Data là khái niệm rất thân thuộc với tất cả chúng ta ngày này. Hầu như mọi hoạt động trong nhiều nghành nghề dịch vụ đều cần dùng đến data. Thế nên mới thấy tầm quan trọng của tài liệu to to ra thêm bao giờ hết đặc biệt quan trọng trong thời đại công nghệ số tiến bộ. Cùng Itdie tìm nắm vững hơn về data là gì và vai trò của nó trong nội dung bài viết sau.

Bạn Đang Xem: Khái niệm, định nghĩa Data (dữ liệu) là gì?

Data là gì và những điều nên biết

Tài liệu là một tổng hợp các thông tin, trong đó gồm có chữ, số, hình ảnh… Thông qua đó giúp con người hình dung được vấn đề một cách tổng quan và ứng dụng nó nhiều trong các ngành công nghệ, kỹ thuật, khoa học hay kinh doanh.

Một thuật ngữ nghành nghề dịch vụ mạng máy tính thường dùng đến là big data. Nó là tập hợp các tài liệu có quy mô cực kỳ lớn, mang tính phong phú và biến động nhanh. Ngày nay big data không thuộc quản lý của bất kỳ dụng cụ quản lý tài liệu truyền thông nào nhưng tầm quan trọng của tài liệu này rất lớn. Big data thường ứng dụng trong nhà băng, y tế, thương nghiệp, marketing với vai trò làm dụng cụ phân tích, đánh giá và thẩm định, lưu trữ hay đảm bảo bình yên.

Các dạng tài liệu cơ bản

Tài liệu có cấu trúc: Là nhóm tài liệu hoạt động với chức năng lưu trữ và truyền đạt thông tin theo một cấu trúc xác định. Nó có một số đặc điểm:

• Giúp đưa ra các tài liệu và số liệu khách quan.
• Được thể hiện dưới dạng số hoặc chữ.
• Được lưu trữ trong Excel, SQL, Google sheet.
• Dễ dàng thu thập, truy xuất, sắp xếp thông tin.
• Dễ dàng trích xuất thông tin.

Tài liệu phi cấu trúc: Là tập hợp các tài liệu phức tạp, khó nhận diện, không được sắp xếp và tổ chức đúng trình tự có sẵn. Đặc điểm của tài liệu này như sau:

• Thường thể hiện dưới văn bản để thổ lộ ý kiến, ý kiến hoặc đánh giá và thẩm định thương hiệu.
• Được lưu trữ trong Word, Elasticsearch hoặc Solr.
• Khó thu thập, khó truy xuất, lưu trữ, cũng như sắp xếp thông tin.
• Không thể sử dụng các dụng cụ phân tích tài liệu để tìm kiếm.

Cách phân tích tài liệu

Phân tích tài liệu bằng phương pháp nghiên cứu định tính: Phương pháp này dựa trên từ ngữ, sự mô tả, hình ảnh, đồ vật. Trong số đó phân tích qua từ ngữ được ưu tiên nhất. Với phương pháp này thông thường được tiến hành thủ công.

Phân tích tài liệu bằng phương pháp nghiên cứu định lượng: Phương pháp được tiến hành với mục tiêu kiểm tra thông tin định danh. Các bước thực hiện gồm:

• Xác thực tài liệu.
• Chỉnh sửa tài liệu.
• Mã hoá tài liệu.

Xem Thêm : Term Sheet là gì? Những điều khoản quan trọng cần lưu ý trong Term Sheet?

Phương pháp này chỉ thể hiện thống kê các số lượng, các Chuyên Viên dựa vào đó để mang ra nhận định.

Tầm quan trọng của tài liệu doanh nghiệp

Khi đối chiếu với quản lý bán sản phẩm

Trong nghành nghề dịch vụ bán sản phẩm, thường thu thập được nhiều tài liệu về khách hàng thành viên hay tập thể. Việc tận dụng các tài liệu này sẽ giúp ích cho nhà quản lý tra cứu thông tin một cách chuẩn xác. Tài liệu này rất quan trọng khi đối chiếu với hồ hết các phòng ban trong doanh nghiệp không chỉ bán sản phẩm mà còn là một phòng marketing, phòng kinh doanh, kho vận. Nắm bắt và khai thác tốt tài liệu sẽ có được địa thế căn cứ cho việc theo dõi và tìm kiếm khách hàng sau mỗi chiến dịch. Giúp vận đơn, xuất đơn hàng hoá được uyển chuyển.

Khi đối chiếu với quản trị nhân sự

Quản lý nhân sự là quá trình kéo dãn từ trước lúc tuyển dụng cho tới lúc đã tuyển được người và sau đó là kết thúc công việc nếu xẩy ra tình trạng nhân sự nghỉ việc. Khi đối chiếu với doanh nghiệp phải quản lý rất nhiều nhân sự khác nhau thì để dễ dàng quản lý cần có tài liệu sẵn cho nghành nghề dịch vụ này.

