Bố cục tổng quan khi viết Thư điện tử bằng tiếng Anh chuyên nghiệp

1. Greeting (Chào hỏi)

Bạn Đang Xem: Hướng dẫn cách viết Email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp

Mở màn với phần “mở màn” chào hỏi, ta có thể sử dụng mẫu câu trọng thể và lịch sự sau đây:

Dear + title (danh xưng) + surname (họ)

Ví dụ: Dear Mr| Ms| Mrs Parker.

Bạn có bao giờ thắc mắc liệu nên dùng Ms hay Mrs không? Ta thường dùng Ms khi đối chiếu với phụ nữ đơn thân, và Mrs khi đối chiếu với phụ nữ đã có gia đình nhé

Trong trường hợp bạn không biết tên hay nam nữ của người nhận thì tất cả chúng ta có thề sử dụng Dear Sir/madam.

2. Opening comment (Lời mở đầu)

Phần Opening comment thường là những vướng mắc thăm về tình hình sức khoẻ hoặc tình hình ngày nay của người nhận. Trong trường hợp người nhận là người bạn ít hoặc xa lạ biết nhiều, chúng ta cũng có thể sử dụng những mẫu câu đơn giản để hỏi thăm nhưng không có mục tiêu hồi đáp như:

• How are you?
• How are things?

Hoặc là những câu chúc đơn giản và thịnh hành với cấu trúc ‘I hope’:

• I hope you are doing well. (Hy vọng cô vẫn khỏe);
• I hope you have a nice weekend. (Hy vọng là cô có một kỳ nghỉ thời điểm cuối tuần vui vẻ).
• I hope this email finds you well (Hy vọng email này đến tay bạn lúc bạn đang vui vẻ, mạnh khỏe)

Xem Thêm : Spec là gì? Tìm hiểu quy định về Chỉ dẫn kỹ thuật dành cho Kỹ sư xây dựng

Nếu người nhận email là người quen hoặc bạn và người này đã có liên lạc với nhau trước đó, chúng ta cũng có thể khai mạc bằng những lời hỏi thăm về những công việc mà người này đã làm trong thời kì vừa qua, hoặc những lời chúc cho những dự án sắp tới của họ. Hoặc đơn giản là trả lời cho vướng mắc mà người này đã hỏi bạn trong email lần trước.

3. Introduction (Giới thiệu)

Trong phần này, tất cả chúng ta sẽ nêu rõ lý do vì sao tất cả chúng ta viết email này, do đó tuỳ vào từng trường hợp cụ thể mà tất cả chúng ta có cách mở đầu email theo nhiều phương pháp khác nhau. Để vào trực tiếp mục tiêu của email, các chúng ta cũng có thể mở đầu bằng cụm từ đơn giản sau đây:

• I am writing to + verb… (tôi viết email này để …)

Tất cả chúng ta không nên sử dụng từ viết tắt như I’m trong một văn phong trọng thể và lịch sự, thay vì đó ta nên ghi rõ:

• I am writing to ask for the information about the English courses. (Tôi viết email này để yêu cầu quý vị cung cấp thông tin về khóa học tiếng Anh);
• I am writing to check if everything is ready for the launch of the product. (Tôi viết email này để kiểm tra mọi thứ đã sẵn sàng cho việc tung ra sản phẩm mới chưa).

Khi đối chiếu với các quan hệ xã giao, ta nên dùng vướng mắc/câu nói gián tiếp và dùng vướng mắc/câu nói trực tiếp cho những quan hệ thân tình hơn. Ngoài ra các chúng ta cũng có thể dùng các từ cho cấu trúc trên như

• I am writing to + complain/ explain/ confirm/ apologize.

Để đa dạng cách viết, ta có thể dùng “I would like to…” thay cho “I am writing to…”. Đặc biệt quan trọng, trong tình huống không cần quá trọng thể, các chúng ta cũng có thể dùng đơn giản như “I just want to…”

4. Mainpoint (Nội dung chính)

Đến đây, bạn đã sở hữu thể trình bày rõ ràng hơn, nội dung rõ ràng để giải bày cho lí do viết email phía trên. Bởi đây là email nên tất cả chúng ta cần nêu vấn đề càng ngắn gọn, xúc tích càng tốt. Nếu nội dung quá lan man, các bạn sẽ khiến người đọc bối rối khi không thể nắm được ý chính bạn muốn nói đến là gì.

