Testcenter – Khi đối chiếu với bất kỳ tổ chức hay doanh nghiệp, cơ cấu tổ chức tổ chức doanh nghiệp đóng vai trò rất quan trọng. Nó tác động ảnh hưởng tới quá trình điều hành hoạt động của tất cả tổ chức, đặc biệt quan trọng thời đoạn chuyển đổi số doanh nghiệp. Vậy mô hình tổ chức doanh nghiệp là gì và được sử dụng ra sao? Làm thế nào tạo ra sơ đồ tổ chức doanh nghiệp nhanh chóng và đạt hiệu quả?

Bạn Đang Xem: Sơ đồ tổ chức doanh nghiệp là gì? – Cách tạo sơ đồ tổ chức nhanh chóng

Sơ đồ tổ chức doanh nghiệp là gì?

Sơ đồ tổ chức doanh nghiệp (còn được gọi là biểu đồ tổ chức hay Organogram) là một sơ đồ trực quan thể hiện cấu trúc bên trong của một tổ chức. Được thể hiện bằng phương pháp nêu rõ công việc, trách nhiệm và mối liên hệ giữa các member trong một doanh nghiệp.

Một sơ đồ tổ chức doanh nghiệp hoàn chỉnh sẽ cho bạn biết nguồn lực nội tại của doanh nghiệp có đồng nhất với chiến lược và mục tiêu chung hay là không. Nó sẽ thể hiện rõ các mối liên hệ, quy trình trong giao tiếp, trao đổi công việc. Từ đó, người quản lý sẽ nhìn rõ vai trò của từng phòng ban, sự đóng góp của từng phòng ban vào chiến lược của tổ chức. Đảm nói rằng mọi người đều đang đi đúng hướng trên một con tàu mà bạn là thủy thủ.

Sơ đồ tổ chức doanh nghiệp được sử dụng ra sao?

Nhìn vào sơ đồ tổ chức, mọi người sẽ nhìn thấy cấu trúc và khối hệ thống thứ bậc nội bộ trong doanh nghiệp mình. Sơ đồ tổ chức sẽ giúp cho bạn nắm được thông tin liên hệ của người phụ trách chính và các phòng ban liên quan. Sơ đồ tổ chức doanh nghiệp giống như một sổ giới thiệu về thành viên tổ chức một cách ngắn gọn nhất, gồm có: tên, chân dung, vai trò và nhiệm vụ,…

Nó giúp từng thành viên theo dõi tổng quan được cấu trúc doanh nghiệp. Biết được người quản lý của mình là ai và đang chịu trách nhiệm bởi ai.

Sơ đồ tổ chức doanh nghiệp có thể giúp viên chức mới vào làm hoặc các đối tác, khách hàng tìm hiểu nhanh chóng về tổ chức bằng phương pháp nhận mặt tên, hình ảnh khuôn mặt vào các vai trò và nghĩa vụ công việc. Không chỉ vậy, những viên chức mới còn nhìn thấy được tổng quan về phòng ban của mình, gồm có những ai, ai đứng đầu và lộ trình thăng tiến ra sao.

Xem Thêm : "Bảng Hiệu" trong Tiếng Anh là gì: Định Nghĩa, Ví Dụ Anh Việt

Trong cả so với những viên chức lâu năm, chủ doanh nghiệp và phòng ban tuyển dụng nhân sự cũng đều có thể hưởng lợi từ một sơ đồ tổ chức thuận tiện, như biết được số lượng viên chức trong từng phòng ban, từ đó biết phương pháp phân bổ viên chức và các nguồn lực khác hiệu quả nhất.

Sơ đồ tổ chức còn được sử dụng khi tổ chức lại doanh nghiệp. Vậy tổ chức lại doanh nghiệp là gì? Đó đây chính là tái cấu trúc lại doanh nghiệp, từ việc chia, tách, thống nhất, sáp nhập hoặc chuyển đổi doanh nghiệp,… sao cho phù hợp hơn với mục tiêu doanh nghiệp đưa ra.

Đọc thêm: Tài liệu về quản trị nhân sự 2020

5 mẹo tạo sơ đồ tổ chức nhanh chóng

Định dạng biểu đồ trên một trang giấy

Trước hết, hãy định dạng biểu đồ trên một trang giấy. Làm như vậy, các bạn sẽ dễ dàng hình dung được về tổ chức của mình. Bạn cũng có thể vùng vẫy mọi ý tưởng, mà không thật e ngại việc đúng sai. Phòng ban nào cần chỉnh sửa, hoàn thiện hay thêm bớt thế nào cho hợp lý. Khi đã có trong tay sơ đồ chung chung về sơ đồ tổ chức, chúng ta cũng có thể nhờ tới việc trợ giúp của khá nhiều phần mềm tương trợ như: Word, Excel, Canva,… để sở hữu thể hoàn thành sơ đồ này. Nhưng hãy nhớ ghi hoặc vẽ nó ra giấy trước nhé !

Nhóm những người dân có cùng chức danh vào trong 1 nhóm

Khi khai mạc tạo sơ đồ tổ chức doanh nghiệp, có thể các bạn sẽ cảm thấy hơi mơ hồ. Đặc biệt quan trọng nếu doanh nghiệp lớn và có rất nhiều viên chức, nhiều phòng ban. Đừng lo lắng, hãy khai mạc chia nhỏ từng phòng ban ra. Hãy nhóm những người dân có cùng chức danh vào trong 1 nhóm, như vậy bạn đã thu hẹp được khá nhiều và dễ kiểm soát cũng như liệt kê hơn rồi đó.

