Bảng cân đối số phát sinh là tài liệu vô cùng quan trọng. Nó phản ánh tổng quát tình hình tăng giảm và hiện có tài sản, nguồn vốn trong kỳ văn bản báo cáo và từ đầu năm mới đến vào cuối kỳ văn bản báo cáo của mỗi doanh nghiệp.

Bạn Đang Xem: Bảng cân đối số phát sinh là gì? Lập bảng như thế nào?

Vậy bảng cân đối số phát sinh là gì và cách lập bảng bảng cân đối số phát sinh thế nào là xác thực và đúng luật? Mời bạn cùng tìm hiểu nội dung bài viết sau để nắm rõ hơn về những vấn đề này.

Bảng cân đối số phát sinh là gì?

Bảng cân đối số phát sinh là một tài liệu quan trọng so với doanh nghiệp.

Bảng cân đối số phát sinh là văn bản báo cáo tổng hợp số dư vào đầu kỳ, số phát sinh và số dư vào đầu kỳ của tất cả những tài khoản trong kỳ kế toán của một doanh nghiệp. Bảng này được lập theo mẫu S04-DNN cho ra đời kèm theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ tài chính.

Bảng cân đối số phát sinh thường được sử dụng để kiểm tra tính xác thực của số liệu, trước lúc lập Bảng cân đối kế toán, Báo cáo giải trình kết quả hoạt động kinh doanh ở cuối một kỳ kế toán nào đó.

>>>> Bạn có biết về nghiệp vụ kế toán thuế

Cách lập bảng cân đối số phát sinh

Bảng cân đối số phát sinh gồm có 8 cột, cụ thể như sau:

Cột 1: Số hiệu tài khoản

Ghi số hiệu của từng tài khoản cấp 1 (hoặc cả tài khoản cấp 1 và cấp 2) doanh nghiệp sử dụng trong năm văn bản báo cáo.

Cột 2: Tên tài khoản

Ghi tên của từng tài khoản theo trật tự từng loại mà Doanh nghiệp đang sử dụng.

Cột 3,4: số dư đầu năm mới

Phản ánh số dư Nợ đầu năm mới và dư Có đầu năm mới theo từng tài khoản.

Số liệu để ghi được địa thế căn cứ vào sổ cái hoặc nhật ký -sổ cái, hoặc địa thế căn cứ vào số liệu ghi ở cột 7,8 của Bảng cân đối tài khoản năm trước.

Cột 5,6: Số phát sinh trong năm

Địa thế căn cứ vào tổng số phát sinh bên Nợ, số phát sinh bên Có của từng tài khoản trong năm văn bản báo cáo.

Xem Thêm : Hanging Out là gì và cấu trúc cụm từ Hanging Out trong câu Tiếng Anh

Số liệu để ghi được địa thế căn cứ vào tổng số phát sinh bên Nợ và tổng số phát sinh bên Có của từng tài khoản ghi trên sổ cái hoặc nhật ký sổ cái trong năm văn bản báo cáo.

Cột 7,8: Số dư đầu năm mới

Dùng để làm phản ánh số dư Nợ thời điểm cuối năm và số dư Có thời điểm cuối năm theo từng khoản mục của năm văn bản báo cáo.

Số liệu ghi được tính theo công thức như sau:

Số dư thời điểm cuối năm = Số dư đầu năm mới + Số phát sinh tăng – Số phát sinh giảm.

Tác dụng của bảng cân đối tài khoản là gì?

Bảng cân đối tài khoản có nhiều tác dụng khác nhau.

