Nhân lực là yếu tố trước hết cấu thành nên một doanh nghiệp, và cũng là yếu tố quyết định sự thành bại của doanh nghiệp đó. Một doanh nghiệp muốn phát triển thì hãy biết phương pháp quản lý và kiểm soát được nguồn lực nằm trong tay mình.

Bạn Đang Xem: HRIS là gì? Cách lựa chọn một phần mềm HRIS phù hợp với từng doanh nghiệp

Làn sóng tiến bộ công nghệ đã cách mệnh hóa mọi không gian của cuộc sống ngày này và nó cũng không ngoại trừ ngành nhân sự. HRIS ra đời là dụng cụ giúp các doanh nghiệp có một chiến lược quản lý đúng đắn, sử dụng và phát triển mạng lưới hệ thống nhân lực một cách hiệu quả nhất.

1. HRIS là gì?

HRIS là gì? (Ảnh minh hoạ: Mạng lưới hệ thống quản trị nhân sự toàn diện Base HRM+)

1.1. Khái niệm

HRIS (viết tắt của Human Resources Information System) tức thị Mạng lưới hệ thống thông tin nguồn nhân lực hay còn gọi là Mạng lưới hệ thống quản trị nguồn nhân lực, một nền tảng thu thập và lưu trữ thông tin liên quan đến tất cả những nhân sự trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp.

1.2. Chức năng của một phần mềm HRIS

Một phòng ban nhân sự thông thường sẽ có chức năng theo dõi tài liệu viên chức hiện có, gồm có lịch sử dân tộc member, năng lực, kinh nghiệm, thành tích và lương thưởng. Để giảm khối lượng công việc thủ công của hoạt động hành chính này, các tổ chức khai mạc tự động hóa hóa các quy trình bằng phương pháp sử dụng những mạng lưới hệ thống quản lý nguồn nhân lực chuyên biệt, đơn cử như HRIS.

Theo Gartner, 30% doanh nghiệp quy mô trung bình và lớn trên toàn cầu sẽ sử dụng bộ dụng cụ dựa trên đám mây cho những nhiệm vụ quản trị nhân sự vào năm 2020.

Ngày này, công nghệ 4.0 phủ sóng rộng rãi, thậm chí còn trí tuệ tự tạo (Artificial Intelligence – AI) và công nghệ máy học (Machine Learning – ML) đã đóng vai trò quan trọng trong nhiều nghiệp vụ quản trị và vận hành; vậy chẳng có gì khó hiểu khi doanh nghiệp đã và đang tìm tới HRIS ngày càng nhiều hơn như một mạng lưới hệ thống văn minh cho quản trị nguồn nhân lực.

Một số chức năng tiêu biểu của Mạng lưới hệ thống quản trị nguồn nhân lực HRIS:

• Lưu trữ và sắp xếp hồ sơ viên chức khoa học, bảo mật thông tin cao
• Quản lý phân cấp tổ chức
• Tạo ra quy trình công việc chuyên nghiệp, khoa học: thời đoạn tuyển dụng – thử việc – ký hợp đồng lao động chính thức – nghỉ việc
• Theo dõi quá trình huấn luyện nhân sự, trạng thái đi làm việc của nhân sự và nghỉ phép thường niên
• Tương trợ quản lý chấm công, nghỉ phép, giải quyết và xử lý phúc lợi viên chức, quản lý tiền lương, giải quyết và xử lý các hồ sơ cho những người lao động
• Quản lý hiệu suất thao tác của người lao động, giám sát và đo lường hiệu quả thao tác và sự hài lòng của viên chức
• Dễ dàng tra cứu quá trình thao tác, năng lực viên chức để mang ra nhìn nhận và đánh giá, xếp loại, quy hoạch, bổ nhiệm hợp lý
• Tương trợ báo cáo giải trình, nhìn nhận và đánh giá, giúp nhà quản lý nhân sự có cái nhìn từ tổng quát đến rõ ràng.

2. Vì sao doanh nghiệp lại cần HRIS?

2.1. Bạn có biết quản trị nguồn nhân lực quan trọng ra sao trong một doanh nghiệp?

Để thành công trong kinh doanh, doanh nghiệp cần rất nhiều yếu tố: tổ chức cơ cấu tổ chức ổn định, các quy trình vận hành hiệu quả, những chiến lược marketing hợp lý, sản phẩm và dịch vụ tuyệt vời,… Thế nhưng, quan trọng nhất vẫn là những con người trong doanh nghiệp của bạn – nhân lực là yếu tố sẽ sáng tạo và vận hành các chiến lược, kế hoạch, quy trình đó để mang doanh nghiệp của bạn tới thành công.

