với Microsoft Bookings để sắp xếp, lên lịch hứa hẹn với khách hàng đơn giản hơn bao giờ hết.

Xem Thêm : IEEE LÀ TỔ CHỨC GÌ? LỊCH SỬ CỦA IEEE – CÂN ĐIỆN TỬ FUJIHATSU

Tất cả trong một với Microsoft 365.

8. Vì sao Microsoft Exchange lại quan trọng?

Các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể đạt được ba lợi ích khi sử dụng Microsoft Exchange:

Tập trung các email để chúng có thể được sao lưu

Nếu như khách hàng đang sử dụng mô hình POP3 cũ, bạn có nguy cơ bị mất email. Trao đổi trước hết là tập trung và sao lưu thông tin đó.

Loại bỏ các mối rình rập đe dọa qua email trước lúc chúng đến tay bạn

Exchange tích cực bảo vệ tài liệu của bạn bằng các giải pháp bảo vệ tích hợp trước các mối rình rập đe dọa qua email. Tính năng lọc thư rác nhiều lớp đi kèm với những bản update liên tục. Tính năng này giúp bảo vệ chống lại các mối rình rập đe dọa và lường đảo ngày càng phức tạp, trong những lúc nhiều phương tiện chống phần mềm ô nhiễm và độc hại hoạt động để bảo vệ tài liệu email của bạn khỏi virus.

Lịch được san sẻ giữa các thành viên khác nhau trong tổ chức của bạn

Luôn luôn được thông tin về những gì các viên chức khác đang làm. Lịch dùng chung giúp doanh nghiệp có tổ chức, tiết kiệm ngân sách và chi phí tài nguyên, nguồn nhân lực, tư đó đạt năng suất hơn.

9. Định hình các yêu cầu và xác định mô hình dịch vụ Exchange

Có 2 tùy chọn để bạn sử dụng Microsoft Exchange:

Mua các gói Exchange Trên Mạng được cung cấp riêng (Plan 1 và Plan 2)Mua các gói Microsoft 365 có sẵn Exchange và tích hợp nhiều phương tiện khác từ đám mây

Mua Exchange Trên Mạng độc lập hay mua từ gói Microsoft 365?

Có 2 điểm khác biệt lúc mua một trong hai cách trên đây là: giá cả và tính năng.

Về ngân sách, các giải pháp không có sự chênh lệch nhiều nhưng tính năng thì có nhiều khác biệt. Với Exchange Trên Mạng bạn chỉ có thể sử dụng email (và không gì nữa). Với Microsoft 365, chúng ta có thể sử dụng đồng bộ nhiều ứng dụng giá trị của Microsoft. Xem rõ ràng tính năng và giá cả của Microsoft Exchange để thấy sự khác nhau.

Về phong thái mua, bạn cũng luôn tồn tại 2 phương pháp để mua giấy phép sử dụng Microsoft Exchange:

Đăng ký trực tiếp với Microsoft Đăng ký thông qua đối tác của hãng sản xuất tại Việt Nam

Vậy nên đăng ký trực tiếp với hãng hay thông qua đối tác như MM Group?

Có 2 điểm khác biệt khi chúng ta chọn đăng ký theo một trong hai cách đó là: quy trình và thiết lập (giá cả không thay đổi).

Thứ nhất, nếu đăng ký trực tiếp với hãng, bạn phải biết tiếng Anh và có viên chức IT tương trợ các vấn đề setup, cấu hình, chuyển tài liệu email. Microsoft có thể tương trợ bạn nhưng thời kì có thể khá lâu.

Thứ hai, khi đăng ký trực tiếp với hãng, bạn phải thực hiện thêm một số quy trình là đóng thuế nhà thầu. Ngoài ra, các bạn sẽ mất thêm 4.5% phí chuyển đổi (gồm có phí hành chính và thuế nhà thầu). Khi đăng ký với đối tác của Microsoft, họ xử lý quy trình này với quy mô lớn và hàng ngày nên thời kì và ngân sách sẽ thấp hơn so với bạn tự thực hiện.

Ngoài ra, việc xúc tiếp và tìm hiểu về Microsoft 365 hay Exchange còn phức tạp, bạn nên nhờ tới những Chuyên Viên tư vấn để chọn giải pháp Microsoft 365 phù hợp. Nói chuyện với Chuyên Viên công nghệ thông tin và đối tác ủy quyền của hãng sản xuất để xếp loại các yêu cầu và xem tùy chọn nào phù thống nhất với bạn.

10. Cách setup Microsoft Exchange

Hồ hết các doanh nghiệp chuyển sang Exchange đều sở hữu khả năng chuyển đổi từ POP3 hay IMAP. Để hoàn thành quá trình vận chuyển, bạn phải xuất tất cả email, sau đó nhập chúng vào Exchange. Sau khoản thời gian hoàn thành, bạn phải phải cấu hình lại tất cả những máy tính để truy cập vào sever Exchange. Nhìn chung, nếu như bạn có đội công nghệ thông tin, họ có thể làm điều này khá dễ dàng. Bạn cũng luôn tồn tại thể nhận sự tương trợ từ hãng hoặc từ đối tác cung cấp dịch vụ cho bạn.

Hi vọng nội dung bài viết đã cho bạn cái nhìn toàn diện về Microsoft Exchange là gì? Cũng như những gì Microsoft Exchange có thể đem lại cho doanh nghiệp của bạn.

11. Giải pháp Thư điện tử doanh nghiệp khác

Google Workspace hay Zoho Workplace cũng là các giải pháp email doanh nghiệp trên đám mây hàng đầu hiện nay. Bạn cũng có thể tìm hiểu rõ ràng về 3 dịch vụ Microsoft 365, Google Workspace và Zoho Workplace tại link: sentayho.com.vn/so-sanh-google-workspace-microsoft-365-zoho-workplace/

Để tiết kiệm ngân sách và chi phí thời kì và tiền nong, bạn cũng luôn tồn tại thể gọi ngay cho chuyên viên của chúng tôi qua hotline 02873 004 009 hoặc gửi yêu cầu tư vấn về địa chỉ email sales