Quy trình kinh doanh có vai trò rất quan trọng đối với các doanh nghiệp trong việc cung cấp sản phẩm và dịch vụ đến khách hàng. Trong nội dung bài viết này, FASTDO sẽ san sẻ đến bạn các khái niệm liên quan đến quy trình kinh doanh và phương pháp để lập sơ đồ quy trình kinh doanh đạt hiệu quả cao. Hãy cùng theo dõi nhé!

Bạn Đang Xem: Quy trình kinh doanh là gì? Cách lập sơ đồ quy trình kinh doanh

>>>> XEM THÊM:

• Quy trình thao tác là gì? 11 bước xây dựng và quản lý hiệu quả
• KPI và OKR: So sánh sự khác biệt giữa hai chỉ tiêu tính toán
• Giá trị hàng tồn kho được ghi nhận theo năm 2022

1. Quy trình kinh doanh là gì?

Quy trình kinh doanh là một chuỗi các bước liên kết với nhau, được giao cho các bộ phận có liên quan để thực hiện các công việc cụ thể. Mỗi phòng ban sẽ thực hiện kinh nghiệm hóa nhiệm vụ để đạt được mục tiêu một cách tốt nhất.

Sau đây là một ví dụ cụ thể về quy trình hoạt động kinh doanh của một tổ chức phần mềm đang có kế hoạch ra mắt một ứng dụng mới.

1. Nghiên cứu thị trường.
2. Sau khoản thời gian nghiên cứu, tổ chức sẽ tìm các nguồn lực có hiệu quả tốt nhất để phát triển ứng dụng theo đúng nhu cầu của thị trường.
3. Thực hiện một nghiên cứu thị trường khác để xác nhận giả thuyết về sự việc phù hợp của sản phẩm.
4. Các Chuyên Viên đổi mới và các khách hàng trước tiên sẽ đánh giá ứng dụng. Từ đó, tổ chức sẽ tiến hành chỉnh sửa để ứng dụng phù hợp hơn nữa.
5. Sau khoản thời gian sửa đổi, tổ chức sẽ lên kế hoạch Marketing sản phẩm rộng rãi để truyền bá cho ứng dụng của tổ chức mình.
6. Phiên bản beta của ứng dụng sẽ tiến hành đưa ra để xác thực mô hình doanh thu và các tính năng khác.
7. Ứng dụng được phát hành trong App Store hoặc Google Play.

>>> XEM NGAY: Hướng dẫn sử dụng luật quyến rũ thu hút khách hàng rõ ràng và cụ thể

2. Ví dụ về quy trình kinh doanh của tổ chức thương nghiệp

Doanh nghiệp thương nghiệp là một tổ chức trung gian trong kênh phân phối sản phẩm & hàng hóa từ nơi sinh sản đến người tiêu dùng cuối cùng, giúp giảm ngân sách và thời kì mua sắm của khách hàng. Quy trình hoạt động kinh doanh của tổ chức thương nghiệp là quá trình tổ chức đưa sản phẩm và dịch vụ đến khách hàng, mục đích là tạo ra lợi nhuận.

• Bước 1- Sẵn sàng

Doanh nghiệp cần có sự chuẩn bị sẵn sàng tốt nhất để các công việc tiếp theo diễn ra được trơn tuột. Để hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ, bạn cần phải chuẩn bị sẵn sàng:

• • Nguồn hàng: Việc lựa chọn nguồn hàng rất quan trọng vì quá trình này sẽ liên quan đến chất lượng sản phẩm sản phẩm, dịch vụ mà tổ chức sẽ đưa ra thị trường.
  • tin tức về sản phẩm, dịch vụ
  • Kế hoạch bán sản phẩm cụ thể và rõ ràng và cụ thể để xác định khách hàng tiềm năng
  • Giấy giới thiệu sản phẩm, bảng báo giá cụ thể cho khách hàng,…

• Bước 2 – Tìm kiếm khách hàng tiềm năng

Việc phân biệt khách hàng là vô cùng cấp thiết. Bạn phải biết mình cần tiếp cận thị trường nào và tiếp cận ai. Bạn có thể tìm kiếm khách hàng tiềm năng thông qua các kênh phương tiện truyền thông, tìm kiếm mọi lúc mọi nơi và chăm sóc khách hàng với thái độ tốt nhất.

