Kanban là gì?

Kanban (trong tiếng Nhật có tức thị bảng hiệu) là một phương pháp tinh gọn để quản lý và cải tiến công việc trên toàn mạng lưới hệ thống của con người. Cách tiếp cận này nhằm mục tiêu quản lý công việc bằng phương pháp cân bằng nhu cầu công việc với năng lực hiện có và cải thiện việc xử lý vấn đề thắt cổ chai ở cấp mạng lưới hệ thống.

Bạn Đang Xem: KANBAN là gì? Những kiến thức cơ bản

Các hạng mục công việc được hiển thị trực quan để cung cấp cho tất cả những người tham gia một chiếc nhìn về tiến độ và quy trình, từ trên đầu đến cuối — thường thông qua bảng Kanban. Công việc được kéo theo khả năng được chấp nhận, thay vì đẩy công việc vào quy trình khi được yêu cầu.

Trong những việc trí óc, đặc biệt quan trọng trong phát triển phần mềm, mục tiêu là cung cấp một mạng lưới hệ thống quản lý quy trình trực quan, tương trợ việc ra quyết định về sinh sản cái gì, khi nào và bao nhiêu. Phương pháp Kanban cơ bản bắt nguồn từ sinh sản tinh gọn, được lấy cảm hứng từ mạng lưới hệ thống sinh sản của Toyota. Nhưng chính kỹ sư David J. Anderson của Microsoft đã nhận được ra phương pháp này còn có thể trở thành một quy trình vận dụng cho bất kỳ quy mô doanh nghiệp nào. Kanban thường được sử dụng trong phát triển phần mềm kết phù hợp với các phương pháp và mô hình khác ví như Scrum.

5 nguyên tắc của Kanban

Phương pháp Kanban vận hành dựa trên 5 nguyên tắc cốt lõi:

Xem Thêm : Vàng Bạc 24H

Trực quan hóa luồng công việc: Những dự án yêu cầu tri thức hay như là trong khái niệm là sử dụng trí óc, có đặc điểm là không đong đếm được và vô hình dung. Do đó, tìm ra phương pháp để hình dung luồng công việc rất quan trọng trong việc tổ chức, tối ưu và theo dõi công việc.

Giới hạn WIP (Work in Progress: Lượng công việc làm ruộng thời): Việc giới hạn số lượng các công việc làm ruộng thời giúp cải thiện hiệu suất, tăng tính rõ ràng của đa số vấn đề và các trở ngại, tạo điều kiện kèm theo cho việc cải tiến liên tục. Công việc này giúp nhóm dễ dàng hơn trong việc xác định vấn đề và giảm thiểu ngân sách và sức lực cần có để thay đổi. Ngoài ra, nó còn tạo động lực “kéo” (pull) ổn định trong công việc thông qua nỗ lực phát triển, vì tác vụ mới chỉ có thể được tiến hành lúc các tác vụ ngày nay đã được hoàn thành.

Quản lý luồng công việc: Việc theo dõi luồng công việc thông qua một mạng lưới hệ thống, vấn đề có thể được xác định và các phương án thay đổi sẽ tiến hành nhìn nhận và đánh giá dựa trên mức độ hiệu quả. Các chính sách quy trình sáng tỏ, rõ ràng. Việc giảng giải quy trình công việc rõ ràng rất quan trọng để nhóm có thể trao đổi, bàn luận về các cải tiến, cải thiện một cách công khai, khách quan thay vì theo định hướng chủ quan và cảm tính.

Cùng nhau tiến bộ: Qua các thước và thử nghiệm khoa học, nhóm nên nắm vững và cải thiện một cách tập thể các quy trình mà nhóm đang sử dụng.

Khối hệ thống động lực “Kéo” trong Kanban

Kanban có một số đặc điểm khác biệt so với Scrum, XP và agile nói chung. Điểm khác biệt chính mà tất cả chúng ta cần phải hiểu đấy là nhóm Kanban sử dụng “Khối hệ thống động lực kéo” (Pull System) để xúc tiến công việc trong một quy trình phát triển chứ không lên kế hoạch công việc trong một vòng lặp giới hạn thời kì. Mỗi lúc nhóm Kanban hoàn thành một tác vụ, điều này sẽ bật công tắc nguồn “kéo” tác vụ tiếp theo mà người ta sẽ làm. Như tất cả chúng ta có thể thấy, chỉ có một số lượng nhất định các ô có sẵn cho từng cột trong bảng Kanban. Khi có một ô trống trên bảng, đó là tín hiệu để team “kéo” tác vụ từ thời đoạn trước lên (nếu có). Do đó, các tác vụ liên tục được “kéo” từ phía bên trái sang phía bên phải của bảng.

