Microsoft 365 là một trong những phần mềm được những doanh nghiệp sử dụng nhiều nhất trên thế giới. Đã có hơn 28 triệu người dùng toàn cầu (trong năm 2022) và đang phát triển nhanh. Một trong các tính năng thân thuộc như Word, Excel, PowerPoint, email Outlook… được nâng cấp hơn trong Microsoft 365.

Bạn Đang Xem: Microsoft 365 là gì? Office 365 là gì? Tính năng và lợi ích

Vậy Microsoft 365 là gì? Nó gồm có những tính năng gì và sử dụng ra làm sao hiệu quả? Các bạn cùng tìm hiểu nhé.

1. Microsoft 365 là gì?

Chắc hẳn các phương tiện như trình soạn thảo văn bản Word, phần mềm tính toán Excel, và nhất là email Outlook đã quá thân thuộc. Đây là các bộ phương tiện gắn liền với công việc.

Tuy nhiên không chỉ có vậy. Từ khi ra mắt Microsoft Office 365 còn làm được nhiều hơn thế nữa.

Microsoft 365 là một phiên bản nâng cao của Office truyền thống. Và nó được phát triển trên nền tảng công nghệ điện toán đám mây. Nhờ đó, Microsoft 365 giúp bạn cũng có thể thao tác làm việc mọi lúc mọi nơi, và thao tác làm việc trực tuyến với nhau.

Ngoài ra, với Microsoft 365 bạn cũng có thể tùy chỉnh cấu hình và thao tác làm việc trên mọi thiết bị. Tài liệu trên máy tính, Tablet (tablet), Smartphone (smartphone) được đồng bộ theo thời kì thực. Office 365 được xem là phương tiện đắc lực cho những doanh nghiệp, tổ chức.

Ví dụ, một bảng tính Excel có thể san sớt với nhiều người cùng thao tác làm việc, mọi thay đổi sẽ tiến hành update trên tất cả những thiết bị ngay tức thì.

Hiện nay có nhiều gói Microsoft 365 khác nhau và tùy thuộc nhu cầu đối tượng người sử dụng sử dụng mà giá tiền sẽ khác nhau, có gói thành viên, gia đình, học trò, doanh nghiệp….

>> Xem thêm: Cách thu hồi email đã gởi trong Outlook trong 2 phút.

2. Lợi ích sử dụng Microsoft 365

Có nhiều lý do để Microsoft 365 trở thành bộ phương tiện được yêu thích toàn thế giới:

2.1 Tất cả trong một

Microsoft 365 kết nối tất cả những phần mềm Microsoft. Chỉ tốn thời kì vài phút để tạo một tài khoản miễn phí để sở hữu thể test và đồng bộ hóa đám mây.

Microsoft 365 không chỉ tạo ra một ứng dụng mà tạo ra cả một hệ sinh thái xanh. E-Mail trao đổi trong công việc, ứng dụng chat, trình soạn thảo văn bản ứng dụng văn phòng….

Chỉ việc có một tài khoản bạn đã sở hữu tất cả những ứng dụng dễ dàng.

2.2 Sử dụng mọi lúc mọi nơi

Internet ngày càng phát triển, vấn đề giải quyết và xử lý công việc tức thời rất cấp thiết cho tất cả những người dùng. Nhất là so với những doanh nghiệp cần sử lý tài liệu báo giá, chăm sóc khách hàng.

Với Microsoft 365, người dùng có thể duyệt mail chỉnh sửa tài liệu, tùy chỉnh thông tin liên hệ, đặt lịch bất kì tuwfw các thiết bị hoặc ứng dụng web mà bạn sử dụng.

2.3 An toàn lưu trữ tài liệu

Tất cả tài nguyện được lưu trữ trên cùng một nơi trên điện toán đám mây. Với hàng ngũ hàng ngàn kỹ sư hàng đầu trên thế giới bảo mật thông tin 24/7/365.

Vững chắc rằng tất cả tài liệu của doanh nghiệp đều được bảo mật thông tin.

>> Xem thêm: Tính năng và bảng giá Google Workspace chi tiết cụ thể 2023.

2.4 Tương trợ nhanh chóng 24/7

Với hàng ngũ IT chuyên nghiệp và đội chăm sóc khách hàng được tập huấn chuyên nghiệp, Microsoft luôn có sẵn các tài liệu tương trợ hoặc tương trợ trực tiếp khi bạn phải.

Phục hồi tài liệu khi gặp vấn đề, bảo mật thông tin mạnh mẽ là những tương trợ tuyệt hảo mà không phải nhà cung cấp dịch vụ đám mây nào thì cũng làm được.