Mặc dù việc tự động hóa hóa, sử dụng các mạng lưới hệ thống điều khiển và tinh chỉnh giúp giảm thiểu sự can thiệp của con người, rất hữu ích trong nhiều trường hợp, nhưng nó cũng không thể thay thế các tương tác của con người.

Quản trị nguồn nhân lực là toàn bộ những hoạt động sinh hoạt của tổ chức/doanh nghiệp nhằm phát triển và huấn luyện, sử dụng nhân sự trong doanh nghiệp, doanh nghiệp một cách hiệu quả và hợp lý.

Ngày này, vai trò của công việc quản lý nhân lực ngày càng quan trọng bởi sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp diễn ra ngày càng gay gắt, và nguồn nhân lực là yếu tố chiến lược tạo nên lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.

• Quản trị nguồn nhân lực là khởi điểm của mọi hoạt động trong doanh nghiệp

Một doanh nghiệp, một tổ chức dù hoạt động trong nghành nghề dịch vụ nào, quy mô lớn hay nhỏ thì đều phải khởi đầu từ vấn đề quản trị con người. Vai trò của quản trị nguồn nhân lực đây chính là khởi điểm cho mọi hoạt động trong doanh nghiệp.

Chính vì vậy mà một doanh nghiệp dù có nguồn lực lớn, được tiếp cận với những thành tựu khoa học kỹ thuật tiền tiến cũng sẽ trở thành vô ích nếu không biết quản trị nhân lực. Vì tất cả mọi người sẽ không còn biết mình ở vị trí nào, khởi đầu từ đâu, làm gì, làm ra sao,…

• Quản trị nguồn nhân lực là yếu tố quyết định đến kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Công việc quản trị con người là hoạt động nhằm mục tiêu thu hút, huấn luyện, phát triển, sử dụng, nhìn nhận và đánh giá và giữ gìn lực lượng lao động (gồm có cả chất lượng sản phẩm và dịch vụ và số lượng) phù phù hợp với yêu cầu công việc trong doanh nghiệp.

Do đó, công việc quản trị nhân lực có vai trò đặc biệt quan trọng to lớn so với hoạt động sinh sản kinh doanh. Cũng bởi vì vậy mà khi một doanh nghiệp thất bại, người ta thường nhắc tới nguyên nhân do nhà quản trị không có chiến lược đúng đắn và chưa quản trị tốt nguồn nhân lực.

• Quản trị nguồn nhân lực tốt tạo lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp

Các tổ chức, doanh nghiệp buộc phải cải thiện tổ chức trong đó yếu tố con người mang tính quyết định. Việc tìm ra nhân sự phù hợp để giao đúng việc hay đặt họ vào đúng cương vị đang là vấn đề đáng quan tâm nhất hiện nay.

Đặc biệt quan trọng, sự phát triển của khoa học kỹ thuật và công nghệ tiền tiến yên cầu doanh nghiệp phải có hàng ngũ nhân sự có trình độ trình độ chuyên môn và tay nghề cao. Lúc này chất xám, tri thức và kinh nghiệm của nhân sự là yếu tố quyết định cho việc cạnh tranh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, đó cũng là một thử thách với doanh nghiệp vì họ cần có đủ sức quản trị, tạo tham dự cho hàng ngũ nhân sự thượng hạng phát triển để họ góp thêm phần cho doanh nghiệp một cách tận tình và lâu dài nhất.

• Đảm bảo tính tổ chức và kỷ luật trong doanh nghiệp

Quản trị nguồn nhân lực gồm có toàn bộ các giải pháp được ứng dụng cho viên chức của doanh nghiệp để giải quyết và xử lý mọi trường hợp, vấn đề xẩy ra liên quan đến công việc đó. Như vậy nếu không có quản trị nhân sự thì mọi việc sẽ trở thành thiếu tổ chức và thiếu kỷ luật.

Đây là một công việc cực kỳ khó khăn vì đối tượng người tiêu dùng quản trị đây chính là con người. Trong lúc đó mỗi người lại sở hữu tính cách, thị hiếu và năng lực riêng biệt. Nhưng nếu công việc quản trị nhân lực trong doanh nghiệp tốt thì sẽ đảm bảo được tính tổ chức và kỷ luật, tạo ra được một hàng ngũ lao động nhiệt huyết, gắn bó lâu dài với doanh nghiệp.

Quản trị nguồn nhân lực cũng tạo ra sự kiểm soát và điều chỉnh và hoà hợp giữa những con người trong tập thể với nhau. Từ đó hình thành nên văn hoá doanh nghiệp, góp phần tạo nên sự thành đạt, phát triển vững bền của doanh nghiệp.