Đặt tên chức vụ trước, sau đó đến tên người ở chức vụ đó

Một chức vụ có thể có nhiều nhân sự phụ trách, ví dụ như một tổ chức thì thường có nhiều kế toán viên. Vậy nên hãy đặt tên chức vụ trước, sau đó đến tên người ở chức vụ đó. Như vậy không những người dân lập, mà khắp cơ thể xem cũng rất dễ đọc sơ đồ tổ chức. Tất cả chúng ta có thể dễ dàng nhìn ra được tổ chức có những phòng ban, phòng ban ra sao cũng như số lượng thế nào.

Sử dụng đường kết nối với kích thước vừa đủ

Nếu những đường kết nối quá rộng, sơ đồ trông sẽ không còn được hài hòa, có quá nhiều khoảng tầm trống và tạo hiệu ứng không tốt cho những người tiếp nhận. Còn nếu những đường kết nối quá nhỏ, sơ đồ của các bạn sẽ trông tù túng, chật chội và không có “khoảng tầm nghỉ” trong tiếp nhận và xử lý thông tin cho những người xem. Vì thế tốt nhất là hãy sử dụng đường kết nối với kích thước vừa đủ.

Chia nhỏ các biểu đồ lớn

Nếu doanh nghiệp hay tổ chức của bạn có quy mô lớn và sơ đồ tổ chức khổng lồ, thì cách tốt nhất là hãy chia nhỏ các biểu đồ lớn, hãy làm sơ đồ trở thành đơn giản và bớt rối rắm. Bạn cũng có thể xem tổng quan về cấu trúc của tổ chức, sau đó nghiên cứu kỹ hơn về các phòng ban. Nhưng hãy luôn nhớ, đảm nói rằng tất cả mọi thành phần đều hướng về Lever rất chất lượng trong tổ chức.

Cách lập sơ đồ tổ chức doanh nghiệp

Xem Thêm : File VCF là gì?

Dù là doanh nghiệp to hay nhỏ, ít viên chức hay nhiều viên chức, thì việc lập sơ đồ tổ chức doanh nghiệp cũng sẽ đi qua hai bước:

• Ghi lại tất cả những vai trò công việc trong tổ chức, lập bản mô tả công việc (JDs) cho từng vị trí ngày nay và tương lai (nếu có), ghi rõ chức năng nhiệm vụ và yêu cầu tối thiểu kỹ năng kinh nghiệm cho từng vị trí.
• Vẽ sơ đồ quy trình hoàn thành công việc một cách tối ưu và ghi rõ cách trao đổi, liên hệ, giao tiếp công việc của mọi người trong sơ đồ với nhau.

Dựa vào bản vẽ này, các bạn sẽ biết những đội nhóm chính của bạn như nào và các bạn sẽ giao nhiệm vụ cho từng vị trí công việc ra sao. Và sơ đồ tổ chức đó phải cho bạn xác định rõ được những quan hệ giải trình công việc.

Tóm lại

Xây dựng sơ đồ tổ chức doanh nghiệp là việc khôn xiết quan trọng, yên cầu người lãnh đạo phải có tri thức toàn diện. Không chỉ thế việc xây dựng sơ đồ tổ chức cũng nên được giám sát update thường xuyên và đảm bảo tính xác thực, để mang lại hiệu quả rất chất lượng cho công việc chung.

Hy vọng nhưng san sớt trên đây của Testcenter đã hỗ trợ bạn có thêm những mẹo hay khi xây dựng sơ đồ tổ chức doanh nghiệp một cách nhanh chóng và tối ưu.

Testcenter.vn – Nền tảng công nghệ cung cấp giải pháp test trực tuyến dành riêng cho doanh nghiệp Việt Nam. Tự hào sát cánh đồng hành cùng +100 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu như HONDA, ĐH FPT, TopCV, Nhà băng TMCP Hàng Hải Việt Nam (MSB)…

Nếu như bạn quan tâm đến giải pháp giúp nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ tuyển dụng, huấn luyện và nhìn nhận năng lực nhân sự giúp tối ưu ngân sách lên tới 30%. Vui lòng đăng ký ngay tại đây để được tư vấn trực tiếp về Nền tảng nhìn nhận năng lực nhân sự TestCenter.

TestCenter.vn – Nền tảng nhìn nhận năng lực nhân sự cung cấp giải pháp test trực tuyến dành riêng cho doanh nghiệp Việt Nam. TestCenter.vn với nhà băng 300+ đề thi tuyển dụng nhân sự mẫu tương trợ quy trình nhìn nhận năng lực nhân sự. Tự hào sát cánh đồng hành cùng +500 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu như Honda, Sailun, Petrolimex, Nhà băng TMCP Hàng Hải Việt Nam (MSB),…

Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm ngân sách được 30% ngân sách so với cách tuyển dụng truyền thống khi sử dụng Testcenter. Vui lòng ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để nhận tư vấn 1-1 về các tính năng của Nền tảng nhìn nhận năng lực nhân sự TestCenter