Ngày này, khi thị trường lao động trở thành ngày một cạnh tranh thì sức ép tuyển dụng “đúng người, đúng việc” trở thành bài toán làm đau đầu nhà quản trị.

Bạn Đang Xem: Hướng dẫn xác minh thông tin ứng viên (Reference Checking) trong tuyển dụng

Để tránh rơi vào tình huống doanh nghiệp – sau khoản thời gian tuyển người vẫn hoang mang không chắc rằng ứng viên đó phù hợp hay chưa, tất cả chúng ta tìm hiểu một dụng cụ đánh giá và nhận định khách quan mang tên Reference checking. Toàn diện thông tin về dụng cụ sẽ xuất hiện đầy đủ tại nội dung bài viết này.

1. Xác minh thông tin ứng viên (Reference Checking) là gì?

1.1. Khái niệm reference checking

Xác minh thông tin về ứng viên (reference checking) là quá trình tại đây mà nhà tuyển dụng sẽ làm sáng tỏ thêm trình độ học vấn, kinh nghiệm, kỹ năng và tính cách của ứng viên thông qua các kênh tham khảo.

Thông qua xúc tiếp với lãnh đạo cũ, đồng nghiệp cũ, bè cánh ứng viên, nhà tuyển dụng sẽ kiểm tra được tính chân thật của những thông tin mà ứng viên cung cấp và có cái nhìn toàn diện về ứng viên. Đây là những thông tin tối quan trọng để nhà tuyển dụng ra quyết định cuối cùng trong việc tuyển dụng.

Nếu để ý, nhà tuyển dụng có thể dễ dàng thấy được có những khoảng chừng trống về thời kì và kinh nghiệm trong CV của ứng viên. Mặt khác, để vượt qua sự cạnh tranh, một số ứng viên cố ý phóng đại thông tin và kinh nghiệm của họ trong nỗ lực vượt lên trên các ứng viên vượt trội hoàn toàn khác. Bởi lẽ đó, việc kiểm tra thông tin tham khảo ngày càng trở thành quan trọng.

1.2. Mục tiêu của reference checking

Xác minh thông tin ứng viên (reference checking) là dụng cụ hiệu quả để quyết định việc lựa chọn giữa các ứng viên có trình độ tương đương nhau hoặc loại bỏ các ứng viên không phù phù hợp với văn hóa truyền thống tổ chức của doanh nghiệp.

• Lấp đầy các khoảng chừng trống thông tin

Việc tìm kiếm các thông tin hay dữ kiện về ứng viên từ góc độ của người tham khảo giúp lấp đầy các khoảng chừng trống thông tin trong cuộc phỏng vấn nhanh nhất có thể với ứng viên. Bạn cũng xuất hiện thể khám phá được những ý kiến nhìn nhận từ bên phía ngoài có mức giá trị về ứng viên và sự phù hợp của ứng viên với vị trí tuyển dụng từ phía người tham khảo.

• Chứng thực thông tin

Việc kiểm tra thông tin ứng viên từ phía người người tham khảo sẽ giúp nhà tuyển dụng chứng thực những tuyên bố của ứng viên trong quá trình phỏng vấn.

Nếu tồn tại sự xích mích giữa hai luồng thông tin, nhà tuyển dụng cần mở rộng phạm vi tham khảo. Nhà tuyển dụng không nên vội vàng Tóm lại mà cần có sự tỉnh táo để xác nhận mức độ trung thực của luồng thông tin đến phía mình. Nếu cấp thiết, một bài kiểm tra lại về phía ứng viên có thể được nhà tuyển dụng đưa ra.

• Khám phá các khía cạnh tính cách khác của ứng viên

Thời lượng ngắn ngủi của buổi phỏng vấn có thể chưa làm bạn hiểu thật rõ về ứng viên. Có những nét tính cách nào ở ứng viên mà bạn muốn hiểu sâu hơn nữa? Hay bạn phân vân rằng với tính cách này, liệu ứng viên có phù phù hợp với văn hóa truyền thống doanh nghiệp? Bằng việc trò chuyện với những người tham khảo, các bạn sẽ có thêm dữ kiện về ứng viên để giúp quyết định tuyển dụng xác thực cho doanh nghiệp mình.