Chính nhờ tài liệu mà các cấp quản lý có thể nắm được tình trạng nhân sự ngày nay, đánh giá và thẩm định được năng suất lao động hay sơ sót xẩy ra để sở hữu kế hoạch khen và kỷ luật. Các chính sách lương thưởng hay phúc lợi cũng nhờ đến tài liệu để tiến hành cho phù hợp. Doanh nghiệp nào biết khai thác tốt tài liệu nhân sự sẽ có được chiến lược tuyển người và tập huấn viên chức hiệu quả cao.

Khi đối chiếu với nghiên cứu thị trường

Nghiên cứu thị trường là việc buộc phải làm trong nhiều nghành nghề dịch vụ trong đó có ngành marketing. Tầm quan trọng của tài liệu là rất lớn thậm chí còn mang tính quyết định thành bại trong nghiên cứu marketing. Hiểu được nhu cầu khách hàng, đón đầu các xu hướng tiêu dùng và tung sản phẩm ra thị trường để cháy khách đều địa thế căn cứ trên tài liệu thu thập. Để làm tốt điều này yên cầu nhà nghiên cứu sàng lọc tài liệu phải có kinh nghiệm và chọn đúng đối tượng người tiêu dùng để khai thác thông tin.

Tài liệu khách hàng và vai trò của chúng

Tài liệu khách hàng là toàn bộ các thông tin giữa khách hàng và tổ chức khi tương tác với nhau thông qua ứng dụng website, app di động, nền tảng xã hội hay khảo sát trực tiếp. Tài liệu này tác động trực tiếp tới việc phát triển của doanh nghiệp. Bởi chúng có vai trò tương trợ rất lớn như:

Tương trợ chốt sale

Ngày này việc bán sản phẩm không tạm dừng ở việc khách hàng đã mua xong sản phẩm. Đây là quá trình theo dõi trước, trong và sau lúc mua. Muốn có quá trình này diễn ra trơn buộc phải có dữ liệu khách hàng chất lượng sản phẩm. Nắm được tài liệu khách hàng giúp viên chức hiểu hơn về nhu cầu, biết đâu là sản phẩm đúng với thị hiếu và túi tiền tài khách hàng.

Xem Thêm : Điện áp danh định là gì

Data giúp viên chức dễ dàng chốt sale thành công

Ngoài ra khi nắm vững dữ liệu khách hàng, viên chức sẽ sẵn sàng những thông tin cấp thiết để dữ thế chủ động tiếp cận họ. Từ đó giới thiệu dịch vụ, sản phẩm phù hợp và nâng cao tỉ lệ chốt sales thành công. Nói theo cách dữ liệu khách hàng là dụng cụ để viên chức bán sản phẩm đọc đúng tâm lý của người mua.

Xử lý vấn đề phát sinh

Các doanh nghiệp Việt luôn xử lý các vấn đề khiếu nại từ khách hàng khá thiếu chuyên nghiệp. Để khắc phục được vấn đề này thì hãy dựa vào data. Một nghiên cứu chỉ ra rằng nhiều hơn thế nữa 95% khách hàng đồng ý cho doanh nghiệp thời cơ thứ hai để phục vụ họ nếu viên chức xử lý khiếu nại lần đầu một cách nhanh chóng và trả lại kết quả kịp thời. Vậy nên tầm quan trọng của tài liệu ứng dụng trong việc xử lý các tình huống phát sinh bất thần là rất lớn.

Doanh nghiệp cần đảm bảo giải quyết và xử lý nhanh các phản hồi, để lợi ích của khách hàng không bị tác động ảnh hưởng. Điều này vừa giúp xây dựng uy tín mà còn tạo thiện cảm cũng như có thời cơ xây dựng lòng trung thành với chủ của khách hàng.

Tương trợ viên chức bán sản phẩm

Viên chức bán sản phẩm là người gặp trực tiếp khách hàng và tạo tuyệt hảo trước nhất với khách hàng. Cho nên data sẽ tương trợ họ trong nhiều đầu công việc như:

Chăm sóc khách hàng cũ: Mục tiêu như thể lời nói cảm ơn với khách hàng và còn hỗ trợ viên chức bán sản phẩm tìm hiểu xem họ có hài lòng với sản phẩm hay là không. Việc làm này giúp doanh nghiệp tìm hiểu được nguyên nhân để khắc phục sản phẩm, dịch vụ. Thỉnh thoảng chính việc làm này giúp doanh nghiệp đã có được sự trở về của khách hàng cũ hay được khách hàng cũ giới thiệu một người mới khác.

Thu thập phản hồi: Cách nghiên cứu tài liệu ít tốn kém nhất đó là thu thập phản hồi khách hàng thông qua cuộc gọi điện trực tiếp từ viên chức bán sản phẩm. Chỉ với data sẵn có, việc làm này vừa hiệu quả mà vừa tiết kiệm ngân sách công sức của con người.

Hy vọng qua nội dung bài viết trên, bạn đã sở hữu thể trả lời được thắc mắc Data là gì, và tầm quan trọng của tài liệu ra sao. Tầm quan trọng của tài liệu khi đối chiếu với doanh nghiệp là điều không thể phủ nhận. Biết phương pháp thu thập cũng như khai thác tài liệu một cách tuyển lựa để nâng cao hiệu quả thao tác làm việc. Chúc bạn thành công.