So với những người dân thao tác làm việc trong những cơ quan, đơn vị quốc gia hay những doanh nghiệp cho quy mô ớn thì công việc văn thư không còn là một một tên gọi xa lạ. Vậy Công việc văn thư là gì? Ý nghĩa của hoạt động công việc văn thư ra sao? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu vấn đề này qua nội dung nội dung bài viết ở đây.

Bạn Đang Xem: Công tác văn thư là gì?

Văn thư là gì?

Văn thư được hiểu là các công việc liên quan đến việc soạn thảo văn bản, cho ra đời văn bản, quản lý văn bản và các tài liệu khác được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ của cơ quan, quản lý và sử dụng con dấu trong công việc văn thư.

Trong hoạt động của những cơ quan quốc gia hay tại những doanh nghiệp lớn thì phòng ban văn thư hành đấy là phòng ban phụ trách việc quản lý, lưu trữ văn thư đi và đến của đơn vị, tiếp nhận thư từ, xử lý hồ sơ sách vở và giấy tờ cũng như thực hiện một trong số những nhiệm vụ khác có liên quan đến công việc hành chính tại đơn vị.

Tại những doanh nghiệp thì viên chức văn thư sẽ tiến hành các công việc trong phạm vị quyền hạn và trách nhiệm của mình thuộc phòng ban hành chính văn thư tùy theo đặc trưng và mô hình tổ chức hoạt động của từng doanh nghiệp. Đây đấy là những viên chức sẽ thực hiện các công việc hành chính văn phòng nói chung tùy theo sự phân công công việc trực tiếp từ đơn vị mình đang công việc.

Còn khi đối chiếu với các doanh nghiệp hoạt động với quy mô nhỏ hơn thì thường sẽ không còn có phòng ban văn thư riêng biệt, mà thường phòng ban kế toán sẽ kiêm luôn mảng văn thư hành chính, tiếp nhận thư từ, xử lý hồ sơ sách vở và giấy tờ cũng như thực hiện các nhiệm vụ khác có liên quan đến công việc hành chính trong doanh nghiệp.

Công việc văn thư là gì?

Xem Thêm : Ý thức là gì? Vai trò của ý thức?

Theo như Thông tư số 04/2013/TT-BNV thì: Công việc văn thư gồm có các công việc về soạn thảo, cho ra đời văn bản, quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, quản lý và sử dụng con dấu trong công việc văn thư.

Nói theo cách công việc văn thư là một trong những hoạt động quan trọng của tất cả những cơ quan, doanh nghiệp, nhất là những cơ quan, đơn vị quốc gia. Các Cơ quan Đảng , quốc gia, đoàn thể nếu muốn thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của mình thì đều cần dùng tới các công văn, sách vở và giấy tờ nhằm phổ thông các chủ trương, đường lối, chính sách nhằm phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công việc, ghi lại những sự kiện, hiện tượng kỳ lạ xẩy ra trong hoạt động hàng ngày.

Đặc biết khi đối chiếu với văn phòng cấp ủy là cơ quan trực tiếp giúp việc cho những cấp ủy tổ chức điều hành cỗ máy hoạt động, song song còn là một trung tâm thông tin tổng hợp nhằm phục vụ cho lãnh đạo.

Ý nghĩa của công việc văn thư

Việc hoàn thành tốt công việc văn thư nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ các thông tin, góp phần nâng cao hiệu suất thao tác làm việc, chất lượng sản phẩm và dịch vụ công việc của những cơ quan, đơn vị, các tổ chức chính trị xã hội, phòng chống được nạn quan liêu sách vở và giấy tờ.

Trong hoạt động của những cơ quan, tổ chức từ việc đề ra các chủ trường, đường lối, chính sách, xây dựng các Khóa học, kế hoạch công việc cho tới phản ánh các tình hình, nêu ra đề xuất, kiến nghị với những cơ quan cấp trên, lãnh đạo cơ quan cấp dưới trong việc triển khai nhiệm vụ, kế hoạch được giao, xử lý các công việc…đều phải nhờ vào các nguồn thông tin có liên quan.

tin tức càng đầy đủ, xác thực và kịp thời thì sẽ càng hỗ trợ cho hoạt động của những cơ quan đạt được hiệu quả thao tác làm việc cao hơn nữa, bởi lẽ thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, xác thực nhất đó đấy là nguồn thông tin từ những văn bản. Đây là phương thức rõ ràng, hiệu quả nhất và vẫn đảm bảo tính pháp lý.

Trên thực tế công việc văn thư gồm rất nhiều các tiến trình, liên quan đến nhiều phòng ban, vì vậy việc làm tốt công việc văn thư sẽ sở hữu tác dụng sau:

Xem Thêm : Phi nhị nguyên giới là gì? Người phi nhị nguyên giới (Non-binary)

– Giúp ban lãnh đạo tại những cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội trong hoạt động lãnh đạo công việc xác thực, hiệu quả, không để chậm trễ, sơ sót, tránh nạn quan liêu, sách vở và giấy tờ, mệnh lệnh hành chính.

– Góp phần giữ gìn kín đáo của Đảng, Quốc gia và cơ quan. Những chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng và Quốc gia kể cả chủ trương tuyệt mật đều được phản ánh trong văn bản, vì vậy vệc giữ gìn kín đáo của Đảng, Quốc gia và cơ quan là vấn đề rất quan trọng.

Tổ chức tốt công việc văn thư từ khẩu quản lý văn bản chặt chẽ, gửi văn bản đúng đối tượng người tiêu dùng sẽ làm hạn chế tối đa tình trạng để mất, thất lạc, từ đó góp phần giữ gìn tốt kín đáo của Đảng, Quốc gia và cơ quan.

– Đảm bảo giữ gìn đầy đủ những chứng cú về hoạt động của những cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội. Nội dung tài liệu sẽ phản ảnh trung thực hoạt động của những cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội cũng như của đa số đồng chí lãnh đạo. Trường hợp nếu tài liệu được giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản đảm bảo tính xác thực, phản ảnh trung thực hoạt động của những cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội thì khi cấp thiết, tài liệu này sẽ hoàn toàn có thể trở thành chứng cứ pháp lý của cơ quan.

– Tạo ĐK tiện lợi cho công việc lưu trữ. Tài liệu hình thành trong hoạt động của những cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội là nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hiện hành và lưu trữ cấp ủy, lưu trữ tổ chức chính trị-xã hội. Vì vậy, nếu làm tốt công việc văn thư thì mọi công việc của cơ quan sẽ tiến hành văn bản hoá.

Giải quyết và xử lý xong công việc, tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đúng quy định sẽ tạo tiện lợi cho công việc lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo như phân loại, xác định giá trị, thống kê, dữ gìn và bảo vệ và phục vụ tốt cho công việc khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày và lâu dài về sau.

Với nội dung nội dung bài viết phía trên, chúng tôi đã giảng giải cho Quý khách về Công việc văn thư là gì? Nếu còn gì thắc mắc về vấn đề này thì Qúy khách hãy liên hệ đến chúng tôi để được tương trợ trực tiếp.