Mạng lưới hệ thống kiểm soát nội bộ là gì? Vì sao doanh nghiệp cần mạng lưới hệ thống kiểm soát nội bộ?

Bạn Đang Xem: Hệ thống kiểm soát nội bộ là gì?

Doanh nghiệp bạn có định hướng phát triển tốt, có chiến lược kinh doanh khôn khéo và bạn cũng luôn tồn tại một hàng ngũ viên chức giỏi nghề. Thật tuyệt vời! Nhưng bạn có dám chắc rằng những ý tưởng của các bạn sẽ được mọi người thực thi một cách hoàn hảo, tức thị đem lại hiệu quả và thành công như mong muốn? Và điều quan trọng hơn hết là làm cách nào để ngăn chặn những việc làm gian dối, không sáng tỏ của viên chức? Với tư cách là người chủ doanh nghiệp, bạn có nhận định rằng việc thiết lập một mạng lưới hệ thống kiểm soát nội bộ là cấp thiết?

Kiểm soát nội bộ là gì?

Mạng lưới hệ thống kiểm soát nội bộ thực chất là những hoạt động, giải pháp, kế hoạch, ý kiến, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để đảm bảo cho tổ chức đó hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu đưa ra một cách hợp lý. Nói cách khác, đây là tập hợp tất cả những việc mà một đơn vị cần làm để đã sở hữu những điều muốn có và tránh những điều muốn tránh.

Mạng lưới hệ thống này sẽ không đo đếm kết quả dựa trên các số lượng tăng trưởng, mà chỉ giám sát viên chức, chính sách, mạng lưới hệ thống, phòng ban của đơn vị đang vận hành ra sao và, nếu vẫn giữ nguyên cách làm đó, thì có khả năng hoàn thành kế hoạch không. Ngoài ra, thiết lập được một mạng lưới hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu sẽ hạn chế đến mức thấp nhất việc thất thoát tài sản đơn vị.

Vì sao bạn phải đến kiểm soát nội bộ?

Một thực trạng khá phổ quát hiện nay là phương pháp quản lý của nhiều đơn vị còn lỏng lẻo, lúc các đơn vị nhỏ được quản lý theo phong cách gia đình, còn những tập đoàn lớn lại phân quyền điều hành cho cấp dưới mà thiếu sự kiểm tra đầy đủ. Cả hai mô hình này đều dựa trên sự tin tưởng member và thiếu những quy chế thông tin kiểm tra chéo giữa các phòng ban để phòng ngừa gian lận. Thiết lập một mạng lưới hệ thống kiểm soát nội bộ đó chính là xác lập một cơ chế giám sát mà ở đó bạn không quản lý chấp thuận tin, mà bằng những quy định rõ ràng nhằm: – Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm tàng trong kinh doanh (sơ sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm sản phẩm…), – Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát, hao hụt, gian lận, lừa lật, trộm cắp… – Đảm bảo tính chuẩn xác của rất nhiều số liệu kế toán và văn bản báo cáo tài chính, – Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy của đơn vị cũng như các quy định của pháp luật, – Đảm bảo sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đưa ra, – Bảo vệ quyền lợi của nhà góp vốn đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin so với họ.

Những yếu tố không thể thiếu của mạng lưới hệ thống kiểm soát nội bộ

Tùy vào quy mô hoạt động, mục tiêu và quy mô của đơn vị mà mạng lưới hệ thống kiểm soát nội bộ được sử dụng khác nhau, nhưng nói chung, mạng lưới hệ thống này cần có 5 thành phần như sau: 1. Môi trường tự nhiên kiểm soát:

Là những yếu tố của đơn vị ảnh hưởng tác động đến hoạt động của mạng lưới hệ thống kiểm soát nội bộ và là các yếu tố tạo ra môi trường tự nhiên mà trong đó toàn bộ thành viên của đơn vị nhận thức được tầm quan trọng của mạng lưới hệ thống kiểm soát nội bộ.

Ví dụ, nhận thức của rất nhiều nhà quản lý về liêm chính và đạo đức nghề nghiệp, về việc cấp thiết phải tổ chức máy bộ hợp lý, về việc phân công, ủy nhiệm rõ ràng, về việc phát hành bằng văn bản các nội quy, quy chế, quy trình kinh doanh … Một môi trường tự nhiên kiểm soát tốt sẽ là nền tảng cho việc hoạt động hiệu quả của mạng lưới hệ thống kiểm soát nội bộ.2. Giải pháp xác định rủi ro:

Dù cho quy mô, cấu trúc, quy mô hay vùng địa lý khác nhau, nhưng bất kỳ đơn vị nào cũng luôn tồn tại thể bị tác động bởi các rủi ro xuất hiện từ các yếu tố bên trong hoặc bên phía ngoài. Do đó, mạng lưới hệ thống kiểm soát nội bộ cần có phần xác định các rủi ro.3. Các yếu tố bên trong:

Xem Thêm : Thiết diện là gì?