2.5 Single Sign-on

Khi chúng ta sử dụng nhiều ứng dụng khác nhau bạn phải nhớ tài khoản đăng nhập. Rồi phải mất nhiều thời kì đăng nhập trên nhiều trình duyệt nhiều thiết bị khác nhau.

Với Microsoft 365 chỉ việc đăng nhập một lần sử dụng cho tất cả những ứng dụng.

2.6 Tự động hóa upgrade Microsoft

Microsoft 365 tương trợ tất cả những máy tính doanh nghiệp đều phải có cùng một phiên bản Office, và đều nhất tề upgrade trong cùng một thời khắc.

Ngoài ra, các phiên bản ứng dụng trong Microsoft 365 luôn là phiên bản tiên tiến nhất, tự động hóa update. Người dùng không phải mất thêm bất kì ngân sách nào cho việc mua bản phiên bản mới.

2.7 Đồng bộ tài liệu

Tất cả những tài liệu điều được lưu trữ trên nền điện toán đám mây. Khi chúng ta thay đổi email, lịch hứa hẹn, thông tin liên hệ… tất cả đều được đồng bộ hóa.

Chúng ta cũng có thể truy cập chỉnh sửa tài liệu trên bất kì thiết bị nào.

2.8 Tương tác thời kì thực

Với tính năng san sớt tài nguyên mọi người trong nhóm đều phải có thể sử dụng Microsoft Word, Excel và Powepoint.

Mọi người dân có thể thấy tất cả những thay đổi trực tiếp trong thời kì thực.

Xem Thêm : Số 59 có ý nghĩa gì? Có phải là số đẹp để sử dụng không?

Microsoft sẽ tự động hóa lưu lại bất kì chỉnh sửa nào nên bạn cũng có thể phục hồi dễ dàng.

Vững chắc rằng với Microsoft 365 sẽ nâng cao hiệu quả công việc khi mặc cả nhóm đều tương tác được với tất cả tài liệu.

>> Xem ngay: cách tạo email doanh nghiệp với Microsoft 365

3. Microsoft 365 dành riêng cho doanh nghiệp

Microsoft 365 có nhiều phiên bản cho những đối tượng người sử dụng khác nhau, trong đó có những dịch vụ tuyệt hảo dành riêng cho đối tượng người sử dụng doanh nghiệp. Xem xét một số tính năng ở chỗ này:

6.1 Tùy chỉnh lưu trữ email

Microsoft cung cấp một giao diện được cho phép bạn tùy chỉnh hộp thư theo mong muốn.

Bạn cũng đều có thể gửi thư có dung tích tối đa là 150 MB, song song, với 30GB dung tích email và 1TB dung tích lưu trữ OneDrive, bạn cũng có thể lưu bao nhiêu email tùy thích, kể cả email có định dạng tùy chỉnh và hình ảnh.

6.2 Thân thiện quản trị viên

Microsoft 365 mang đến cho bạn trung tâm quản trị được đơn giản hóa, khiến cho bạn thiết lập email người dùng mới, khôi phục tài khoản đã xóa, tạo tập lệnh tùy chỉnh và sử dụng nhiều tiện ích khác từ bất kỳ đâu.

6.3 Kết nối bất kì nới đâu

Microsoft 365 đồng bộ email, lịch và thông tin liên hệ trên các thiết bị của bạn theo thời kì thực.

Do đó, ứng dụng này luôn luôn được update, bất kể bạn đang sử dụng thiết bị nào.

Lập lịch dễ dàng và không gặp trở ngại nào ở bất kỳ đâu.

Nếu như bạn mất Smartphone, đừng lo lắng. Chúng ta cũng có thể xóa sạch tài liệu từ xa để bảo vệ thông tin thành viên của mình.

E-Mail của các bạn sẽ đặc biệt quan trọng hơn khi chúng ta tạo định dạng tùy chỉnh, đưa vào hình ảnh và sử dụng tên miền riêng của mình với Outlook.

>> Xem thêm: Outlook là gì? 9+ tính năng mà Outlook chinh phục người dùng.

6.4 Chống spam hiệu quả

Spam email là vấn đề làm đau đầu người dùng. Spam thực sự gây khó chịu cho tất cả những người dùng.

Khi nhận được một email tất cả chúng ta tưởng rằng đó là email phản hồi từ khách hàng.Nhưng ngờ đâu đó là email quảng cáo rao vặt.