2.2. 6 vấn đề khi sử dụng biểu mẫu Excel & Spreadsheet để quản trị nhân sự

Trước lúc HRIS ra đời và trở thành phổ quát, quản lý nhân sự bằng Exce được xem như là nhiệm vụ thân thuộc của phòng ban Nhân sự các doanh nghiệp. Sự thân thuộc này thậm chí còn còn được xem như là lẽ đương nhiên: tại nhiều doanh nghiệp, phòng ban HR vẫn đang từng ngày từng giờ trung thành với chủ với công việc tra soát, nhập liệu thủ công trên những file số liệu này.

Đúng vậy, “quản lý nhân sự” là điều cần phải làm. Thế nhưng, dụng cụ có thể sử dụng đâu mặc định chỉ có thể là “Excel”? Trên thực tế, việc sử dụng Excel để quản lý thông tin và tài liệu nhân sự gây ra rất nhiều rào cản, có thể kể tới 6 nhược điểm chính sau:

• Tài liệu phân tán, rất khó để thanh tra rà soát tổng thể hay làm báo cáo giải trình toàn diện, làm khó việc ra quyết định

Khi quyết định sử dụng biểu mẫu Excel để quản lý nhân sự, có nhẽ doanh nghiệp đã biết rằng tài liệu sẽ bị phân tán ở nhiều file khác nhau. Họ cũng ngầm gật đầu đồng ý sẽ chi thêm nhiều thời kì và sức lực lao động để xử lý.

Tuy nhiên, điều này sẽ không đơn giản chỉ là lãng phí nguồn lực cho doanh nghiệp, mà còn dẫn tới các hệ luỵ nguy hiểm hơn – cản trở việc thanh tra rà soát tổng thể, tạo báo cáo giải trình nhân sự, và việc nhanh chóng ra quyết định của lãnh đạo.

• Không đảm bảo bảo mật thông tin

Lẽ dĩ nhiên là nhà quản lý nào thì cũng muốn bảo mật thông tin các thông tin trong doanh nghiệp, nhất là các tài liệu nhạy cảm. Trong công việc quản lý nhân sự chứa rất nhiều tài liệu như vậy: mức lương của từng nhân sự, số CMTND/CCCD, mã số thuế TNCN, số sổ BHXH, số hợp đồng, lý do nghỉ việc,…

Tuy nhiên, các biểu mẫu Excel thực sự không đảm bảo bảo mật thông tin. Không có phân quyền, không có khu vực tài liệu nào được ghi lại “chỉ dành cho những người quản lý” cả. Mặc dù chủ sở hữu file có thể đặt mật khẩu truy cập, tuy nhiên vẫn không tránh khỏi khác trường hợp bị rò rỉ ra ngoài.

Xem Thêm : 4 Cách gỡ ứng dụng 3D Viewer &39mặc định&39 trong Windows 10 – Windows789

Đó là chưa tính nhiều người sẽ phải dùng chung một biểu mẫu: chuyên viên nhân sự, trưởng phòng nhân sự, chuyên viên Cvàamp;B,… Việc kiểm soát bảo mật thông tin gần như thể không thể.

Quản lý hồ sơ nhân sự bằng Excel tiềm tàng nhiều nguy cơ cho doanh nghiệp

• Không thể để lại “thừa kế” cho những người sau

Giả sử có một giám đốc nhân sự mới đến tiếp nhận công việc, nhưng cô ấy lại không thể “lời giải” cách đặt tên và sắp xếp các thông tin trên biểu mẫu Excel mà người cũ để lại. Vậy cô ấy có thể làm gì ngoài việc phải sửa đổi các biểu mẫu đó theo sự hiểu biết và kinh nghiệm của mình, hoặc tệ hơn nữa là khai mạc lại từ số lượng 0 tròn trĩnh.

Biểu mẫu quản lý nhân sự bằng Excel là một tài nguyên quý giá của doanh nghiệp, nhưng thật tiếc là không có khả năng chuyển giao và thừa kế trọn vẹn.

• Khả năng tích hợp kém

Trong nghiệp vụ quản trị nhân sự nói chung, có rất nhiều phần mềm doanh nghiệp có thể sử dụng như phần mềm chấm công, phần mềm tính lương, phần mềm quản lý KPI/OKR, quản lý tài sản, quản lý tài liệu, phần mềm chat, chữ ký điện tử,… Nhược điểm của biểu mẫu Excel là không thể tích phù hợp với những dụng cụ văn minh đó.