Đó là việc quản lý thiếu sáng tỏ, không coi trọng đạo đức nghề nghiệp, chất lượng sản phẩm cán bộ thấp, sự cố hỏng hóc của mạng lưới hệ thống máy tính, trang thiết bị, hạ tầng cơ sở, tổ chức và hạ tầng không thay đổi kịp với sự phát triển, mở rộng của sinh sản, ngân sách quản lý cao, thiếu kiểm tra đầy đủ do xa đơn vị mẹ hoặc do thiếu quan tâm…4. Các yếu tố bên phía ngoài:

Đó là những tiến bộ công nghệ làm thay đổi quy trình vận hành; thói quen của người tiêu dùng về các sản phẩm/dịch vụ; xuất hiện yếu tố cạnh tranh không mong muốn ảnh hưởng tác động đến giá cả và thị trường; luật đạo hay chính sách mới …

Để tránh bị thiệt hại do các tác động từ yếu tố bên trong lẫn bên phía ngoài, bạn phải thường xuyên xác định mức độ rủi ro hiện hữu và tiềm tàng, phân tích ảnh hưởng tác động của chúng, kể cả tần suất xuất hiện, từ đó vạch ra các giải pháp quản lý và giảm thiểu tác hại của chúng.

Không những thế, mạng lưới hệ thống thông tin và truyền thông nội bộ của đơn vị bạn phải được tổ chức sao cho có thể đảm bảo tính chuẩn xác, kịp thời, đầy đủ, xác thực, dễ nắm bắt và đến đúng người dân có trách nhiệm. 5. Yếu tố giám sát và thẩm định:

Đây là quá trình theo dõi và nhận định và đánh giá chất lượng sản phẩm thực hiện việc kiểm soát nội bộ để đảm bảo nó được triển khai, kiểm soát và điều chỉnh khi môi trường tự nhiên thay đổi, cũng như được cải thiện khi có khuyết thiếu.

ví dụ: thường xuyên thanh tra rà soát và văn bản báo cáo về chất lượng sản phẩm, hiệu quả hoạt động của mạng lưới hệ thống kiểm soát nội bộ, nhận định và đánh giá và theo dõi việc ban lãnh đạo cũng như tất cả viên chức có tuân thủ các chuẩn mực xử sự của đơn vị hay là không…

Mạng lưới hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động ra sao?

Mạng lưới hệ thống kiểm soát nội bộ có nhiệm vụ tìm hiểu mạng lưới hệ thống quản lý của đơn vị, gồm có cả những hoạt động chính thức hoặc không chính thức, nhằm đưa ra quy định, hướng dẫn về các nhân tố có thể tác động đến hoạt động kinh doanh.

Theo nghĩa rộng, kiểm soát nội bộ gồm có thủ tục quản lý trang thiết bị hoặc những dụng cụ kiểm soát sinh sản, kinh doanh và phân phối của đơn vị. tin tức của người chịu trách nhiệm kiểm soát nội bộ thường được thu thập và tổng hợp từ nhiều nguồn khác nhau như trao đổi với viên chức cơ sở, điều tra thông qua bảng thắc mắc, bằng thực tế …

Sau đó họ ghi lại những thông tin sơ bộ dưới dạng biểu đồ hình cột mô tả, tường thuật hoặc phối hợp cả hai hình thức trên nhằm đưa ra được một hình ảnh cụ thể để phục vụ cho công việc kiểm soát.

Phòng kiểm soát nội bộ là một phòng ban thuộc máy bộ điều hành, có chức năng tương trợ cho giám đốc đơn vị, giám sát mọi hoạt động trong đơn vị, đảm bảo mọi viên chức thực hiện đúng nội quy, quy chế của đơn vị.

Ngoài ra, phòng ban này còn tồn tại nhiệm vụ phải văn bản báo cáo kịp thời kết quả kiểm tra, kiểm soát nội bộ và đề xuất các giải pháp kiến nghị cấp thiết nhằm đảm bảo cho mọi hoạt động an toàn đúng pháp luật.

