Đường cơ sở (Project Baseline) trong quản lý và vận hành dự án là vấn đề khởi đầu được xác định rõ ràng được chấp nhận fan reviews hiệu suất của dự án. Vậy đường cơ sở (Project Baseline) trong quản lý và vận hành dự án là gì? Vì sao người quản lý và vận hành dự án nên dành thời hạn cho công việc này? Hãy cùng tìm hiểu sâu hơn về đường cơ sở dự án, hay còn gọi là “project baseline” trong nội dung bài viết này.

Bạn Đang Xem: Baseline trong quản lý dự án – SinnovaSoft

1. Đường cơ sở trong Vận hành Dự án (Đường cơ sở Dự án) là gì?

Đường cơ sở trong quản lý và vận hành dự án là dấu mốc xác định rõ ràng cho kế hoạch (phạm vi, tiến độ, ngân sách) quản lý và vận hành dự án được phê duyệt. Nó là một điểm tham chiếu cố định và thắt chặt để thống kê giám sát và so sánh kế hoạch dự án của fan. Điều này được chấp nhận fan reviews hiệu suất dự án của fan theo thời hạn.

Giả sử fan đặt tiềm năng hoàn thiện một dự án trong 6 tuần. Làm thế nào để biết điều đó tốt hay xấu? Nếu đường cơ sở tiến độ (schedule baseline) của fan cần hoàn thiện công việc đó trong 4 tuần, điều này cho thấy thêm dự án đang xuất hiện vấn đề, nhóm dự án của fan cần thay đổi để đẩy nhanh tiến độ hoàn thiện công việc dự án.

2. Có bao nhiêu loại đường cơ sở trong dự án?

Đường cơ sở của dự án (Project Baseline) thường có ba thành phần: Phạm vi (Scope Baseline), Tiến độ (Schedule Baseline) và Ngân sách chi tiêu (Cost Baseline). Thường thì, ba đường cơ sở này được theo dõi, kiểm soát và report riêng không liên quan gì đến nhau để lành mạnh mỗi đường đều đi đúng hướng. Khi được tích hợp vừa đủ, nó rất có thể được gọi là đường cơ sở thống kê giám sát hiệu suất (PMB – Performance Measurement Baseline).

PMB hỗ trợ cho fan kỹ năng giám sát và quản lý và vận hành hiệu suất cao khi một thay đổi (change request – CR) trong một thành phần (tiến độ, ngân sách, phạm vi) tác động đến những thành phần khác. Ví dụ, khi những đường cơ sở của fan được tích hợp, chúng ta có thể nhanh gọn lẹ cho thấy thêm việc trì hoãn tiến độ sẽ tác động đến ngân sách dự án ra làm sao. Tuy nhiên, nhiều tổ chức không hề có những dụng cụ và quy trình quan trọng để tích hợp vừa đủ ba đường cơ sở.

Xem Thêm : Storyboard Là Gì? Vì Sao Bạn Cần Tạo Storyboard?

Hình ảnh sưu tầm

3. Làm thế nào để thiết lập đường cơ sở của dự án?

• Xác định phạm vi dự án Để thiết lập đường cơ sở cho dự án, trước tiên fan phải xác định phạm vi dự án của tôi. Phạm vi dự án rất có thể được tiến hành với một tuyên bố phạm vi, đó là list những tiềm năng của dự án và những thành phầm thành phẩm. Người cần tận dụng cấu trúc phân chia công việc (WBS) để chia nhỏ thành những công việc và công việc con.

• Vạch ra lộ trình dự án (tiến độ cơ sở của dự án) Người phải vạch ra lộ trình dự án của tôi với những ngày đến hạn được xác định rõ ràng và thời hạn ở đầu cuối của dự án. Hãy tận dụng dụng cụ biểu đồ Gantt, nó sẽ hỗ trợ fan chỉnh sửa và thay đổi theo thời hạn thay đổi đơn giản dễ dàng hơn rất nhiều. Tiếp theo, ước tính mỗi nhiệm vụ sẽ mất bao lâu, từ đó fan phân chia nguồn lực cho tương thích.

• Xây dựng ngân sách Người nên lập kế hoạch tổng ngân sách cho dự án của tôi. Chính thức bằng việc tính đến tất cả những yếu tố liên quan, bao gồm tất cả giá theo giờ, những nguồn lực sẵn có và những ngân sách khác. Liên kết kế hoạch ngân sách này với tiến độ của fan để lành mạnh cả hai đều tương thích.

