So với SMEs, Startup quản lý vận hành doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc định hình, chuẩn hóa khối hệ thống quy trình thao tác làm việc. Có quy trình và quản trị rõ ràng, nội bộ mới hoạt động ổn định, thúc tiến hiệu suất. Tuy nhiên, xây dựng quy trình vận hành doanh nghiệp cũng tiêu tốn nhiều thời kì, công sức của con người của tổ chức, song song yên cầu nhiều tri thức và kỹ năng của lãnh đạo mà nếu không cẩn thận, mọi nỗ lực ném ra có thể sẽ ‘đổ xuống sông xuống biển’.

Bạn Đang Xem: Quản lý vận hành là gì? 5 bước xây dựng quy trình vận hành doanh nghiệp vừa và nhỏ   

Vậy làm thế nào để thiết kế cách vận hành doanh nghiệp nhỏ và vừa một cách dễ dàng, tiện lợi? Nội dung bài viết sau này sẽ đi sâu vào cụ thể chi tiết hóa các bước tạo dựng một quy trình hiệu quả. Cùng SOM tìm hiểu nhé!

Quản lý vận hành là gì?

Quản lý vận hành doanh nghiệp tạm hiểu là các tác vụ liên quan đến thiết kế, thực thi và kiểm soát quá trình hoạt động của tổ chức. Các công việc liên quan gồm có lập kế hoạch, tổ chức, quy trình hóa, triển khai, giám sát với mục tiêu:

• Đảm bảo sử dụng nguồn lực đúng cách và hiệu quả.
• Tối ưu tài nguyên, tối đa hiệu suất.
• Có cơ sở dự đoán tương lai, xây dựng kế hoạch xác thực.
• Dễ dàng kiểm soát rủi ro, kiểm soát và điều chỉnh kịp thời.

Trong số đó, quy trình vận hành doanh nghiệp là khối hệ thống các bước, quy tắc, tiêu chuẩn mà nhân sự phòng ban, hoặc toàn tổ chức cần tuân thủ theo. Tùy theo quy mô, nghành nghề dịch vụ doanh nghiệp và tính chất dự án mà phương pháp để vận hành doanh nghiệp sẽ khác nhau nhưng tất cả đều hướng tới những lợi ích cho tổ chức như:

• Xác định nội dung, khối lượng, trật tự công việc được xác định rõ ràng.
• Rút ngắn thời kì hoạt động, tăng năng suất.
• Giảm thiểu rủi ro, cải tiến quá trình vận hành.
• Tiết kiệm chi phí ngân sách và thời kì xử lý vấn đề.
• Tạo ra môi trường thiên nhiên thao tác làm việc chuyên nghiệp.
• Tăng tốc phát triển và có những bước đột phá hiệu quả.

5 bước xây dựng quy trình vận hành doanh nghiệp vừa và nhỏ

Phương pháp để xây dựng quy trình vận hành doanh nghiệp sẽ trở thành dễ thở hơn lúc các lãnh đạo, quản lý doanh nghiệp tuân thủ 5 bước sau đây:

Bước 1: DESIGN (Xây dựng quy trình vận hành doanh nghiệp)

Xác định nhu cầu, phạm vi và mục tiêu của công việc

Để đảm bảo đi đúng hướng và hiệu quả, lãnh đạo trước hết cần xác định quy trình vận hành doanh nghiệp này:

• Để làm gì?
• Ứng dụng lên những ai, phòng ban nào?
• Sử dụng trong những việc, dự án nào?
• Mục tiêu, kết quả?

Chuẩn hóa quy trình dưới dạng văn bản mô tả

Để tiện lợi huấn luyện viên chức triển khai, quy trình cần được trình bày rõ ràng, cụ thể chi tiết thành các bản mô tả. Chúng sẽ tiến hành san sẻ tới các nhân sự liên quan, tiết kiệm ngân sách thời kì hướng dẫn, song song làm mẫu để họ ứng dụng theo dễ dàng.