Trong cả với những dụng cụ phổ quát hơn như đồng hồ thời trang, lịch biểu hay Gmail thì Excel cũng không kết nối được.

• Rất dễ gây ra các lỗi sai bởi thao tác của con người

Tất cả những thao tác của con người trên biểu mẫu Excel, từ việc nhập liệu tới tìm kiếm, tra soát, sao chép, chỉnh sửa,… đều được thực hiện hoàn toàn thủ công. Con người không được lập trình sẵn như phần mềm nên sơ sót là điều dễ hiểu; nhưng không tương trợ được con người thìa là thiếu sót của dụng cụ.

Sai trái sẽ còn xẩy ra thường xuyên hơn nữa khi nhiều người cùng truy cập và chỉnh sửa một file Excel. Ngay tại lúc nhìn thấy người khác đang thao tác trên cùng một giao diện với mình, chuyên viên của bạn đã sở hữu thể bị mất tập trung và gây ra nhầm lẫn.

• Không thể mở rộng khi doanh nghiệp tăng quy mô

Tài liệu lớn mạnh cùng với doanh nghiệp. Khi càng có nhiều viên chức thì cơ sở tài liệu nhân sự càng trở thành khổng lồ. Không thể giải quyết và xử lý bằng phương pháp cứ tăng thêm số trang, số dòng, số cột,… được.

Hay nói cách khác, khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, quản lý nhân sự bằng biểu mẫu Excel truyền thống gần như thể không tưởng. Đó là lí do cho việc dịch chuyển đang diễn ra ngày càng nhiều từ Excel sang các mạng lưới hệ thống như HRIS.

2.3. Những lợi ích của phần mềm HRIS so với doanh nghiệp

HRIS là một dụng cụ có tính hữu dụng lớn và vô cùng cấp thiết, đang rất được nhiều doanh nghiệp hàng đầu trên tất cả những nghành nghề dịch vụ, Mọi doanh nghiệp dù quy mô lớn hay nhỏ đều nên sử dụng để nâng cao giá trị doanh nghiệp.

Phòng ban nhân sự luôn luôn được xem như là xương sống trong doanh nghiệp. Nếu không hoạt động trơn tru, toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp sẽ bị tác động rất tiêu cực. HRIS đóng vai trò là đối tác chiến lược giúp phòng ban nhân sự tiết kiệm ngân sách thời kì, tiết kiệm ngân sách ngân sách và tăng cường giao tiếp nội bộ.

• Tập huấn nhanh chóng

Một phần mềm HRIS có thể làm cho quá trình onboarding trở thành hiệu quả và nhất quán. Bằng phương pháp cung cấp quyền truy cập dễ dàng vào tài liệu huấn luyện, sổ tay cho viên chức mới và lưu trữ tất cả thông tin viên chức mới ở một vị trí dễ dàng kiểm soát và truy cập, HRIS có thể biến quy trình onboarding rời rạc trở thành nhanh chóng và giảm tải được những ngân sách ẩn khó nhận ra trong quá trình.

• Dễ dàng truy cập thông tin

Hồ hết các doanh nghiệp đều phải sở hữu nhu cầu liên tục tiếp cận hồ sơ viên chức cho mục tiêu nhìn nhận và đánh giá, kiểm tra hoặc thực hiện các công việc liên quan đến sách vở. Các hồ sơ thường được đặt trong các phòng hoặc kho lưu trữ khiến cho việc tìm kiếm mất hàng giờ đồng hồ thời trang. Hơn nữa những sách vở này còn có nguy cơ rất cao bị thất lạc.

Một mạng lưới hệ thống HRIS có thể cải thiện được điều này khi đưa các hồ sơ viên chức lên kho lưu trữ đám mây, giúp đỡ bạn dễ dàng tìm kiếm và có khả năng truy cập mọi lúc mọi nơi. Chúng có thể được truy xuất đơn giản và được sao lưu từ xa bởi những người dân có thẩm quyền để đảm bảo an toàn.

Giao diện List hồ sơ nhân sự của một doanh nghiệp (Ảnh minh hoạ: ứng dụng Base HRM)

• Theo dõi và báo cáo giải trình

Một trong những nhiệm vụ khó khăn nhất mà doanh nghiệp phải đối mặt là theo dõi hiệu suất của viên chức. Mạng lưới hệ thống HRIS có thể tương trợ chúng ta có thể theo dõi bất kỳ viên chức nào trong mạng lưới hệ thống, viên chức cũ hoặc thậm chí còn là ứng viên.

