1. BPMN là gì?

Bạn Đang Xem: Tổng quan về BPMN dành cho Business Analyst

BPMN là viết tắt của “Business Process Modeling Notation” là tiếng nói mô hình hóa trực quan cho những ứng dụng trong phân tích nghiệp vụ. BPMN giúp xác định rõ được quy trình nghiệp vụ thông qua các bộ ký hiệu chuẩn. BPMN giúp các bên liên quan như chủ doanh nghiệp, phòng ban phân tích nghiệp vụ, phòng ban phát triển phần mềm, phòng ban thiết kế tài liệu… có thể hiểu đồng nhất về quy trình nghiệp vụ giúp nâng cao hiệu quả công việc, tự động hóa hóa quy trình nghiệp vụ.

Chúng ta có thể tham khảo thêm về nội dung bài viết BPMN là gì tại đây

2. Lịch sử hào hùng phát triển của BPMN

BPMN được tổng hợp từ nhiều kí hiệu trong mô hình hóa nghiệp vụ. BPMN được xuất bản trước nhất vào năm 2004 do tổ chức BPMI. Ngày này BPMN càng được sử dụng nhiều và rộng rãi ở nhiều tổ chức khác nhau, nhất là các tổ chức có quy trình nghiệp vụ phức tạp. Và trở thành một phương tiện phân tích và mô hình hóa phổ quát cho những bạn đang làm Business analyst

Lịch sử hào hùng phát triển của BPMN (Nguồn ảnh: edrawsoft.com)

3. Lợi ích của BPMN

• BPMN được chấp nhận nắm bắt và ghi lại quy trình nghiệp vụ của một tổ chức một cách rõ ràng và nhất quán. BPMN mang lại nhiều lợi ích quan trọng trong quá trình phân tich nghiệp vụ như:
  • Giúp doanh nghiệp xác định rõ được quy trình nghiệp vụ thông qua các sơ đồ quy trình nghiệp vụ được trình diễn bằng bộ ký hiệu của BPMN.
  • BPMN cung cấp một bộ ký hiệu chuẩn mà tất các bên liên quan trong tổ chức có thể đọc hiểu và hiểu đúng theo một quy chuẩn trong quy trình nghiệp vụ. Giảm thiểu sơ sót việc hiểu sai và nhầm lẫn giữa các quy trình.
  • BPMN giúp thu hẹp khoảng tầm cách giữa phòng ban thiết kế và phòng ban nghiệp vụ qua các sơ đồ hình vẽ sơ đồ trực quan.
  • BPMN đơn giản để học và đủ mạnh để mô tả đầy đủ quy trình nghiệp vụ phức tạp.
• Mục tiêu của BPMN
  • Giúp Chuyên Viên kĩ thuật nắm bắt được quy trình kinh doanh
  • Giúp BA phân tích, tạo lập và phát triển quy trình nghiệp vụ
  • BPMN giúp quản lý người và kiểm soát quy trình nghiệp vụ.

4. Tổng quan về BPMN

Biết phương pháp hoạt động của doanh nghiệp là bước trước nhất và quan trọng nhất tài sản tiến quy trình doanh nghiệp.

BPMN có thể dùng cho bất kỳ ai từ BA, PM, nhà quản lý, lập trình viên, nhà thiết kế,… Việc hiểu và ứng dụng BPMN sẽ hỗ trợ cho quá trình phân tích trở thành dễ dàng, đồng bộ và thuận tiện hơn.

Trong BPMN các quy trình được mô tả bằng các sơ đồ với hàng loạt các bộ ký hiệu. Các bộ ký hiệu hỗ trợ cho quy trình trở thành trực quan và logic cũng như dễ nắm bắt hơn.

5. Cấu trúc cơ bản của BPMN

5.1. Swimlanes:

Thay mặt cho những bên tham gia vào quy trình. Gồm có 2 phần chính có thể được gọi là pool (tạm dịch: hồ bơi) và lane (tạm dịch: làn bơi).

5.2. Flow Elements:

Xem Thêm : Ficbook

Là các yếu tố kết nối với nhau để tạo thành quy trình nghiệp vụ. Flow Elements xác định hành vi của một quy trình. Có 3 yếu tố quan trọng trong Flow Elements đó là: sự kiện, activity, Gateway.

5.3. Connecting Objects:

Là thành phần kết nối giữa các đối tượng người sử dụng với nhau để mô tả thành mô luồng nghiệp vụ. Có 4 loại chính đó là: Sequence flows, message flows, associations and data associations. Cụ thể:

• Sequence flows: Dùng làm kết nối giữa các đối tượng người sử dụng luồng trong một quy trình, được trình diễn bằng nét liền.

• Message flows: Dùng làm biểu thị tin nhắn giữa các pools/lanes, được trình diễn bằng nét đứt.

• Data: Tài liệu là thông tin cấp thiết hoặc các thông tin được tạo ra khi thực hiện quy trình nghiệp vụ. Tài liệu gồm có Data objects, data inputs, data outputs and data stores.