Bảng cân đối tài khoản đóng vai trò quan trọng trong nghiệp vụ kế toán. Nó có tác dụng kiểm tra công việc ghi chép, tính toán. Cụ thể ở những điểm sau đây:

• Theo động tổng số: Tổng số bên Nợ và bên Có của từng cột số dư vào đầu kỳ, số phát sinh, số dư vào cuối kỳ nhất thiết phải bằng nhau (3 = 4, 5 = 6, 7 = 8).
• Theo từng tài khoản trên từng dòng: Số dư vào cuối kỳ phải bằng số dư vào đầu kỳ cộng phát sinh tổng trừ phát sinh giảm. Nếu không xẩy ra như trên thì kiên cố có sơ sót trong ghi chép, tính toán.
• Nhìn vào bảng cân đối tài khoản, tất cả chúng ta có thể nhìn nhận tổng quát về tình hình tài sản, nguồn vốn và quá trình kinh doanh của đơn vị.
• Là tiền đề, cung cấp tài liệu để lập bảng cân đối kế toán.
• Cung cấp tài liệu cho việc phân tích hoạt động tài chính của doanh nghiệp.

Bảng cân đối số phát sinh theo Thông Tư 200

Mẫu bảng cân đối số phát sinh theo TT 200

Xem mẫu bảng cân đổi số phát sinh theo TT200 tại đây.

Giải thích hạng mục của bảng cân đối số phát sinh

Các hạng mục của bảng cân đối số phát sinh có ý nghĩa khác nhau, trong đó:

• Cột “Số (STT)”: Dùng để làm đánh số cho những tài khoản được sử dụng từ tài khoản trước tiên đến hết một cách tuần tự.
• Cột “Tài khoản”: Cột này dùng để làm ghi số hiệu tài khoản (Từ 1XX -> 911)
• Cột “Số dư vào đầu kỳ”: Dùng để làm ghi số dư vào đầu kỳ của những tài khoản tương ứng. Từ đó, nếu số dư vào đầu kỳ bên Nợ thì ghi vào cột “Nợ”, hoặc số số dư vào đầu kỳ bên Có thì ghi vào cột “Có”.
• Cột “Số phát sinh trong kỳ”: Cột này thể hiện tổng số phát sinh (tăng, giảm) của những tài khoản tương ứng trong kỳ. Cụ thể, tổng phát sinh bên Nợ thì ghi vào cột “Nợ”, bên Có thì ghi vào
• cột “Có”.
• Cột “Số dư vào cuối kỳ”: Ghi số dư vào cuối kỳ (tăng, giảm) của những tài khoản tương ứng trong kỳ. Số dư vào cuối kỳ bên Nợ thì ghi vào cột “Nợ”, bên Có thì ghi vào cột “Có”.

>> Có thể bạn muốn đọc thêm

• Hệ thống tài khoản kế toán theo thông tư 200
• Mạng lưới hệ thống tài khoản theo Thông tư 133

Cách lập bảng cân đối số phát sinh theo TT 200

Mỗi kế toán cần nắm vững cách lập bảng cân đối số phát sinh theo TT200.

Lập bảng cân đối số phát sinh theo TT200 là việc làm cấp thiết. Sau đây là phía dẫn các bước lập bảng cân đối số phát sinh chi tiết cụ thể mà bạn phải biết.

Kế toán tiến hành tạo thêm cột tài khoản cấp 1 bằng phương pháp Copy cột tài khoản cấp 1 bên Danh mục tài khoản trên nhật ký chung.

Sau đó, trên nhật ký chung, bạn sử dụng hàm LEFT cho cột tài khoản cấp 1 để lấy tài khoản cấp 1 từ cột TK Nợ/TK Có.

Cột mã tài khoản, tên tài khoản:

Kế toán tiến hành sử dụng hàm VLOOKUP hoặc Copy từ Danh mục tài khoản, tiếp Từ đó bạn hãy xóa hết tài khoản chi tiết cụ thể, ngoại trừ các tài khoản chi tiết cụ thể của tài khoản 333. Bước này bạn lưu ý phải đảm bảo danh mục tài khoản luôn luôn được update liên tục các tài khoản về khách hàng một cách đầy đủ nhất có thể.

Khi đối chiếu với cột dư có và dư nợ vào đầu kỳ:

Kế toán dùng hàm VLOOKUP tìm ở cân đối phát sinh tháng 1 về hoặc số dư thời điểm cuối năm trước về (hay cũng là dư vào đầu kỳ).