2. Quy trình reference checking

2.1. Khi nào là thời khắc tốt nhất để tiến hành xác minh thông tin?

Thu thập đủ tài liệu để tham khảo (gồm có người tham khảo, chức vụ, thông tin về họ, lên kịch bản tham khảo, họp mặt/gọi điện thoại thông minh để tiến hành phỏng vấn hay trò chuyện,…) thực chất là một công việc tốn kém thời kì. Quá trình này, nếu không được thực hiện khoa học sẽ tác động đến thời kì tuyển dụng nói chung, nhất là lúc mà doanh nghiệp của bạn không chỉ việc tuyển một mà đến hàng trăm viên chức.

Xem Thêm : Nói đúng – Viết đúng

Một số thời khắc về sau mà chúng ta cũng có thể cân nhắc cho việc xác minh thông tin ứng viên của mình:

• Sau các cuộc phỏng vấn thời đoạn trước hết, khi đã thu hẹp list viên chức tiềm năng
• Khi chúng ta gần hoàn thành quy trình tuyển dụng và sẵn sàng ra quyết định
• Trường hợp đặc biệt quan trọng, khi chúng ta phân vân một rõ ràng và cụ thể nào đó trong cuộc phỏng vấn, hãy kiểm tra giả thiết của mình bằng phương pháp liên hệ luôn với những người tham khảo

2.2. Cách tốt nhất để reference checking là gì?

Về cơ bản có hai phương pháp để chúng ta cũng có thể nhận được tài liệu tham khảo – bằng văn bản hoặc qua điện thoại thông minh. Mặc dù tài liệu tham khảo bằng văn bản có thể thu thập đủ các thông tin cơ bản, tuy nhiên, để dành được thông tin tường minh hơn, nhất là các khía cạnh cảm nhận về tính chất cách viên chức, nhà quản lý hoàn toàn có thể sử dụng phương án gọi điện thoại thông minh hoặc họp mặt trực tiếp.

Một cách tiếp cận khác là tiến hành quy trình kiểm tra tham chiếu hai thời đoạn: với những hình thức yêu cầu qua văn bản (email, SMS,..) để xác minh các rõ ràng và cụ thể cơ bản sớm, sau đó là các cuộc trò chuyện qua điện thoại thông minh rõ ràng và cụ thể. Sau hết, cuộc họp mặt trực tiếp có thể sẽ tiến hành thiết lập nếu ứng viên là ứng cử cho một vị trí quan trọng hoặc họ thật sự rất tiềm năng.

Nhà quản lý có thể chọn hình thức gọi điện thoại thông minh hoặc họp mặt trực tiếp người tham khảo

2.3. Bạn nên nói chuyện với ai?

Thông thường, trong CV gửi về của ứng viên luôn có mục “thông tin người tham khảo” và đó có thể là cấp quản lý trực tiếp của ứng viên lúc còn thao tác làm việc ở doanh nghiệp đó. Hãy trực tiếp liên lạc với những người này và kiểm tra thông tin sơ bộ về năng lực của ứng viên từ môi trường xung quanh thao tác làm việc cũ.

Một người quản lý trực tiếp trước đó của ứng viên là lựa chọn tốt nhất, ngay cả những lúc họ đã rời khỏi tổ chức, vì họ sẽ sở hữu kinh nghiệm trực tiếp về việc quản lý ứng viên sâu sát trong một khoảng chừng thời kì. Nếu ứng viên đã mất liên lạc với quản lý trực tiếp trước đó, hãy sử dụng LinkedIn để gửi lời mời liên lạc với họ.

Nhớ là tham khảo các nguồn tài liệu tham khảo thành viên đính kèm trong hồ sơ của ứng viên. Những tương tác với bè cánh hoặc đồng nghiệp trên social rất có thể bộc lộ tính cách, quan điểm tốt thái độ sống của ứng viên. Các san sẻ công khai của họ trên social phần nào thì cũng nói lên mối quan tâm của họ.

