Nhắc đến việc làm hành chính, không ít người nhận định rằng đây là một công việc nhàn hạ đến mức tẻ nhạt khi một ngày dài chỉ “quẩn quanh” bên đống sách vở và giấy tờ, hồ sơ. Thực chất, công việc viên chức hành chính không hề đơn điệu, thậm chí là ẩn chứa nhiều sức ép và vô số việc cần phải làm.

Bạn Đang Xem: Nhân viên hành chính là gì? 5 kỹ năng của nhân viên hành chính

Theo Văn bản báo cáo thị trường tuyển dụng năm 2021 của TopCV, vị trí viên chức hành chính được dự kiến là 1 trong những trong 3 ngành có tỷ lệ người lao động tham khảo để chuyển việc chiếm tỷ lệ cao (trên 20%). Vậy thực tế viên chức hành đây là gì? Một viên chức hành chính cần làm thế nào để ngày càng tăng thời cơ thăng tiến trong sự nghiệp? Tất cả sẽ tiến hành đề cập trong nội dung bài viết tại đây của TopCV!

Viên chức hành đây là gì?

Viên chức hành chính tiếng Anh là: Administrative staff. Đây là một phòng ban không thể thiếu của bất kỳ doanh nghiệp nào, thậm chí là còn được ví như “quản gia” của một doanh nghiệp bởi chỉ có một ngày thiếu vắng họ, văn phòng náo loạn.

Từ đó, trách nhiệm của một viên chức hành chính đa dạng và bao quát. Họ đảm nhiệm các công việc liên quan đến thủ tục hành chính, phụ trách văn thư, tương trợ viên chức doanh nghiệp về các loại sách vở và giấy tờ, đặt hàng vật dụng văn phòng cấp thiết cho quá trình hoạt động của doanh nghiệp, tư vấn pháp lý cho lãnh đạo nếu cấp thiết… và vô số “công việc không tên” khác.

Công việc của viên chức hành chính khá nhiều, không thể gọi là nhàn nhã như mọi người vẫn nghĩ. Tại những doanh nghiệp quy mô lớn, phòng ban “Hành chính” và “Nhân sự” sẽ tách biệt. Còn trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ, một phòng sẽ đảm nhiệm cả hai công việc để trao đổi, tương trợ lẫn nhau.

Phân biệt viên chức hành chính và viên chức nhân sự

Về mục tiêu, công việc của viên chức hành chính và viên chức nhân sự đều tương trợ về mặt con người, nhân sự trong cùng một doanh nghiệp.

Tuy nhiên theo tính chất công việc, người làm nhân sự sẽ lắng tai, san sớt với viên chức. Họ là người dẫn lối các ứng viên tiềm năng đến với doanh nghiệp, phản ảnh khi viên chức hoàn thành tốt nhiệm vụ, thực hiện thiết quân luật khi ai đó vi phạm.

Trong lúc đó, người làm hành chính lại như “tay hòm chìa khóa”, tương trợ nhân sự trong các hoạt động sinh hoạt của doanh nghiệp. Họ đảm nhiệm các công việc từ tổ chức đến phục vụ hầu cần, từ mua sắm đến tính sổ các ngân sách liên quan hay đơn giản đặt lịch các hoạt động sinh hoạt tiêu khiển, sự kiện cho doanh nghiệp.

Rõ ràng 2 mảng công việc “Hành chính” và “Nhân sự” hoàn toàn khác biệt. Nếu như viên chức Nhân sự là cầu nối giữa người lao động và doanh nghiệp thì viên chức Hành chính lại là phục vụ hầu cần, tương trợ những thứ thiết yếu phục vụ cho công việc của người lao động.

>>> Xem thêm: Viên chức hành chính nhân sự là gì? Tìm việc hành chính nhân sự ở đâu?

Tầm quan trọng của viên chức hành chính trong doanh nghiệp

Công việc hành chính đóng vai trò then chốt trong việc quản lý và tương trợ con người, từ đó giúp doanh nghiệp phát triển về chất lượng sản phẩm và dịch vụ yếu tố nhân sự. Văn bản báo cáo thị trường tuyển dụng năm 2021 của TopCV chỉ ra, trong năm 2022 nghề nghiệp Hành chính/Văn phòng được dự báo là một trong những ngành nghề có thị trường cung – cầu lao động sôi nổi nhất.

Đảm nhiệm vai trò quan hệ hiệp hội

Tại doanh nghiệp, viên chức hành chính đảm nhiệm vai trò tương trợ phòng ban kinh doanh và marketing thực hiện quan hệ hiệp hội. Phòng ban hành chính chịu trách nhiệm tổ chức các cuộc gặp gỡ với đối tác, cuộc họp, hội thảo chiến lược, họp báo,… sao cho những sự kiện diễn ra tốt đẹp, góp phần nâng cao giá trị hoạt động doanh nghiệp.

