Những khúc rối khó nhằn

Bạn Đang Xem: EDI là gì? Lợi ích của EDI vào quản trị chuỗi cung ứng?

Xem Thêm : Cộng tác viên tiếng Anh là gì?

Phần lớn doanh nghiệp Việt Nam hiện nay đều loay hoay tìm giải pháp rút ngắn thời kì và sức lực xử lý tài liệu, sắp xếp sản phẩm & hàng hóa để dễ dàng thống kê các khoản ngân sách. Tuy nhiên, một khối hệ thống trung gian, chuẩn xác và có thể giao tiếp với những doanh nghiệp trên toàn thế giới thì có rất ít, tiêu biểu trong số đó là khối hệ thống thanh toán thông tin, trao đổi tài liệu điện tử EDI. Vậy công nghệ EDI là gì và lợi ích khi vận dụng công nghệ đó ra sao?

Công nghệ EDI là gì?

“Trao đổi tài liệu điện tử (EDI) là việc chuyển liên lạc tin từ máy tính điện tử này sang máy tính điện tử khác bằng phương tiện điện tử, có sử dụng một tiêu chuẩn đã được thỏa thuận hợp tác để cấu trúc thông tin”(Theo Luật thương nghiệp quốc tế của Ủy ban Liên hợp quốc). EDI là viết tắt của từ Electronic Data Interchange.

Lợi ích của việc vận dụng EDI vào quản trị chuỗi cung ứng

– Tiết kiệm ngân sách và chi phí ngân sách cho doanh nghiệp

• Các ngân sách liên quan đến giấy, in ấn, sao chép, lưu trữ hồ sơ, bưu chính và thu hồi tài liệu đều giảm hoặc loại bỏ khi chúng ta chuyển sang thanh toán EDI giúp giảm đi các ngân sách thanh toán cho việc trao đổi thông tin, ngân sách sách vở, thư tín.
• Giảm ngân sách xử lý tài liệu bằng tay.
• Tiết kiệm ngân sách và chi phí thời kì vì không cần thiết phải nhập lại thông tin nhiều lần.

– Xử lý tốc độ và độ chuẩn xác trong các thanh toán

• EDI có thể tăng tốc độ chu kỳ luân hồi kinh doanh của rất nhiều doanh nghiệp. Các thanh toán hối đoái trong vài phút thay vì ngày hay vài tuần thời kì mong chờ từ các dịch vụ bưu chính thông thường.
• Cải thiện chất lượng sản phẩm thông tin, cung cấp thông tin một cách chuẩn xác do giảm các lỗi sơ sót vì nhập lại số liệu một cách thủ công nhiều lần.
• Sử dụng EDI có thể làm giảm thời kì chu chuyển dòng tiền mặt, cải thiện các thanh toán kinh doanh và các quan hệ với đối tác, khách hàng. Mạng lưới hệ thống lưu trữ của EDI giúp kiên cố rằng văn bản đã được giao đến đối tác và có thể theo dõi lộ trình, lối đi của sản phẩm & hàng hóa trong từng thời đoạn.

– Tăng hiệu quả kinh doanh

• Tự động hóa hoá các công việc trên giấy được chấp nhận viên chức để tập trung vào các nhiệm vụ có mức giá trị mạnh hơn và cung cấp cho họ những phương tiện để thao tác làm việc hiệu quả hơn. EDI giúp giảm thiểu sức lực của viên chức và giúp hạn chế những chậm trễ hay sai lỗi thường đi kèm trong việc xử lý chứng từ bằng tay.
• Xử lý nhanh chóng các tài liệu kinh doanh một cách chuẩn xác, giảm bớt tình trạng sơ sót trong đơn đặt hàng, hóa đơn,… giúp giảm đi các trường hợp bồi thường, bị hủy bỏ đơn đặt hàng do sai lỗi.
• Tự động hóa hoá việc trao đổi tài liệu giữa các ứng dụng qua một chuỗi cung ứng có thể đảm nói rằng tài liệu kinh doanh quan trọng được gửi về thời kì và có thể được theo dõi trong thời kì thực. Người bán tốt hưởng lợi từ việc cải thiện dòng tiền và giảm chu kỳ luân hồi dòng vận chuyển tiền mặt.
• EDI giúp giảm thời kì lưu kho, giảm số lượng hàng tồn kho vì nó được tích hợp cùng với khối hệ thống lưu kho tự động hóa,
• Chu trình thanh toán thương nghiệp nhanh hơn, giúp đáp ứng nhu cầu khách hàng hiệu quả hơn.
• Tạo thời cơ xúc tiến những hoạt động sinh hoạt cung cấp và sinh sản nhằm tăng khả năng cạnh tranh.

