>> Tải về miễn phí Ebook “Bí quyết kiểm soát tiến độ dự án” => Sách tặng

Bạn Đang Xem: WBS là gì? Cách tạo WBS dễ áp dụng – Học viện Agile

WBS là gì?

WBS là viết tắt của Work Breakdown Structure, tạm dịch là Cấu trúc phân chia công việc. Như đúng tên gọi, WBS là phương pháp giúp phân rã và cấu trúc các đối tượng người sử dụng công việc trong toàn bộ phạm vi dự án.

Đơn vị công việc nhỏ nhất được gọi là các gói công việc (Work package) và được dùng để làm lập lộ trình cho dự án. Trong PMBOK (sách về Hướng dẫn các cốt lõi trong quản lý dự án) còn hướng dẫn chia tách tiếp các gói công việc này thành các hoạt động sinh hoạt (activities) để từ đó ước tính nguồn lực và thời kì cấp thiết. Từ đó đảm bảo khả năng dự án thành công là tốt nhất có thể.

Lợi ích của WBS

• Tạo được trao thức chung trong công việc: Thông qua WBS, các nội dung công việc của dự án được sáng tỏ hóa từ đó có thể giảm được việc phát sinh sai lệch về phạm vi công việc với những người phụ trách công việc đó.
• Xây dựng được lộ trình cho dự án: Bằng phương pháp phân tích công việc nhỏ hơn,tất cả chúng ta có thể nhìn rõ được thời kì và nguồn lực cho từng nhiệm vụ và có kế hoạch phân bổ cho những nhiệm vụ đó.
• Giảm rủi ro cho dự án: Việc xây dựng một WBS tốt sẽ giúp làm phát lộ sớm các vấn để trong dự án. Khi một vấn đề dù tốt hay xấu được phản ánh trong WBS, với tư cách là quản lý dự án tất cả chúng ta có thể nhanh chóng định hình được tầm ảnh hưởng tác động của nó tới cả tiến trình thông qua cấu trúc phân cấp công việc rõ ràng.

Các bước để tạo một WBS hiệu quả

Bước 1: Viết sản phẩm tổng quát nhất cần chuyển giao sau dự án. Ví dụ: Sản phẩm sau dự án là Phần mềm quản lí bán sản phẩm, phần mềm quản trị nhân sự.

Để thực hiện được bước này, người quản lý dự án cần thường xuyên phải thanh tra rà soát phạm vi dự án để cụ thể được những sản phẩm đầu ra.

Bước 2: Xác định cấu trúc WBS: dùng biểu đồ hình cây hay dạng outline

Xem Thêm : Teepublic là gì? Hướng dẫn kiếm tiền với Teepublic nhanh và hiệu quả 2019

Bước 3: Xác định cách tổ chức WBS.

Thường sẽ có 2 dạng tổ chức WBS đó là tổ chức theo phase hoặc theo những sản phẩm chuyển giao trong dự án.

• Tổ chức theo phase: trong cách tổ chức này, các pha của vòng đời dự án được xác định làm mức phân tích thứ hai, trong lúc các sản phẩm chuyển giao trong dự án được chèn ở cấp thứ ba.
• Tổ chức theo những sản phẩm chuyển giao trong dự án: trong cách tổ chức này, các sản phẩm chuyển giao sẽ tiến hành tổ chức ở tại mức phân tích thứ hai như hình vẽ.

Bước 4: Tạo list các sản phẩm. Phân rã sản phẩm chung nhất thành các sản phẩm con ở các mức thấp hơn.

Bước 5: Tạo lập list công việc để hoàn thành các sản phẩm con. Sau đó phân rã từng công việc rõ ràng và cụ thể hơn theo quy tắc “2 tuần hoặc 80 giờ” (tức là nếu một công việc cần làm nhiều hơn 2 tuần hoặc 80 giờ thì nên phân rã tiếp)

Bước 6: Gán mã cho những thành phần trong WBS một mã số duy nhất. Sản phẩm ở tại mức tốt nhất có thể có mã số là 0.0, kế tiếp là một trong những.0, 2.0,… Mã số này chỉ ra mối liên quan giữa các thành phần trong dự án.

Bước 7: Xem xét lại tính logic và tính đầy đủ của WBS để đảm nói rằng:

• Mỗi sản phẩm đều phải sở hữu mã số.
• Mỗi tên sản phẩm là danh từ.
• Mỗi công việc phải làm cho sản phẩm là một trong những động từ.
• Thời kì thực hiện từng sản phẩm.

Các phương pháp để tạo Work breakdown structure

Có 4 phương pháp tạo WBS:

• Top-down: là tạo cấu trúc phân chia công việc từ tổng quan đến rõ ràng và cụ thể.
• Bottom-up: là tạo cấu trúc phân chia công việc từ dưới lên hay từ rõ ràng và cụ thể đến tổng quan.
• Analogy: là tạo cấu trúc phân chia công việc dựa trên kinh nghiệm từ các dự án tương tự đã từng được triển khai..
• Brainstorming: là dùng tư duy, tổng vừa ý kiến của nhiều người để tạo lập cấu trúc phân chia công việc. Có thể phối hợp Top-down và Brainstorming trên cùng một WBS.

Cách tạo WBS hiệu quả trong mô hình Agile/Scrum

Xem Thêm : Rau càng cua miền bắc gọi là gì

WBS được sử dụng trong nhiều dạng dự án khác nhau, cả trong mô hình truyền thống (Waterfall) và Agile. Tuy nhiên, thay vì tập trung vào việc lập kế hoạch dài hạn từ trên đầu như phương pháp truyền thống, Agile/Scrum chú trọng đến việc lập kế hoạch thích ứng với những thay đổi của thị trường và khách hàng. Do đó, đây là phương pháp phù thống nhất so với các dự án lớn và phức tạp.

Mỗi dự án sẽ tiến hành chia nhỏ thành các phần gọi là Sprint. Mỗi Sprint diễn ra trong thời kì ngắn (trung bình 1-2 tuần). Trong mỗi Sprint, nhóm Scrum sử dụng cấu trúc phân chia công việc WBS tương ứng là Sprint Backlog. Sprint Backlog chứa list các hạng mục được phát triển trong Sprint và các công việc cần làm tương ứng với từng hạng mục.

Để cách tạo WBS hiệu quả trong dự án Agile/Scrum, chúng ta có thể tham khảo ngay khóa học Scrum thực chiến của Học viện chuyên nghành Agile!

Đây là khóa học cung cấp tri thức và các kỹ thuật, dụng cụ nền tảng về Agile/Scrum cho những member, tổ chức mới triển khai Agile/Scrum hoặc triển khai chưa hiệu quả.

Sau khóa học, học viên sẽ nắm được những tri thức tổng quan về Scrum như Product Backlog, Sprint Backlog, biểu đồ Burndown, Burnup…; thuần thục 22 dụng cụ và giải pháp thực hiện Scrum và ứng dụng được Scrum vào công việc ngay sau khóa học.

Xem thêm:

• Các tri thức chung về Agile & Scrum

Khóa học liên quan:

• Khóa học Scrum thực chiến
• Khóa học lấy chứng từ Certified Scrum Master