Xây dựng quan hệ tốt đẹp với viên chức

Xem Thêm : Chỗ ở là gì? Chỗ ở hợp pháp để đăng ký thường trú gồm những gì?

Các viên chức hành chính được xem như người truyền đạt nguyện vọng của nhân sự tới người quản trị doanh nghiệp. Trong một môi trường tự nhiên tập thể với rất nhiều con người, xích mích không thể tránh khỏi. Lúc này, phòng ban hành chính đóng vai trò “người phán xử”, lắng tai các ý kiến, tìm hiểu nguyên nhân và đưa ra cách xử lý.

Duy trì không khí thao tác tốt

Một môi trường tự nhiên thao tác tốt giúp người lao động nâng cao năng suất thao tác. Vai trò của hành chính viên đây là tìm hiểu tham gia, thu thập ý kiến về tham gia thao tác từ nhân sự các phòng ban. Sau đó đề xuất giải pháp nhằm đem lại môi trường tự nhiên thao tác thoải mái nhất cho nhân sự phát huy năng lực.

Mô tả công việc của viên chức hành chính

Nghĩa vụ và trách nhiệm của một viên chức hành chính khá phong phú. Đây là bản mô tả công việc viên chức hành chính phải đảm nhiệm hàng ngày:

Quản lý hồ sơ, sách vở và giấy tờ

• Trực tiếp thực hiện việc chuyển và nhận những tài liệu quan trọng từ doanh nghiệp tới khách hàng cũng như đối tác và trái lại.
• Lưu trữ các loại sách vở và giấy tờ, tài liệu của doanh nghiệp một cách khoa học, thuận tiện cho việc tìm kiếm khi cấp thiết.
• In ấn và photocopy tài liệu, soạn thảo tài liệu nhằm đáp ứng nhu cầu cho những phòng ban.
• Thỉnh thoảng tham gia tương trợ phòng ban nhân sự xem xét, lựa chọn hồ sơ xin việc từ ứng viên.

Lễ tân

• Tiếp nhận những cuộc điện thoại cảm ứng thông minh thanh toán với khách hàng, cũng như tiếp khách hàng, đối tác lúc đến trao đổi, hợp tác với lãnh đạo.
• Thực hiện công việc chuẩn bị sẵn sàng (tài liệu, sách vở và giấy tờ, nước uống,…), soạn thảo kế hoạch đến khâu tổ chức cho những cuộc họp, hội nghị trong doanh nghiệp.
• Tổ chức các sự kiện với khách hàng, sự kiện cho nhân sự… theo thông tư từ ban lãnh đạo.

Công việc quản lý tài sản, thiết bị

• Theo dõi các thiết bị, tài sản của doanh nghiệp, có kế hoạch bảo trì máy móc nhất mực theo tháng/quý/năm.
• Lên list các thiết bị văn phòng phẩm cấp thiết cho doanh nghiệp.
• Phụ trách việc lập phiếu, tính sổ toàn bộ các khoản ngân sách nhất mực như cơ sở vật chất, trang thiết bị nhằm đảm bảo quá trình hoạt động ổn định của doanh nghiệp.

Lên bảng lương, thưởng hàng tháng

• Lập bảng chấm công hàng tháng.
• Tính lương, thưởng hàng tháng và trình lên lãnh đạo xem xét, phê duyệt.
• Tương trợ phòng ban kế toán chi trả lương cho viên chức.

Chấm công, quản lý ngày thao tác của viên chức

• Thực hiện phổ thông cho viên chức các thay đổi trong quy định của doanh nghiệp.
• Theo dõi và quản lý lịch thao tác của nhân sự trong doanh nghiệp.
• Thực hiện các chính sách, chấm công cho tất cả nhân sự.
• Tiếp nhận và xử lý các trường hợp văn bản báo cáo về tình trạng của nhân sự gồm có: ốm đau, hiếu hỉ, nghỉ phép, thai sản…

Tương trợ các vấn đề pháp lý khác

• Tư vấn các vấn đề liên quan đến sách vở và giấy tờ, pháp lý, tương trợ cho những lãnh đạo quản lý Khóa học, kế hoạch công việc của doanh nghiệp.
• Update các loại sách vở và giấy tờ của nhân sự đảm bảo đầy đủ, đúng theo yêu cầu của Pháp luật.
• Sẵn sàng chuẩn bị các tham gia cấp thiết cho những người chịu trách nhiệm đi công việc như phương tiện đi lại, ăn uống và nơi ở.