Giúp nhà quản lý giành được cái nhìn tổng quan hoàn chỉnh về viên chức, HRIS quản lý tài liệu nhìn nhận và đánh giá hiệu suất như ngày hết hạn nhìn nhận và đánh giá, tiềm năng thăng tiến, điểm số cho từng tiêu chí hiệu suất và tương tự. Chúng ta cũng có thể sử dụng mô-đun báo cáo giải trình của phần mềm HRIS để tạo một số báo cáo giải trình chuyên sâu.

• Giảm lỗi ở con người

Một mạng lưới hệ thống HRIS giúp đảm bảo tính chuẩn xác của tài liệu viên chức. Vì tất cả những quy trình đều được tự động hóa hóa, những công việc cần tới con người, cùng với những lỗi xẩy ra khi con người can thiệp cũng sẽ giảm đáng kể.

3. Hướng dẫn lựa chọn một phần mềm HRIS

3.1. Tín hiệu cho thấy bạn đang thực sự cần một mạng lưới hệ thống HRIS

• Không có mạng lưới hệ thống nào của bạn ăn khớp với nhau

Trong một môi trường thiên nhiên đa nhiệm như quản lý nguồn nhân lực, doanh nghiệp có rất nhiều quy trình khác nhau – mà mỗi quy trình lại yêu cầu một giải pháp nhất định.

Ví dụ khi tuyển dụng một vị trí mới, phòng nhân sự sẽ cần một mạng lưới hệ thống theo dõi ứng viên cũng như các định hướng cho tuyển dụng như bảng lương, lợi ích, các tương trợ huấn luyện,… Sau khoản thời gian họ trở thành viên chức, phòng nhân sự cần lập kế hoạch, quản lý chấm công, quản lý hiệu suất,… Nếu tất cả những công việc này sẽ không được đồng bộ hóa với nhau, nền tảng nhân sự sẽ bị đứt gãy và doanh nghiệp nhanh chóng đi vào thuyệt vọng trong quản trị nhân sư.

• Những bảng tính đang trở thành quá khó hiểu

Nhiều doanh nghiệp có thói quen sử dụng Excel cho mọi thứ. Một trang tính Google Sheet hoàn toàn không vững bền vì bản thân nó không được sinh ra để quản lý. Theo thời kì, tài liệu trong bảng tính sẽ trở thành phức tạp, lỗi thời và nguy cơ về lỗ hổng bảo mật thông tin tài liệu là rất cao.

Một nền tảng quản lý thông tin nhân sự cần lưu trữ tài liệu và hồ sơ một cách thông minh và đơn giản – dễ dàng truy cập để theo dõi các tài liệu liên quan đến viên chức nhưng cũng phải đảm bảo tính bảo mật thông tin.

• Cần có báo cáo giải trình tùy chỉnh

Có rất nhiều công việc mà doanh nghiệp cần phải thao tác với tài liệu. Vậy thì vì sao nhiều người vẫn đang nỗ lực cố gắng thao tác với những mạng lưới hệ thống báo cáo giải trình lỗi thời hoặc kềnh càng? Một nền tảng quản lý nhân sự sẽ cung cấp các báo cáo giải trình tùy chỉnh tự động hóa, tương trợ doanh nghiệp theo dõi và đưa ra các quyết đinh về mặt nhân sự.

Một phần mềm HRIS có thể tự động hóa tạo ra nhiều báo cáo giải trình chuyên sâu (Ảnh minh hoạ: ứng dụng Base HRM)

3.2. Các bước lựa chọn một phần mềm HRIS

• Bước 1: Tìm hiểu, nâng cao tri thức về phần mềm HRIS

Trước lúc xác định yêu cầu và mong muốn về phần mềm HRIS cho doanh nghiệp, bạn phải hiểu về tổng quan cùng những tính năng của HRIS. Tri thức này sẽ giúp đỡ bạn xây dựng được yêu cầu rõ ràng, sát với thực tế doanh nghiệp và khả năng thực hiện của phần mềm. Chúng ta cũng có thể tìm hiểu trên Internet, vào website của đa số nhà cung cấp phần mềm HRIS hoặc gọi điện tới phòng ban tư vấn phần mềm.

• Bước 2: Xác định nhu cầu, yêu cầu và mong muốn của doanh nghiệp

Bước này rất quan trọng, giúp đỡ bạn xác định rõ ràng, rõ ràng các yêu cầu, nhu cầu thực tế và mong muốn của doanh nghiệp bạn, phù phù hợp với chiến lược trong ngắn hạn, trung hạn, dài hạn. Việc xác định rõ nhu cầu sẽ giúp đỡ bạn dễ dàng tìm tìm được nhà cung cấp mà bạn mong muốn trong hàng trăm nhà cung cấp ngày nay.

