Khái niệm bút lục nghe có vẻ lạ lẫm với những người dân thường, trong cả với những bạn đang học Luật, nhưng lại thân thuộc với những người dân đã làm trong nghề Luật, nhất là ở mảng tố tụng.

Bạn Đang Xem: Những điều cần biết về đóng dấu bút lục – Thư viện pháp luật

Vậy bút lục là gì? Và việc đóng dấu bút lục được thực hiện ra sao?…Tất cả sẽ tiến hành trả lời thông qua nội dung bài viết tiếp sau đây kèm theo một số lưu ý, trao đổi.

1. Bút lục là gì?

Hiện nay không có văn bản quy phạm pháp luật nào khái niệm rõ ràng bút lục tức thị gì, khái niệm này chỉ có thể được hiểu là việc đánh số trang, số tờ của tương đối nhiều tài liệu trong hồ sơ xét xử vụ án, giải quyết và xử lý vụ việc.

2. Đóng dấu bút lục trong trường hợp nào?

Nghành nghề dân sự:

Đó là các sách vở và giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ vụ dân sự.

(Theo Khoản 2 Điều 204 Bộ luật tố tụng dân sự 2015)

Nghành nghề hình sự:

Khoản 5 Điều 88 Bộ luật tố tụng hình sự 2015 có quy định như sau:

“Trong thời hạn 05 ngày Tính từ lúc ngày lập biên bản về hoạt động điều tra, thu thập, nhận được tài liệu liên quan đến vụ án mà Kiểm sát viên không trực tiếp kiểm sát theo quy định của Bộ luật này thì Cơ quan điều tra, cơ quan được giao nhiệm vụ tiến hành một số hoạt động điều tra có trách nhiệm chuyển biên bản, tài liệu này cho Viện kiểm sát để kiểm sát việc lập hồ sơ vụ án. Trường hợp do trở ngại khách quan thì thời hạn này còn có thể kéo dãn dài nhưng không thật 15 ngày. Trong thời hạn 03 ngày, Viện kiểm sát đóng dấu bút lục và sao lưu biên bản, tài liệu lưu hồ sơ kiểm sát và bàn giao nguyên trạng tài liệu, biên bản đó cho Cơ quan điều tra, cơ quan được giao nhiệm vụ tiến hành một số hoạt động điều tra…”

Hiện quy định này chưa rõ dẫn đến vô số phương pháp hiểu khác nhau về trường hợp phải đóng dấu bút lục trong tố tụng hình sự:

Cách hiểu thứ 1: Việc đóng dấu bút lục của Viện kiểm sát chỉ thực hiện khi đã có Quyết định khởi tố vụ án hình sự, bởi vì theo quy định tại Điều 88 Bộ luật tố tụng hình sự quy định: “Cơ quan điều tra, cơ quan được giao nhiệm vụ tiến hành một số hoạt động điều tra có trách nhiệm chuyển biên bản, tài liệu này cho Viện kiểm sát để kiểm sát việc lập hồ sơ vụ án”. Theo phong cách hiểu này thì hồ sơ vụ án là hồ sơ đã được khởi tố vụ án hình sự để tiến hành điều tra theo quy định của pháp luật. Do đó, việc đóng dấu bút lục vào hồ sơ vụ án chỉ được thực hiện so với những biên bản, tài liệu được thu thập sau khoản thời gian có quyết định khởi tố vụ án của Cơ quan điều tra.