Xem Thêm : Borax ( hàn the) là gì? Vai trò, tác hại cần biết về hàn the

Đa phần các bản mô tả quy trình hiện nay đều được ứng dụng theo công thức 5W-1H-5M.

Mô hình 5W-1H để xác định các đầu việc

• Why: lý do xây dựng quy trình vận hành doanh nghiệp.
• What: nội dung công việc, các bước thực hiện.
• Where: được triển khai ở đâu.
• When: khi nào triển khai, các mốc quan trọng, khi nào kết thúc…
• Who: ai phụ trách chính, ai tương trợ, ai kiểm duyệt cuối cùng…
• How: phương pháp thao tác làm việc, hướng dẫn vận hành máy móc, tài liệu…

Mô hình 5M để xác định nguồn lực

• Man: nhân sự cần trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng thế nào.
• Money: ngân sách thực hiện.
• Material: nguyên vật liệu ra sao hoặc các nhà cung ứng là ai.

• Machine: máy móc, công nghệ tương trợ.
• Method: phương pháp thực hiện.

Kiểm soát quy trình

Trong quá trình triển khai, lãnh đạo cần theo sát và kiểm tra liên tục, nhìn nhận và đánh giá hiệu quả để kịp thời giải quyết và xử lý nếu có vấn đề, nhanh chóng kiểm soát và điều chỉnh quy trình vận hành doanh nghiệp sao cho phù hợp tổ chức nhất. Trong số đó, nhà quản lý cần xác định:

• Người phụ trách kiểm tra là ai?
• Kiểm soát những đầu việc gì, tiêu chuẩn nhìn nhận và đánh giá, vấn đề trọng yếu…
• Tần suất kiểm tra.
• Phương pháp kiểm tra (phương tiện, đơn vị đo lường và tính toán…)

Hoàn thiện thành văn bản

Sau khoản thời gian đã có đầy đủ list công việc, phương pháp triển khai, phương pháp kiểm soát và nguồn lực, người phụ trách cần tổng hợp tất cả và trình bày lên văn bản hoàn thiện. Những bản mô tả này sẽ trở thành tài liệu hướng dẫn cho những nhân sự, đảm bảo tất cả tuân thủ dễ dàng và hiệu quả.

Bước 2: MODELLING (Mô hình hóa quy trình)

Để mọi người tiện lợi theo dõi và nắm rõ quy trình, bước mô hình hóa là thế tất, biến mọi lý thuyết trở thành xinh xắn, dễ thuộc hơn. Trong số đó, một mô hình quy trình vận hành doanh nghiệp phổ thông lãnh đạo có thể tham khảo là Flowchart.

Flowchart tạm dịch là sơ đồ/lưu đồ, giúp doanh nghiệp thể hiện trực quan các bước, làm rõ các thời đoạn trọng yếu, nhấn mạnh vấn đề điều kiện kèm theo thay đổi rõ ràng.

Bước 3: EXECUTION (Thực thi quy trình vận hành doanh nghiệp)

Sau khoản thời gian hoàn thành bước xây dựng, tổ chức mở màn ứng dụng quy trình vào công việc như đã đề ra. Các nhân sự có thể lưu trữ tất cả tài liệu, hoạt động triển khai theo thời kì, đầu mục để lãnh đạo theo dõi tiến độ, nhìn nhận và đánh giá song song để kịp thời tối ưu vận hành.

Trong thời đại chuyển đổi số, nhiều doanh nghiệp đã và đang tìm tới các nền tảng quản trị để quản lý vận hành hiệu quả: Base, Trello, Chatwork, Airtable… Các khối hệ thống này sẽ giúp nhà lãnh đạo theo dõi công việc một cách trực quan với số liệu thống kê rõ ràng cho từng mắt xích quy trình. Trên cơ sở đó, các nhà quản lý có thể từng bước theo dõi, nhìn nhận và đánh giá và cải thiện ở bược tiếp theo.