• Bước 3 – Tiếp cận khách hàng

Doanh nghiệp sẽ bắt đầu lên kế hoạch tiếp cận với những khách hàng tiềm năng mà mình đã tìm được. Bạn cần phải tìm hiểu thông tin về khách hàng trước rồi sau đó có thể giới thiệu sản phẩm với họ.

• Bước 4 – Giới thiệu sản phẩm, dịch vụ đến khách hàng

Bước tiếp theo sau lúc tiếp cận là đưa thông tin rõ ràng và cụ thể sản phẩm đến cho khách hàng. Bạn phải tập trung hơn vào lợi ích và phải dựa trên nhu cầu của khách hàng. Đặc biệt, bạn phải luôn trung thực, như vậy sẽ tạo được độ tin cậy cao với khách hàng.

• Bước 5 – Báo giá sản phẩm cho khách hàng và thuyết phục họ mua hàng

Nếu đã thành công trong việc thuyết phục khách hàng, bạn phải đảm bảo báo giá cho họ vào đúng thời khắc. Bạn hãy tập trung vào những điều đã thảo luận với khách hàng, nhấn mạnh vấn đề nhu cầu của họ và viết về những phản ánh tích cực của khách hàng đối với lời đề nghị.

• Bước 6 – Chốt đơn hàng

Một trong những bước quan trọng nhất của quy trình hoạt động kinh doanh là kết thúc bán sản phẩm bởi đây là quá trình giúp khách hàng quyết định. Khách hàng gần như đã nắm rõ về sản phẩm và dịch vụ. Vì vậy, việc cần làm là nhấn mạnh vấn đề lợi ích của khách hàng để xúc tiến họ ra quyết định mua hàng của tổ chức.

• Bước 7 – Dịch vụ hậu mãi dành cho khách hàng

Đây là bước không thể thiếu trong quy trình bán sản phẩm. Điều này sẽ quyết định khách hàng có hợp tác lâu dài với tổ chức của bạn hay là không.

>>> ĐỌC THÊM: USP là gì? 2 Gợi ý giúp Doanh nghiệp phát triển USP hiệu quả

3. Các loại quy trình kinh doanh (Có ví dụ kèm theo)

Quy trình hoạt động kinh doanh có thể được phân thành 6 loại dựa theo vai trò của từng loại trong doanh nghiệp:

• Nguồn nhân lực: Quy trình giới thiệu viên chức, tuyển dụng, kỷ luật, hướng dẫn sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn.
• Tài chính: Lập kế hoạch, lập ngân sách, giải trình (chúng ta có thể khai mạc với phần mềm Venngage for Finance).
• Quản lý: Hoạch định các chiến lược kinh doanh, thẩm định và đánh giá hiệu quản công việc, quản lý toàn bộ tổ chức.
• Bán sản phẩm: Tìm kiếm khách hàng tiềm năng, đáp ứng ĐK khách hàng tiềm năng, phát triển khách hàng tiềm năng.
• Chăm sóc khách hàng: Hỗ trợ khách hàng giải quyết vấn đề, khắc phục các sự cố xảy ra trong quy trình.
• Sinh sản sản phẩm và vận hành doanh nghiệp: Quản lý chặt chẽ chuỗi cung ứng của doanh nghiệp.

>>> XEM THÊM: Chiến lược Marketing của Haidilao và những điểm sáng nổi trội

4. Lập sơ đồ quy trình kinh doanh là gì?

Lập sơ đồ quy trình hoạt động kinh doanh là việc phân tích, ghi lại một quy trình được thực hiện trong tổ chức. Kết quả có được là một sơ đồ quy trình. Sơ đồ này được cho phép nhà lãnh đạo và nhà quản lý dự án tập hợp các nhóm nhỏ, giúp mọi người nắm vững vị trí, công việc của mình trong dự án để hướng đến kết quả cuối cùng tốt nhất.

Xem Thêm : Nợ cần chú ý là gì? Thuộc nhóm mấy, cần lưu ý gì?

