Bạn nghe biết Confluence như thể một dụng cụ để quản lý tài liệu và các loại văn bản tri thức trong một tổ chức, nhưng chưa biết phương pháp sử dụng thế nào để tối ưu hiệu quả và Confluence có lợi thế gì so với những dụng cụ khác ví như Google Docs hay email, thì nội dung bài viết này giành cho bạn.

Bạn Đang Xem: Giới thiệu về Confluence cho người mới sử dụng

Confluence là gì?

Atlassian được xem là hãng phần mềm lớn mạnh nhất trong nghành về các dụng cụ tương trợ quản lý và phát triển dự án chuyên nghiệp. Confluence là một sản phẩm thuộc hãng Atlassian, dụng cụ này được ra đời năm 2004 và đã có rất nhiều cải tiến trong trong những năm qua.

Confluence là dụng cụ do hãng Atlassian thiết kế, tạo ra một không gian thao tác trực tuyến mà chúng ta cũng có thể tạo và san sớt nội dung như tin tức, video, tài liệu, v.v. với những nhóm của mình bằng phương pháp sử dụng các trang, bài đăng trên blog và nhận xét. Liệu bạn có thắc mắc rằng, Confluence có những lợi ích gì nên sử dụng?

Nền tảng hợp tác của Confluence

Để một tổ chức phát triển, việc tạo ra, thừa kế và san sớt tri thức là một việc phải làm và vô cùng quan trọng. Cách tốt nhất để tối ưu hóa việc san sớt thông tin là tập hợp mọi thứ vào trong 1 nơi và mọi người đều phải có thể truy cập được. Chúng ta cũng có thể sử dụng Confluence là một nền tảng hợp tác, là nơi bạn tạo nội dung, san sớt và hành động dựa trên nội dung đó.

Vướng mắc nêu lên là Quy trình truyền thông nội bộ ngày nay của bạn có hiệu quả không? Chúng ta cũng có thể cải thiện hiệu quả bằng phương pháp sử dụng Confluence ra làm sao? Việc tập hợp tại một nơi giúp dễ dàng hợp tác và san sớt thông tin thông qua các không gian (space) và trang (page) được san sớt bởi tất cả mọi người.

Xem Thêm : Mr, Mrs, Ms, Miss là gì? Cách sử dụng chúng trong tiếng Anh

share nội dung bằng email rất hạn chế so với sử dụng Confluence.

Với email, người dùng gửi nội dung trực tiếp đến những người dân cụ thể. Nội dung tồn tại độc lập và gặp khó khăn trong việc chỉnh sửa “trên cùng một trang”. Chúng ta cũng có thể đã gặp trường hợp này: Một tài liệu được san sớt, các thay đổi được thực hiện và trả lại, nhưng người khác update tài liệu ở một nơi khác; điều này gây ra sự lộn xộn của những bản sao và nhiều phiên bản.

Confluence đưa nhóm của bạn đến nội dung sao cho nội dung đó ở một vị trí tập trung và mọi người đang thao tác ở cùng một vị trí. Có kiểm soát phiên bản tích hợp sẵn, không chỉ cho nội dung mà còn cho bất kỳ tài liệu đính kèm nào, ví dụ như MS Word/Excel/PowerPoint hoặc PDF.

Một ví dụ tiêu biểu chứng minh lợi ích của Confluence là trong việc quản lý các cuộc họp: Một trang Confluence hoạt động như lời mời, lớp học thao tác, bản ghi biên bản và list mục hành động.

Trước tiên, chúng tôi sẽ đề cập đến cách tổ chức nội dung trong Confluence. Phần gốc của Confluence là Bảng điều khiển và tinh chỉnh (Dashboard), đây là trang đích của bạn khi chúng ta đăng nhập. Chúng ta cũng có thể coi bảng điều khiển và tinh chỉnh là cổng thông tin của nhóm mình.

Xem Thêm : Windows Driver Package là gì? Vì sao cần sử dụng Windows Driver Package?

Sau đó, chúng ta cũng có thể chuyển đến nội dung được lưu trữ trong không gian (space). Không gian là vùng chứa riêng biệt cho những nhóm trang và nội dung có liên quan. Mỗi không gian có thể có những trang mẹ và con không giới hạn, được tổ chức theo cấu trúc phân cấp trang. Quản trị viên có thể cấu hình không gian để chúng ở chủ trương công khai (Public) hoặc bị hạn chế (Private).

Ví dụ: không gian Nhóm phát triển có thể chứa thông số kỹ thuật tính năng của bản phát hành sắp tới và ghi chú phát hành của nó, trong lúc không gian Tài liệu sản phẩm có thể chứa Vướng mắc thường gặp của sản phẩm. Chỉ nhóm phát triển mới có thể truy cập vào không gian của Nhóm phát triển (một không gian riêng tư), nhưng không gian Tài liệu sản phẩm sẽ tiến hành công khai.

Tính năng của Confluence

Một số tính năng chính của Confluence là:

• Trình soạn thảo văn bản linh hoạt, được cho phép bạn thêm nội dung, kéo và thả tệp đính kèm vào

trang và trình bày nội dung theo bố cục tổng quan linh hoạt. Bạn thậm chí còn có thể chỉnh sửa một trang cùng lúc với một thành viên khác trong nhóm.

• Xây dựng và quản lý công việc đơn giản và có thông tin tới những người dân liên quan.
• Có nhiều tùy chọn để san sớt nội dung và khuyến khích hợp tác.
• Nội dung trong các trang và trong tệp đính kèm có thể tìm kiếm và tạo phiên bản.

Vì sao nên chọn Confluence?

Trong tương lai là một số lý do phổ thông khác mà các doanh nghiệp sử dụng Confluence.

• Lập kế hoạch và quản lý các cuộc họp nhóm, gồm có khả năng mời các thành viên trong nhóm và phân công nhiệm vụ trực tiếp trong không gian cuộc họp.
• Tạo cơ sở tri thức và tài liệu.
• Tạo quyết định để yêu cầu theo dõi quy trình và hợp tác.
• Phân phối và san sớt tin tức qua các bài đăng trên blog.
• Xây dựng kho lưu trữ Hỏi & Đáp ở vị trí trung tâm.
• Cải thiện các dự án theo thời kì, sử dụng các mẫu kế hoạch cụ thể giúp quá trình cải tiến trở thành một quy trình hợp tác và dễ quản lý.

Trên đây là những thông tin giới thiệu về Confluence – một dụng cụ tương trợ đắc lực trong quản lý dự án chuyên nghiệp. Hy vọng qua nội dung bài viết này, bạn đã hình dung được Confluence là dụng cụ ra làm sao và lợi ích mà dụng cụ này còn có thể mang lại, giúp ích cho bạn trong quá trình thao tác.