Khi đối chiếu với chủ khách sạn, quản lý khách sạn không phải là một khái niệm đơn lẻ mà là nhiều khái niệm liên kết chặt chẽ với nhau.

Bạn Đang Xem: Quản lý khách sạn là gì, cần những yếu tố nào, có khó không?

Thật khó để nói rằng bạn đã thuần thục công việc quản lý khách sạn khi có nhiều nhiệm vụ và trách nhiệm như vậy. Khả năng thích ứng, đối mặt với thử thách là điều cấp thiết so với một nhà quản lý khách sạn.

Luôn có những chiến lược mới, thị hiếu của khách du lịch hoặc các công nghệ mới xuất hiện mà bạn phải theo dõi. Những xu hướng mới trong các khách sạn và ngành công nghiệp khách sạn đang rất được tạo ra sẽ tác động ảnh hưởng đến cách một người quản lý mô hình kinh doanh, vì vậy các bạn sẽ phải bỏ sức lực và tiền nong để bắt kịp những xu hướng ấy.

Nội dung bài viết này sẽ đưa bạn đi tìm hiểu khái niệm quản lý khách sạn và đưa ra một số tips và ý tưởng trong quá trình thực hiện để giúp cho bạn điều hành khách sạn tốt hơn.

Quản lý khách sạn là gì?

Khái niệm quản lý khách sạn là gì?

Quản lý khách sạn (Khách sạn Management) là tổ chức, quản lý tất cả những hoạt động của khách sạn một cách khoa học học và hiệu quả.

Người quản lý khách sạn sẽ thiết lập các quy tắc trong quá trình quản lý từng phòng ban khác nhau của khách sạn từ lễ tân, phòng nghỉ đến quán ăn, sự kiện, lập các báo cáo giải trình kết quả tài chính, các bản thu – chi ngân sách liên quan đến các hoạt động sinh hoạt chung của khách sạn…

Công việc quản lý khách sạn cụ thể là gì?

Xây dựng và triển khai kế hoạch kinh doanh

• Phối hợp định kỳ với những phòng ban liên quan để đưa ra các chỉ tiêu, định hướng từ đó lập kế hoạch kinh doanh một cách phù phù hợp với tình hình chung.
• Triển khai thực hiện các kế hoạch sao cho hiệu quả chất lượng cao, mang lại nguồn doanh thu, lợi nhuận đạt hoặc vượt chỉ tiêu đề ra.

Quản lý, điều phối các hoạt động sinh hoạt trong khách sạn

• Duy trì và đảm bảo hoạt động liên tục của những phòng ban trong khách sạn.
• Kiểm tra thường xuyên chất lượng sản phẩm và dịch vụ phòng ốc, vệ sinh sảnh, các lối đi…
• Kiểm soát chất lượng sản phẩm và dịch vụ các sản phẩm, dịch vụ đi kèm phục vụ khách hàng.
• Giám sát thái độ – chất lượng sản phẩm và dịch vụ phục vụ của viên chức từ đó đưa ra những kiểm soát và điều chỉnh phù hợp.
• Kiểm tra công việc bảo trì – bảo trì, nâng cấp cơ sở vật chất, trang thiết bị, tài sản của khách sạn.

Xây dựng quy trình hoạt động tiêu hợp lý cho khách sạn

• Phối phù hợp với các phòng ban liên quan trong khách sạn để xây dựng mô tả công việc, quy trình hướng dẫn nghiệp vụ cho từng vị trí công việc cụ thể.
• Triển khai và đảm bảo viên chức thao tác làm việc theo như đúng quy trình chuẩn, song song giám sát quá trình thực hiện từ đó có những kiểm soát và điều chỉnh cấp thiết.
• Tiến hành sửa đổi, cải tiến các quy trình sao cho phù phù hợp với định hướng mới của khách sạn.

Các công việc khác

• Đảm nhiệm công việc đại điện cho khách sạn phát ngôn với cơ quan báo chí truyền thông, truyền thông.
• Thiết lập quan hệ tốt đẹp với khách hàng, nhà cung cấp, cơ quan ban ngành địa phương…
• Chịu trách nhiệm phê duyệt, nhận định kế hoạch, công việc của những phòng ban thuộc thẩm quyền quản lý.

• Trực tiếp tham gia vào các kế hoạch marketing, tiếp thị, truyền thông truyền bá hình ảnh khách sạn.
• Dữ thế chủ động đề xuất với cấp trên giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động, doanh thu cho khách sạn.
• Tổ chức và tham gia các buổi huấn luyện, huấn luyện kỹ năng nghiệp vụ cho cấp dưới.
• Tổ chức, chủ trì các cuộc họp định kỳ trong khách sạn.
• Thực hiện các công việc khác khi được cấp trên uỷ thác.

Làm quản lý khách sạn thiết yếu tố gì?

Quản lý khách sạn thiết yếu tố gì?

Có vốn hiểu biết sâu rộng về văn hóa truyền thống – xã hội

Là nhà quản trị khách sạn, bạn phải cần phải tinh thông và có tri thức sâu rộng về văn hóa truyền thống, quán ăn, phong tục, truyền thống, tâm lý và con người,…của Việt Nam hay thậm chí là các quốc gia khác trên thế giới, tùy thuộc vào đối tượng người tiêu dùng người tiêu dùng tiềm năng của khách sạn nơi bạn đang thao tác làm việc. Chỉ khi đã đoạt yếu tố này, bạn mới tự tín và dễ dàng hiểu được tâm lý, nhu cầu khách hàng từ đó lựa chọn dịch vụ phù hợp mang lại cho khách hàng mức độ hài lòng chất lượng cao.

Tự tín, năng động, nhiệt tình và nhạy bén

Đây là những tố chất lãnh đạo mà một nhà quản trị khách sạn. Bởi phần lớn công việc nhà quản trị khách sạn là giao tiếp với khách hàng, cấp dưới và cả với cấp trên. Đặc thù công việc yên cầu bạn phải nắm bắt tâm lý đối phương, thân thiện, linh hoạt để giải quyết và xử lý nhanh chóng và kịp thời những vấn đề phát sinh trong công việc…

Cẩn thận, tỉ mỉ, chu đáo và chỉnh tề

Tinh ý và thấu hiểu những mong muốn của khách hàng từ sự sắp xếp, bày trí trong khách sạn như sảnh, phòng ăn, phòng ở tới những dịch vụ bổ sung khác; tận tình và khéo léo trong việc điều phối công việc giúp cấp dưới thoải mái và tự tín hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ; chỉn chu trong tác phong, cách ăn mặc, lời nói, cử chỉ và hành động, từ đó toát lên phong thái của người làm dịch vụ, gây tuyệt hảo và tạo sự tin tưởng với khách hàng mọi lúc mọi nơi.

Tổ chức, quản lý và sắp xếp công việc

Là một nhà quản trị, bạn kiên cố phải cần có khả năng tổ chức, quản lý và sắp xếp công việc một cách hợp lý, hiệu quả đến từng phòng ban và viên chức có liên quan.

Từ đó, công việc mới có thể được thực hiện liên tục, khoa học, đảm bảo hoàn thành mục tiêu và tiến độ đã đưa ra.

Chịu được sức ép công việc

Xem Thêm : Par trong golf là gì? Giải đáp chi tiết từ A-Z cho người mới

Ngành dịch vụ nói chung và ngành quản trị khách sạn nói riêng luôn có những sức ép về doanh thu, khối lượng công việc, số lượng khách hàng,… yên cầu nhà quản trị phải thực sự có khả năng chịu sức ép công việc cao từ đó sẵn sàng tiếp nhận và giải quyết và xử lý những vấn đề đó một cách nhanh gọn và hiệu quả nhất.

Có khả năng ngoại ngữ

Không chỉ trang bị tri thức kinh nghiệm tay nghề sâu rộng, nhà quản trị khách sạn cần có khả năng ngoại ngữ tốt, nhất là tiếng Anh. Thành thục trong giao tiếp giúp cho bạn tiếp nhận thông tin hiệu quả và giao tiếp dễ dàng với mọi khách hàng của khách sạn.

Quản lý khách sạn có khó không?

Bất kỳ ngành nghề, công việc nào cũng tồn tại những khó khăn đặc thù và quản lý khách sạn cũng vậy. Để thành công trong ngành quản lý khách sạn, bạn hãy chuẩn bị sẵn sàng sẵn sàng một tâm thế và nắm vững bạn phải đối mặt với những thử thách nào. Vậy những khó khăn khi quản lý khách sạn là gì?

Sức ép công việc

Đừng nghĩ làm quản lý khách sạn sẽ nhàn hạ và không có gì vất vả, không nhất thiết phải có tri thức kinh nghiệm tay nghề sâu rộng. Thực tế không phải vậy. Ở vị trí càng cao, sức ép công việc sẽ càng lớn. Quản lý nhà hàng – khách sạn phải đảm nhiệm nhiều công việc quan trọng như: lập kế hoạch, các báo cáo giải trình kết quả tài chính, các bản thu – chi ngân sách, quản lý tỷ lệ phòng đã đặt và phòng còn trống, quản lý vấn đề chế biến thực phẩm, thiết lập các quy tắc trong quản lý nhân sự, tư vấn cho cấp trên đảm bảo công việc chuẩn bị sẵn sàng và phục vụ diễn ra đúng tiến độ…

Thông thường, nhà quản lý khách sạn phải thao tác làm việc khoảng chừng 50-80 giờ/tuần. Với khối lượng công việc khổng lồ và thời kì thao tác làm việc gấp đôi người thường nhật như vậy, họ phải thường xuyên đối mặt với sức ép về tâm lý và vấn đề về sức khỏe.

Cảm xúc trong công việc

Làm trong ngành dịch vụ, các bạn sẽ luôn phải kê khách hàng làm trọng tâm, yếu tố con người luôn luôn được ưu tiên đặt lên hàng đầu. Vì thế, thái độ phục vụ của người làm ngành quản lý khách sạn rất quan trọng. Không những thế, công việc quản lý khách sạn phải phục vụ, giao tiếp với những viên chức, cấp trên và khách hàng rất thường xuyên. Do đó, bạn phải phải giữ được cảm xúc cân bằng để khiến khách hàng luôn cảm thấy hài lòng với dịch vụ mà khách sạn cung cấp. Điều này sẽ rất khó nếu như bạn là người sống thiên về cảm xúc, không kiềm chế được cảm xúc hoặc thiếu tĩnh tâm.

Yêu cầu khe khắt về kỹ năng ngoại ngữ

Môi trường thiên nhiên thao tác làm việc trong ngành quản lý khách sạn là môi trường tự nhiên quốc tế yêu cầu bạn phải xúc tiếp thường xuyên với những khách hàng nước ngoài. Do đó các khách sạn luôn ưu tiên tuyển dụng ứng viên có khả năng ngoại ngữ tốt, nhất là tiếng Anh để sở hữu thể giao tiếp và chăm sóc khách hàng một cách tốt nhất. Nếu không có kỹ năng ngoại ngữ tốt, các bạn sẽ gặp khá nhiều trở ngại trong công việc lẫn tuyến phố thăng tiến của tôi.

Thế nào là quản lý khách sạn tốt trong thời đại số?

Mang tới sự việc thuận tiện nhất cho khách hàng

Ứng dụng sự phát triển của công nghệ tân tiến trong kinh doanh khách sạn sẽ mang đến nhiều sự thuận tiện cho khách hàng, song song, góp phần tiết kiệm ngân sách thời kì và ngân sách. Chẳng hạn, thay vì chi trả bằng tiền mặt, khách sạn có thể tương trợ thêm những phương thức tính sổ khác ví như Internet Banking, thẻ tín dụng thanh toán, các loại ví điện tử,… một cách nhanh chóng, tiện lợi và nhất là đảm bảo tính sáng tỏ khi những giao dịch thanh toán được hiển thị rõ ràng với khách hàng trên các thiết bị di động của họ.

Nâng cao trải nghiệm tiêu khiển cho khách hàng

Nâng cao và member hóa trải nghiệm tiêu khiển của khách hàng trong chính phòng tiếp khách sạn sẽ góp phần tăng cao sự hài lòng và thu hút họ quay trở lại, tiếp tục lựa chọn sử dụng dịch vụ của tất cả chúng ta. Chẳng hạn, các khách sạn có thể member hóa Khách sạn TV với những nội dung theo như đúng thị hiếu, độ tuổi hoặc nam nữ của khách hàng. Ngoài ra, thông qua thiết bị vô cùng tân tiến này, tất cả chúng ta cũng tồn tại thể nâng cao khả năng tương tác với khách hàng bằng các tính năng vô cùng cấp thiết như đặt dịch vụ spa chăm sóc sức khỏe và làm đẹp, giặt ủi, gym, gọi món ăn… ngay trên giao diện màn hình hiển thị Khách sạn TV.

Trang bị nội thất bên trong ứng dụng công nghệ cao

Trong thời đại công nghệ, các chủ khách sạn có thể thử ứng dụng những chiếc màn hình hiển thị riêng lẻ trình chiếu những hình ảnh động hoặc video trang trí trên các bức tường thay cho những bức tranh tĩnh theo phong cách cổ điển. Việc trang trí nội thất bên trong bằng công nghệ cao sẽ tạo sự thu hút và gây tuyệt hảo mạnh mẽ với khách hàng.

Triển khai khối hệ thống quản lý khách sạn Digital

Một điều không thể thiếu khi quản lý khách sạn trong thời đại số đó chính là ứng dụng những khối hệ thống tân tiến thu thập, lưu trữ thông tin, tài liệu của khách hàng cũng như quản lý tất cả dịch vụ bên trong. Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ số và Digital, rất nhiều khối hệ thống quản lý khách sạn tân tiến, đa dạng tính năng hữu ích, đáng tin cậy đã ra đời và được nhiều doanh nghiệp kinh doanh khách sạn ứng dụng rộng rãi.

Những khối hệ thống quản lý khách sạn này đó chính là phương tiện tương trợ cực kỳ đắc lực để theo dõi và kiểm soát mọi thông về khách hàng, tình trạng phòng, các dịch vụ của khách sạn cũng như quản trị các kinh nghiệm tay nghề nhân sự, nguyên vật liệu, tài chính – kế toán, Marketing,… Nhờ đó, quá trình vận hành và kinh doanh khách sạn sẽ trở thành hiệu quả hơn rất nhiều và các cấp quản lý, lãnh đạo cũng tồn tại cơ sở để xây dựng các kế hoạch kinh doanh mới trong tương lai.

Khối hệ thống quản lý khách sạn tốt cần có những tính năng gì?

Tính năng lễ tân

Xem Thêm : Cùng tìm hiểu về bộ môn Line Dancing và những công dụng với sức

Tính năng cơ bản nhất mà mọi khối hệ thống quản lý khách sạn cần được trang bị đó chính là tính năng lễ tân. Nhờ tính năng này, viên chức lễ tân sẽ nhanh chóng và dễ dàng tiến hành quá trình check-in và check-out cho khách, thực hiện việc đặt phòng, thay đổi phòng, kiểm soát và điều chỉnh tháng ngày và tình trạng các phòng, tương trợ khách hàng đặt các dịch vụ kèm theo trong khách sạn như gym, spa chăm sóc sức khỏe và làm đẹp, nhà hàng, giặt ủi,…

Quản lý việc đặt phòng

Bên cạnh tính năng lễ tân thì quản lý đặt phòng đó chính là tính năng vô cùng quan trọng và không thể thiếu trong một khối hệ thống quản lý khách sạn. Bên cạnh các nguồn đặt phòng truyền thống như đặt trực tiếp hay đặt thông qua doanh nghiệp du lịch, ngày này, khách hàng có thể đặt phòng từ nhiều nguồn khác, ví dụ như Website hoặc App của khách sạn, Website và App du lịch hoặc thông qua các hãng hàng không,… Khối hệ thống quản lý khách sạn sẽ giúp tất cả chúng ta xử lý nhanh chóng và hiệu quả việc đặt phòng từ nhiều nguồn này một cách chuẩn xác, đảm bảo quá trình tiếp nhận khách diễn ra hiệu quả nhất.

Kiểm soát hóa đơn và tính sổ

Ngày này, phần mềm quản lý khách sạn cần tích hợp đa dạng phương thức tính sổ như tiền mặt, thẻ tín dụng thanh toán, Internet Banking, các loại ví điện tử,… Ngoài ra, phần mềm cũng cần được có tính năng kiểm soát các loại hóa đơn, tạm ứng tiền gửi, các loại phí phụ, quá trình chuyển tiền hoặc các loại thuế,…

Quản lý điều hành

Khối hệ thống quản lý khách sạn cần có tính năng quản lý điều hành, đảm bảo liên tục update và lưu trữ các thông tin, tài liệu theo thời kì thực tới những cấp quản lý, lãnh đạo. Nhờ đó, tất cả chúng ta có thể ngay tức thì xem xét tình trạng phòng, kiểm tra kho bãi, vật tư, nguyên vật liệu,… nhanh chóng và chuẩn xác nhất.

Tích phù hợp với các bên thứ ba

Phần mềm quản lý khách sạn hiệu quả cần có khả năng tích hợp và thao tác làm việc cùng với rất nhiều loại phần cứng, phần mềm bên thứ ba khác, ví dụ như khóa từ, ngăn kéo tiền mặt, máy quét ID, các cổng tính sổ khác nhau, các phần mềm quản trị bán sản phẩm, nhân sự, tài chính – kế toán, Marketing khác.

Tính năng báo cáo giải trình

Khối hệ thống quản lý cần có tính năng thiết lập và truy xuất các loại báo cáo giải trình khác nhau của những phòng ban trong nội bộ khách sạn một cách chi tiết cụ thể, chuẩn xác nhưng vẫn đảm bảo trực quan, đơn giản, dễ theo dõi.

Thông qua những bảng báo cáo giải trình, các cấp quản lý, lãnh đạo có thể đưa ra được những quyết định kinh doanh đúng đắn và kịp thời nhất. Từ đó, hoạt động kinh doanh của khách sạn sẽ ngày càng tăng trưởng hiệu quả hơn rất nhiều.

Odoo ERP – Phần mềm quản lý khách sạn tối ưu

Odoo là một trong những giải pháp hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) mã nguồn mở hàng đầu, phục vụ nhu cầu quản lý của những doanh nghiệp vừa và nhỏ. Với trên 10000 ứng dụng, module sẵn có, Odoo là một bộ giải pháp quản trị doanh nghiệp toàn diện có khả năng quản lý sales, quan hệ khách hàng, dự án, tồn kho, sinh sản, kế toán, nhân sự, … Tất cả những phân hệ được tích hợp trong một phần mềm dễ thiết lập, sử dụng với tương đối đầy đủ hướng dẫn và tương trợ nhiều tiếng nói.

Vì Odoo là một nền tảng mã nguồn mở, doanh nghiệp có thể tích hợp dễ dàng với những ứng dụng bên thứ ba, hay kiểm soát và điều chỉnh các module sẵn. Không chỉ vậy, Odoo được chấp nhận doanh nghiệp tạo thêm người dùng mới khi mở rộng quy mô kinh doanh chỉ với vài thao tác đơn giản.

Nhờ đó, Odoo là một nền tảng tối ưu cho quản lý khách sạn. Với những tính năng quản lý toàn diện cho mọi phòng ban, các khách sạn có thể tùy chỉnh để phù thống nhất với quy trình, nghiệp vụ và quy mô của mình.

Kết luận

Nội dung bài viết này cung cấp những thông tin hữu ích về quản lý khách sạn, cũng như các tips và ý tưởng trong quá trình thực hiện để giúp cho bạn điều hành khách sạn tốt hơn.

Là một trong những đối tác hàng đầu của Odoo tại Việt Nam, Magenest cung cấp các giải pháp của Odoo giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực, giảm thiểu ngân sách góp vốn đầu tư, vận hành mà vẫn đảm bảo được thời kì thực thi tối thiểu. Các Chuyên Viên của chúng tôi sẽ phân tích, tư vấn và đưa ra giải pháp phù thống nhất với thực trạng của doanh nghiệp. Để tìm hiểu thêm dịch vụ Odoo của Magenest và tư vấn miễn phí về giải pháp quản lý khách sạn, hãy truy cập ngay website tại đây nhé!