Giao tiếp là một nhu cầu thiết yếu được diễn ra hằng ngày trong cuộc sống của mỗi con người, giao tiếp giúp mọi người hiểu nhau hơn, gần gụi hơn, dễ dàng đạt được mục tiêu một cách hiệu quả hơn. Điều này lại càng vô cùng quan trọng khi đối chiếu với môi trường thiên nhiên kinh doanh. Các tổ chức không phải là những thực thể vô danh, mà là những nhóm người thực sự. Theo nghiên cứu cho thấy, các tổ chức có viên chức được kết nối có năng suất tăng đột biến lên tới 25%.

Bạn Đang Xem: Giao tiếp trong kinh doanh là gì? Và tại sao bạn cần nó?

Mức tăng 25% năng suất sẽ tác động thế nào đến thành công của tổ chức? Bạn có thấy doanh thu tăng không? Thương Mại Dịch Vụ khách hàng tốt hơn và do đó, khách hàng sự sung sướng hơn? Lợi nhuận lơn hơn?

Trong nội dung bài viết này, chúng tôi sẽ trình bày tất cả những gì bạn phải biết để thiết lập quy trình giao tiếp kinh doanh thành công.

• Giao tiếp Kinh doanh là gì? Khái niệm
• Các loại giao tiếp kinh doanh
• Phương pháp giao tiếp kinh doanh
• Các vấn đề mà Giao tiếp kinh doanh hiệu quả có thể giải quyết và xử lý
• Cách thiết lập quy trình giao tiếp kinh doanh của bạn

Giao tiếp kinh doanh là quá trình san sớt thông tin giữa những người dân trong và ngoài tổ chức. Giao tiếp hiệu quả trong kinh doanh là cách viên chức và quản lý tương tác để đạt được những mục tiêu của tổ chức. Mục tiêu của nó là cải thiện thực hiện tổ chức và giảm thiểu sơ sót.

Tầm quan trọng của giao tiếp kinh doanh còn nằm ở phần:

• Trình bày các lựa chọn / ý tưởng kinh doanh mới
• Lập kế hoạch và đề
• Thực thi các quyết định
• Đạt được những thỏa thuận hợp tác
• Gửi và hoàn thành đơn đặt hàng
• Bán sản phẩm thành công
• Các cuộc họp hiệu quả

Tất cả những hoạt động có tổ chức trong một tổ chức đều dựa vào quá trình giao tiếp kinh doanh. Đây có thể là bất luận điều gì từ giao tiếp quản lý đến giao tiếp kỹ thuật với những nhà cung cấp.

• Giao tiếp kinh doanh mạnh mẽ trong một tổ chức có thể sẽ dẫn đến sự việc tham gia của viên chức lơn hơn.
• Các tổ chức có lực lượng lao động gắn bó với thu nhập hoạt động tăng 19,2% trong khoảng chừng thời kì 12 tháng. Những người dân có điểm tương tác thấp tìm kiếm ra thấp hơn 32,7%.
• Các bạn sẽ thành công hơn bao nhiêu nếu như bạn có sự tham gia của viên chức tốt hơn?
• Làm thế nào bạn cũng có thể đảm bảo một quy trình giao tiếp kinh doanh có thể thực hiện được?

Các hình thức giao tiếp trong kinh doanh

Trước tiên, tất cả chúng ta hãy phân biệt các kiểu giao tiếp chính trong một tổ chức tiêu biểu.

Giao tiếp nội bộ trong doanh nghiệp

Giao tiếp nội bộ doanh nghiệp có thể là:

• Giao tiếp cấp trên: bất kỳ giao tiếp nào tới từ cấp dưới với những người quản lý. Hoặc từ một người khác lên khối hệ thống phân cấp tổ chức.
• Truyền thông đi xuống / Giao tiếp quản lý: bất luận điều gì tới từ cấp trên với cấp dưới.
• Giao tiếp bên / Giao tiếp kỹ thuật: giao tiếp nội bộ hoặc giữa các phòng ban giữa các đồng nghiệp.

