Update lần cuối vào 14/09/2022 bởi Nguyễn Quang quẻ Hoàng

Bạn Đang Xem: Sơ đồ Gantt là gì? Hướng dẫn cách tạo và áp dụng

Có phải bạn đang mắc kẹt trong một mớ bòng bong các nhiệm vụ phải thực hiện trong một dự án không? Có phải trong dự án của bạn, bạn biết các nhiệm vụ cần phải làm nhưng lại không biết phương pháp sắp xếp các công việc và theo dõi tiến độ thực hiện của nó không? Vậy thì, nội dung bài viết trong tương lai về dụng cụ sơ đồ Gantt sẽ giúp đỡ bạn tháo gỡ và trả lời các khó khăn của bạn trong việc quản lý công việc.

Sơ đồ Gantt

Sơ đồ Gantt là gì?

Sơ đồ Gantt là một loại biểu đồ thanh ngang được sử dụng để hiển thị ngày khai mạc và khoảng chừng thời kì hoàn thành của mỗi nhiệm vụ trong một dự án. Đây là một trong những dụng cụ quản lý dự án phổ quát nhất, được cho phép người quản lý dự án xem tiến độ của dự án một cách trực quan.

Ví dụ

Các nhiệm vụ trong một dự án được thể hiện trên trục dọc của sơ đồ , với thời kì hoàn thành nhiệm trên trục ngay. Mỗi nhiệm vụ được trình diễn bằng một thanh ngang. Chiều dài của thanh thể hiện khoảng chừng thời kì hoàn thành của nó. Nếu như khách hàng thấy hai thanh chồng lên nhau trên trục ngang thì tức thị chúng xẩy ra song song.

Như chúng ta cũng có thể thấy trong ví dụ này, sơ đồ Gantt được cho phép người quản lý dự án xem được những thông tin của dự án như:

• List các nhiệm vụ trong một dự án
• Ngày khai mạc và ngày kết thúc cho từng nhiệm vụ
• Sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ
• Lộ trình của dự án
• Tiến độ của từng nhiệm vụ
• Người chịu trách nhiệm chính của từng nhiệm vụ

Sơ đồ này cực kỳ hữu ích trong việc giữ cho dự án đi đúng hướng, nhất là khi dự án của bạn có nhiều nhiệm vụ phụ thuộc nhau và nhiều nhiệm vụ xẩy ra song song.

Sơ đồ Gantt được sử dụng thế nào?

Sơ đồ Gantt giúp người quản lý dự án dễ dàng xác định Critical Path để hoàn thành dự án và đảm nói rằng không có sự chậm trễ trong các nhiệm vụ đó. Người quản lý dự án nên sử dụng nó để lập kế hoạch và lập lộ trình dự án, phân bổ nguồn lực, theo dõi tiến độ của từng nhiệm vụ tại mọi thời khắc và đảm bảo thực hiện trơn tru và kịp thời các nhiệm vụ quan trọng.

Xem thêm: Critical Path – Phương pháp đường găng trong quản lý dự án (2022)

Cách tạo sơ đồ Gantt đơn giản

Sơ đồ Gantt có thể được tạo bằng phần mềm quản lý dự án hoặc bảng tính như Microsoft Excel hoặc Google Sheet. Nhưng trước lúc thực sự vẽ sơ đồ Gantt, bạn cần phải tập hợp nhóm của mình lại với nhau và lập kế hoạch.

Lập kế hoạch

Trước khi chúng ta tạo sơ đồ Gantt, hãy thu thập thông tin sau:

• List các nhiệm vụ cần hoàn thành
• Ngày khai mạc và ngày kết thúc cho từng nhiệm vụ
• Sự phụ thuộc của rất nhiều nhiệm vụ
• Ai là người chịu trách nhiệm chính cho từng nhiệm vụ
• Các thành viên trong nhóm được phân bổ cho từng nhiệm vụ

Khi chúng ta khai mạc cuộc họp với nhóm của mình, điều trước nhất cần làm là tạo một list các nhiệm vụ sẽ thực hiện trong dự án. Sau đó, bạn phải ước tính thời lượng, vật liệu cấp thiết, sự phụ thuộc của rất nhiều nhiệm vụ,… cho từng tác vụ. Điều này sẽ giúp đỡ bạn trong việc phân bổ các nguồn lực một cách hợp lý.

Bạn phải lưu ý rằng thông tin cơ bản cấp thiết để tạo sơ đồ là list các nhiệm vụ với ngày khai mạc và ngày kết thúc của chúng. Tùy thuộc vào mức độ phức tạp của rất nhiều dụng cụ bạn sử dụng để tạo sơ đồ Gantt, chúng ta cũng có thể thêm các rõ ràng khác ví như các nhiệm vụ bị phụ thuộc, nhiệm vụ quan trọng, các tài nguyên được phân bổ thế nào,…

Tạo sơ đồ Gantt trên Google Sheet thế nào?

