Hiện nay việc sử dụng máy tính thực hiện công việc đã trở thành phổ quát, trong đó việc đánh văn bản dường như ở cơ quan nào cũng sẽ có. Hoàn thiện xong một văn bản đảm bảo độ đẹp, chuẩn, lịch sự thì không thể thiếu việc định dạng văn bản. Nội dung bài viết hôm nay Hcare sẽ hướng dẫn cụ thể định dạng văn bản là gì.

Bạn Đang Xem: Định dạng văn bản là gì? Các các định dạng văn bản

Định dạng văn bản là gì?

Định dạng văn bản đó là việc sửa soạn lại văn bản sao cho dễ đọc, trang văn bản có bố cục tổng quan rõ ràng, dễ thương ra các mục chính, mục con. Người đọc nhìn vào văn bản thiện cảm, dễ đọc hiểu nội dung và tuyệt vời hơn với vấn đề được đề cập. Chưa tính theo yêu cầu của nhiều công việc phải đảm bảo mẫu nội dung văn ban theo quy chuẩn nên phải được định dạng.

Khái niệm về định dạng văn bản được nhiều người nghe biết

Những phương pháp định dạng văn bản

Có vô số cách thức định dạng văn bản và mỗi cách sẽ tiến hành thực hiện khác nhau. Hcare sẽ hướng dẫn bạn rõ ràng và cụ thể từng cách:

Cách 1: Dùng các chức năng định dạng trong Paragraph

Bạn chọn tab trang chủ tìm vào nhóm Paragraph rồi chọn các chức năng tương ứng để định dạng.

Định dạng văn bản bằng hộp thoại Paragraph

Cách 2: Định dạng với hình mũi tên

Bạn chọn tab trang chủ nhìn rồi chọn mũi tên trong nhóm Paragraph. Khi này thì bản word sẽ hiện lên hộp thoại Paragraph với rất đầy đủ thông tin định dạng văn bản. Alignment sẽ được cho phép người dùng lựa chọn chức năng canh lề:

• Justified: canh đều hai bên lề trái và lề phải

• Left: canh đều lề trái

• Right: canh đều lề phải

• Center: canh giữa trái lề trái và lề phải tạo sự cân đối

Xem Thêm : Cơ sở vật chất tiếng Anh là gì? Một số từ vựng tiếng Anh liên quan đến chủ đề cơ sở vật chất

Tính năng Special được cho phép người dùng thiết lập độ thụt của dòng văn:

• First line: Tạo ra độ thụt dòng cho dòng trước hết trong đoạn văn, bạn gõ vào kích thước cấp thiết lập trong mục By

• Hanging: Tạo ra độ thụt dòng cho dòng thứ hai về sau trong đoạn văn, bạn gõ vào kích thước cấp thiết lập trong mục By

• None: Khi không cần thì bạn nhấn mục này để hủy bỏ quyết sách thụt dòng trong đoạn

Spacing là tính năng được cho phép người dùng thiết lập khoảng chừng cách giữa các đoạn văn:

• Before: Tạo ra khoảng chừng cách giữa dòng cuối của đoạn văn ở phía trên với dòng trước hết của đoạn văn cần được định dạng

• After: Tạo ra khoảng chừng cách giữa dòng cuối của đoạn văn cần được định dạng với dòng đầu của đoạn văn đằng sau

Sau khoản thời gian đã lựa chọn các thiết lập định dạng mới cho văn bản thì bạn nhấn vào nút OK để hình thành thiết lập. Nếu khách hàng hủy bỏ tính chất vừa chọn thì nhấn vào dấu vết nhé.

Các tính chất trong hộp thoại được hoàn chỉnh từ từ, bạn chỉ có nhấn chọn OK để hoàn thành thiết lập. Nếu muốn hủy bỏ các tính chất vừa chọn thì nhấn Cancel sẽ tiến hành.

Cách 3: Dùng thước ngang để định dạng văn bản

Thước ngang mà chưa hiển thị ở màn hình hiển thị máy tính thì bạn phải để nó hiển thị bằng phương pháp chọn vào biểu tượng của View Ruler ở đầu thanh cuộn dọc hay Tab View. Trong nhóm Show click thì bạn chọn ô Ruler, các thiết lập:

• First line indent: Tạo ra quyết sách thụt đầu dòng cho dòng 1 của đoạn văn

• Left Indent: Tạo ra quyết sách thụt đầu dòng từ dòng thứ hai tới dòng cuối của đoạn văn

• Right Indent: Tạo ra lề phải cho những dòng của đoạn văn

Xem Thêm : SYS mmHg là gì? Một số điều bạn nên biết về huyết áp tâm thu

Sử dụng thước ngang để kiểm soát và điều chỉnh định dạng của văn bản

Định dạng Font chữ trong bản Word

Hcare sẽ hướng dẫn mọi người cách định dạng font chữ rõ ràng và cụ thể qua nội dung sau:

Định dạng Font chữ

Người dùng tiến hành việc định dạng font chữ với đa dạng sự lựa chọn, chẳng hạn: đổi kiểu chữ, font chữ, màu chữ, cỡ chữ, in đậm, in nghiêng chữ…. Nhìn trên phần trang chủ, tìm về nhóm font thì nhấn vào biểu tượng mũi tên sẽ hiển thị ra các phần chữ font lựa chọn.

Các bạn sẽ định dạng kiểu cách như mình mong muốn cho từng đoạn hoặc toàn bộ văn bản. Nếu khách hàng viết nhiều văn bản thì bạn nên nhấn mặc định cho những mục quan trọng. Chẳng hạn, định dạng xong các mục lớn như H1, H2, H3 với cỡ chữ, sắc tố, kiểu chữ rồi nhấn mặc định, từ sau chỉ việc nhấn vào định dạng đó là xong.

Sử dụng các phím tắt

Trong khi sử dụng văn bản có nhiều phím tắt thông dụng được sử dụng nhiều trong word:

• Bôi đen văn bản rồi nhấn tổng hợp phím Ctrl+B: in đậm toàn văn bản

• Ctrl+D: Để mở ra hộp thoại định dạng font chữ

• Bôi đen văn bản rồi nhấn tổng hợp phím Ctrl+I: in nghiêng văn bản

• Bôi đen văn bản rồi nhấn tổng hợp phím Ctrl+U: gạch chân đoạn văn, câu hoặc văn bản

• Bôi đen văn bản rồi nhấn tổng hợp phím Ctrl + Shift + >: để tăng kích cỡ văn bản

• Bôi đen văn bản sau đó nhấn tổng hợp phím Ctrl + Shift + <: dùng làm giảm kích cỡ văn bản

Người dùng có thể sử dụng các phím tắt để định dạng các văn bản

tin tức ở trên đây được tổng hợp bởi Hcare giúp mọi người trả lời thắc mắc định dạng văn bản là gì. Giờ thì bạn cũng có thể ứng dụng các thông tin này để thao tác trên máy tính cho văn bản dễ thương hơn rồi nhé.