Thuật ngữ văn bản hành chính dường như không còn quá xa lạ, nhưng để nắm rõ về chức năng, đặc điểm của loại văn bản này thì không phải ai cũng nắm được.

Bạn Đang Xem: Văn bản hành chính là gì? Đặc điểm, chức năng và phân loại văn bản hành chính?

Trạng sư tư vấn pháp luật về văn bản hành thẳng thắn tuyến: 1900.6568

1. Văn bản hành đó là gì?

Văn bản pháp luật (VBPL) do những chủ thể có thẩm quyền phát hành theo trình tự, thủ tục và hình thức theo pháp luật quy định, có nội dung là ý chí của quốc gia, mang tính bắt buộc và được đảm bảo bằng quyền lực của quốc gia. Văn bản pháp luật gồm có ba nhóm văn bản là văn bản quy phạm pháp luật, văn bản ứng dụng pháp luật và văn bản hành chính. Mỗi nhóm trong mạng lưới hệ thống VBPL còn tồn tại một số nét đặc thù về nội dung, tính chất và vai trò trong quản lý quốc gia.

Văn bản hành đó là loại văn bản thường dùng làm truyền đạt những nội dung và yêu cầu nào đó từ cấp trên xuống hoặc bộc bạch những ý kiến, nguyện vọng của member hay tập thể tới các đơn vị và người dân có quyền hạn để xử lý.

Văn bản hành đó là loại văn bản mang tính thông tin quy phạm Quốc gia, cụ thể hóa việc thi hành văn bản pháp quy, xử lý những vụ việc cụ thể trong khâu quản lý.

Văn bản hành đó là những văn bản mang tính quy phạm hành chính quốc gia. Văn bản hành chính có nhiều vài trò khác nhau, có thể là thông tin, truyền đạt thông tin từ tổ chức, member, cơ quan quốc gia này đến một hay nhiều tổ chức, member khác.

Văn bản hành chính cũng xuất hiện thể dung để cụ thể hóa những văn bản pháp quy, xử lý những công việc cụ thể trong quá trình quan lý, điều hành một cơ quan, tổ chức.

Hàng ngày, tất cả chúng ta xúc tiếp với rất nhiều văn bản như quyết định của cơ quan quốc gia như quyết định nâng lương, quyết định xử lý luật lao động, thông tin cuộc họp, thư mời cuộc họp… Địa thế căn cứ vào nội dung và hình thức của rất nhiều văn bản đó, ta có thể phân loại nó thành văn bản hành chính.

Văn bản hành chính tiếng Anh là: Administrative text hoặc Administrative documents

2. Đặc điểm và chức năng của văn bản hành chính:

Văn bản hành đó là loại văn bản thường dùng làm truyền đạt những nội dung và yêu cầu nào đó từ cấp trên xuống hoặc bộc bạch những ý kiến, nguyện vọng của member hay tập thể tới các đơn vị và người dân có quyền hạn để xử lý.

Văn bản hành chính có vai trò chủ yếu là cụ thể hóa văn bản quy phạm pháp luật, hướng dẫn cụ thể các chủ trương, chính sách của quốc gia, tương trợ cho quá trình quản lý hành chính quốc gia và thông tin pháp luật.

Chức năng của văn bản hành chính

Với văn bản hành chính thì hiện nay, loại văn bản này được chia thành 2 loại đó là:

– Văn bản hành chính thông thường

– Văn bản hành chính cá biệt

Xem Thêm : Nghiên cứu định lượng là gì? Ví dụ về nghiên cứu định lượng?

Với Văn bản hành chính cá biệt, thì đây là phương tiện thể hiện các quyết định quản lý của cơ quan quản lý hành chính quốc gia có thẩm quyền trên cơ sở những quy định chung, quyết định quy phạm của cơ quan quốc gia cấp trên hoặc quy định quy phạm của cơ quan mình nhằm xử lý các công việc cụ thể. Gồm có: Quyết định cá biệt; Thông tư cá biệt; Quyết nghị cá biệt.

Với Văn bản hành chính thường là những văn bản mang tính thông tin điều hành nhằm thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật khác hoặc dùng làm xử lý các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, thanh toán giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc trong cơ quan, tổ chức. Mạng lưới hệ thống loại văn bản này rất đa dạng và phức tạp có thể nói tới như:

– Văn bản không mang tên loại như Công văn đôn đốc, công văn trả lời, công văn mời họp, công văn giảng giải, công văn yêu cầu, công văn kiến nghị, công văn giải đáp.