Bước: MONITORING (Theo dõi quy trình và nhìn nhận và đánh giá hiệu quả)

Xem Thêm : Công Ty Con Tiếng Anh Là Gì? Công Ty Con Là Gì?

Đây là bước quan trọng giúp tổ chức nhìn nhận và đánh giá từng bước và toàn bộ khối hệ thống quy trình vận hành doanh nghiệp, gồm có:

• Thời kì xử lý
• giá thành sử dụng (so sánh chi – thu, lợi nhuận, ngân sách làm lại do sơ sót…)
• Chất lượng sản phẩm và dịch vụ đầu ra của sản phẩm/dịch vụ

Từ đó, lãnh đạo sẽ biết quy trình ngày nay đã tốt chưa, đang xuất hiện những điểm tấc nghẽn nào, giữa mô hình và thực tế có đồng nhất không… làm cơ sở xác thực để tối ưu vận hành.

Bước 5: OPTIMIZATION (Kiểm soát và điều chỉnh và tối ưu hóa quy trình)

Dựa vào kết quả nhìn nhận và đánh giá ở bước 4, nhà quản lý sẽ kiểm soát và điều chỉnh hoặc loại bỏ các bước, các yếu tố ở bước 1 để hoàn thiện quy trình. Lãnh đạo cần phân tích đa chiều và cẩn thận để xác định xác thực điểm bất hợp lý, dự đoán tiện lợi các nguy cơ, tìm được thời cơ cải thiện quy trình tốt hơn.

Lưu ý, 5 bước trên đây không phải một mực, tổ chức có thể linh hoạt kiểm soát và điều chỉnh để phù phù hợp với dự án, nguồn lực, doanh nghiệp của mình.

Khóa học EMBA huấn luyện phương pháp để vận hành doanh nghiệp nhỏ và vừa

Để biết nên kiểm soát và điều chỉnh quy trình thế nào cho phù phù hợp với doanh nghiệp, các nhà lãnh đạo là nhân tố quyết định. Họ sẽ là những người dân nhìn nhận và đánh giá sau rốt, phân tích các đề xuất từ cấp dưới và chốt giải pháp cải thiện quá trình vận hành.

Để công việc này dễ dàng và tiện lợi hơn, nhà quản lý cần có:

• Tri thức đa ngành, để dù quy trình thuộc phòng ban nào thì cũng dễ dàng đề ra phương án.
• Kỹ năng giải quyết và xử lý vấn đề, kỹ năng ra quyết định và các kỹ năng lãnh đạo cấp thiết khác để dẫn dắt tổ chức đi đúng hướng, vượt qua mọi thử thách.
• Kinh nghiệm sâu rộng để sớm tìm ra phương pháp, được tích lũy từ các bài học kinh nghiệm quá khứ, hoặc các doanh nghiệp trong nghề.

Và tất cả những điều trên đã được thiết kế tinh gọn trong khóa học quản lý vận hành cấp cao EMBA của SOM-AIT. Học viên sẽ có được thời cơ học phương pháp để vận hành doanh nghiệp nhỏ và vừa, cho từng phòng tài chính, nhân sự, marketing…; học hỏi từ các GS đầu ngành và lãnh đạo đa nghành nghề dịch vụ là các bạn học cùng lớp; rèn luyện thường xuyên bộ kỹ năng lãnh đạo SMEs…

Từ đó, người học sẽ hoàn thiện tri thức – kỹ năng – kinh nghiệm trong việc quản lý vận hành doanh nghiệp, tối ưu trơn tru 5 bước trên cho tổ chức của mình.

Để được tư vấn cho tiết về khóa học EMBA, hãy để lại thông tin tại form phía bên dưới, chúng tôi sẽ sắp xếp hàng ngũ liên hệ trả lời ngay nhé.