Giao tiếp phía ngoài doanh nghiệp

Giao tiếp phía ngoài doanh nghiệp là tất cả những thông tin được truyền đi ngoài văn phòng và viên chức nội bộ. Nó liên quan đến thanh toán với khách hàng, nhà cung cấp hoặc bất luận điều gì tác động đến thương hiệu của doanh nghiệp.

Có thể sắp xếp tất cả những giao tiếp trong phạm vi này thành bốn loại giao tiếp trong kinh doanh.

1. Tiếp nhận thông tin, nhiệm vụ theo cả hai chiều. Điều này gồm có một sự ủy quyền hiệu quả từ người này sang người khác. Hồ hết các vấn đề trong kinh doanh đều khởi nguồn từ việc giao tiếp không rõ ràng trong nghành nghề này.
2. share và thảo luận thông tin, yêu cầu độ xác thực cao trong việc san sớt thông tin diễn ra trong các cuộc họp. Khi giao tiếp không thành công trong nghành nghề này, nó khiến các nhiệm vụ được thực hiện không đúng cách hoặc không hoàn toàn.
3. Đưa ra phản hồi, sửa chữa và kỷ luật cho những người dân văn bản báo cáo với bạn để họ có kiến ​​thức và phương tiện cấp thiết để thực hiện công việc của mình tốt hơn. Đưa ra phản hồi tuyệt vời, có thể hành động là kỹ năng quan trọng khi đối chiếu với bất kỳ ai ở vị trí lãnh đạo. Giao tiếp không lời và tiếng nói thân thể cũng đóng một vai trò ở đây.
4. Các cuộc họp và thảo luận giải quyết và xử lý vấn đề và ra quyết định. Đây được xem là một trong những cuộc thảo luận quan trọng nhất khi đối chiếu với bất kỳ tổ chức nào. Điều này liên quan đến tư duy phản biện lơn hơn và công nghệ giao tiếp tốt hơn.

Phương pháp giao tiếp trong kinh doanh

Giao tiếp trong kinh doanh đa dạng với nhiều hình thức: lời nói, văn bản, giao tiếp trực tiếp, mặt đối mặt hoặc Trực Tuyến từ xa.

tin tức liên lạc bằng văn bản rất tốt để ghi lại các quyết định và hành động được thực lúc bấy giờ cũng như để mang ra các chiến lược và kế hoạch. Tương tác bằng lời nói được cho phép hình thành ý tưởng tức thời và luồng suy nghĩ cởi mở hơn.

Đây là các phương pháp giao tiếp ứng dụng cho một số tổ chức có nhiều Trụ sở và phải điều hành từ xa: 1. Giao tiếp dựa trên web

Điều này gồm có các kênh giao tiếp hàng ngày như email và các ứng dụng nhắn tin tức thì.

Lợi ích của email và tin nhắn nằm ở khả năng dẫn dắt các cuộc trò chuyện riêng tư trong môi trường thiên nhiên văn phòng bận rộn, cũng như san sớt tin nhắn với nhiều người.

2. Cuộc họp qua điện thoại thông minh

Xem Thêm : GPU Scaling là gì? Ưu nhược ra sao?

Điện thoại thông minh đã loại bỏ rào cản về vị trí để tiến hành các cuộc họp diễn ra nhanh chóng và hiệu quả. Nó được cho phép trao đổi ý tưởng tốt hơn nhờ vào giao tiếp không lời (giọng nói) so với giao tiếp bằng văn bản. Mạng lưới hệ thống điện thoại thông minh đám mây có thể đẩy nhanh quá trình tham gia và hiệp tác nhóm tổng thể.

3. Hội nghị trực tuyến

Các khối hệ thống hội nghị trực tuyến tuyệt vời được cho phép mọi người ở các địa điểm từ xa điều hành các cuộc họp gần giống với cuộc họp trực tiếp nhất có thể.