Khi đối chiếu với cột phát sinh nợ, phát sinh có trong kỳ:

Xem Thêm : Tẩu hỏa nhập ma là gì? Làm thế nào để điều trị

Tiến hành dùng hàm SUMIF tổng hợp ở nhật ký chung về. Dãy ô ở vào đầu kỳ vẫn là cột Tài khoản Nợ/Tài khoản có.

Cột dư Nợ, dư Có vào cuối kỳ:

• Khi đối chiếu với cột Nợ = Max ( Số dư nợ vào đầu kỳ + số phát sinh nợ trong kỳ – số dư có vào đầu kỳ – số phát sinh có trong kỳ, 0)
• Khi đối chiếu với cột Có = Max ( Số dư có vào đầu kỳ + số phát sinh có trong kỳ – số dư nợ vào đầu kỳ – số phát sinh nợ trong kỳ, 0)

Cuối cùng, so với mục tổng số, kế toán sử dụng hàm SUBTOTAL để tính tổng cho từng tài khoản cấp 1. Lưu ý là bạn chỉ việc tính cho những tài khoản có chi tiết cụ thể phát sinh mà thôi. Cụ thể, bạn sử dụng cú pháp: SUBTOTAL (9, dãy ô cần tính tổng). Ngoài ra, một lưu ý mà bạn phải nhớ nữa là hãy sử dụng hàm SUBTOTAL để tính tài khoản 333.

Lưu ý khi lập xong bảng cân đối số phát sinh

Sau khoản thời gian lập xong bảng này, bạn phải lưu ý những điểm như sau:

• Tổng phát sinh bên Có phải bằng tổng phát sinh bên Nợ.
• Tổng phát sinh Có trên nhật ký chung phải bằng tổng phát sinh Có trên cân đối phát sinh.
• Tổng phát sinh Nợ trên nhật ký chung phải bằng tổng phát sinh Nợ trên cân đối phát sinh.
• Tài khoản loại 1 và 2 không có số dư bên Có. Trừ các tài khoản 159, 131, 214…
• Tài khoản loại 3 và 4 không có số dư bên Nợ. Trừ các tài khoản 331, 3331, 421…
• Tài khoản loại 5, 6, 7, 8, 9 vào cuối kỳ không có số dư.
• Tài khoản 112 phải khớp với sổ phụ nhà băng.
• Tài khoản 133, 3331 rất cần được khớp với chỉ tiêu trên tờ khai.
• Tài khoản 156 phải khớp với dòng tổng số trên văn bản báo cáo NXT kho.
• Tài khoản 142, 242 rất cần được khớp với dòng tổng số trên bảng phân bổ 142, 242.
• Tài khoản 211, 214 rất cần được khớp với dòng tổng số trên bảng khấu hao 211.

Bảng cân đối số phát sinh không cân

Mỗi kế toán phải cân đo đong đếm sao cho bảng cân đối phát sinh được cân, phù phù hợp với các hóa đơn, chứng từ khác khi làm văn bản báo cáo tài chính. Tuy nhiên, mặc dù đã tính toán nhiều lần nhưng trong một số trường hợp, bảng cân đối phát sinh vẫn không cân. Sau đây là nguyên nhân và cách xử lý cho tình trạng này.

Nguyên nhân gây nên tình trạng mất cân bằng

Tình trạng mất cân bằng xuất phát từ 3 nguyên nhân chính, phổ quát đó là: Sơ sót ở phần định khoản; kế toán nhập sai hàng tồn kho và cuối cùng là vì quỹ tiền mặt tại doanh nghiệp bị âm. Bảng cân đối phát sinh của các bạn sẽ hoàn hảo hơn khi khắc phục những nguyên nhân này.

Cách xử lý tình trạng bảng cân đối phát sinh không cân

Tùy từng trường hợp cụ thể, cách xử lý tình trạng bảng cân đối phát sinh không cân cũng khác nhau.