Song song, bước này cũng giúp đỡ bạn dễ dàng xác định được ngân sách dự kiến. Khi xây dựng nhu cầu và yêu cầu, bạn cần phải xác định rõ những chức năng, tài liệu gì bạn muốn quản lý, những báo cáo giải trình nào bạn cần phải, quy trình nào bạn thực hiện và cả những giao diện, tích phù hợp với mạng lưới hệ thống khác. Hãy trao đổi, phỏng vấn, lấy ý kiến từ lãnh đạo, các phòng ban, phòng ban khác để đảm bảo những nhu cầu, yêu cầu đó đầy đủ, đồng bộ và thống nhất.

• Bước 3: Xác định ngân sách

Xem Thêm : V1, v2, v3 trong tiếng anh là gì và cách dùng

Khi chúng ta đã xây dựng được nhu cầu, yêu cầu, việc cần làm tiếp theo là xác định mức ngân sách mà doanh nghiệp định góp vốn đầu tư.

Ngân sách bao nhiêu là một việc có chút khó khăn vì nó phụ thuộc vào các lựa chọn sản phẩm của đa số nhà cung cấp. Tuy nhiên việc xác định ngân sách tương đối sẽ giúp đỡ bạn xác định được nhóm nhà cung cấp để mời phỏng vấn, demo trải nghiệm. Chúng ta cũng có thể lựa chọn việc mua phần mềm trọn gói hoặc giải pháp thuê phần mềm, hoặc chia ra nhiều thời đoạn triển khai, nâng cấp để phù phù hợp với dòng tiền góp vốn đầu tư của doanh nghiệp.

Cần tìm hiểu về nhà cung cấp giúp đỡ bạn trước lúc quyết định mua một phần mềm HRIS (Ảnh minh hoạ: Giới thiệu về HRIS trên website của Base.vn)

• Bước 4: Lựa chọn 2-3 nhà cung cấp đáp ứng tốt nhất. Yêu cầu báo giá rõ ràng và tìm hiểu năng lực doanh nghiệp

Sau khoản thời gian xem xét tối thiểu 2 đến 3 nhà cung cấp, chúng ta có thể tiến hành các bước tiếp theo: Yêu cầu gửi báo giá, tài liệu rõ ràng và nghiên cứu sâu hơn về nhà cung cấp. Các thông tin về nhà cung cấp gồm có: Số năm kinh nghiệm, hàng ngũ ngày nay, doanh thu, chiến lược sản phẩm, list khách hàng tương tự, phương pháp triển khai, phản hồi của khách hàng,… Chúng ta cũng có thể phỏng vấn trực tiếp và gián tiếp qua đối tác hoặc khách hàng đã triển khai.

• Bước 5: Xác định lại yêu cầu và phạm vi triển khai của doanh nghiệp

Tính đến bước này, bạn đã sở hữu thể hiểu được đầy đủ về yêu cầu, nhu cầu của doanh nghiệp, về tính chất năng đáp ứng và ngân sách phần mềm của đa số nhà cung cấp (gồm có cả phần mềm, phần cứng, dịch vụ triển khai và dịch vụ tương trợ). Tùy thuộc vào phạm vi yêu cầu của doanh nghiệp, khả năng của nhà cung cấp, các bạn sẽ xác định được những yêu cầu nào phần mềm có sẵn, tinh chỉnh hoặc phải phát triển thêm rồi đưa ra được thời kì, thời đoạn triển khai của dự án của từng nhà cung cấp.

• Bước 6: Thương thuyết với nhà cung cấp

Sau khoản thời gian xác định lại yêu cầu và phạm vi triển khai dự án, bạn cần phải tiếp tục thao tác, thương thuyết với những nhà cung cấp trong list rút gọn. Dựa trên các tiêu chí nhìn nhận và đánh giá trong bảng nhìn nhận và đánh giá, các bạn sẽ thương thuyết để đạt được những mục tiêu của doanh nghiệp về yêu cầu, phạm vi dự án, ngân sách, lộ trình triển khai và dịch vụ tương trợ.

Với những doanh nghiệp lớn, bạn nên xem xét kỹ chiến lược phát triển phần mềm và dịch vụ tương trợ của nhà cung cấp để đảm bảo việc ứng dụng phần mềm phù phù hợp với chiến lược kinh doanh trong ngắn hạn, trung hạn và dài hạn.