Nghiêm trọng hơn, email rác hay email chứa phần mềm ô nhiễm, chứa các đường link ô nhiễm thường không có gì khác biệt. Thế nên tất cả chúng ta vẫn mở mail và nhấp vào các đường link bên trong một cách vô thức. Hành động này hoàn toàn có thể khiến bạn bị đánh tráo thông tin, mất sạch tài liệu, rất nguy hiểm!

Với Microsoft 365, spam mail giảm tuyệt đổi lên đến mức 99,99%. Nạn spam email không còn nữa.

6.5 E-Mail theo tên miền doanh nghiệp

E-Mail gắn liền với tên miền doanh nghiệp ngày càng được những doanh nghiệp chú trọng.

Ví dụ info@microsoft365.com.vn là email gắn liền với tên miền doanh nghiệp. Tạo sự chuyên nghiệp khi giao tiếp với khách hàng.

Nhìn vào địa chỉ email khách hàng có thể nhớ đến thương hiệu của bạn.

6.6 Tiết kiệm chi phí thời kì

Tìm kiếm lưu trữ tài nguyên một cách khoa học. Tất cả những tài nguyên trao đổi qua mail đều được lưu trữ lại.

Các bạn không nhất thiết phải tốn thêm thời kì tìm tài liệu. Tất cả những phần mềm đều được kết nối với nhau.

Chỉ việc bạn có một tài khoản Microsoft thì trong tay bạn đã sở hữu một hệ sinh thái xanh những ứng dụng cần cho công việc trao đổi.

6.7 An toàn bảo mật thông tin tuyệt đối

Tất cả đều được thiết kế trên nền tảng web, dễ dàng thao tác làm việc nhóm, tiết kiệm chi phí thời kì và ngân sách doanh nghiệp.

Đặc biệt quan trọng tương trợ mọi người dễ dàng với nhau thông qua các ứng dụng như team chat, trực tuyến meeting, san sớt tài liệu.

Nó cũng gồm có cả sử dụng lưu trữ đám mây và ứng dụng Smartphone để sở hữu thể sử dụng ở bất kì đâu với sự bảo mật thông tin nội dung, cuộc trò chuyện, công việc từ tất cả thiết bị kết nối.

3. Các cộng cụ cốt lõi của Microsoft 365 cho doanh nghiệp

3.1 Microsoft Exchange Trực Tuyến

Microsoft Exchange là một nền tảng quản lý thông tin thành viên/tin nhắn lưu trữ trên nền điện toán đám mây. Nó cung cấp 50GB dung tích cho từng email đăng ký.

Ngoài tiện ích email, Exchange Trực Tuyến còn cung cấp tính năng nhắc hứa hẹn bằng phương pháp đồng bộ hóa lịch sử hào hùng, danh bạ trên thiết bị.

Ngoài ra, bạn cũng có thể sao lưu, phục hồi, truy xuất tài liệu một cách dễ dàng.

Exchange Trực Tuyến cũng liên kết với Exchange ActiveSynce, được cho phép các thiết bị di động kết nối và truy xuất tài liệu.

3.2 Microsoft SharePoint Trực Tuyến

Microsoft SharePoint Trực Tuyến là một trong những loại dịch vụ được cho phép bạn tạo lập và chỉnh sửa website của doanh nghiệp, tổ chức, san sớt thông tin liên quan đến doanh nghiệp để dùng các website nội bộ và công cộng.

3.3 Microsoft Lync Trực Tuyến

Xem Thêm : Offshore là gì? Khám phá cách thức hoạt động của công ty Offshore 

Microsoft Lync Onlyne cung cấp các tính năng giao tiếp như tin nhắn nhanh (IM), cuộc gọi âm thanh/hình ảnh từ PC đến PC.

Với khả năng thiết lập các cuộc họp trực tuyến, san sớt âm thanh/hình ảnh, web, bảng biểu và các phương tiện khác.

Lync Trực Tuyến cũng tương trợ hiển thị thông tin của những người dân dùng có mặt (presence information) và tính năng Click-to-Communicate có sẵn trong Microsoft Office.

3.4 Microsoft Teams

Microsoft Teams là một ứng dụng dành riêng cho hiệp tác nhóm trong Microsoft 365, mọi người trong nhóm có thể gắn kết và thao tác làm việc hiệu quả hơn.

3.5 Office Web Apps

Tương tự Google Docs, Office Web Apps là một phiên bản trực tuyến của Microsoft Excel, Word và PowerPoint.

Người dùng có thể xem, chỉnh sửa nội dung tài liệu ngay trên trình duyệt web trong lúc vẫn giữ nguyên định dạng của văn bản gốc.