>> Bạn đang muốn xin việc vị trí viên chức hành chính?

Tìm việc việc Hành chính

5 kỹ năng cần có của một viên chức hành chính

Một viên chức hành chính văn phòng chuyên nghiệp cần đáp ứng một cách đầy đủ các kỹ năng trình độ chuyên môn cũng như những kỹ năng mềm nhằm xử lý công việc tốt nhất.

Kỹ năng giao tiếp và lắng tai

Là công việc giao tiếp giữa người với những người trong một tập thể, viên chức hành chính cần phải khéo kéo trong cách xử sự giao tiếp. Thỉnh thoảng họ phải bỏ qua cái tôi của chính mình để làm thế nào đôi bên cùng cảm thấy thoả mãn, hài lòng.

Hành chính viên cần giao tiếp linh hoạt, sáng tạo so với từng vấn đề – thời khắc – sự kiện, cũng như rèn luyện cho mình khả năng lắng tai. Điều này giúp họ dễ dàng tiếp thu, đồng cảm và san sớt các ý kiến khác nhau từ nhân sự, biết phương pháp xây dựng niềm tin từ mọi người.

Kỹ năng nghiệp vụ văn phòng

Một viên chức hành chính văn phòng kiên cố phải thành thục các thiết bị văn phòng cơ bản như máy tính, máy in hay các phần mềm tin học văn phòng như Excel, Word, Power Point,… nhằm phục vụ cho quá trình xử lý công việc.

Bản thân viên chức hành chính cũng cần được có thái độ cầu thị, không ngừng nghỉ tìm tòi để nâng cao trình độ. Họ cần linh hoạt trong việc sử dụng các dụng cụ khác nhau để xử lý công việc, nâng cao kỹ năng nghiệp vụ.

Kỹ năng quản lý và sắp xếp thời kì

Trong công việc hàng ngày, người làm hành chính thường xuyên xúc tiếp với những loại tài liệu, văn thư. Ở một thời đoạn nào đó, họ sẽ phải đối mặt với một khối lượng công việc khổng lồ. Việc sắp xếp, quản lý thời kì tối ưu sẽ giúp họ duy trì đúng tiến độ công việc, tránh rơi vào trạng thái căng thẳng.

Kỹ năng xử lý và xử lý vấn đề

Bất kỳ công việc nào thì cũng sẽ gặp khó khăn, vướng mắc. Đứng trước những vấn đề phát sinh, viên chức hành chính tuyệt đối không được biến mọi chuyện trở thành căng thẳng hơn mà cần có cách xử lý mềm mỏng, tinh tế. Việc hạn chế tối đa mức độ tiêu cực tác động ảnh hưởng tới hiệu quả công việc sẽ mang tới sự hài lòng, tôn trọng.

Kỹ năng lập kế hoạch

Kỹ năng khác cần có của hành chính viên đó là biết lập kế hoạch và lên lộ trình trước. Họ nên tìm hiểu quản lý các cuộc hứa, tạo ra kế hoạch mới khi thiếu vắng nhân sự hoặc phát triển mạng lưới hệ thống thủ tục văn phòng. Một viên chức hành chính có khả năng lập và dự trù kế hoạch sẽ tối ưu thời kì thao tác.

Mức lương và tuyến đường thăng tiến của viên chức hành chính

Xem Thêm : Bột Mì Số 13 Là Gì? Các Món Bánh Ngon Làm Từ Bột Mì Số 13

Có người nhận định rằng công việc viên chức hành chính có mức lương thấp, lại không có quá nhiều “đất” để phát triển. Trên thực tế, ngành này còn có mức lương và thời cơ thăng tiến trong công việc tương đối tốt.

Mức lương của viên chức hành chính

Mức lương của viên chức hành chính được phân chia rõ ràng. Có thể chia theo những cấp bậc, kinh nghiệm với mức lương khác nhau, dựa theo Văn bản báo cáo thị trường tuyển dụng năm 2021 của TopCV như sau:

Dựa theo cấp bậc

• Cấp bậc Viên chức: Mức lương trung bình dao động từ 8,400.000 – 11,800.000 VNĐ.
• Cấp bậc Trưởng nhóm: Mức lương trung bình dao động từ 12,500.000 – 17,700.000 VNĐ.
• Cấp bậc Trưởng/phó phòng: Mức lương trung bình dao động từ 17,700.000 – 24,700.000 VNĐ.
• Cấp bậc Quản lý/giám sát: Mức lương trung bình dao động từ 16,700.000 – 21,600.000 VNĐ.
• Cấp bậc Thực tập sinh: Mức lương trung bình dao động từ 2,400.000 – 3,500.000 VNĐ.