• Bước 7: Ra quyết định

Ra quyết định lựa chọn luôn là công việc khó với nhiều người. Tuy nhiên nếu như bạn thực hiện đầy đủ các bước trên và có bảng nhìn nhận và đánh giá yêu cầu, thì công việc đó trở thành đơn giản, đạt được sự thống nhất và đồng thuận cao.

3.3. Tiêu chí cho một phần mềm HRIS

Phần mềm HRIS cung cấp mức độ linh hoạt và khả năng mở rộng ra sao?

Bạn phải xác định xem những lựa chọn phần mềm HRIS trên thị trường về mức độ update tài liệu từ nhiều bảng tính Excel, các cơ sở tài liệu khác và dễ dàng nhập liệu từ tài liệu giấy hay là không? Khả năng kết nối với những loại mạng lưới hệ thống và tài liệu khác khi cấp thiết ra sao?

Phần mềm HRIS có thể phát triển và nới rộng quy mô cùng với sự phát triển của doanh nghiệp không?

Nhà quản lý nhân sự nên nhìn nhận và đánh giá khả năng phát triển của mạng lưới hệ thống trong trường hợp doanh nghiệp thuê viên chức mới, mở rộng văn phòng hay thay đổi quyết sách đãi ngộ và các quy tắc khác. Các nhà lãnh đạo nên cân nhắc về mức độ phát triển và mở rộng của từng yếu tố này khi đứng trước các lựa chọn từ nhiều nhà cung cấp phần mềm HRIS.

Phần mềm HRIS có khả năng tích phù hợp với các mạng lưới hệ thống khác không?

Mạng lưới hệ thống tính lương, đãi ngộ, tuyển dụng,… thường sẽ sở hữu được khả năng san sẻ, tương tác, trao đổi thông tin với những mạng lưới hệ thống khác. Chúng ta cũng có thể đạt được hiệu quả cao hơn nữa khi tất cả tài liệu được lưu trữ và quản lý trên một mạng lưới hệ thống duy nhất hoặc phần mềm HRIS có thể kết nối với mạng lưới hệ thống khác.

Có thể tích hợp phần mềm HRIS với nhiều máy chấm công và camera checkin khác nhau (Ảnh minh hoạ: ứng dụng Base Checkin)

Ai chịu trách nhiệm triển khai dự án ứng dụng phần mềm HRIS vào doanh nghiệp?

Một số mạng lưới hệ thống thông tin nhân sự yên cầu khách hàng phải rất quan tâm đến việc triển khai lúc đầu, các nhà quản trị nhân sự cần phải góp vốn đầu tư nhiều thời kì và sức lực lao động xây dựng mạng lưới hệ thống từ lúc khai mạc dự án.

Bạn phải hiểu biết rõ các yêu cầu tối thiểu về mức độ huấn luyện và trình độ chuyên môn kỹ thuật và thời kì dự kiến của dự án. Đặt thắc mắc và khai thác từ các nhà cung cấp mạng lưới hệ thống thông tin nhân sự về những chủ đề có vẻ đơn giản nhưng lại liên quan nhiều đến trình độ chuyên môn công nghệ quan trọng. Sau đó chúng ta có thể nắm vững các nhiệm vụ cụ thể trong quá trình sử dụng phần mềm HRIS, một số công việc có thể rất phức tạp và mất thời kì, có khả năng làm tiêu giảm giá trị của toàn bộ mạng lưới hệ thống và ROI.

Có mất thêm ngân sách huấn luyện viên chức khi sử dụng phần mềm quản lý nhân sự?

giá tiền huấn luyện cũng nên được nhìn nhận và đánh giá, gồm có cả thời kì đi và ngân sách đi lại. Nhân sự cần phải nhận thức được tất cả những ngân sách cứng và phát sinh liên quan đến việc ứng dụng phần mềm HRIS.

Ai sẽ sở hữu tài liệu thông tin viên chức?

Lời giải đáp cho thắc mắc này sẽ là phòng nhân sự của đa số doanh nghiệp. Nếu tài liệu được lưu trữ trên sever độc quyền của bên thứ 3, thỉnh thoảng doanh nghệp có thể phải trả phí nếu muốn đổi nhà cung cấp này.

Khi phần mềm HRIS được cấu hình thiết lập trên máy trạm hoặc sever tại chỗ của mỗi doanh nghiệp, các bản update thường xuyên cho mạng lưới hệ thống này thường được yêu cầu kèm theo; và việc lập kế hoạch quản lý công việc này còn có thể khá kềnh càng và phức tạp. Phần update cho mạng lưới hệ thống thông tin nhân sự thường được thực hiện tự động hóa với phần mềm có sẵn trực tuyến thông qua mô hình Nhà cung cấp dịch vụ ứng dụng (ASP – Application Service Provider) hoặc Phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS – Software as a Service).