5.4. BPMN swim lanes:

Các đối tượng người sử dụng của Swimlanes trong BPMN là các hộp hình chữ nhật đại diện thay mặt cho những người dân tham gia của một quy trình nghiệp vụ.

Một người bơi có thể chứa các đối tượng người sử dụng dòng chảy được thực hiện bởi làn đó (người tham gia), ngoại trừ hộp đen phải có một thân thể trống rỗng (tất cả chúng ta sẽ nói về hộp đen sau trong hướng dẫn này). Hồ bơi có thể được sắp xếp theo chiều ngang hoặc chiều dọc. Chúng giống nhau về mặt ngữ nghĩa nhưng chỉ khác nhau về đại diện thay mặt. Khi đối chiếu với các đường bơi ngang, quá trình chảy từ trái sang phải, trong lúc quá trình trong các đường bơi thẳng đứng chảy từ trên xuống dưới. Ví dụ về đồ bơi gồm có Khách hàng, Phòng Tài khoản, Cổng tính sổ và Nhóm phát triển.

• Pools: Là đại diện thay mặt cho những người tham gia trong một quy trình nghiệp vụ. Pools thường đại diện thay mặt cho một thực thể như bộ phân chăm sóc khác hàng… hoặc một vai trò cụ thể ví dụ như trợ lý, lương y, giám đốc, tài xế, nhà cung cấp.

• Lanes: Là phân vùng phụ của Pools. Một Pools có thể có nhiều lanes. Ví dụ khi có một Pools thì có 2 lanes cùng làm chung đó là trưởng phòng và thư ký. Chúng ta có thể dùng lanes để thể hiện các thực thể hoặc vai trò liên quan đến quy trình nghiệp vụ.
• Activities: Là những hoạt động được thực hiện trong quy trình nghiệp vụ. Activities thường được trình diễn dưới hình trạng chữ nhật bo tròn. Phía trong mô tả hoạt động cụ thể trong quy trình ví dụ như: Call hotline, check date, check result, Receive order…Ngoài ra khi quy trình phức tạp thì chúng ở một số dạng như sau:

• Events: Sự kiện là một điều gì đó xẩy ra và có thể tác động đến quy trình nghiệp vụ. Một sự kiện có thể là bên phía ngoài hoặc bên trong nội bộ. Miễn sao nó có tác động và ảnh hưởng tác động trực tiếp đến quy trình nghiệp vụ. Các sự kiện được trình diễn dưới hình trạng tròn, phía trong thường có những ký hiệu thể hiện mô hình kích hoạt sự kiện xẩy ra. Sự kiện có những loại chính sau:

• Gateways: Có nhiệm vụ đó chính là kiểm soát dòng chảy của quy trình nghiệp vụ. Gateways thường có hình xoàn. Trong một quy trình công việc phải làm thì đầu ra có thể thay đổi tùy thuộc vào xét tuyển bên trong hoặc xét tuyển bên phía ngoài của quy trình. Về sau là những loai Gateways phổ quát thường dùng trong BPMN.

6. Ví dụ về BPMN

Xem Thêm : Tài liệu ISO 9001 CO là gì? CQ là gì? Phân biệt Kiểm tra chứng nhận CO và CQ?

Về sau là một ví dụ đơn giản có sử dụng bộ ký hiệu BPMN để miêu tả quy trình xin nghỉ phép của một viên chức.

Ví dụ có sử dụng Swimlanes, sự kiện, activity,…

BPMN ngày càng được ứng dụng rộng rãi trong các nghành nghề dịch vụ khác nhau. Nhất là khi mô tả quy trình nghiệp vụ ở những tổ chức có quy trình phức tạp như nhà băng, bảo hiểu, Fintech, Logistic, Chuỗi cung ứng… Việc sử dụng được BPMN thành thục và đúng quy chuẩn sẽ giúp BA cũng như các bên liên quan rất nhiều. Đặc biệt quan trọng khi sử dụng các phần mềm BPMS (Business Process Management System).

Nhận mặt được nhu cầu thực tế đó. BAC đã triển khai tổ chức khóa học BPMN chuyên nghiệp trước nhất tại Việt Nam.

Khóa học được xây dựng dựa trên bộ ký hiệu chuẩn BPMN 2.0 kết phù hợp với hàng ngũ Chuyên Viên của BAC. Khóa học giúp các bạn nắm được tri thức và ứng dụng thành thục BPMN vào trong công việc.

BAC đã và đang có kinh nghiệm huấn luyện BPMN cho những tổ chức lớn nghành nghề dịch vụ nhà băng, bảo hiểm, Vận tải. Bạn tìm hiểu về nội dung khóa học ứng dụng BPMN tại đây

Nguồn tham khảo: www.bpmn.orgwww.visual-paradigm.com

Nhu cầu huấn luyện doanh nghiệp

BAC là đơn vị huấn luyện BA trước nhất tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có những khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Khóa học được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết và xử lý những khó khăn và tư vấn phát triển.