Vậy thì làm thế nào để xử lý tình trạng bảng cân đối phát sinh không cân? Từ đó, tùy nguyên nhân gây ra mà tất cả chúng ta được bố trí theo hướng xử lý cụ thể:

Nếu sơ sót ở phần định khoản thì kế toán cần cẩn thận kiểm tra lại từng định khoản từ đó chỉnh sửa lại cho đúng.

Bảng cân đối phát sinh không cân do nhập sai hàng tồn kho thì nên: so sánh bảng nhập hàng tồn kho với bảng xuất – nhập – tồn, kiểm tra lại thật kỹ lưỡng phương pháp tính giá xuất kho, ghi nhận giá vốn, kiểm tra xem có xuất hàng trước lúc có phiếu nhập kho không và chỉnh sửa lại cho đúng.

Nếu bảng cân đối phát sinh không cân do phát hiện quỹ tiền âm chưa tìm được nguyên nhân thì bạn phải nhanh chóng kiểm tra các tất cả những bút toán thu chi trong năm tài chính.

Cuối cùng, nếu sơ sót do nguyên nhân chưa phân bổ ngân sách trả trước, ngân sách khấu hao. Trường hợp này, kế toán cần tiến hành thực hiện bút toán phân bổ cho phù hợp.

So sánh giữa Bảng cân đối số phát sinh (Bảng cân đối tài khoản) với Bảng cân đối kế toán

Bảng cân đối kế toán có nhiều điểm giống và khác so với bảng cân đối số phát sinh.

Bảng cân đối số phát sinh (Bảng cân đối tài khoản) và Bảng cân đối kế toán có nhiều điểm giống và khác nhau. Từ đó:

Điểm giống nhau

• Có thể kiểm tra được tính xác thực của việc ghi chép và tính toán các số liệu kế toán trong kỳ.
• Cả hai đều là phương tiện không thể thiếu so với các nhà quản lý trong quá trình quản lý doanh nghiệp.
• Chúng cung cấp thông tin về tình hình tài sản và nguồn vốn tại một thời khắc nhất định của doanh nghiệp.

Điểm khác nhau

Bảng cân đối số phát sinh Bảng cân đối kế toán Về nội dung Cung cấp thông tin về tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp ở 3 thống số là số dư vào đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và số dư vào cuối kỳ. Nó phản ánh được tài sản và nguồn vốn ở trạng thái động thông qua số phát sinh trong kỳ Chỉ cung cấp thông tin về số dư vào đầu kỳ và số dư vào cuối kỳ của tài sản và nguồn vốn. Nó phản ánh được tài sản và nguồn vốn ở trạng thái tĩnh do không thể hiện số phát sinh trong kỳ. Về kết cấu Liệt kê tất cả những tài khoản kế toán doanh nghiệp có sử dụng hạch toán trong kỳ, không bắt buộc sắp xếp riêng thành 2 phần là tài sản và nguồn vốn. Số dư vào cuối kỳ của những tài khoản không được ghi nhận giá trị âm. Sắp xếp theo 2 phần: phần tài sản và phần vốn. Trong số đó tài sản chia thành tài sản ngắn hạn và tài sản dài hạn, nguồn vốn chia thành nợ phải trả và nguồn vốn chủ sở hữu. Được phép ghi nhận giá trị âm cho một tên TK ngân hàng đặc biệt quan trọng như TK 214, 229. Cơ sở Tổng số dư bên Nợ = Tổng số dư bên Có. Tổng tài sản = Tổng nguồn vốn.

Bảng so sánh giữa Bảng cân đối số phát sinh và Bảng cân đối kế toán

Trên đây là những hướng dẫn vô cùng có ích về phong thái lập bảng cân đối số phát sinh. Hi vọng những tri thức này sẽ giúp cho từng kế toán trong việc thực hiện công việc của mình thật xác thực, đúng đắn.