Trong doanh nghiệp, kế toán luôn có vai trò rất quan trọng mà không thể thiếu trong quá trình hoạt động cũng như quản lý. Hiện nay, pháp luật nước ta cho ra đời nhiều văn bản hướng dẫn để quy định những nội dung liên quan đến nghiệp vụ kế toán. Và phiếu thu đó chính là một loại chứng từ ta thường thấy khi sử dụng hay mua dịch vụ nào đó.

Bạn Đang Xem: Phiếu thu là gì? Công dụng và cách sử dụng phiếu thu hợp pháp?

Tư vấn pháp luật trực tuyến miễn phí qua tổng đài: 1900.6568

Địa thế căn cứ pháp lý:

• Luật kế toán 2015;
• Văn bản thống nhất 02/VBHN-BTC 2019 Nghị định quy định cụ thể một số điều của Luật kế toán;
• Thông tư 132/2018/TT-BTC hướng dẫn Cơ chế kế toán cho doanh nghiệp siêu nhỏ.

1. Phiếu thu là gì?

Phiếu thu được xem là biểu mẫu, chứng từ kế toán hợp pháp được sử dụng để ghi lại những thanh toán giao dịch thu với đối tác, khách hàng đã hoàn thành việc tính sổ khi sử dụng, mua bán sản phẩm hóa, dịch vụ.

Một số khái niệm liên quan:

• Báo cáo giải trình tài đó chính là khối hệ thống thông tin tài chính, tài chính của đơn vị kế toán được trình bày theo biểu mẫu quy định tại chuẩn mực kế toán và chính sách kế toán.
• Cơ chế kế toán là những quy định và hướng dẫn về kế toán trong một nghành nghề hoặc một số công việc cụ thể do cơ quan quản lý quốc gia về kế toán hoặc tổ chức được cơ quan quản lý quốc gia về kế toán ủy quyền cho ra đời.
• Chứng từ kế toán là những sách vở và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ tài chính, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm địa thế căn cứ ghi sổ kế toán.

Phiếu thu dịch sang tiếng anh như sau: Receipts

Khái niệm phiếu thu được dịch sang tiếng anh như sau:

Receipts are considered legal accounting forms and vouchers used to record collection transactions with partners and customers who have completed payment when using, buying and selling goods and services.

2. Công dụng và cách sử dụng phiếu thu hợp pháp:

Thứ nhất, công dụng của phiếu thu hợp pháp

Phiếu thu được quy định nhằm xác định số tiền mặt thực tế nhập quỹ và làm địa thế căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ, kế toán ghi sổ các khoản thu có liên quan. Mọi khoản tiền nhập quỹ đều phải có Phiếu thu.

Xem Thêm : "Trường Chuyên" trong Tiếng Anh là gì: Định Nghĩa, Ví Dụ Anh Việt

Hiện nay, so với mỗi doanh nghiệp thì phiếu thu đóng vai trò khá quan trọng, không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh, mọi khoản tiền mặt hoặc ngoại tệ với khách hàng, đối tác của doanh nghiệp đều phải có phiếu thu.

Không chỉ có thế, việc sử dụng phiếu thu cũng hỗ trợ cho doanh nghiệp tiết kiệm ngân sách được thời kì, số lượng viên chức kế toán khi thay vì nhập máy tính thì chỉ có điền thông tin cấp thiết. Song song, việc lập phiếu thu hỗ trợ cho doanh nghiệp thực hiện công việc văn bản báo cáo với cơ quan quốc gia có thẩm quyền liên quan đến thuế, là chứng cứ rõ ràng và sáng tỏ nhất trong trường hợp xẩy ra tranh chấp về tính sổ tiền tệ trong kinh doanh. Bởi Phiếu thu đã thể hiện rất rõ ràng ràng số tiền cần kê khai là bao nhiêu, ai trả tiền, người được trả tiền là ai, thanh toán giao dịch trả tiền diễn ra cụ thể vào thời kì nào trong các mẫu phiếu thu.

Thứ hai, cách sử dụng phiếu thu hợp pháp

– Góc trên bên trái của Phiếu thu phải ghi rõ tên doanh nghiệp và địa chỉ của doanh nghiệp.

– Phiếu thu phải đóng thành quyển và ghi số từng quyển dùng trong một năm. Trong mỗi Phiếu thu phải ghi số quyển và số của từng Phiếu thu. Số phiếu thu phải đánh liên tục trong một kỳ kế toán. Từng Phiếu thu phải ghi rõ ngày, tháng, năm lập phiếu, ngày, tháng, năm thu tiền.

– Ghi rõ họ, tên, địa chỉ người nộp tiền.

– Dòng “Lý do nộp” ghi rõ nội dung nộp tiền như: Thu tiền bán sản phẩm hoá, sản phẩm, thu tiền tạm ứng còn thừa,…

– Dòng “Số tiền”: Ghi bằng số và bằng chữ số tiền nộp quỹ, ghi rõ đơn vị tính là đồng VN…

– Dòng tiếp theo ghi số lượng chứng từ gốc kèm theo Phiếu thu.