>>> TÌM HIỂU NGAY: Business Model Canvas là gì? Cách sử dụng mô hình Canvas

5. Vì sao phải xây dựng sơ đồ quy trình kinh doanh?

Bạn quan tâm tới những bộ biểu mẫu OKRs gồm có: quy trình vận dụng vào Doanh nghiệp, form check-in OKRs, timeline vận dụng OKRs,… Nhận bộ biểu mẫu OKRs miễn phí ngay phía dưới.

Nhận Biểu Mẫu OKRs

Sơ đồ quy trình hoạt động kinh doanh giúp đảm bảo cho việc thực hiện nhiệm vụ trong một nhóm và tăng cường sự liên kết trong tổ chức. Các tổ chức sử dụng sơ đồ quy trình này để duy trì, cải thiện chất lượng sản phẩm cũng như hiệu quả công việc nhằm phân tích, tối ưu hóa và giao tiếp về các quy trình tại tổ chức.

>>> XEM THÊM: Thị Phần là gì? 7 Phương pháp giúp tăng thêm thị trường hiệu quả

6. Cách lập quy trình kinh doanh cho những hoạt đồng của tổ chức/ doanh nghiệp

6.1. Tiêu chuẩn của ký hiệu sơ đồ quy trình

Chúng ta có thể sử dụng các tiêu chuẩn ký hiệu khác nhau để chỉ rõ ý nghĩa của nhiều ký hiệu được sử dụng trong sơ đồ. Tuy nhiên, bạn nên sử dụng các hình dạng phổ thông nhằm giúp mọi người đều có thể hiểu được. Sau đây là các hình dạng phổ thông nhất được sử dụng:

• Hình chữ nhật: Dùng để biểu thị một bước, nhiệm vụ hay hoạt động trong quy trình được đảm nhiệm bởi một cá nhân cụ thể.
• Xoàn: Dùng để biểu thị một quyết định.
• Mũi tên: Dùng để làm kết nối giữa các bước.
• Pill: Điểm khai mạc hay kết thúc của một quy trình.

>>> XEM THÊM: Up Selling và Cross Selling: Sự khác nhau và bí quyết vận dụng

6.2 Cách thiết kế maps quy trình kinh doanh

Để có thể thiết kế một bản đồ quy trình, bạn có thể tham khảo cách thực hiện theo các bước dưới đây:

6.2.1 Thu thập thông tin và chọn một loại sơ đồ quy trình

Trước lúc lập bản báo cáo cuối cùng để trình bày cho nhóm hoặc khách hàng, bạn nên cân nhắc lại những điều mà bạn muốn trình bày. Các thông tin bạn cần cân nhắc:

• Nhiệm vụ của từng viên chức trong quy trình.
• Cung cấp cái nhìn tổng quan cấp cao về quy trình hoạt động kinh doanh của tổ chức cho viên chức mới.
• Thời gian của mỗi phần trong quy trình.
• Các điểm trọng yếu trong quy trình hoạt động kinh doanh.
• Những điều cần làm để giúp viên chức mới hoàn thành công việc.

Lưu đồ là một lựa chọn linh hoạt và tiện dụng nhất trong trường hợp này. Bạn có thể dễ dàng bổ sung thêm các thông tin khác, chẳng hạn như người chịu trách nhiệm cho các nhiệm vụ hoặc thời kì mà nhiệm vụ có thể kéo dài.

>>> ĐỌC NGAY: Cross Selling và 8 Gợi ý giúp thực hiện hiệu quả

6.2.2 Sử dụng mẫu mã, kích thước và hình dạng nhất quán

Một sơ đồ quy trình nếu có quá nhiều bước sẽ trở thành lộn xộn và rất khó để theo dõi. Chúng ta có thể làm cho sơ đồ rõ ràng hơn bằng phương pháp:

• Các hình ảnh phải có kích thước phù hợp và thẳng hàng với nhau.
• Sử dụng các trình kết nối bắt đầu và kết thúc ở cùng vị trí cho mỗi bước.
• Các khoảng cách nhất quán.
• Sắp xếp nhất quán các luồng quyết định.
• Giảm số lượng các nhánh trong đường kết nối.

