Microsoft Access là gì?

Access là phần mềm giúp quản lý cơ sở tài liệu hay nói cách khác Access là một hệ quản trị cơ sở tài liệu quan hệ (tiếng Anh: relational database management system, viết tắt: RDBMS) với khả năng quản lý, chỉnh sửa và truy xuất tài liệu dạng bảng. Rất khác với những hệ quản trị cơ sở tài liệu khác, điểm đặc biệt quan trọng của Microsoft Access là sở hữu giao diện đồ họa người dùng (tiếng anh: graphical user interface, viết tắt: GUI) hỗ trợ cho chúng ta có thể sử dụng phương tiện này một cách dễ dàng mà không cần thiết phải nắm rõ về kỹ thuật.

Bạn Đang Xem: Access là gì? Lý do bạn nên sử dụng Microsoft Access

Access rất phổ thông trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ, phần mềm này giúp tất cả chúng ta phát triển khối hệ thống thông tin để quản lý tài liệu. Một số ứng dụng của Access có thể nói đến việc như: quản lý cơ sở tài liệu khách hàng, thông tin sản phẩm & hàng hóa, thông tin đơn hàng, rõ ràng giao dịch thanh toán,…

Xem thêm:

• Cách chèn video vào PowerPoint không bị lỗi trong 5 bước đơn giản
• Pivot Table là gì? Cách sử dụng Pivot Table để thống kê tài liệu trong Excel

Các tính năng chính trong Microsoft Access

Xem Thêm : Chứng minh là gì? (cập nhật 2023)

Với khả năng lưu trữ, thêm, chỉnh sửa, xóa và truy xuất tài liệu, Microsoft Access có những tính năng thao tác trên các bảng hay tương tác giữa các bảng với nhau để chúng ta có thể quản lý tài liệu của mình hiệu quả, cụ thể:

• Thiết lập các bảng tài liệu
• Nhập tài liệu từ các định dạng như Excel, Database, Web Content,…
• Tạo mối liên kết giữa các bảng
• Truy xuất thông tin từ một bảng hoặc nhiều bảng thông qua liên kết
• Xuất tài liệu thành các file Excel, CSV, Access, PDF,…
• Tự động hóa hóa quy trình bằng VBA
• Thiết kế báo cáo giải trình
• Tổng hợp, tính toán tài liệu

Các đối tượng người sử dụng trong Microsoft Access

Có 4 loại đối tượng người sử dụng trong Access, cụ thể:

• Bảng (Table): Bảng được cho phép lưu trữ tài liệu. Mỗi bảng sẽ gồm có nhiều cột (column) hay còn gọi là trường (field). Các cột sẽ sở hữu được kiểu tài liệu khác nhau tùy vào ý nghĩa tài liệu cột đó thể hiện, bạn cũng sẽ có thể kiểm soát và điều chỉnh kiểu tài liệu phù hợp cho chúng.
• Truy vấn (Query): Truy vấn giúp tìm kiếm, truy xuất, sắp xếp dựa vào các nhập cuộc mà bạn muốn tài liệu hiển thị ra ra sao. Chúng ta có thể phối hợp truy xuất tài liệu từ nhiều bảng dựa vào mối liên kết giữa chúng.
• Biểu mẫu (Form): Biểu mẫu được cho phép tất cả chúng ta thiết kế cho việc nhập, hiển thị thông tin hoặc tinh chỉnh ứng dụng. Chúng ta có thể tự động hóa hóa quy trình thao tác trên tài liệu dựa vào lập trình VBA và gán các tác vụ đó vào biểu mẫu.
• Giải trình (Report): Giải trình giúp người dùng tạo và tùy chỉnh, định dạng, tính toán, tổng hợp thông tin và xuất ra kết quả.

Xem thêm: Cách chuyển file Word sang PDF đơn giản, dễ làm

Vì sao bạn nên sử dụng Microsoft Access?

Xem Thêm : WinRAR là gì? Hướng dẫn tải phần mềm Winrar tiếng Việt miễn phí

Nếu bạn cần phải một phương tiện hay một khối hệ thống để quản lý, thao tác với tài liệu, nhất là với tài liệu dạng bảng và giữa các bảng có mối liên kết với nhau để tạo ra thông tin một cách đầy đủ, thì Microsoft Access là một sự lựa chọn không thể lý tưởng hơn.

Không chỉ thế, Microsoft Access là một sự khởi đầu tuyệt vời cho tất cả những người dùng không chuyển về công nghệ nhưng muốn tìm hiểu về cơ sở tài liệu và các hệ quản trị cơ sở tài liệu để sở hữu thể sử dụng phục vụ cho công việc của mình. Đây là phương tiện cực kỳ dễ tiếp cận khi đối chiếu với những người dân không có background về IT để sở hữu thể nắm bắt các khái niệm cơ bản về các loại tài liệu, kiến trúc tài liệu, quan hệ giữa các bảng và tiếng nói SQL.

Microsoft Access là phương tiện trực quan, giao diện thân thiện, dễ dàng tùy chỉnh và sử dụng, tích phù hợp với nhiều nguồn tài liệu khác nhau, dung tích lưu trữ lớn, tương thích với tiếng nói truy vấn có cấu trúc (Structured Query Language) và có khả năng tự động hóa hóa công việc thông qua lập trình VBA. Có thể thấy Access có rất nhiều ưu điểm để biến công việc của bạn trở thành dễ dàng, thuận tiện và nhanh chóng.

Trên đây là tất cả những gì mình muốn san sớt về Microsoft Access. Hi vọng nội dung bài viết này sẽ giúp cho bạn có những hiểu biết về phương tiện này và ứng dụng của nó trong công việc. Nếu như bạn có thêm thông tin nào muốn san sớt với mọi người, đừng ngần ngại phản hồi ở phía bên dưới nhé. Chúc các bạn thành công!

Xem thêm:

• Microsoft DirectX là gì? Cách kiểm tra phiên bản và tùy chỉnh rõ ràng
• Microsoft Office là gì? Nó khác Microsoft 365 ra sao?