Ví dụ như bạn đang viết một bức email gửi cho thầy cô ở trường để xin vắng học trong hôm đó, sau thời điểm trình bày lí do viết email, hãy nói rõ bạn xin nghỉ phép vào trong ngày nào, buổi học nào và lí do vì sao bạn vắng học vào trong ngày hôm đó. Nếu có thêm thông tin, bạn cũng chỉ việc đưa ra một lời cam kết ngắn gọn các bạn sẽ hỏi lại bài đầy đủ trước lúc đi học vào hôm sau.

Tất nhiên, một bức email cũng giống như một mẩu chuyện bạn kể nhằm thuyết phục người nhận tiếp nhận được thông tin, vấn đề và hồi đáp trao đổi nếu cần. Khác biệt một chỗ là mẩu chuyện trong email chỉ yêu cầu những thông tin chính, đầu mục chính để người nhận dễ dàng theo dõi. Hãy vận dụng vốn câu từ tiếng Anh của chính bạn để sáng tạo theo văn phong riêng của mình nhé.

Xem Thêm : Ib là gì? Rep Ib, Check Ib trong Facebook là gì? | sentayho.com.vn

Lưu ý nếu như bạn có sử dụng lại những cụm từ dùng trong văn phong trọng thể như DOL đã gợi ý phía trên, bạn cũng nên hạn chế và đọc lại một lần nữa trước lúc gửi để đảm bảo câu từ mượt mà và tự nhiên nhất có thể nhé.

5. Concluding sentence (Lời kết)

Hãy nhờ rằng chào lại một lần nữa ở cuối thư. Tất nhiên, cách chào lúc này sẽ khác với phần mở đầu thư vì bạn phải kết lại nội dung của tất cả thư hoặc “nhắc nhở” người nhận phản hồi lại thư của mình. Chúng ta có thể chọn một số mẹo sau đây để kết thúc 1 email bằng tiếng Anh:

• Let me know if you need anymore information. (Hãy cho tôi biết nếu anh cần thêm thông tin);
• Please get back to me as soon as possible. (Hãy trả lời email sớm nhất có thể nhé);
• I look forward to hearing from you soon. (Tôi rất mong sớm nghe tin từ bạn);
• Feel không tính phí to contact me if you need further information. (Đừng ngại liên hệ với tôi nếu anh cần thêm thông tin nhé).

Hoặc chúng ta cũng có thể dùng “Please do not hesitate to contact me…” để thay thế cho “Feel không tính phí to contact me…” Trong trường hợp văn phong thư cần trọng thể hơn nữa, bạn còn tồn tại thêm những lựa chọn sau đây:

• Should you need any further information, please do not hesitate to contact me. (Nếu có bất kỳ vấn đề gì, xin đừng ngần ngại liên hệ với tôi);
• I trust the above detail resolves your queries. Please feel không tính phí to contact us if we can be of further assistance. (Tôi hy vọng email này đã trả lời thắc mắc của bạn. Nếu chúng tôi có thể trợ giúp gì thêm, xin hãy liên hệ);
• Please reply once you have the chance to… (Xin hãy phúc đáp ngay khi chúng ta đã…);
• We appreciate your help in this matter and look forward to hearing from you soon. (Rất cảm ơn sự trợ giúp của bạn và mong nhận được phúc đáp sớm).

6. Sign off (Ký tên)

Để kết thúc email, ta sẽ cần lưu ý tới 2 phần nhỏ, đó là những dòng chữ đi kèm và phần họ tên (chữ kí) của người gửi thư như sau:

Trường hợp không cần quá trọng thể

• All the best;
• Best wishes;
• Regards;
• Take care;
• Bye.

Trường hợp trọng thể

• Best regards;
• Warm regards;
• Khi sử dụng Dear Ms/Mrs + surname ở đầu email thì sử dụng => Yours sincerely;
• Khi sử dụng Dear Sir/madam ở đầu email thì sử dụng => Yours faithfully.

Ví dụ:

Yours sincerely;

Nguyen Van An.