Văn bản mang tên loại như: Thông tin, giải trình, biên bản, tờ trình, đề án, Khóa học, kế hoạch, hợp đồng, giấy đi đường…

Dù thuộc loại văn bản hành chính thông thường hay văn bản hành chính cá biệt thì chức năng chính của văn bản là cụ thể hóa văn bản quy phạm pháp luật, hướng dẫn cụ thể các chủ trương, chính sách của quốc gia, tương trợ cho quá trình quản lý hành chính quốc gia và thông tin pháp luật.

Văn bản hành chính cần có những nội dung sau:

• Quốc hiệu và tiêu ngữ
• Địa điểm và tháng ngày làm văn bản
• Họ tên, chức vụ của người nhận hay tên cơ quan nhận văn bản
• Họ tên, chức vụ của người gửi hay tên cơ quan, tập thể gửi văn bản
• Nội dung thông tin , đề xuất giải trình
• Chữ kí và họ tên người gửi văn bản

Văn bản hành đó là một loại văn bản thuộc mạng lưới hệ thống các loại văn bản do Quốc gia Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam phát hành. Văn bản này còn có tính thông tin quy phạm của Quốc gia và truyền tải một cách cụ thể hóa trách nhiệm thực hiện và thi hành các văn bản pháp quy khác, việc phát hành văn bản nhằm thực hiện xử lý các công việc có trong khâu quản lý.

Hay hiểu đơn giản thì văn bản hành đó là văn bản sử dụng nhằm mục tiêu để truyền tải những thông tin, nội dung hay yêu cầu bất kỳ nào đó từ cấp trên đưa xuống hay là văn bản thể hiện ý kiến, ý kiến member của tớ hoặc một tập thể nào đó tới người hay cơ quan có thẩm quyền để được xử lý.

Văn bản hành chính quốc gia có vai trò rất quan trọng hiện nay bởi vì nó Cụ thể hóa được những văn bản mang tính quy phạm pháp luật. Song song là văn bản hướng dẫn một cách cụ thể các chủ trương, chính sách mà Quốc gia phát hành. Tương trợ đắc lực trong việc quản lý các công việc hành chính Quốc gia và những thông tin về pháp luật liên quan được ứng dụng đúng với những đối tượng người tiêu dùng cụ thể.

Khi tìm hiểu về văn bản hành chính tất cả chúng ta sẽ thấy các đặc điểm nổi trội của loại văn bản này còn có thể nói tới như: Đặc điểm của văn bản hành chính nói chung

+ Chủ thể phát hành văn bản hành đó là các đơn vị quốc gia, các tổ chức kinh tế tài chính, chính trị, xã hội với thẩm quyền và chức năng rất khác nhau trong mạng lưới hệ thống các đơn vị quản lý và các tổ chức xã hội.

+ Văn bản tác nghiệp hành chính chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số các loại văn bản cấp thiết phải soạn thảo, phát hành của các đơn vị quốc gia, các tổ chức kinh tế tài chính, chính trị, xã hội.

+ Nội dung truyền đạt của văn bản hành chính chủ yếu là thông tin quản lý mang tính hai chiều: theo chiều dọc từ trên xuống (các văn bản cấp trên chuyển xuống cấp trầm trọng dưới) và từ dưới lên (các văn bản từ cấp dưới chuyển lên cấp trên); theo chiều ngang gồm các văn bản trao đổi giữa các đơn vị ngang cấp, ngang quyền.

+ Tiếng nói và văn phong trong văn bản tác nghiệp hành chính vừa mang tính chất khách quan, trực tiếp, cụ thể, rõ ràng; vừa mang tính ngắn gọn, xác thực, đầy đủ.

Như vậy dựa vào đặc điểm của văn bản tất cả chúng ta có thể thấy rõ cơ quan có thẩm quyền phát hành. Thẩm quyền phát hành là tất cả những cơ quan, tổ chức quốc gia đều sở hữu thẩm quyền phát hành văn bản hành chính.

Thẩm quyền ký phát hành văn bản hành chính

Nghị định 30/2020/NĐ-CP khẳng định một nguyên tắc chung là ở các đơn vị, tổ chức thao tác làm việc theo cơ chế thủ trưởng, người đứng đầu tư mạnh quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả những văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành; có thể giao cấp phó ký thay các văn bản thuộc nghành nghề được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.

Xem Thêm : Gỗ beech là gỗ gì? Gỗ beech gồm mấy loại và có ứng dụng ra sao?

Khi đối chiếu với cơ quan, tổ chức thao tác làm việc theo cơ chế tập thể thì người đứng đầu tư mạnh quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức. Cấp phó của người đứng đầu tư mạnh quan, tổ chức được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu tư mạnh quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc nghành nghề được phân công phụ trách.