– Lợi ích trong chiến lược kinh doanh

• EDI được chấp nhận khả năng hiển thị thời kì thực vào trạng thái thanh toán. Điều này sẽ được chấp nhận doanh nghiệp quyết định nhanh hơn để đáp ứng với sự thay đổi nhu cầu của thị trường, được chấp nhận doanh nghiệp vận dụng một mô hình kinh doanh theo nhu cầu chứ không phải là một nguồn cung cấp cấp định hướng.
• Rút ngắn thời kì giao hàng, cải tiến sản phẩm và phân phối sản phẩm mới.
• Xúc tiến trách nhiệm xã hội và phát triển vững bền bằng phương pháp thay thế các quy trình dựa trên sách vở bằng các quy trình điện tử.

– Kết nối với doanh nghiệp thế giới

• Trao đổi tài liệu điện tử EDI là hình thức thương nghiệp điện tử trước hết được sử dụng trong doanh nghiệp và đã tồn tại nhiều năm trước đó, trước lúc tất cả chúng ta nói tới thuật ngữ thương nghiệp điện tử.
• Đến nay, EDI vẫn là các thanh toán quan trọng trong thương nghiệp điện tử B2B. Các tài liệu thanh toán trong thanh toán thương nghiệp điện tử B2B gồm có: thông tin được chứa đựng trong các hoá đơn, phiếu đặt hàng, yêu cầu báo giá, vận đơn và giải trình nhận hàng.
• Với EDI, các hóa đơn, đơn đặt hàng, vận đơn, yêu cầu báo giá, giải trình nhận hàng và các tài liệu kinh doanh điện tử khác có thể được xử lý trực tiếp từ máy tính của rất nhiều đơn vị phát hành để đơn vị tiếp nhận, tiết kiệm ngân sách được khoản lớn về thời kì, ngân sách và tránh khỏi nhiều sơ sót thường gặp trong hình thức truyền thống trên giấy.

Xem Thêm : Network là gì? Lợi ích và các loại network

Như vậy tùy vào từng quy mô, nghành hoạt động và năng lực của doanh nghiệp mà chủ doanh nghiệp có quyết định góp vốn đầu tư vào EDI hay là không? Hãy nhận định và đánh giá từng giải pháp dựa trên ĐK thực tế của doanh nghiệp, ngân sách chi ra phải đi kèm với hiệu quả công việc. Nội dung bài viết trên đây, DTC gửi tới độc giả một thuật ngữ chuyên ngành đã đang và ứng dụng rất rộng rãi trong tất cả chúng ta. Lời khuyên của DTC chỉ đơn giản là chúng ta có thể vận dụng công nghệ phần mềm vào khâu nào giảm thiểu được ngân sách thì hãy bắt tay tìm hiểu, và đã làm thì phải thực hiện ngay, vì tâm lý của viên chức tại Việt Nam, quy trình càng lâu, viên chức càng có cớ để không áp dung ví biết đâu ở khâu nào nó lại là “miếng cơm ngon” của họ.

>>> 5 nỗi lo bỗng dưng biến mất khi khách hàng sử dụng phần mềm DTC trên nền công nghệ điện toán đám mây

Nguồn: Tổng hợp