Cách hiểu thứ hai: Việc thực hiện đóng dấu bút lục của Viện kiểm sát so với biên bản, tài liệu do Cơ quan Điều tra thu thập được thực hiện Tính từ lúc lúc xẩy ra vụ việc, tức là từ thời đoạn giải quyết và xử lý tố giác, tin báo về tội phạm, kiến nghị khởi tố bởi vì: Tính từ lúc ngày thứ nhất/01/2018 việc tiếp nhận, giải quyết và xử lý tin đưa tin báo về tội phạm được thực hiện theo quy định tại phần thứ hai: Khởi tố, điều tra vụ án hình sự của Bộ luật Tố tụng hình sự năm 2015. Trong quá trình giải quyết và xử lý tin báo về tội phạm Cơ quan điều tra có trách nhiệm phải chứng minh có hành vi phạm tội xẩy ra hay là không, nên việc thu thập các nguồn chứng cứ để chứng minh tội phạm được thực hiện ngay từ lúc tiếp nhận tin báo và chứng cứ này được sử dụng trong quá trình giải quyết và xử lý vụ án, được sử dụng cho việc điều tra, truy tố và xét xử.

Nghành nghề hành chính:

Đó là các sách vở và giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ vụ án hành chính.

(Theo Khoản 2 Điều 132 Luật tố tụng hành chính 2015)

3. Cơ quan nào có trách nhiệm đóng dấu bút lục?

Nghành nghề dân sự: Cơ quan thi hành dân sự, cụ thể là chấp hành viên.

(Địa thế căn cứ Khoản 1 Điều 30 Thông tư 01/2016/TT-BTP)

Xem Thêm : BBI là gì? BBI có nghĩa là gì trên Facebook, trong tình yêu?

Nghành nghề hình sự: Viện kiểm sát là cơ quan có trách nhiệm đóng dấu bút lục Tính từ lúc 01/01/2018 (thời khắc Bộ luật tô tụng hình sự 2015 có hiệu lực)

Theo Công văn 3395/VKSTC-VP ngày thứ nhất/9/2017 về việc quản lý, sử dụng dấu bút lục kiểm sát thì ngay sau khoản thời gian tiếp nhận chứng cứ, tài liệu có liên quan từ Cơ quan điều tra chuyển sang, Viện kiểm sát phải đóng dấu bút lục, đánh số bút lục và điền đầy đủ các thông tin để trống trong con dấu (thời kì tiếp nhận hồ sơ) và số trật tự (số bút lục). Đánh số trật tự (bút lục) đánh một lần, không được tẩy xóa, đánh chèn nhiều lần.

Trong những khi đó, trước thời khắc này, theo Thông tư liên tịch 05/2005/TTLT-VKSNDC-BCA-BQP, mỗi hồ sơ vụ án hình sự có 3 loại dấu bút lục:

– Dấu bút lục của Cơ quan điều tra: Cơ quan điều tra đóng dấu bút lục của Cơ quan điều tra và ghi số trật tự bút lục trên những tài liệu tố tụng do Cơ quan điều tra cho ra đời và tài liệu vụ án do cơ quan điều tra tiếp nhận, thu thập trong thời đoạn điều tra cho tới khi có kết thúc điều tra vụ án, chuyển hồ sơ sang Viện kiểm sát.

– Dấu bút lục của Viện kiểm sát: Viện kiểm sát đóng dấu bút lục của Viện kiểm sát và ghi số bút lục tiếp theo số trật tự của Cơ quan điều tra so với những tài liệu tố tụng do Viện kiểm sát cho ra đời và tài liệu vụ án do Viện kiểm sát thu thập, tiếp nhận trong quá trình truy tố cho tới khi kết thúc thời đoạn truy tố chuyển hồ sơ vụ án sang Tòa án để xét xử.

– Dấu bút lục của Tòa án: Tòa án đóng dấu bút lục của Tòa án và ghi số bút lục tiếp theo số trật tự của Viện kiểm sát so với những tài liệu tố tụng do Tòa án cho ra đời và tài liệu vụ án do Tòa án thu thập, tiếp nhận trong thời đoạn xét xử và sau khoản thời gian xét xử.