Xem Thêm : Chế độ truyền trong mạng máy tính: Simplex , Half-duplex và Full-duplex

Những tín hiệu bất ổn của mạng lưới hệ thống kiểm soát nội bộ

Đây là vấn đề đặc biệt quan trọng quan trọng. Nếu nhận thấy ở phòng ban kiểm soát nội bộ của đơn vị mình tồn tại một trong những tín hiệu ở chỗ này, thì bạn phải dành nhiều thời kì hơn để chỉnh đốn:

– Không có quy trình hoạt động bằng văn bản rõ ràng: công việc chỉ được điều hành theo “khẩu lệnh”, lúc nhớ thì kiểm tra, lúc quên lại thôi.

– Khi viên chức chấp thuận thao tác“không công”. Có thể họ đang tận dụng một sơ hở nào đó trong mạng lưới hệ thống quản lý của đơn vị để kiếm lợi cho mình.

– Có sự chồng chéo giữa các phòng ban, không có sự trao đổi thông tin, khi có sơ sót xẩy ra thì những phòng ban đùn đẩy trách nhiệm lẫn nhau.

– Không yên tâm về tài chính đơn vị. Có nhẽ đây là tín hiệu đáng ngại nhất cho thấy mạng lưới hệ thống kiểm soát nội bộ của bạn đang xuất hiện trục trặc. Hãy xem xét ngay ngay tức khắc mạng lưới hệ thống kiểm soát nội bộ, nếu như khách hàng cảm thấy không yên tâm trong thu chi tài chính của đơn vị. Thậm chí là có khi chúng ta không biết hoạt động kinh doanh của đơn vị lãi hay lỗ, cho dù trên sách vở hợp đồng mua bán, văn bản tài chính vẫn thấy lợi nhuận.

Để mạng lưới hệ thống kiểm soát nội bộ thực sự hiệu quả

Trong kinh doanh thường nhật, quy trình kiểm soát chéo mạng lưới hệ thống bán sản phẩm, kế toán và thủ kho là rất cấp thiết và không thể tách rời. Phòng ban bán sản phẩm sẽ là nơi thống nhất giá với khách đặt hàng.

Để công việc này được thuận tiện, bạn nên quy định rõ ràng sườn giá cho những viên chức bán sản phẩm tự quyết hoặc phải trình giám đốc quản lý. Sau đó các viên chức bán sản phẩm viết phiếu xuất, chuyển qua thủ kho.

Trên tờ phiếu này cần được có chữ ký của trưởng phòng hoặc một phó phòng được uỷ quyền nào đó thì thủ kho mới xuất hàng và ký vào đó. Tờ phiếu này còn có ba liên: phòng bán sản phẩm giữ liên một để theo dõi, đôn đốc việc thu nợ; thủ kho giữ liên hai để theo dõi việc thực xuất, thực nhập; liên ba được chuyển sang phòng kế toán để ghi vào sổ sách và theo dõi nợ công.

Về phía các nhà quản lý trong đơn vị, họ có trách nhiệm thành lập, điều hành và giám sát mạng lưới hệ thống kiểm soát nội bộ sao cho phù phù hợp với mục tiêu của đơn vị. Để mạng lưới hệ thống này vận hành tốt, các nhà quản lý cần tuân thủ một số nguyên tắc như:

• xây dựng một môi trường tự nhiên văn hóa truyền thống chú trọng tới sự liêm chính, đạo đức nghề nghiệp cùng với những quy định rõ ràng về trách nhiệm, quyền hạn và quyền lợi
• xác định rõ những hoạt động tiềm tàng nguy cơ rủi ro cao
• bất kỳ thành viên nào của đơn vị cũng phải tuân thủ mạng lưới hệ thống kiểm soát nội bộ
• quy định rõ ràng trách nhiệm kiểm tra và giám sát
• tiến hành định kỳ các giải pháp kiểm tra độc lập…

Ngoài việc thiết lập các quy chế kiểm soát ngang – dọc hay kiểm tra chéo giữa mạng lưới hệ thống các phòng ban, nhiều đơn vị còn lập thêm phòng kiểm tra truy thuế kiểm toán nội bộ và một ban kiểm soát với nhiệm vụ phát hiện những sơ sót của ban điều hành, kiểm tra các hợp đồng có đúng thủ tục, đủ tham dự chưa, kiểm tra kho quỹ để biết tiền có bị chiếm dụng không… nhằm ngǎn ngừa đến mức thấp nhất những rủi ro.

Ở các tập đoàn lớn trên thế giới, kiểm soát nội bộ do giám đốc tài chính phụ trách, còn so với các đơn vị nhỏ thì chính tổng giám đốc sẽ thực hiện.

Trường Đào Tạo Kỹ Năng Quản Lý SAM