4. Mặt đối mặt

Các cuộc họp trực tiếp có thể giúp một doanh nghiệp phát triển các ý tưởng một cách nhanh chóng. Nghiên cứu cho thấy các cuộc họp trực tiếp tạo ra nhiều ý tưởng hơn các cuộc họp ảo.

Tuy nhiên, có một lớp học họp vững chắc là điều cấp thiết để có những cuộc họp hiệu quả. 46% viên chức hiếm khi hoặc không bao giờ rời khỏi cuộc họp lúc biết họ phải làm gì tiếp theo.

5. Báo và tài liệu chính thức

Ghi lại những hoạt động có tác động đến những người dân và phòng ban khác là một phần quan trọng của khối hệ thống giao tiếp kinh doanh tốt.

Khả năng tham khảo một tài liệu bằng văn bản bất luận lúc nào giúp giảm nguy cơ nhầm lẫn hoặc dị đồng và mang lại sự rõ ràng hơn trong giao tiếp.lẫn

6. Thuyết trình

Các bản trình bày được tương trợ bởi các văn bản báo cáo và trang trình chiếu PowerPoint thường là cách các cuộc họp với những nhóm to nhiều hơn được tiến hành. Đây là những điều tuyệt vời để san sớt những ý tưởng mới Theo phong cách tạo không gian cho những vướng mắc và bất kỳ lời giảng giải nào.

7. Forum và Thắc mắc thường gặp

Khu vực nội bộ cho viên chức tham khảo các vướng mắc thường gặp về các chủ đề khác nhau của phòng ban và hỏi những vướng mắc mới sẽ giúp họ thao tác hiệu quả hơn

1. Khảo sát

Cả khảo sát nội bộ và khảo sát khách hàng là một cách lý tưởng để thu thập phản hồi và xếp hạng về các chủ đề quan trọng. Các cuộc khảo sát tạo ĐK cho một chu kỳ luân hồi cải tiến lành mạnh được tương trợ bởi phản hồi và mở ra một kênh giao tiếp giữa tất cả những cấp trong một tổ chức.

1. Hoạt động quản lý khách hàng

Điều này còn có thể gồm có bất kỳ hoạt động quan hệ khách hàng nào. Ví dụ gồm có tương trợ trò chuyện trực tiếp, khối hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM), quy trình giới thiệu khách hàng, thẩm định của khách hàng, v.v. Thắc mắc hợp lý tiếp theo mà bạn cũng có thể có là:

Doanh nghiệp của tôi cần phương pháp giao tiếp kinh doanh nào?

Lời giải đáp phần lớn phụ thuộc vào quy mô và thị hiếu của doanh nghiệp của bạn. Không có giải pháp chung cho tất cả. Một điều vững chắc là các bạn sẽ đạt được thành công khi chỉ sử dụng các phương pháp giao tiếp kinh doanh mà bạn phải và sẽ thực sự sử dụng. Hãy dành thời kì để cân nhắc kỹ lưỡng về giá trị của từng thứ khi đối chiếu với tình huống riêng của bạn.

Các vấn đề mà Giao tiếp trong kinh doanh hiệu quả có thể giải quyết và xử lý

Giao tiếp kinh doanh rõ ràng và hiệu quả là rất quan trọng để các nhóm, viên chức, quản lý và tổng giám đốc thực hiện công việc và hoàn thành trách nhiệm của họ.

Nếu không có những quy trình và phương tiện phù hợp, luồng thông tin bị gián đoạn và mọi người bị bỏ lại trong bóng tối. Điều này còn có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng cho tổ chức, từ việc viên chức không hài lòng và khách hàng đến mất lợi nhuận.

Dòng thông tin sáng tỏ là mục tiêu bao trùm rõ ràng của quá trình giao tiếp kinh doanh.