(Lưu ý: Điều này còn có thể trông giống với việc đẩy tác vụ qua một quy trình trừ trái sang phải trên một bảng Agile Task nhưng thực tế không phải vậy. Trên một bảng Kanban, giới hạn khả năng là tín hiệu để nhóm kéo tác vụ tới thời đoạn tiếp theo. Trên bảng Agile task, team chỉ dịch chuyển tác vụ từ trái sang phải để thể hiện trạng thái của tác vụ trên quy trình)

Khối hệ thống động lực “kéo” thể hiện rằng Kanban ít nhấn mạnh vấn đề vào vòng lặp hơn Agile. Mặc dù team Kanban có thể sử dụng vòng lặp nếu họ muốn, nhưng động lực kéo nói lên rằng việc sử dụng vòng lặp là không cấp thiết. Tất nhiên, phần lớn các tổ chức sẽ muốn nhóm của họ cam kết với một nhịp độ nhất định (bao lâu thì tác vụ tiến triển đủ để tiêu thụ, sử dụng). Tuy nhiên, nhịp độ phát triển của nhóm không nhất thiết phải song song với nhịp độ hoàn thành tác vụ hay bất luận tập hợp nào của nó.

Xem Thêm : Các tháng trong tiếng Anh có ý nghĩa như thế nào?

Ví dụ, một nhóm Agile có thể quyết định sử dụng một vòng lặp 2 tuần với triển khai trong môi trường thiên nhiên kiểm thử cùng với triển khai với khách hàng từng quý. Do đó, trong khoảng tầm thời kì của triển khai hàng quý (13 tuần) sẽ có được 6 lòng lặp được hoàn thành. Từ đó, nhóm sẽ biết rằng có 6 vòng lặp trước mỗi lần phát hành chính và có thể lên kế hoạch các tính năng dựa trên đó.

Trái lại, nhóm Kanban dù cũng sẽ có phát hành theo quý nhưng họ sẽ không còn sử dụng vòng lặp. Thay vào đó, bất kì gói công việc đã hoàn thành nào cũng sẽ có thể là ứng viên cho lần phát hành tới. Họ có thể lên kế hoạch và theo dõi công việc cho những lần phát hành, nhưng thay vì sử dụng thước đo là tốc độ ví dụ như những điểm được xác nhận mỗi vòng lặp. Họ sẽ sử dụng thời kì chu kì, thời kì sinh sản (lead time) và thước đo công suất.

Giới hạn lượng công việc tiến hành song song (WIP) trong Kanban

Việc giới hạn lượng công việc tiến hành song song về cơ bản, khái niệm này còn có tức thị giới hạn số lượng hạng mục được chấp nhận trong một trạng thái (state) của quá trình được nêu ra trong các cột của bảng Kanban. Khi số lượng hạng mục đã đạt giới hạn được nêu ở đầu cột, sẽ không còn có hạng mục mới nào được cho vào cột cho tới khi một hạng mục đang nằm trong cột được chuyển sang cột khác. Đây là một ví dụ về bảng Kanban với giới hạn công việc chưa hoàn thành:

Trên sơ đồ này,ta có thể thấy backlog của nhóm ở cột trước tiên. Cột thứ hai có 3 user stories đã được chọn để phát triển điều này là hoàn toàn thông thường vì giới hạn của cột này là 4 mục. Tuần tự các cột tiếp theo là Develop và Acceptance cũng sẽ có giới hạn là 3 và 2.

Vì sao việc giới hạn công việc chưa hoàn thành này lại quan trọng? Việc giảm số lượng công việc chưa hoàn thành có tác dụng tăng năng suất của team hay tăng tỉ lệ tốc độ hoàn thành công việc. Nếu nhận định đó là một điều gây tranh cãi, thì quan hệ giữa công việc chưa hoàn thành và năng suất đã được chứng minh bởi Little’s Law (Định lý Little) như mô tả phía bên dưới. Định lý này nói rằng thời lượng của một hàng đợi (thời kì cần có để hoàn thành một task) tỉ lệ với quy mô, khối lượng (số lượng công việc chưa hoàn thành). Nói cách khác, nhóm vận dụng giới hạn số lượng công việc tiến hành song song sẽ làm xong việc nhanh hơn.

Phương pháp phát triển theo Kanban đã hỗ trợ phổ quát việc sử dụng bảng công việc với giới hạn công việc tiến hành song song và mạng lưới hệ thống động lực “kéo”. Nó còn được chấp nhận và xúc tiến các thành viên nhóm thử những phương pháp tiếp cận mới và thay đổi các quy trình. Với mô hình động lực “kéo” liên tục, vòng lặp có thể là không cấp thiết và do đó, những hoạt động như tạo ước tính có thể được cho là lãng phí và có thể được giảm hoặc loại bỏ hoàn toàn.