Không chỉ có thế Nghị định cũng quy định thêm những người dân có thẩm quyền ký phát hành văn bản như sau:

– Trong trường hợp đặc biệt quan trọng, người đứng đầu tư mạnh quan, tổ chức có thể ủy quyền cho tất cả những người đứng đầu tư mạnh quan, tổ chức, đơn vị thuộc tổ chức cơ cấu tổ chức của mình ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản, giới hạn thời kì và nội dung được ủy quyền. Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho tất cả những người khác ký. Văn bản ký thừa ủy quyền được thực hiện theo thể thức và đóng dấu hoặc ký số của cơ quan, tổ chức ủy quyền.

– Người đứng đầu tư mạnh quan, tổ chức có thể giao người đứng đầu đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức ký thừa lệnh một số loại văn bản. Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế thao tác làm việc hoặc quy chế công việc văn thư của cơ quan, tổ chức.

Như vậy, so với khoản 4, Điều 10 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày thứ 8/4/2004 của Chính phủ nước nhà về công việc văn thư (hết hiệu lực từ thời điểm ngày 05/3/2020), Nghị định mới đã sửa đổi quy định “giao quyền ký thừa lệnh cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc trưởng một số đơn vị” thành “giao người đứng đầu đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức ký thừa lệnh một số loại văn bản”.

3. Phân loại văn bản hành chính:

Văn bản hành chính được chia thành 2 loại chính sau:

– Văn bản hành chính cá biệt là phương tiện thể hiện các quyết định quản lý của cơ quan quản lý hành chính quốc gia có thẩm quyền trên cơ sở những quy định chung, quyết định quy phạm của cơ quan quốc gia cấp trên hoặc quy định quy phạm của cơ quan mình nhằm xử lý các công việc cụ thể. Gồm có:

• Quyết định cá biệt;
• Thông tư cá biệt;
• Quyết nghị cá biệt.

Ví dụ: Quyết định nâng lương, quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật cán bộ công chức; Thông tư về phát động thi đua, biểu dương người tốt việc tốt…

– Văn bản hành chính thường là những văn bản mang tính thông tin điều hành nhằm thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật khác hoặc dùng làm xử lý các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, thanh toán giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc trong cơ quan, tổ chức. Mạng lưới hệ thống loại văn bản này rất đa dạng và phức tạp, có thể phân thành 2 loại chính:

+ Văn bản không mang tên loại: Công văn là văn bản dùng làm thanh toán giao dịch về công việc giữa các đơn vị đoàn thể. Khi đối chiếu với loại văn bản này thì ở đầu văn bản không thể hiện tên loại văn bản. Này cũng là phương pháp để phân biệt công văn với loại văn bản hành chính khác.

Ví dụ: Công văn đôn đốc, công văn trả lời, công văn mời họp, công văn giảng giải, công văn yêu cầu, công văn kiến nghị, công văn giải đáp.

+ Văn bản mang tên gọi: Thông tin, giải trình, biên bản, tờ trình, đề án, Khóa học, kế hoạch, hợp đồng, các loại giấy (giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy ủy nhiệm,…) các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình…). Những văn bản loại này thường thể hiện loại tên gọi cụ thể.

Ví dụ:

– Văn bản báo cáo: Dùng làm trình bày cho rõ tình hình hay sự việc. Ví dụ: Văn bản báo cáo tuần, giải trình tháng, giải trình quý, giải trình năm, giải trình định kỳ, giải trình đột xuất, giải trình chuyên đề, giải trình hội nghị;

– Thông tin: Báo cho mọi người biết tình hình hoạt động, tin tức liên quan tới đơn vị bằng văn bản;

– Biên bản: Bản ghi chép lại những gì đã xẩy ra hoặc tình trạng của một sự việc để làm chứng về sau. Ví dụ: biên bản hội nghị, biên bản sát hoạch, biên bản hợp đồng, biên bản chuyển giao.

Như vậy, văn bản hành chính có vai trò chủ yếu là cụ thể hóa văn bản quy phạm pháp luật, hướng dẫn cụ thể các chủ trương, chính sách của quốc gia, tương trợ cho quá trình quản lý hành chính quốc gia và thông tin pháp luật. Tất cả chúng ta cần phải phân biệt rõ ràng văn bản hành chính với văn bản quy phạm pháp luật. Từ đó, văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan quốc gia có thẩm quyền phát hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có quy tắc xử sự chung, được quốc gia đảm bảo thực hiện nhằm kiểm soát và điều chỉnh các quan hệ xã hội, được quy định cụ thể tại Luật phát hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015.