4. Việc đóng dấu bút lục được thực hiện thế nào?

Nghành nghề dân sự:

Trật tự đánh số bút lục và sắp xếp tài liệu trong hồ sơ thi hành án

– Các bút lục được đánh số theo phương pháp tịnh tiến về số và trật tự từng tờ tài liệu có trong hồ sơ. Bút lục được đánh số một lần. Số bút lục được đánh vào góc phải, phía trên, mặt trước của từng tờ tài liệu. Mỗi tờ tài liệu được đánh một số bút lục (riêng quyết định thi hành án, bản án, quyết định chỉ đánh một bút lục; trường hợp có nhiều bản án, quyết định thì mỗi bản án, quyết định đánh một số bút lục). Việc đánh số bút lục được thực hiện ngay sau khoản thời gian thiết lập hoặc tiếp nhận tài liệu, theo trình tự thời kì tiếp nhận. Trường hợp tại một thời khắc tiếp nhận nhiều tài liệu thì đánh số bút lục theo trật tự thời kì cho ra đời tài liệu.

– Tài liệu trong hồ sơ được xếp theo trật tự sau:

So với việc thi hành án dữ thế chủ động: tài liệu thứ nhất là quyết định thi hành án; tài liệu thứ hai là bản án, quyết định mà cơ quan thi hành dân sự đưa ra thi hành.

So với việc thi hành án theo yêu cầu: tài liệu thứ nhất là quyết định thi hành án; tài liệu thứ hai là tài liệu về việc yêu cầu thi hành án; tài liệu thứ ba là bản án, quyết định mà cơ quan thi hành dân sự đưa ra thi hành.

Các tài liệu tiếp theo (nếu có) được sắp xếp theo trật tự từ trên xuống dưới theo thời khắc cơ quan thi hành án đã chiếm hữu tài liệu.

Tài liệu trong hồ sơ thi hành án phải được thống kê tại trang 03 của bìa hồ sơ thi hành án (Danh mục tài liệu), từ bút lục số 01 rồi tới những bút lục tiếp theo.

Ví dụ:

Loại hồ sơ

Tài liệu

Đánh số bút lục

Sắp xếp trong hồ sơ

Hồ sơ thi hành án dữ thế chủ động

Xem Thêm : Microsoft 365 là gì? Office 365 là gì? Tính năng và lợi ích

– Quyết định thi hành án;

– Bản án của Tòa án;

– Các tài liệu khác.

– Quyết định thi hành án: bút lục số 01;

– Bản án: bút lục số 02;

– Các tài liệu khác: từ bút lục số 03 trở đi.

Theo trật tự tăng dần của số bút lục (01, 02, 03, …)

Hồ sơ thi hành án theo yêu cầu

Xem Thêm : Microsoft 365 là gì? Office 365 là gì? Tính năng và lợi ích

– Quyết định thi hành án;

– Tài liệu về việc yêu cầu thi hành án (gồm 02 tờ);

– Bản án của Tòa án;

– Các tài liệu khác.

– Quyết định thi hành án: bút lục số 01;

– Tài liệu về việc yêu cầu thi hành án: bút lục số 02, 03;

– Bản án: bút lục số 04;

– Các tài liệu khác: từ bút lục số 05 trở đi.

(Địa thế căn cứ Khoản 2 Điều 30 Thông tư 01/2016/TT-BTP)

Nghành nghề hình sự: Hiện không có quy định nào cụ thể hướng dẫn việc đóng dấu bút lục ra sao ngoại trừ Công văn 3395/VKSTC-VP ngày thứ nhất/9/2017.

Một số trao đổi:

Ngày nay không có văn bản quy phạm pháp luật quy định cụ thể về bút lục và đóng dấu bút lục, do vậy, trong thực tiễn hiện nay, nhiều hồ sơ vụ án không được lưu lại bút lục và bị mất, thất lạc, song, cơ chế xử lý cho trường hợp này chỉ là những quy chế nội bộ, chứ không có chế tài cụ thể. Do vậy, trong thời kì tới, cần sớm có quy định hướng dẫn một cách cụ thể vấn đề này.

* Nội dung bài viết dựa trên sự hiểu biết và tổng hợp tài liệu của nhiều cơ quan, do vậy, trong trường hợp có sơ sót, mời các anh/chị/bạn thao tác trong ngành hoặc nghành nghề dịch vụ liên quan góp ý.