Hãy thử tạo một sơ đồ Gantt rất cơ bản trong Google Sheet để chúng ta cũng có thể thấy việc làm này dễ dàng thế nào.

Bước 1: Mở bảng tính mới

Tìm kiếm Google Trang tính trên trình duyệt và nhấn để tạo một bảng tính trống mới.

Xem Thêm : Tìm hiểu đặc điểm của kinh doanh Nhà hàng

Bước 2: Nhập tài liệu của dự án

Trên bảng tính mới, bạn cần phải nhập tên nhiệm vụ, ngày khai mạc và ngày kết thúc để tạo biểu đồ Gantt. Các nhiệm vụ này sẽ tiến hành liệt kê theo trật tự xẩy ra.

Ngoài ra việc tạo biểu đồ Gantt vẫn cần tài liệu về thời kì hoàn thành, là số ngày thực tế để hoàn thành mỗi nhiệm vụ.

Trong ví dụ này:

Công thức tính cột Ngày khai mạc (B10: B15) là “int (B2) – int ($B$2)”.

Công thức để tính toán số ngày hoàn thành nhiệm vụ là = (int (C2) – int ($B$2)) – (int (B2) – int ($B$2)). Công thức này thay mặt đại diện cho “Thời lượng công việc = Ngày kết thúc – Ngày khai mạc“.

Bước 3: Chèn biểu đồ thanh xếp chồng

Bôi đen bảng thứ hai (A13,C23), chuyển đến tab “Chèn”, nhấp vào “Biểu đồ” và các bạn sẽ thấy biểu đồ thanh xếp chồng hiện ra và ô chỉnh sửa biểu đồ được hiển thị bên tay phải.

Bước 4: Chuyển biểu đồ thanh thành biểu đồ Gantt

Vào tab Tùy chỉnh trên ô chỉnh sửa biểu đồ. Sau đó nhấn “Chuỗi”, chọn “ Ngày khai mạc”. Cuối cùng, thay đổi “Màu tô” thành white color và “Độ mờ” chuyển thành 0%.

Để cho bạn có cái nhìn trực quan hơn về kiểu cách tạo sơ đồ Gantt trên Google Sheet thì mình sẽ gắn link file Google Sheet tại đây.

Tạo sơ đồ Gantt trên phần mềm Project Manager thế nào?

Bất kỳ ai cũng luôn có thể dễ dàng tạo biểu đồ Gantt trực tuyến trong phần mềm Project Manager. Chúng ta có thể nhập list công việc từ tệp CSV, mẫu biểu đồ Excel Gantt, tệp Microsoft Project hoặc tạo từ trên đầu.

Ở đây là phía dẫn từng bước để tạo sơ đồ trực tuyến với Project Manager:

Bước 1: Tạo một dự án mới.

Khi chúng ta đăng nhập lần trước nhất, bạn chỉ việc nhập tên dự án và chọn “Tạo”.

Bước 2: Thêm nhiệm vụ.

Xem Thêm : MASS MEDIA LÀ GÌ? CHỨC NĂNG? KHÁC GÌ SO VỚI SOCIAL MEDIA?

Khi chúng ta thêm nhiệm vụ, ngày mặc định sẽ là hôm nay và vì bạn chưa thêm ngày hết hạn nên các công việc sẽ ở dưới dạng vòng tròn, biểu thị rằng chúng khai mạc và kết thúc hôm nay.

Bước 3: Thêm ngày đến hạn.

Khi chúng ta lê dài ngày khai mạc và ngày kết thúc, các thanh tác vụ trên cơ chế xem sơ đồ Gantt cũng mở rộng, cho bạn biết mỗi tác vụ sẽ mất bao lâu.

Vì sao tất cả chúng ta nên sử dụng phần mềm tạo sơ đồ Gantt trực tuyến?

Nhiều người đã quen với việc tạo list công việc trong file Excel hoặc các dụng cụ bảng tính khác. Họ có thể đã tạo một sơ đồ Gantt đơn giản và hiệu quả. Tuy nhiên, điều này chỉ hoạt động tốt khi chúng ta đang tạo list công việc gồm những hoạt động cho duy nhất một người xem.

Khi chúng ta thao tác trong một team và muốn san sẻ dòng thời kì hoàn thành dự án của mình với nhiều người khác, thì việc tạo sơ đồ Gantt trực tuyến trở thành thuận tiện và dễ dàng hơn rất nhiều. Nhiệm vụ được update bất luận khi nào và bất kỳ ai thay đổi % hoàn thành của họ hoặc thêm nhận xét hoặc đính kèm tệp trong thời kì thực cũng được update ngay tức khắc.