Dựa theo trình kinh độ nghiệm

• So với viên chức hành chính dưới một năm kinh nghiệm: Mức lương trung bình dao động từ 7,000.000 – 6,671.951 VNĐ.
• So với viên chức hành chính từ một đến 3 năm kinh nghiệm: Mức lương trung bình dao động từ 9,300.000 – 12,800.000 VNĐ.
• So với viên chức hành chính từ 3 đến 5 năm kinh nghiệm: Mức lương trung bình dao động từ 15,700.000 – 22,400.000 VNĐ.
• So với viên chức hành chính trên 5 năm kinh nghiệm: Mức lương trung bình dao động từ 18,300.000 – 25,500.000 VNĐ.

Tuyến đường thăng tiến của viên chức hành chính

Mong muốn của rất nhiều doanh nghiệp đó là liên tục mở ra đa dạng các hình thức kinh doanh. Điều này thôi thúc nhu cầu tuyển dụng viên chức hành chính nhằm tạo ra lực lượng nòng cốt duy trì sự phát triển vững bền. Tuy nhiên, sự cạnh tranh trên thị trường tuyển dụng ngày càng gay gắt, yên cầu chính sách thu hút nhân tài quyến rũ, gồm có cả lộ trình thăng tiến rõ ràng.

Thăng tiến theo chiều dọc

Tức là theo cấp bậc công việc, từ vị trí viên chức lên chuyên viên, trưởng phòng, giám đốc hành chính. Đây là tuyến đường thăng tiến phổ thông, đáp ứng nguyện vọng của người lao động.

Thăng tiến theo chiều ngang

Tức là nâng cao trách nhiệm và quyền hạn ở cùng cấp bậc. Chẳng hạn, vị trí “Trưởng phòng hành chính” có thể kiêm thêm trọng trách ở vị trí “Kế toán trưởng”. Này cũng là một hình thức thăng tiến nhưng vẫn ở cùng cấp bậc ngày nay, tức tăng quyền hạn và trách nhiệm nhưng cấp bậc giữ nguyên.

>>> Có thể bạn không biết: Bộ vướng mắc phỏng vấn hành chính nhân sự hữu ích khi đi xin việc

Tìm việc làm viên chức hành chính ở đâu?

Trong định hướng phát triển của nền kinh tế tài chính tri thức, tuyển viên chức hành chính cũng ngày càng đa dạng. Nhờ các quan hệ, ứng viên dễ dàng xử lý bài toán tìm kiếm việc làm.

Không những thế, ứng viên có thể dữ thế chủ động gửi CV xin việc vị trí viên chức hành chính qua các trang việc làm như: Vietnamwork, JobsGO, Careerbuilder, Vieclam24h,… Trong số đó, TopCV là nền tảng công nghệ tuyển dụng hàng đầu Việt Nam, sử dụng trí tuệ tự tạo (AI) để kết nối ứng viên và các doanh nghiệp uy tín thông qua kênh đăng tin tuyển dụng.

Hàng ngũ vận hành nền tảng TopCV luôn hướng đến mục tiêu xây dựng Hệ sinh thái xanh Nhân sự toàn diện, cung cấp cho ứng viên các thời cơ nghề nghiệp phù hợp. Nền tảng còn mang lại nhiều lợi ích khi tập trung vào trải nghiệm của ứng viên, giúp họ có thể phát triển được kỹ năng thành viên, xây dựng hình ảnh phù phù hợp với doanh nghiệp xin việc và tiếp cận với những thời cơ việc làm phù thống nhất.

Ngoài việc làm viên chức hành chính, nếu muốn tìm công việc trong các nghành nghề dịch vụ khác, hãy lên TopCV để hoàn thiện bản CV và lựa chọn doanh nghiệp xin việc.

>> Tổng hợp tin tuyển dụng Viên chức Hành chính tiên tiến nhất tại TopCV:

Tạm kết

Trên đây là nội dung bài viết trả lời cho vướng mắc “Viên chức hành đây là gì?”, sự khác nhau giữa “Hành chính” và “Nhân sự” cũng như đặc thù nghề nghiệp, định hướng phát triển trong nghề. Với bản mô tả công việc viên chức hành chính, hi vọng bạn có thêm định hướng nghề nghiệp, tránh bỏ lỡ thời cơ. Hãy nhanh chóng truy cập vào TopCV để tạo CV nắm bắt các thời cơ việc làm hành chính với mức lương và cơ chế quyến rũ!

Tạo CV ngay