Là một khái niệm khá mới mẻ với nhiều người, tuy nhiên trong quản trị nhân lực Kick off được xem là một trong những yếu tố vô cùng quan trọng để nâng cao ý thức cho viên chức. Vậy Kick off là gì và đâu là những yếu tố mà chủ kinh doanh cần lưu ý để vận dụng Kick off hiệu quả? Hãy cùng Sapo.vn tìm hiểu ngay trong những san sớt về sau.

Bạn Đang Xem: Kick Off là gì? Làm sao để tổ chức Kick Off Meeting hiệu quả?

1. Kick off là gì?

Khái niệm về Kick off khá đa dạng và được vận dụng trong nhiều ngành như thể thao, meeting hay kinh doanh. Tại đây, tất cả chúng ta sẽ tập trung tìm hiểu về kickoff trong kinh doanh, doanh nghiệp.

Trong kinh doanh, Kick off mang ý tức là việc phát động một dự án hoặc khai trương mở bán. Khái niệm này xuất hiện lúc các bên tham gia chính thức liên quan đến nhau và cùng hợp tác để thực hiện kế hoạch đó.

Vai trò chính của Kick off là tạo các tuyệt hảo lúc đầu cũng như dựng lòng tin với những khách hàng, đối tác. Từ đó, đối tác và đồng nghiệp sẽ cùng đưa ra các phương án cũng như kế hoạch dự án để sở hữu thể thực hiện mục tiêu phát triển kinh doanh một cách tốt nhất.

Trên thực tế, đây không phải là nhiệm vụ đơn giản và nó đóng vai trò vai trò tương đối quan trọng, ảnh hưởng tác động trực tiếp đến tiến độ công việc cũng như khả năng hiểu và tương tác giữa các bên. Lựa chọn thời khắc mở màn kick off phù hợp sẽ giúp đảm bảo được kết quả theo dự kiến.

Kick off trong kinh doanh thường sẽ tiến hành diễn ra dưới dạng một cuộc họp phát động dự án để mọi người dân có thể gặp gỡ, tương tác và làm quen với nhau. Buổi kick off sẽ tiến hành diễn ra sau thời khắc ký phối hợp đồng và hoàn thành các hoạt động sinh hoạt thỏa thuận hợp tác giữa các bên.

So với các dự án lớn, hoạt động kick off sẽ gồm có cả những hoạt động giao nhiệm vụ cũng như phân công công việc với tất cả những thành viên tham gia. Đặt mục tiêu hướng đến cuối cùng để mọi người làm rõ và cùng đưa ra hướng thực hiện.

2. Những điều cần lưu ý khi tổ chức kick off là gì?

2.1 Lập kế hoạch kick off meeting đúng cách

Là người tổ chức kick off meeting, bạn cần phải phải là người trực tiếp tham gia và thực hiện các công việc của dự án để làm rõ về công việc. Bằng việc mở màn quy trình, các bạn sẽ có thể định hình được năng lực thực tế cũng như nhìn rõ rủi ro, khả năng thực hiện của từng thời đoạn, công việc trong tương lai.

Xem Thêm : Những cách mở Windows Task Manager và cách sử dụng

Để đảm bảo được buổi Kick off Meeting thành công, hãy thực hiện cùng với những đối tác làm rõ về dự án của bạn cũng như sản phẩm, quy trình và hướng đến một kết quả chung.

Hãy đảm bảo là tất cả mọi người trong buổi kick off sẽ làm rõ những gì mà mình sẽ làm, vạch ra được những điều cần trao đổi trong buổi Kick off để đảm bảo buổi trao đổi sẽ đạt được những mục tiêu đã vạch ra từ trên đầu.

2.2 Chọn đúng thời khắc tổ chức kick off meeting

Để đảm bảo được hiệu quả của buổi kick off meeting, chúng ta có thể tổ chức nhiều cuộc họp để lên kế hoạch để sẵn sàng chuẩn bị trước. Tuy nhiên, buổi kick off chính thức phải được đề xuất, lựa chọn và xác định rõ mục tiêu, kế hoạch và cách thực hiện để xác định thời kì kick off hợp lý nhất.

Thời kì kick off của dự án có thể được thay đổi dựa trên quy mô, độ phức tạp hay nhiều vấn đề khác, tuy nhiên hãy nỗ lực cố gắng để khắc phục nếu đó là thời khắc quan trọng để đảm bảo hiệu quả của buổi kick off.