>>> ĐỌC THÊM: Lệch giá và doanh thu là gì? Bí quyết xúc tiến lợi nhuận

6.2.3 Sử dụng sắc tố và biểu tượng để nhấn mạnh vấn đề thông tin chính

Việc sử dụng sắc tố và hình ảnh là đặc biệt quan trọng quan trọng so với một sơ đồ cần được hiểu nhanh. Bạn nên sử dụng các màu sắc tương phản cho các ý đối lập và thêm vào các biểu tượng để thu hút sự lưu ý hơn ở các bước chính và làm cho thiết kế trở nên quyến rũ hơn.

>>>> KHÁM KHÁ NGAY: 7 Cách chốt sale hiệu quả mà dân kinh doanh nên biết

6.2.4 Sử dụng đường viền, hình dạng và đường thời kì để tăng Xác Suất thông tin

Chúng ta có thể sử dụng các yếu tố như đường viền, hình dạng để làm rõ nhiệm vụ của nhiều bộ phận khác nhau trong một quy trình. Bên cạnh đó, bạn nên sử dụng thêm đường thời kì để tăng tính hữu ích của sơ đồ và tránh được những rối rắm khi san sẻ các tài liệu cá nhân.

>>> THAM KHẢO NGAY: Update ngay các chỉ số KPI trong marketing cực kỳ quan trọng

6.2.5 Sử dụng nhãn hoặc chú thích trong sơ đồ quy trình của bạn

Nếu ký hiệu trong quy trình hoạt động kinh doanh của tổ chức tương đối khó hiểu, bạn nên thêm vào các nhãn hoặc chú giải. Điều này sẽ giúp cho sơ đồ của tổ chức dễ sử dụng hơn và người đọc sẽ nắm bắt thông tin nhanh hơn rất nhiều.

Xem Thêm : Lập trình nhúng là gì? Lộ trình trở thành kỹ sư lập trình nhúng – ITNavi

>>> ĐỌC NGAY: Xây dựng kịch bản bán sản phẩm hiệu quả với 7 bước đơn giản

7. Các mẫu sơ đồ quản lý quy trình kinh doanh phổ thông

Ngày nay, việc xây dựng sơ đồ quản lý quy trình hoạt động kinh doanh là một thách thức to lớn đối với các nhà quản lý, dù là nhà quản lý của một tổ chức lớn hay một nhóm nhỏ. Dưới đây là các mẫu sơ đồ quản lý quy trình hoạt phổ biến mà bạn có thể tham khảo và áp dụng.

7.1 Lưu đồ quy trình quản lý nguồn nhân lực

Lưu đồ này là không thể thiếu trong việc quản lý nguồn nhân lực. Lưu đồ quy trình có thể giúp các nhà quản lý nhân sự trong các việc sau:

• Truyền đạt các chính sách và quy trình của tổ chức trong toàn bộ tổ chức.
• Viên chức tham gia nhanh chóng và hiệu quả.
• Đảm bảo quy trình tuyển dụng diễn ra công minh và thống nhất.
• Tăng cường việc học tập để tập huấn viên chức và phát triển thêm các kỹ năng.

>>> ĐỌC NGAY: Phong cách lãnh đạo tốt nhất cho nhà quản lý?

7.2 Sơ đồ quy trình quản lý tổ chức

Sơ đồ quy trình được các nhà quản lý sử dụng nhằm giúp tổ chức đạt được những mục tiêu dài hạn và viên chức đi đúng hướng trong công việc. Nhà quản lý sẽ dễ dàng so sánh được các bước đã thực hiện với các bước trong kế hoạch ban sơ để đưa ra giải pháp kịp thời cho những năm tiếp theo.

>>> XEM NGAY: Chiến lược đại dương xanh và 6 nguyên tắc quan trọng

7.3. Lập maps quy trình thao tác

Sơ đồ quy trình thao tác sẽ giúp hàng ngũ viên chức biết cách để tương trợ khách hàng tốt nhất và đảm bảo các vấn đề đang giải quyết và xử lý một cách hiệu quả. Sơ đồ cũng giúp nhà quản lý theo dõi được các cột mốc quan trọng nhằm đảm bảo cho dự án được giao đúng thời hạn.