2.4. Các bước thực hiện reference checking

Khi kiểm tra người tham khảo, bạn có hai mục tiêu. Mục tiêu trước hết, kiểm tra về những gì mà ứng viên đã nói về kinh nghiệm thao tác làm việc của mình:Họ thao tác làm việc ở đâu, trong bao lâu, vị trí công việc cuối cùng và các nhiệm vụ đặc biệt quan trọng mà người ta đã hoàn thành,… Mục tiêu thứ hai, biết thêm về những thành công và thất bại, thói quen nghề nghiệp, điểm mạnh và điểm yếu,… của ứng viên.

Lưu ý rằng trước lúc thực hiện xác minh thông tin, bạn cần phải phải được sự đồng ý của ứng viên để đảm nói rằng sự so sánh thông tin không xâm phạm tài liệu thành viên, quyền riêng tư của họ hoặc tác động đến vị trí ngày nay của họ ở một doanh nghiệp khác.

Bước tiếp theo, hãy lên một list những điều bạn cần phải nắm rõ hơn về ứng viên. Lưu ý rằng, một kế hoạch có trình tự rõ ràng luôn giúp đỡ bạn thực hiện dễ dàng và thuận tiện hơn.

Khi liên lạc với những người tham khảo, hãy nhớ giới thiệu bản thân và vị trí bạn cần phải tuyển dụng, hỏi xem người đó có đang sẵn có thời kì rảnh để trao đổi cùng bạn về vấn đề này sẽ không. Sau đó, hãy lắng tai câu truyện và ghi chú cẩn thận thông tin mà bạn được cung cấp.

Vì người tham khảo đã dành thời kì ghi nhớ, phác thảo thông tin lại với bạn, nên hãy đánh giá và nhận định cao sự trợ giúp của họ và cảm ơn họ sau cuộc trò chuyện.

Xem Thêm : Replica là gì? Phân biệt hàng Replica, Fake và Authentic

Quy trình này còn có thể được tóm tắt như sau:

1. Lên list các thông tin cần chứng thực và các thắc mắc về ứng viên. Soạn sẵn list vướng mắc.

2. Gửi thư ngỏ giới thiệu qua email hoặc trực tiếp giới thiệu mục tiêu cuộc trò chuyện sắp tới qua LinkedIn.

3. Phỏng vấn/trao đổi ngắn qua điện thoại thông minh để được trả lời từ người tham chiếu. Như đã đề cập, trong trường hợp việc cân nhắc ứng viên đó rất quan trọng, yêu cầu họ một buổi hứa gặp trực tiếp.Lưu ý rằng trong bước này bạn nên:

• Dành thời kì để xây dựng quan hệ tốt với những người tham khảo. Điều này sẽ làm người đó thoải mái hơn khi san sẻ thông tin cùng bạn.
• Mô tả vắn tắt công việc mà ứng viên đang dự tuyển và hỏi xem liệu người đó có thực sự phù phù hợp với công việc này sẽ không?
• Bằng sự khéo léo, tìm hiểu về phong cách, tính cách, điểm mạnh và điểm yếu của ứng viên.

4. Kết thúc trò chuyện, hãy gửi email cảm ơn họ. Nhớ là giữ liên lạc với họ, vì rất có thể sau đó bạn muốn xin thêm thông tin về ứng viên.

Xác minh thông tin là một quy trình yên cầu sự nhẫn nại và khéo léo

2.5. List mẫu các vướng mắc reference checking:

• Các nhiệm vụ chính của ứng viên là gì?
• Ứng viên thể hiện kỹ năng lãnh đạo và kỹ năng hiệp tác của mình ra sao?
• Anh/chị có thể cho thấy thêm một vài dự án nhóm mà ứng viên đã tham gia không? Vai trò của họ là gì và họ hiệp tác với đồng nghiệp ra sao?
• Ứng viên phản hồi ra sao khi được góp ý?
• Anh/chị nghĩ ứng viên có điểm mạnh hay kỹ năng nào nổi trội?
• Ứng viên xử lý các tình huống căng thẳng ra sao? Xin đưa ra các ví dụ cụ thể.
• Ứng viên có hành vi nào tác động đến hiệu quả công việc không? (ví dụ như: đi làm việc trễ, không kịp deadline hoặc tranh cãi với đồng nghiệp)