Phiếu thu phải ghi đầy đủ các nội dung trên phiếu và có đủ chữ ký của người lập, người duyệt và những người dân có liên quan theo quy định trên mẫu chứng từ, sau đó chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Sau thời điểm đã nhận được đủ số tiền, thủ quỹ ghi số tiền thực tế nhập quỹ (bằng chữ) vào Phiếu thu trước lúc ký và ghi rõ họ tên.

3. Một số quy định so với công việc kế toán:

Thứ nhất, lập và lưu trữ chứng cứ kế toán

• Các nghiệp vụ tài chính, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho từng nghiệp vụ tài chính, tài chính.
• Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, xác thực theo nội dung quy định trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa xuất hiện mẫu thì đơn vị kế toán được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải đảm bảo đầy đủ các nội dung quy định như tên và số hiệu, ngày, thấng, năm lập chứng từ kế toán, tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc member lập chứng từ kế toán; Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc member nhận chứng từ kế toán; Nội dung nghiệp vụ tài chính, tài chính phát sinh; Số lượng, đơn giá và số tiền tài nghiệp vụ tài chính, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền tài chứng từ kế toán dùng để làm thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ; Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người dân có liên quan đến chứng từ kế toán.
• Nội dung nghiệp vụ tài chính, tài chính trong giấy tờ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo. Chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa không có mức giá trị tính sổ và ghi sổ kế toán. Khi viết sai chứng từ kế toán thì phải hủy bỏ bằng phương pháp gạch chéo vào chứng từ viết sai.
• Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ tài chính, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau.
• Người lập, người duyệt và những người dân khác ký tên trong giấy tờ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.
• Chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân theo quy địnhvề nội dung, phương thức thể hiện, song song phải được bảo mật thông tin, bảo toàn tài liệu, thông tn trong quá trình sử dụng và lưu trữ; quản lý chặt chẽ và đảm bảo vệ mặt hình thức.

Lưu ý: Chứng từ kế toán được lập dưới bất kỳ phương thức nào thì cũng chỉ được lập một lần cho từng nghiệp vụ tài chính, tài chính. Không chỉ có thế, cần phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, xác thực theo nội dung quy định trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa xuất hiện mẫu thì đơn vị kế toán được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải đảm bảo đầy đủ các nội dung. Chứng từ điện tử được in ra giấy và lưu trữ theo quy định trong thời hạn 12 tháng, Tính từ lúc ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán. Trường hợp không in ra giấy mà thực hiện lưu trữ trên các phương tiện điện tử thì phải đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin thông tin tài liệu và phải đảm bảo tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.

Xem Thêm : Những Điều Cần Biết Để Trở Thành Một Bác Sĩ Nội Trú

Thứ hai, đơn vị tính sử dụng trong kế toán

Xem Thêm : Những Điều Cần Biết Để Trở Thành Một Bác Sĩ Nội Trú

Thứ hai, đơn vị tính sử dụng trong kế toán

– Đồng tiền Việt Nam được xem là đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán và được ký hiệu là “đ” có tức thị đồng và ký hiệu quốc tế là “VND”. Việc thực hiện kế toán để sở hữu thể được đảm bảo thì người làm kế toán còn cần phải quan tâm đến vấn đề giá trị tiền tệ, theo dõi nguyên tệ và quy đổi ra đồng Việt Nam tại thời khắc là bao nhiêu, có lợi cho doanh nghiệp của mình hay là không? So với loại ngoại tệ không có tỷ giá hối đoái với đồng Việt Nam thì phải quy đổi thông qua một loại ngoại tệ khác có tỷ giá hối đoái với đồng Việt Nam và ngoại tệ cần quy đổi ngoại. Hiện nay, địa thế căn cứ vào từng yếu tố sẽ có được những loại tỷ giá hối đoái khác nhau, tuy nhiên, địa thế căn cứ vào đối tượng người dùng xác định tỷ giá sẽ có được hai loại là tỷ giá chính thức và tỷ giá thị trường. Một số tỷ giá hối đoái được sử dụng hiện nay là Dollar Mỹ, bảng Anh, Euro, Dinar Kuwwait, Ruppe Ấn Độ, Nhân dân tệ, Yên Nhật, Baht Thái, Won Thái,…

Đơn vị kế toán có những nghiệp vụ tài chính phát sinh chủ yếu bằng một loại ngoại tệ thì được tự lựa chọn loại ngoại tệ đó làm đơn vị tiền tệ trong kế toán. Song song chịu trách nhiệm so với loại tệ đó nếu xẩy ra tranh chấp hay những vấn đề phát sinh liên quan trước cơ quan quốc gia. Các vấn đề liên quan đến hoạt động chuyển đổi và thực hiện văn bản báo cáo tài chính được lập bằng ngoại tệ sang đồng Việt Nam sẽ tiến hành thực hiện theo quy định của Bộ Tài chính, cụ thể so với các khoản mục thuộc Báo cáo giải trình kết quả hoạt động kinh doanh và Báo cáo giải trình lưu chuyển tiền tệ được quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá thanh toán giao dịch thực tế tại thời khắc phát sinh thanh toán giao dịch. Trường hợp khi tỷ giá bình quân kỳ kế toán xấp xỉ với tỷ giá thực tế tại thời khắc phát sinh thanh toán giao dịch tức là chênh lệch không vượt quá 3% thì có thể vận dụng theo tỷ giá bình quân và một số trườn hợp khác do pháp luật quy định.