Xây dựng giải pháp bảo mật thông tin khi sử dụng phần mềm HRIS?

Nếu nền tảng phần mềm HRIS được xây dựng có sẵn để sử dụng trực tuyến, thông qua mô hình ASP hoặc SaaS, nhà cung cấp nên cung cấp sao lưu hàng ngày, sever dự phòng và thêm các lớp để bảo vệ thông tin. Các mạng lưới hệ thống và thủ tục bổ sung cần được ứng dụng để bảo vệ thông tin khỏi bị mất hoặc bị truy cập trái phép. Các nhà quản lý nhân sự cần tham khảo ý kiến các trưởng phòng ban khác để phân quyền truy cập theo mức độ và chức danh của từng nhân sự.

Viên chức có thể tự đăng ký, update thông tin viên chức và lựa chọn kế hoạch của riêng họ không?

Nếu viên chức có thể tự cung cấp và update thông tin member, chức năng này của phần mềm HRIS sẽ tiết kiệm ngân sách được một khoảng chừng đáng kể thời kì và tiền nong. Một mạng lưới hệ thống với chức năng phân quyền để tự phục vụ sẽ hướng dẫn viên chức một cách đơn giản và dễ dàng thông qua việc nhập thông tin viên chức và những người dân phụ thuộc vào họ.

Phần mềm HRIS nên có một góc riêng tư để viên chức tự update và theo dõi thông tin của member mình (Ảnh minh hoạ: giao diện mobile của ứng dụng Base Me)

4. Về bộ giải pháp quản trị nhân sự toàn diện của Base.vn

Năm 2020, Base.vn vừa ra mắt Bộ giải pháp quản trị nhân sự toàn diện Base HRM+. Đây được xem như là một trong những phần mềm HRIS phù phù hợp với cả nhu cầu và yêu cầu của đa số doanh nghiệp Việt: từ ngân sách, giao diện, các tính năng chuyên sâu, mức độ bảo mật thông tin tới phương pháp luận văn minh về quản trị nguồn nhân lực.

“Phát triển con người” đúng là một đoạn đường dài và cần một góc nhìn có chiều sâu, bởi mỗi bài toán nêu lên luôn dễ dàng phát sinh các bài toán mới. Vì vậy, bộ giải pháp Base HRM+ tương trợ doanh nghiệp tiếp cận tới nguồn nhân lực một cách có chiều sâu và bài bản ngay từ trên đầu: (1) xác định cụ thể những bài toán quản trị quan trọng nhất, và (2) ứng dụng một dụng cụ tối ưu cho từng bài toán riêng biệt.

Quản trị toàn diện nguồn nhân lực trên một nền tảng (Ảnh minh hoạ: ứng dụng Base HRM)

Đó là lý do bộ giải pháp Base HRM+ có tới hơn 20 ứng dụng chuyên biệt khác nhau. Mỗi ứng dụng chỉ tập trung vào một trong những nghiệp vụ, nhưng chúng lại dễ dàng tích hợp và trao đổi tài liệu với nhau trên nền tảng Base Platform, giúp doanh nghiệp giải quyết và xử lý triệt để và toàn diện 4 bài toán nhân sự cốt lõi:

• Organizational Design & Employee data platform (Sắp xếp máy bộ tổ chức & Quản lý hồ sơ nhân sự)
• Compensation & Benefits (Cvàamp;B)
• Goal & Performance Review (Thiết lập mục tiêu & Thẩm định hiệu suất)
• Learning & Development (Tập huấn và phát triển)

Một số ứng dụng nổi trội và được triển khai phổ quát nhất là Base HRM (Mạng lưới hệ thống thông tin nhân sự), Base Checkin (Quản lý chấm công), Base Timesheet (Quản lý ngày công), Base Payroll (Tính và trả lương), Base OKR/KPI (Quản trị mục tiêu), Base Schedule (Phân ca với nhóm lao động non-office),…

Cùng so sánh với 8 tiêu chí lựa chọn phần mềm HRIS ở trên, đây là những gì doanh nghiệp nhận được từ bộ giải pháp Base HRM+:

Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào sát cánh cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều nghành nghề dịch vụ như: VIB, Ngân Hàng Á Châu ACB, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Quảng cáo truyền thông Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…

Để TÌM HIỂU THÊM và tham gia DEMO TRẢI NGHIỆM Bộ giải pháp quản trị nhân sự toàn diện Base HRM+, hãy đăng ký ngay ngay tại đây.