• Trách nhiệm chính của ứng viên trong vai trò cuối cùng của anh/cô ấy là gì?
• Ứng viên cho thấy anh/cô ấy đã xử lý tốt một tình huống cụ thể ra sao?
• Ứng viên hòa nhập với môi trường xung quanh tập thể ra sao?
• Lý do rời đi của ứng viên là gì?
• Anh/chị có nghĩ ứng viên có thể đảm nhận vai trò cao hơn nữa không? Vì sao?
• Anh/chị có nghĩ rằng ứng viên đủ ĐK cho vai trò mới này?
• Nếu được lựa chọn, anh/chị có muốn tiếp tục thao tác làm việc với ứng viên không?

3. Những lưu ý cho nhà tuyển dụng khi reference checking

Là hình thức kiểm tra thông tin khách quan, reference checking qua người thứ ba bộc lộ nhiều ưu điểm của mình. Tuy nhiên, do thao tác làm việc với con người nên lúc thực hiện hình thức này, nhà tuyển dụng cần khéo léo:

1. Tránh hỏi những câu mơ hồ như: “A có làm tốt công việc quản lý ở phòng anh ta không?” thay vào đó hãy hỏi những câu cụ thể hơn như: “A giỏi nhất về làm gì? Đồng đội của A thích anh ta nhất ở điểm nào? A có tích cực tham gia những hoạt động sinh hoạt của doanh nghiệp hay là không?”
2. Đừng hỏi những vướng mắc mang tính chất thu hút sự tiêu cực, ví dụ: “Điểm yếu của ứng viên này là gì?”, “Có điều gì mà đội nhóm của ứng viên không thích ở anh ta?”. Người tham khảo có thể sẽ cảm thấy không thoải mái khi phải đưa ra phản hồi xấu về một viên chức đã nghỉ việc. Thay vào đó, để nhận mặt thông tin không tích cực ở ứng viên, hãy khai thác từ những gì không được nói.
3. Đừng hỏi những vướng mắc quá chung chung hoặc quá mở, ví dụ: “Tuyệt hảo của bạn về ứng viên này là gì?”. Tốt nhất là bám sát các kỹ năng liên quan đến vị trí cũ và mới của ứng viên để lấy ra vướng mắc cho tất cả những người tham khảo.
4. Nếu một người tham khảo không tự tín rằng họ hiểu biết về ứng viên, hãy để họ giới thiệu người khác. Bạn cũng có thể hỏi: “Anh/chị có biết người nào có thể cho tôi một số kinh nghiệm của A trong nghành nghề này sẽ không?”, “Nếu có thể, anh/chị vui lòng cho tôi xin liên hệ của người quản lý đã từng trực tiếp thao tác làm việc với anh ấy.” Bạn càng nói chuyện với nhiều người thì bức tranh tổng thể của bạn dành được càng rõ ràng hơn.

Tổng kết

“Nếu ứng viên nổi trội hoặc xuất sắc, tôi đảm bảo là tám trên mười người sẽ hồi đáp nhanh chóng và có thiện chí trợ giúp” – trích từ “Tuyển dụng thông minh”, Pierre Mornell.

Theo quy luật này, việc kiểm tra lại lần hai (double checking) hoàn toàn có thể cho bạn những quyết định xác thực trong việc truy lùng nhân tài. Là một nhà tuyển dụng có tầm nhìn chiến lược, bạn cần phải nắm rõ lợi ích của phương pháp reference checking thay vì hiểu nhầm “phức tạp”, “tốn thời kì” mà nó thường bị dán nhãn.

Hi vọng rằng với những gợi ý từ Base Resources, các bạn sẽ có thêm những ý tưởng để ngày càng hoàn thiện quy trình tuyển dụng của doanh nghiệp mình.

Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào sát cánh cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều nghành nghề như: VIB, Ngân Hàng Á Châu ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Tiếp thị quảng cáo Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…

Để nhận tư vấn 1-1 và tham gia demo trải nghiệm tính năng các phần mềm quản trị vận hành của Base, chúng ta cũng có thể ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY.