1. Khái niệm Purchase requisition là gì?

1.1. Khái niệm Purchase requisition

Theo dịch nghĩa của từ vị Cambridge thì Purchase requisition có tức là chỉ một yêu cầu được đưa ra bởi một phòng ban trong một đơn vị tới phòng ban mua hàng (= phòng ban chịu trách nhiệm mua) để sở hữu sản phẩm & hàng hóa hoặc dịch vụ cụ thể mà nó cần

Bạn Đang Xem: Purchase requisition là gì? Bí quyết quản lý doanh nghiệp

Ta có thể hiểu đơn giản hơn Purchase requisition tức là một yêu cầu đặt hàng nội bộ trong doanh nghiệp, Purchase requisition hay được gọi dưới hình thức là mua trưng dụng là một yêu cầu gửi nội bộ trong đơn vị để đã chiếm sản phẩm & hàng hóa và dịch vụ mua vào, trong đó có kinh doanh thị trường chứng khoán cũng tồn tại thể yêu cầu mua nội bộ và là một phần trong khái niệm. Mẫu yêu cầu hay mẫu Purchase requisition là một tài liệu cho phòng ban mua hàng hoặc người quản lý xác thực những mặt hàng và dịch vụ được yêu cầu, số lượng, nguồn và ngân sách liên quan.

Mẫu yêu cầu mua hàng (PRF) được điền trước lúc mua sản phẩm & hàng hóa dưới dạng ủy quyền hữu hình. Các mẫu yêu cầu mua hàng thường được sử dụng trong các doanh nghiệp nhỏ hơn không có mạng lưới hệ thống dựa trên máy tính. Tuy nhiên, nhiều mạng lưới hệ thống máy tính (gồm có giải pháp dựa trên web) có sẵn trên thị trường có thể tạo ĐK tiện lợi cho việc nắm bắt thông tin yêu cầu mua hàng. Yêu cầu đặt hàng cũng tồn tại thể được chuyển đến phòng ban mua hàng thông qua mạng lưới hệ thống thông tin quản lý .

Một PRF có thể chứa các giá trị ngân sách và mua hàng để làm cho thành viên nhận thức được ngân sách thường niên và còn sót lại trước lúc mua hàng được thực hiện. Một mạng lưới hệ thống như vậy là có để đảm nói rằng sản phẩm & hàng hóa và dịch vụ được mua với sự đồng ý của người quản lý trực tuyến và có sẵn một ngân sách đủ.

Quy trình Purchase requisition khai mạc bằng một mẫu Purchase requisition hoặc Purchase requisition, một tài liệu được tạo bởi người mua và nộp cho phòng ban kiểm soát tài chính. Hãy coi đây là một phần của quy trình mua hàng nơi bạn đã chiếm ngón tay cái để sở hữu sản phẩm & hàng hóa và dịch vụ mà bạn muốn. Bạn không thực sự đặt hàng bất kỳ điều gì, bạn đang nhận được sự chấp thuận để làm như vậy. Điều này đóng vai trò là bước trước tiên trong quy trình truy thuế kiểm toán hiệu quả để sở hữu hàng. Purchase requisition thường được yêu cầu cho sản phẩm & hàng hóa trên một ngưỡng đô la nhất định.

Ví dụ, phòng ban mua sắm tại một trường ĐH tư nhân lớn yêu cầu người mua gửi yêu cầu mua sản phẩm & hàng hóa và dịch vụ trên 5.000 đô la. Mặc dù yêu cầu mua hàng có thể khác nhau tùy theo nhu cầu kinh doanh, nhưng chúng thường gồm có các thông tin sau: địa điểm hoặc phòng ban nội bộ của người mua, số lượng và mô tả chung về vật tư được yêu cầu, tên của nhà cung cấp (supplier) đang cung cấp sản phẩm & hàng hóa/ cargo/ cont và giá cả.

Lấy ví dụ về khách hàng chăm sóc sức khỏe nha khoa của chúng tôi, yêu cầu mua hàng sẽ gồm có địa điểm của người mua (địa điểm của phòng khám chăm sóc sức khỏe), số lượng và mô tả vật tư được yêu cầu (500 bàn chải đánh răng xỉa), tên của nhà cung cấp đang cung cấp sản phẩm & hàng hóa (ví dụ: Colgate®), giá ($ 2.000,00) và ngày giao hàng được yêu cầu. Sau đó, phòng khám sẽ san sớt tài liệu này trực tiếp với phòng ban mua hàng để phê duyệt, từ chối hoặc thảo luận thêm.

Tuyển chuyên viên mua hàng

>> Xem thêm: Forklift là gì

1.2. Khái niệm Purchase Oder

Purchase Oder (PO) là nơi mua hàng xẩy ra. Khi phòng ban mua hàng hoặc mua sắm đã phê duyệt yêu cầu mua hàng và cung cấp cho bạn ngón tay cái nghĩa bóng để sở hữu sản phẩm & hàng hóa và dịch vụ mong muốn của bạn, nó sẽ đưa ra lệnh mua cho nhà cung cấp. Các đơn đặt hàng thường được tạo bằng các mạng lưới hệ thống mua hàng điện tử như PurchasingControl, được cho phép các doanh nghiệp theo dõi PO và gửi chúng bằng điện tử. Một lần nữa, thông tin có thể khác nhau, nhưng các đơn đặt hàng thường gồm có tên của đơn vị mua sản phẩm & hàng hóa hoặc dịch vụ, mô tả và số lượng của sản phẩm & hàng hóa hoặc dịch vụ, giá cả, địa chỉ gửi thư, thông tin tính sổ và pháp lý, địa chỉ hóa đơn và đơn đặt hàng số lượng.

Purchase oder là một tài liệu quan trọng cho những nhà cung cấp tốt. Các nhà cung cấp sử dụng chúng để thực hiện đơn hàng và xử lý tính sổ. Khi PO được gửi, nhà cung cấp đưa ra bất kỳ mối quan tâm nào. Sau lúc bất kỳ vấn đề được xử lý, đơn đặt hàng được điều phối cho shipper và được giao (delivery) trong quá trình vận tải (transportation). Nhà cung cấp sau đó gửi hóa đơn cho sản phẩm & hàng hóa hoặc dịch vụ được trả bởi người mua.

Xem Thêm : PGA là gì? Những điều bạn cần biết về PGA?

Ví dụ: Khi đối chiếu với khách hàng chăm sóc sức khỏe nha khoa, đơn đặt hàng sẽ gồm có tên của đơn vị mua sản phẩm & hàng hóa hoặc dịch vụ (Đơn vị Nha khoa XYZ), mô tả và số lượng của sản phẩm & hàng hóa hoặc dịch vụ (500 bàn chải đánh răng xỉa), giá ($ 2.000), gửi thư địa chỉ (1 Fake Avenue, Boston, MA 12345), pháp lý tính sổ (sẽ tiến hành tính sổ trong 30 ngày), địa chỉ hóa đơn (giống như địa chỉ gửi thư) và số đơn đặt hàng (123).

>> Xem thêm: Ngành Khai thác vận tải

Việc làm Vật tư – Thiết bị

2. Tầm quan trọng của Purchase requisition và Purchase oder trong doanh nghiệp

Các doanh nghiệp xử lý việc tạo và giám sát các yêu cầu mua hàng và đơn đặt hàng theo nhiều cách thức, nhưng hiệu quả nhất là có một mạng lưới hệ thống mua sắm điện tử tích hợp dễ dàng với những mạng lưới hệ thống tài chính khác. Các doanh nghiệp sử dụng các mạng lưới hệ thống điện tử tinh vi thay vì dựa vào Excel và email để tạo, san sớt và theo dõi các tài liệu này được giảm ngân sách đáng kể, kiểm soát tốt hơn chi tiêu của đơn vị và quy trình hợp lý hơn và hơn thế nữa.