4. Các phiên bản Microsoft 365 khác

Ngoài Microsoft 365 for Business, Microsoft 365 cũng gồm có một số phiên bản cho tất cả những người dùng thành viên và gia đình:

4.1 Microsoft 365 Personal là gì?

Microsoft 365 Personal gồm có các ứng dụng thông dùng Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Outlook, Microsoft PowerPoint, Microsoft Access, Microsoft Publisher dành riêng cho thành viên.

Đặc biệt quan trọng bản mạng lưới hệ thống này còn tồn tại thêm hai ứng dụng gọi hay nhắn tin trực tuyến cho đối tác là Skype và OneDrive.

Khi sử dụng OneDrive, Office 365 Personal chỉ được cho phép duy nhất một người dùng dung tích lưu trữ tài liệu là 1TB.

Không những thế, người dùng còn tồn tại tới 60 phút trong một tháng để gọi hoặc nhắn tin thông qua Skype mà không quá lo ngại mất thêm phí phát sinh.

Mỗi bản Personal chỉ cung cấp dung tích cho một người sử dụng.

>> Xem thêm: Đăng ký email tên miền Google miễn phí – Google Workspace.

4.2 Microsoft 365 Family là gì?

Microsoft 365 Family là một giải pháp tích hợp các phương tiện để học tập, thao tác làm việc dành riêng cho hội nhóm 6 người, hoặc cho gia đình.

Microsoft 365 Family sẽ gồm có các ứng dụng văn phòng Office như: Word, Excel, Powerpoint, Outlook, bộ nhớ OneDrive và tính năng Microsoft Family Safety.

Đặc biệt quan trọng, Microsoft 365 Family mang đến dung tích lưu trữ cực lớn 6TB. Mỗi người dùng sẽ nhận được 1TB dung tích lưu trữ OneDrive, khiến cho bạn dễ dàng kết nối và san sớt cùng nhau.

>> Xem ngay: Microsoft 365 Family là gì và có những tính năng nổi trội nào?

4.3 Microsoft 365 Education là gì?

Microsoft 365 Education được thiết kế cho những học trò, sinh viên hay cả giáo viên trong môi trường thiên nhiên giáo dục.

Giúp sự tương tác giữa giáo viên và học trò hiệu quả hơn. Xúc tiến quá trình sáng tạo trong việc dạy và học của học trò và giáo viên.

Giáo viên cũng đều có thể tạo ra một bài giảng và san sớt cho nhiều học trò mà không bị giới hạn số người.

Việc giảng dạy nhiều lớp mỗi ngày dễ khiến giáo viên mỏi mệt và bản Education sẽ giúp giáo viên quản lý cũng như sắp xếp tài liệu trợ giảng tại ứng dụng OneNote.

Kể cả học trò có sử dụng thì cũng dễ dàng với mạng lưới hệ thống thao tác đơn giản, thân thiện.

5. Ai là người sử dụng Microsoft 365?

Nếu như bạn đang tìm một bộ ứng dụng văn phòng cấp thiết cho nhu cầu công việc của mình thì Microsoft vẫn là một sự lựa chọn tuyệt vời. Các tính năng của Microsoft 365 luôn luôn được cải tiến liên tục.

Tương tự, bạn cũng có thể sử dụng tất cả những ứng dụng được cung cấp trên mọi thiết bị khác nhau, tương thích với những hệ điều hành Windows 10/8 và MacOS.

Ngày nay Microsoft 365 đang mở bán với nhiều gói và mức giá khác nhau.

• Nếu như bạn chỉ sử dụng bộ Microsoft 365 cho thành viên có thể mua gói Microsoft 365 Personal
• Nếu như bạn có kế hoạch san sớt tài khoản với những người thân, bè cánh, thì Microsoft 365 Family sẽ là việc lựa chọn thích hợp
• Nếu bạn phải sử dụng email doanh nghiệp và bộ phương tiện hiệp tác, kết nối trong và ngoài tổ chức thì chọn Microsoft 365 dành riêng cho doanh nghiệp.

>> Xem thêm: ngân sách Microsoft 365 chi tiết cụ thể tiên tiến nhất 2023 – Nuôi dưỡng quan hệ với khách hàng bằng Outlook Customer Manage, Microsoft Teams kết nối thao tác làm việc nhóm hiệu quả.

Kết

Tất cả những thông tin về Microsoft 365 đã được chúng tôi đề cập trong nội dung bài viết. Hãy tạo cho mình một tài khoản Microsoft và trải nghiệm chúng nhé.

Chúc các bạn thành công!