Xem Thêm : Storyboard Là Gì? Vì Sao Bạn Cần Tạo Storyboard?

Hình ảnh sưu tầm

Đường cơ sở dự án của fan phải được vạch ra rõ ràng trước lúc chúng ta có thể chuyển sang thời đoạn tiếp theo. Lúc này, hãy tổ chức một cuộc họp để trình diễn kế hoạch của fan, giải quyết và xử lý toàn bộ vấn đề, thắc mắc của những bên liên quan và tiến hành chỉnh sửa nào nếu quan trọng. Đó là một bước quan trọng trong việc thiết lập đường cơ sở cho dự án của fan, vì nó giúp fan nhận ra những lỗi thiết kế đang tiềm tàng trong dự án đó, để fan đơn giản dễ dàng thay thế chúng trước lúc chính thức dự án của tôi.

4. Ví dụ để làm rõ hơn về đường cơ sở dự án

Doanh nghiệp yêu cầu fan tạo một chiến dịch truyền thông xã hội trùng với thời khắc trình làng thành phầm mới. Người được phân chia ngân sách dự án và tiềm năng là xây dựng nhận diện thương hiệu và khuyến khích bán thành phầm sớm.

Do đó, đường cơ sở dự án của chúng ta có thể trông tương tự sau: Phạm vi: 500 đơn hàng Thời hạn: 1 tháng Ngân sách chi tiêu: 10.000.000 vnđ

Trong ví dụ này, trước tiên fan phải phác thảo tất cả những nhiệm vụ quan trọng để nâng cao tỷ trọng chuyển đổi và đạt được tiềm năng ở đầu cuối là 500 lượt bán sản phẩm. Điều này sẽ bao gồm tất cả những kế hoạch cho những bài đăng trên social trên những nền tảng không giống nhau với bạn dạng tóm tắt cụ thể cùng bạn dạng thiết kế. Tiếp theo, chúng ta có thể vạch ra lộ trình của tôi trong bạn dạng nội dung, bao gồm tất cả ngày và giờ được tối ưu hóa cho từng bài đăng. Sau cùng, tạo một ngân sách cụ thể để phân chia ngân sách của fan cho những khoản chi không giống nhau, ví dụ: Phí cho quảng cáo Facebook, Google Ads,…

5. Chúng ta có thể thay đổi đường cơ sở của dự án không?

Một đường cơ sở của dự án nên được lập thành văn bạn dạng, song song phải được kiểm soát. Đường cơ sở sẽ không còn được thay đổi nếu không tuân theo những thủ tục kiểm soát thay đổi. Khi muốn thay đổi đường cơ sở, fan cần tận dụng biểu mẫu yêu cầu thay đổi và tuân theo quy trình phê duyệt thay đổi đã được lập thành văn bạn dạng.

Khi có một thay đổi đáng kể, dự án đó rất có thể được tái thiết lập đường cơ sở. Điều này Tức là phát hành một đường cơ sở mới cho dự án, fan nên lưu đường cơ sở cũ, tiếp theo tạo đường cơ sở mới dưới dạng kế hoạch mới để fan vẫn tồn tại những tài liệu cũ quan trọng.

Tuy nhiên, thường xuyên thay đổi đường cơ sở của dự án sẽ gây ra khó khăn cho việc tận dụng đường cơ sở làm thước đo tiến độ. Lúc đó, đường cơ sở thậm chí còn rất có thể trở thành vô nghĩahưng khi có một thay đổi đáng kể, dự án đó rất có thể được tái cơ sở. Điều này Tức là phát hành một đường cơ sở mới cho dự án, và fan nên lưu đường cơ sở cũ, tiếp theo tạo đường cơ sở mới dưới dạng kế hoạch mới để fan vẫn tồn tại những tài liệu cũ quan trọng.

6. 03 lợi ích của đường cơ sở dự án

• Nâng cấp ước tính Kỹ năng thống kê giám sát ngân sách, tiến độ hoặc phạm vi thực tiễn dự án so với đường cơ sở rất có thể giúp hỗ trợ thông tin cụ thể về kiểu cách mà một dự án được tiến hành kém hiệu suất cao. Tri thức này tiếp theo rất có thể được tận dụng để nâng cao kế hoạch và ước tính của dự án trong tương lai.