2.3 Đừng khiến buổi kick off diễn ra một cách quá cứng nhắc

Trên thực tế, một trong những nghĩa phổ thông nhất của kick off đó chính là các hoạt động sinh hoạt giúp nâng cao ý thức cho tất cả mọi người. Chính vì vậy, để buổi kick off meeting diễn ra một cách uể oải hay tẻ ngắt là điều tuyệt đối không nên.

Hãy nỗ lực cố gắng xen các hoạt động sinh hoạt tương tác để mọi người cảm thấy thoải mái để san sớt, bàn luận và đi đến thống nhất trong sự vui vẻ thay vì cứng nhắc và quá nghiêm túc.

3. Các bước tạo buổi Kick off meeting thành công

3.1 Những điều cần sẵn sàng chuẩn bị cho buổi kick off là gì?

Các nội dung chính sẽ trình bày trong buổi Kick off gồm có những gì? Hãy liệt kê chi tiết cụ thể và có thể gửi trước cho bên tham gia để nâng cao hiệu quả của buổi kick off. Tùy theo đặc điểm cũng như yêu cầu của dự án mà chúng ta có thể gửi trước 1 hoặc vài ngày. Nội dung của buổi kick off có thể đi theo một timeline rõ ràng như:

• Giới thiệu về dự án
• Mục tiêu, phạm vi của dự án
• Các mốc tiến độ
• Ngân sách
• Chất lượng sản phẩm của dự án
• Các đội nhóm tham gia và các bên liên quan
• Kế hoạch truyền thông dự án
• Đánh giá và nhận định các rủi ro
• Vướng mắc và trả lời giữa các bên tham gia

3.2 Khai mạc buổi Kick off

Buổi kick off nên được mở màn bằng các tiết mục vui vẻ như văn nghệ hoặc game nhỏ để tạo sự thoải mái, sáng tạo mang lại một không khí vui tươi hơn để buổi Kick off đạt được kết quả tốt nhất.

Xem Thêm : 10 câu hỏi thường gặp bạn muốn biết về M2TS tập tin

Hãy nêu ra các quy tắc chung để buổi Kick off không bị lòng vòng mà hướng tới một kết quả cuối cùng cũng như hạn chế các xích mích có thể xẩy ra.

Luôn đảm bảo việc rõ ràng trong công bố lý do của buổi Kick off, các nội dung chính cũng như các vấn đề cần trao đổi để những người dân tham gia có thể nắm được và đi theo như đúng kế hoạch đã nêu ra.

3.3 Dẫn dắt buổi Kickoff

Nếu khách hàng là một người dẫn dắt của buổi Kick off, vai trò của bạn đó chính là người dẫn dắt và điều phối để buổi kick off đi đúng hướng, đảm bảo giải quyết và xử lý được những vấn đề và đi đến kết quả cuối cùng.

Giới thiệu tổng quát về dự án như mục tiêu, tiến độ, ngân sách,…tất cả những nội dung chính mà mọi người sẽ cùng trao đổi trong buổi Kick off.

Trao đổi rõ về mong đợi, mức độ tương trợ của tất cả những bên liên quan. Ví dụ, mục tiêu của họ là gì? họ có nhu cầu các thông tin nào,…và tìm cách tăng sự tương tác, tương trợ giữa các bên tham gia để tạo sự đồng thuận và đi tới sự thành công của buổi Kick off cũng như dự án.

3.4 Tổng kết buổi kickoff

Phần cuối của buổi Kick off cần có mục vướng mắc và trả lời để các bên trả lời thắc mắc và làm rõ các thông tin. Đây là phần vô cùng quan trọng để đảm bảo việc triển khai dự án sau này sẽ không xẩy ra bất kỳ vấn đề nào liên quan đến việc không rõ ràng hay hiểu nhầm.

Kết thúc buổi Kick off, biên bản tổng kết cần được đưa ra để đảm bảo các thông tin cấp thiết gồm kế hoạch hành động, những người dân phụ trách cũng như deadline của từng hành động. Và bản tổng kết này sẽ phải được gửi đến cho tất cả những bên liên quan để mọi người nắm được và triển khai theo như đúng vai trò, nhiệm vụ đã được phân công.

Trên đây là những yếu tố bạn cần phải biết về khái niệm Kick off là gì trong việc triển khai dự án cũng như những điều cần lưu ý để đảm bảo buổi Kick off diễn ra thành công và đi đến một mục tiêu cuối cùng.