5 bước để thiết lập quy trình giao tiếp kinh doanh của bạn

Xem Thêm : Tản văn tiếng anh là gì? 3 Đặc điểm nổi bật của một tản văn

Một quy trình giao tiếp kinh doanh vững chắc là điều cấp thiết cho sự sung sướng của viên chức và khách hàng của bạn. Cuối cùng, điều này dẫn đến sự việc ổn định tài chính.

Một văn bản báo cáo cho thấy 29% viên chức tin rằng các phương tiện liên lạc nội bộ ngày nay của họ không hoạt động. Trong tương lai là một số lý do họ liệt kê:

tin tức không liên quan, loại trừ, không trung thực và thiếu khả năng tiếp cận thông tin quan trọng cũng là điều mà lực lượng lao động của bạn cũng có thể gặp phải.

Một nghiên cứu của Salesforce cho thấy 86% tổng giám đốc, viên chức và nhà giáo dục coi giao tiếp kém hiệu quả là lý do đằng sau những thất bại tại nơi thao tác.

1. Kiểm tra trạng thái giao tiếp kinh doanh ngày nay của bạn và đặt mục tiêu

Bất kể thời đoạn kinh doanh của bạn là gì, bạn phải có một kế hoạch truyền thông kinh doanh. Tuy nhiên, các bạn sẽ làm cho nó trở thành hữu ích nhất nếu như bạn tập trung vào những nghành nghề cần cải thiện lớn số 1

Ví dụ: đây có thể là một số lý do khiến liên lạc của bạn phải xem xét lại:

• Mức độ hài lòng của viên chức thấp hoặc doanh thu cao
• Sản lượng thấp hơn dự kiến ​​trên toàn tổ chức
• Tăng trưởng nhanh dẫn đến mất dấu thông tin
• Thiếu sáng tỏ thông tin do thao tác từ xa

Chúng ta có thể gặp nhiều hơn một trong những điều này hoặc một tình huống hoàn toàn khác. Xác định nó và đặt mục tiêu cho quá trình giao tiếp kinh doanh của bạn dựa trên nó. Ví dụ: mục tiêu của bạn cũng có thể gồm có:

• Tỷ lệ thay đổi hoặc tỷ lệ hài lòng của viên chức
• Tỷ lệ hài lòng của khách hàng
• Số lượng dự án đã hoàn thành
• Số lượng tương tác giữa các phòng ban

1. Xác định các nhóm cốt lõi trong tổ chức của bạn và quan hệ của họ với nhau

Xem xét cấu trúc tổ chức của daonh nghiệp và tất cả những nhóm liên quan đến khả năng hoạt động của nó. Ghi chú lại mọi nhóm yêu cầu thông tin để hoạt động, gồm có:

• Phân loại theo chiều ngang, tức là các phòng ban (hoạt động, tiếp thị, thiết kế, nhân sự, bán sản phẩm, tương trợ khách hàng, tài chính, v.v.)
• Phân loại theo chiều dọc: Chuyên Viên trong nhóm, trưởng nhóm, quản lý phòng ban, tổng giám đốc
• Các nhóm phía ngoài: khách hàng, nhà cung cấp, đối tác, v.v.

1. Xác định phương pháp giao tiếp

Tiếp theo, nên lựa chọn các phương pháp giao tiếp phù phù hợp với mục tiêu giao tiếp của doanh nghiệp, cũng như sự tương tác giữa các nhóm cốt lõi trong tổ chức của bạn.

Xem lại list các phương pháp giao tiếp mà tất cả chúng ta đã thảo luận trước đó và đảm bảo thêm bất kỳ phương pháp duy nhất nào cho tổ chức của bạn:

• Giao tiếp dựa trên web
• Cuộc họp qua điện thoại thông minh
• Hội nghị truyền hình
• Họp mặt trực tiếp
• Báo cáo giải trình và tài liệu chính thức
• Bài thuyết trình
• Forum và Thắc mắc thường gặp
• Khảo sát
• Hoạt động quản lý khách hàng

Hãy thực tế về nhu cầu cụ thể của bạn. Ví dụ: một tổ chức khởi nghiệp năm người, nơi mọi người thao tác trong cùng một văn phòng có thể sẽ tập trung vào:

• Giao tiếp dựa trên web
• Họp mặt trực tiếp
• Quản lý khách hàng.