– Đơn vị kế toán trong nghành nghề kế toán quốc gia khi phát sinh các khoản thu, chi ngân sách quốc gia bằng ngoại tệ phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá hạch toán do cơ quan có thẩm quyền quy định để hạch toán thu, chi ngân sách quốc gia tại thời khắc phát sinh.

– Các đơn vị hiện vật và đơn vị thời kì lao động sử dụng trong kế toán gồm có tấn, tạ, yến, kilôgam, mét vuông, mét khối, ngày công, giờ công và các đơn vị giám sát khác theo quy định của pháp luật về giám sát. Đây là những đơn vị giám sát được sử dụng tại nước ta từ nhiều năm và cũng là đơn vị giám sát của tương đối nhiều quốc gia trên thị trường quốc tế.

– Đơn vị kế toán trong nghành nghề kinh doanh khi lập văn bản báo cáo tài chính tổng hợp, văn bản báo cáo tài chính thống nhất từ văn bản báo cáo tài chính của tương đối nhiều tổ chức con, đơn vị kế toán trực thuộc hoặc đơn vị kế toán cấp trên trong nghành nghề kế toán quốc gia khi lập văn bản báo cáo tài chính tổng hợp, văn bản báo cáo tổng quyết toán ngân sách năm từ văn bản báo cáo tài chính, văn bản báo cáo quyết toán ngân sách của tương đối nhiều đơn vị cấp dưới nếu có ít nhất 1 chỉ tiêu trên văn bản báo cáo có từ 9 chữ số trở lên thì được sử dụng đơn vị tiền tệ rút gọn là nghìn đồng (1.000 đồng), có từ 12 chữ số trở lên thì được sử dụng đơn vị tiền tệ rút gọn là triệu VND (một triệu đồng), có từ 15 chữ số trở lên thì được sử dụng đơn vị tiền tệ rút gọn là tỷ đồng (một triệu.000 đồng).

– Đơn vị kế toán khi công khai văn bản báo cáo tài chính, văn bản báo cáo quyết toán ngân sách được sử dụng đơn vị tiền tệ rút gọn theo quy định trên về

6. Khi sử dụng đơn vị tiền tệ rút gọn, đơn vị kế toán được làm tròn số bằng phương pháp: Chữ số sau chữ số đơn vị tiền tệ rút gọn nếu bằng 5 trở lên thì được tăng thêm một đơn vị; nếu nhỏ hơn 5 thì không tính.

Thứ ba, loại tài liệu kế toán phải lưu trữ

Loại tài liệu kế toán phải lưu trữ gồm có:

1. Chứng từ kế toán.
2. Sổ kế toán cụ thể, sổ kế toán tổng hợp.
3. Báo cáo giải trình tài chính; văn bản báo cáo quyết toán ngân sách; văn bản báo cáo tổng hợp quyết toán ngân sách.
4. Tài liệu khác có liên quan đến kế toán gồm có các loại hợp đồng; văn bản báo cáo kế toán quản trị; hồ sơ, văn bản báo cáo quyết toán dự án hoàn thành, dự án quan trọng quốc gia; văn bản báo cáo kết quả kiểm kê và nhận định tài sản; các tài liệu liên quan đến kiểm tra, thanh tra, giám sát, truy thuế kiểm toán; biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán; quyết định bổ sung vốn từ lợi nhuận, phân phối các quỹ từ lợi nhuận; các tài liệu liên quan đến giải thể, vỡ nợ, chia, tách, thống nhất sáp nhập, ngã ngũ hoạt động, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi quy mô doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị; tài liệu liên quan đến tiếp nhận và sử dụng kinh phí đầu tư, vốn, quỹ; tài liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế, phí, lệ phí và nghĩa vụ khác so với Quốc gia và các tài liệu khác.

Đây là những thông tin liên quan đến hoạt động kinh doanh gồm có chi, thu của tổ chức so với khách hàng, là cơ sở pháp lý quan trọng để thao tác với cơ quan quốc gia khi có tranh chấp, vi phạm xẩy ra. Nhiệm vụ của kế toán viên không chỉ thực hiện công việc quản lý, kê khai, thực hiện nghiệp vụ kinh nghiệm tay nghề kế toán tại tổ chức mà còn phải có vai trò lưu trữ.