Bất kể quy trình được sử dụng, yêu cầu mua hàng và đơn đặt hàng là một phần quan trọng của quản lý chi tiêu. Không chỉ giúp quản lý ngân sách và hàng tồn kho, họ còn làm các doanh nghiệp tránh các đơn hàng trùng lặp hoặc thiếu, làm rõ các cụ thể chi tiết quan trọng, được bảo vệ chống lại truy thuế kiểm toán tài chính và bảo vệ toàn bộ cơ thể mua và nhà cung cấp.

Các Purchase requisition giúp doanh nghiệp của bạn dễ dàng mua hàng với biểu mẫu yêu cầu đơn đặt hàng và quy trình yêu cầu loại bỏ các lỗi nhập thủ công cũng như hỗ trợ cho doanh nghiệp tạo các yêu cầu mua hàng trong vài giây. Tài liệu được điền trước gồm có list nhà cung cấp được phê duyệt với những pháp lý tính sổ đã được thống nhất, danh mục sản phẩm và địa điểm giao hàng đảm bảo thông tin xác thực được tự động hóa điền vào mỗi lần, loại bỏ lỗi và tiết kiệm ngân sách và chi phí thời kì. Sử dụng đơn đặt hàng trước làm mẫu hoặc list chọn để phóng thích nhiều thời kì hơn cho những tác vụ giá trị tăng lên.

Theo dõi yêu cầu mua hàng tập trung đảm bảo khả năng hiển thị và theo dõi trong suốt quá trình yêu cầu và phê duyệt. Nhóm của bạn cũng có thể thấy khi yêu cầu của họ được chấp thuận hoặc bị từ chối. Người đứng đầu phòng ban, tài chính, tài khoản phải trả và quản lý cấp cao có tầm nhìn rộng hơn họ cần quản lý tốt hơn để không có gì bị mất. Tất cả những yêu cầu, tài liệu chính và các cuộc hội thoại được theo dõi ở một nơi và có thể truy cập từ bất kỳ đâu.

Việc làm Xuất – Nhập khẩu tại thủ đô

>> Xem thêm: Fedex là gì

3. Phần mềm quản lý và tạo Purchase requisition trong doanh nghiệp

Một trong nhiều phần mềm hiện nay được những doanh nghiệp sử dụng để quản lý và tạo Purchase requisition trong doanh nghiệp hiện nay là phần mềm SAP: ME51N

Mua tạo trưng dụng có thể được thực hiện trong t-code ME51N (hoặc phiên bản cũ ME51 – không khuyến khích) và là một quá trình chuyển tiếp thẳng.

Các bước để tạo một Purchase requisition trong phần mềm SAP: ME51N gồm các bước:

Xem Thêm : Hậu môn và các bệnh lý liên quan

– Bước 1: Thực hiên giao địch đăng nhập trên ME51N

– Bước 2: Mua hàng loại tài liệu trưng : NB – tiêu chuẩn.

– Bước 3: Xác định Nguồn : ON hoặc OFF.

– Bước 4: Tiêu đề lưu ý .

– Bước 5: Chất liệu : số liệu.

– Bước 6: Số lượng và UoM .

– Bước 7: Lưu trữ vị trí : trong đó các tài liệu được lưu trữ.

– Bước 8: Vendor : tự động hóa xác định bằng phương pháp sử dụng định nguồn – trường số 3.

– Bước 9: Số theo dõi: được đề cập trong các chủ đề trước, một giá trị mong muốn có thể được nhập bằng tay.

– Bước 10: Giá định giá: được sao chép từ tài liệu chính vật liệu nếu được duy trì ở đó, nếu không phải nhập thủ công (nếu trường này sẽ không được đặt làm tùy chọn). Sau lúc nhập thông tin mong muốn vào các trường, chúng tôi có thể lưu tài liệu giao dịch thanh toán.

Tìm việc

Nội dung bài viết đã cung cấp những thông tin xung quanh về purchase requisition như khái niêm, tầm quan trọng cũng như ví dụ về phần mềm quản lý và các bược thực hiện để tạo purchase requisition. Chắc hẳn bạn đã biết purchase requisition là gì rồi đúng không nào nào. Mong rằng những thông tin chúng tôi cung cấp sẽ hữu ích với độc giả.