Một tổ chức 50 người hoàn toàn từ xa sẽ góp vốn đầu tư nhiều nguồn lực hơn vào:

• Điện thoại thông minh và hội nghị truyền hình
• Tổ chức tài liệu để sở hữu thể siêng năng theo dõi các quy trình của họ

Một doanh nghiệp toàn cầu lớn có thể sẽ sử dụng tất cả những phương pháp giao tiếp được liệt kê và có những nhóm chuyên được sự dụng cho nhiều phương thức đó.

1. Chọn phương tiện phù hợp

Không một cuốn sashc nào xác định đâu là phương tiện hoàn toàn tốt nhất cho từng mục tiêu. Nhưng sự lựa chọn của bạn hoàn toàn phụ thuộc vào thị hiếu của bạn và lực lượng lao động của bạn. VÌ thế chúng tôi sẽ không còn cung cấp những phương tiện mà sẽ chỉ ra những mẹo sử dụng các phương tiện sao cho đúng:

• Sử dụng lưu trữ đám mây để dữ gìn và bảo vệ các tài liệu quan trọng và tài liệu khác. Bật đồng bộ hóa và sao lưu tự động hóa để tránh lỗi do con người gây ra và quên lưu thông tin vào đó Theo phong cách thủ công.
• Sử dụng một nền tảng duy nhất cho email và lịch.
• Sử dụng một phương tiện duy nhất để nhắn tin trò chuyện. Ví dụ: nếu một số người đang sử dụng Slack và những người dân khác Hangouts trong Gmail của họ, điều này sẽ tạo ra xích mích và làm chậm quá trình giao tiếp.
• Triển khai một khối hệ thống điện thoại thông minh doanh nghiệp dễ sử dụng, đáng tin cậy nếu nhiều cuộc họp của bạn diễn ra từ xa.
• Xây dựng hướng dẫn về thương hiệu và chỉnh sửa rõ ràng giọng điệu và cách sử dụng các yếu tố thương hiệu. Bằng phương pháp này, tất cả những giao tiếp được thống nhất, bên trong và phía ngoài.

1. Ghi lại quá trình

Cuối cùng, hãy ghi lại mọi thứ bạn làm trong suốt quá trình thiết lập này và chuyển thành tài liệu được san sớt hiển thị cho toàn bộ tổ chức.

Bằng phương pháp này, mỗi viên chức có thể tham khảo một kế hoạch giao tiếp được phát triển có chủ đích và quyết định hành động tốt nhất cho tình huống mà người ta đang gặp phải.

Tài liệu cũng sẽ hỗ trợ các viên chức mới vào thao tác dễ nắm bắt tất cả những phương tiện và phương pháp giao tiếp tốt nhất.

Chúng ta có thể tạo lời nhắc lịch định kỳ cho chính mình và nhóm của bạn để truy cập lại tài liệu từng quý một lần. Bằng phương pháp này, các bạn sẽ đảm bảo kế hoạch vẫn phục vụ mục tiêu tốt nhất của nó và update nó nếu cần.

Doanh nghiệp của bạn thành công khai mạc với giao tiếp

Giao tiếp kém mang lại quá nhiều rủi ro cho một tổ chức. Tuy nhiên, giao tiếp tuyệt vời mang lại thời cơ cho việc gắn kết của viên chức và khách hàng xuất sắc. Nó tạo ra sự rõ ràng, đầu ra đáng kể hơn, song song tăng trưởng doanh thu và lợi nhuận.

Nguồn Nextiva