Ngoài ra, với tư cách là người quản lý dự án, chúng ta cũng có thể dễ dàng thực hiện các thay đổi so với tiến độ dự án trong thời kì thực và các cộng sự của bạn đều sở hữu thể nhìn thấy được điều đó.

Những thắc mắc thường gặp

Ai là người phát minh ra sơ đồ Gantt?

Sơ đồ Gantt được đặt theo tên của Henry Gantt, và nhiều người nhận định rằng ông là người trước nhất có ý tưởng lập kế hoạch dự án trên biểu đồ thanh. Tuy nhiên, điều đó không hoàn toàn đúng.

Karol Adamiecki đã nghĩ ra sơ đồ này trước nhất vào năm 1896. Ông là một kỹ sư người Ba Lan, trở thành GS quản lý, người đã đưa ra ý tưởng hiển thị các quy trình một cách trực quan để ông có thể xem lịch sinh sản dễ dàng hơn.

Henry Gantt có cùng ý tưởng với Karol Adamiecki, nhưng khoảng chừng 15 năm tiếp theo, vào năm 1910, Gantt khai mạc lập kế hoạch trực quan với những biểu đồ thanh để được cho phép những người dân giám sát trong các dự án công trình thép xem việc sinh sản đúng tiến độ hay chậm tiến độ. Tên của Gantt đã gắn liền với cách lập kế hoạch dự án này, nhưng ngày này người ta thường xác nhận rằng Adamiecki là người dân có ý tưởng trước nhất.

Ai là người cần sử dụng sơ đồ Gantt?

Ngày này, gần như tất cả mọi người đều sở hữu thể sử dụng sơ đồ Gantt để giúp họ hình dung ra nhiệm vụ của mình. Bất kỳ ai cũng luôn có thể tạo một list nhiệm vụ đơn giản, thêm ngày khai mạc và kết thúc và phần mềm sẽ thực hiện ngay tức tốc việc hiển thị các nhiệm vụ của bạn theo dòng thời kì của dự án.

Đây là dụng cụ hiệu quả cho những người dân giữ vai trò như:

• Quản lý dự án (Project Manager)
• Tổng giám đốc (General Manager)
• Những người dân lãnh đạo đội nhóm (Team Leader)
• Người quản lý hoạt động (Operations Manager)
• Người quản lý lộ trình (Scheduling Manager)
• Người quản lý công việc (Work Manager)
• Giám đốc Marketing (Marketing Manager)
• CEO & CTO
• Bất kỳ ai muốn có cái nhìn trực quan và tức thì về tiến trình của dự án.

Trước kia, sơ đồ này là dụng cụ độc quyền của rất nhiều nhà quản lý dự án, là những người dân lập kế hoạch cho những dự án phức tạp thuộc tất cả những loại khác nhau: xây dựng, kỹ thuật, quân sự chiến lược, sinh sản, hạ tầng, công nghệ thông tin và hơn thế nữa.

Mặc dù vẫn được xem là mục tiêu của rất nhiều nhà quản lý dự án, nhưng ngày này với sự đa dạng của phần mềm quản lý dự án và các dụng cụ sơ đồ Gantt, bất kỳ ai cũng luôn có thể sử dụng.

Lợi ích của việc sử dụng sơ đồ Gantt là gì?

Sơ đồ Gantt là một dụng cụ quản lý dự án trực quan, vì vậy chúng ta cũng có thể biết nhanh tiến độ của một dự án và các nhiệm vụ liên quan đến nó. Điều này tiếp tục được cho phép bạn kiểm soát và điều chỉnh kế hoạch của mình nếu các nhiệm vụ quan trọng hiện giờ đang bị trì hoãn.

Tôi có thể in sơ đồ Gantt ra không?

Về mặt lý thuyết, có, chúng ta cũng có thể in sơ đồ Gantt, nhưng bạn nên kiểm tra bản xem trước lúc in ra. Thông thường, các biểu đồ này thường chiếm nhiều trang, vì vậy hãy cân nhắc trang in của bạn không gồm có các nhiệm vụ đã hoàn thành hoặc nên làm in một phần của sơ đồ.

Kết luận

Với những thông tin mà PMA đã cung cấp cho bạn ở trên thì chắc hẳn đã phần nào giúp đỡ bạn thoát khỏi những khó khăn trong việc sắp xếp và quản lý công việc rồi phải không? Sơ đồ Gantt là một dụng cụ đơn giản nhưng đem lại hiệu quả cực kỳ cao. Do đó, nếu như bạn ứng dụng được kỹ thuật này vào quản lý các nhiệm vụ trong một dự án thì vững chắc dự án của các bạn sẽ hoàn thành đúng tiến độ mà không bị trễ trễ.