>>>> CẬP NHẬT NGAY: 3 phương pháp tính hàng tồn kho nhanh, chuẩn xác cho dân kế toán

8. Các bước cải tiến quy trình kinh doanh của tổ chức

Để quy trình kinh doanh của doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn, bạn có thể cải tiến quy trình theo các bước sau:

8.1 Phân tích hoạt động

Bạn phải xác định được những hoạt động cần thực hiện để tăng sự hài lòng của khách hàng đối với sản phẩm hoặc dịch vụ. Các hoạt động này gồm có: Marketing, đặt hàng và bán hàng, vận hành, vận chuyển, chăm sóc khách hàng… Sau đây là một vài mẹo mà bạn có thể áp dụng:

• Các bạn sẽ có một lời đáp đầy đủ và phong phú hơn cho quá trình phân tích này, giúp cho những thành viên tin tưởng hơn vào Kết luận cuối cùng của bạn.
• Bạn hãy liệt kê những hoạt động góp phần làm tăng giá trị cho tổ chức, sau đó sắp xếp lại dưới dạng một lưu đồ quy trình đơn giản. Điều này sẽ giúp bạn thể hiện chuỗi giá trị rõ ràng hơn.

>>> ĐỌC NGAY: Bức tranh tương lai của quy trình chăm sóc khách hàng

8.2 Phân tích giá trị tạo ra cho khách hàng

Bạn hãy liệt kê các yếu tố tạo ra giá trị cho khách hàng rồi sau đó hãy ghi các yếu tố này bên cạnh những hoạt động mà bạn đã xác định. Tiếp đó, bạn hãy ghi lại những điều cần làm hoặc cần thay đổi để mang lại giá trị to hơn cho các yếu tố này.

Chúng ta có thể đặt mục tiêu cải tiến Quy trình kinh doanh của mình thông qua phương pháp OKRs. Với những mục tiêu truyền cảm hứng, Kết quả chính rõ ràng và cụ thể sẽ cung cấp cho bạn hướng đi tốt nhất về phong thái làm thế nào để cải thiện quy trình kinh doanh của mình.

Tuy nhiên, phương pháp OKRs sẽ phát huy tối đa hiệu quả khi được kết phù hợp với một dụng cụ phù hợp. Bộ giải pháp phần mềm quản trị OKRs (fOKRs) của Fastdo được tích hợp mọi thứ liên quan đến OKRs. Không những thế, phần mềm fOKRs còn được thiết kế TINH GỌN, DỄ SỬ DỤNG và TẠO ĐỘNG LỰC cho nhân sự. Hãy liên hệ ngay đến Fastdo để nhận tư vấn về fOKRs!

Bạn quan tâm đến Bộ quản trị OKRs (fOKRs) của Fastdo. Click ngay vào ảnh để nhận bản Demo trải nghiệm các tính năng riêng biệt từ phần mềm.

Nhận ngay bản Demo phần mềm fOKRs tại đây

>>>> ĐỌC NGAY:

• Hoạch định chiến lược là gì? Quy trình hoạch định rõ ràng và cụ thể
• Kế hoạch là gì? Vai trò & 4 bước lập kế hoạch hiệu quả
• Cách thuyết phục khách hàng theo từng nhóm đối tượng người dùng cho dân sale
• Ma trận quản lý thời kì là gì? 3 bước sử dụng ma trận Eisenhower hiệu quả

Trên đây là toàn bộ san sẻ của chúng tôi về quy trình kinh doanh cũng như phương pháp để lập sơ đồ quy trình hoạt động kinh doanh cho doanh nghiệp. Fastdo hy vọng nội dung bài viết này sẽ giúp ích cho bạn trong việc lập sơ đồ để việc thực hiện mục tiêu kinh doanh đạt kết quả tốt nhất. Cảm ơn bạn vì đã đọc nội dung bài viết này!

Đơn vị phát triển phần mềm FASTDO

• Địa chỉ:
  • Văn phòng trụ sở TP. hà Nội: Tầng 6, số 11 Vương Thừa Vũ, Quận TX Thanh Xuân, TP TP. hà Nội.
  • Văn phòng Trụ sở TP.Đà Nẵng: Tầng 2, toà QB, 23 Trường Thi 1, Quận Hải Châu, TP.Đà Nẵng.
• Điện thoại cảm ứng thông minh: 0905 852 933
• E-Mail: support@fastdo.vn
• Website: https://fastdo.vn/