• Review hiệu suất tốt hơn Như đã đề cập ở trên, một đường cơ sở hỗ trợ một tiêu chuẩn chỉnh để thống kê giám sát kế hoạch của một dự án. Nếu không hề có đường cơ sở, rất khó để reviews một dự án đang sinh hoạt ra làm sao.

Xem Thêm : JLL là công ty gì? JLL Vietnam quản lý tòa nhà nào?

• Tính toán giá trị thu được Giá trị thu được (Earned Value – EV) được chấp nhận fan so sánh hiệu suất thực tiễn với kế hoạch. Tuy nhiên, nó không những là một dụng cụ reviews hiệu suất giản dị và đơn giản. Nó cũng được chấp nhận fan phân tích Xu thế của dự án và dự báo liệu một dự án rất có thể sẽ gặp sự cố trong tương lai hay là không.

Xem Thêm : Storyboard Là Gì? Vì Sao Bạn Cần Tạo Storyboard?

Hình ảnh sưu tầm

7. 06 vấn đề do không hề có đường cơ sở của dự án

• Đáp ứng nguồn lực không đủ cho dự ánNếu fan không hề có tiến độ dự kiến, chúng ta có thể không biết mình sẽ có nhu cầu các nguồn lực nào và khi nào cần.

• Lên lộ trình bị chậm trễ trễ (do sắm sửa sai thời hạn, giao nguyên vật liệu, v.v.)Nếu không biết khi nào fan cần nguyên vật liệu, rất khó để lành mạnh chúng được đặt hàng đúng hạn. Quan trọng đặc biệt nếu đó là thứ cần phải đặt hàng trước hàng tuần hoặc hàng tháng.

• Những vấn đề về quản lý và vận hành uniqueMột đường cơ sở phạm vi không rõ ràng rất có thể dẫn theo unique không đạt tiêu chuẩn chỉnh. Ví dụ: Nếu fan biết sơn là quan trọng, nhưng không biết yêu cầu màu sơn hoặc độ dày, thành phẩm rất có thể không thỏa mãn nhu cầu tiêu chuẩn chỉnh unique của người sử dụng.

• Thiếu quản lý và vận hành thay đổi thích hợpNếu không hề có đường cơ sở, rất khó để theo dõi và quản lý và vận hành những thay đổi. Nói cách khác, fan không hề có thước đo nào để thống kê giám sát, vì vậy sẽ rất khó để biết liệu thành phẩm thực tiễn dự án có khác với dự kiến ban sơ hay là không.

• Không hề có kỹ năng report đúng chuẩn tiến độNhư với ví dụ trước đó, rất khó để biết liệu dự án có đang làm việc chậm tiến độ hay là không nếu fan không hề có đường cơ sở để so sánh.

• Quý khách hoặc nhà tài trợ không hài lòngNgẫu nhiên vấn đề nào trong số năm vấn đề vừa nêu đều rất có thể dẫn theo hiệu suất dự án kém, điều này Tức là những bên liên quan không hài lòng, bao gồm tất cả cả người sử dụng, nhà tài trợ của fan.

8. Vai trò của đường cơ sở dự án

Đường cơ sở của dự án là một dụng cụ quan trọng để đạt được một dự án thành công. Nó giúp fan giám sát toàn bộ dự án, theo dõi hiệu suất, phát hiện những vấn đề tiềm tàng và đơn giản dễ dàng xác định những vấn đề cần thay đổi. Việc thiếu một đường cơ sở của dự án rõ ràng rất có thể dẫn theo sai lệch phạm vi, vượt quá ngân sách và thậm chí còn rất có thể tạo nên dự án của fan thất bại thảm hại.

Nếu đó là một dự án quan trọng, hoặc fan quản lý và vận hành nhiều hơn thế 05 dự án nhỏ thì một khối hệ thống ứng dụng quản lý và vận hành dự án sẽ hỗ trợ fan lập kế hoạch cho dự án của tôi hiệu suất cao, quan trọng hơn, ứng dụng quản lý và vận hành dự án sẽ tạo đường cơ sở cho dự án, rất có thể hiển thị cho mọi thành viên trong nhóm dự án của fan. Giờ đây, mọi việc sẽ trở thành đơn giản dễ dàng hơn và tỷ trọng thành công cho dự án của fan cao hơn nữa rất nhiều.