Airtable là một dụng cụ quản lý cơ sở tài liệu được nhiều doanh nghiệp tin dùng. Bạn có biết sức hút của nó tới từ đâu không? Hãy cùng Cohost tìm hiểu về Airtable và ứng dụng của nó trong các hoạt động sinh hoạt kinh doanh nhé.

Bạn Đang Xem: Airtable là gì? Ứng dụng của Airtable trong các hoạt động kinh doanh

1. Airtable là gì?

Airtable là một giải pháp quản lý tài liệu với thiết kế thân thiện với những người dùng, đáng tin cậy và linh hoạt được phát hành vào thời điểm năm 2012.

Airtable chứa thông tin trong bảng tính, tương tự như Excel hay Google Sheet, với giao diện quyến rũ và dễ sử dụng. Chúng ta cũng có thể sắp xếp, tổ chức các sáng kiến, nội dung, dự án… của mình tập trung tại một chỗ.

Nhưng Airtable song song cũng là một cơ sở tài liệu quan hệ nên mang lại cho những người dùng nhiều tiện ích hơn nữa. Nó phối hợp những tính năng của một cơ sở tài liệu và format của bảng tính theo một cách rất dễ hiểu, giúp ai cũng đều có thể sử dụng.

Bên cạnh Airtable cũng đều có một vài ứng dụng khác được dùng làm quản lý tài liệu, ví dụ như Notion. So sánh Airtable và Notion sẽ thấy mỗi dụng cụ đều phải sở hữu điểm mạnh riêng.

2. Thành phần cơ bản của Airtable

Để làm rõ hơn về Airtable, hãy cùng tìm hiểu về các thành phần cơ bản của dụng cụ này. Các thành phần này tạo sự cấu trúc khối hệ thống của Airtable, khiến cho bạn sắp xếp và phân loại tài liệu theo nhiều phân khúc thị phần. Này cũng là những cụm từ các bạn sẽ gặp và sử dụng thường xuyên.

• Base: Base giống như bảng tính, có thể chứa rất nhiều bảng. Tuy nhiên, một base không chỉ đơn giản là hàng và cột, một base cũng đều có thể là lịch hay bảng Kanban. Base vì vậy linh hoạt hơn so với bảng tính.
• Table: Table hay bảng là cấu trúc cơ bản của những base. Nó như các sheet trong một bảng tính, mỗi table sẽ chứa thông tin liên quan đến một nội dung, chủ đề nhất định. Ví dụ, với một base về social marketing thì mỗi table sẽ chứa thông tin của một social.
• View: View là những cách khác nhau mà tài liệu trong bảng của bạn được hiển thị. Đây là một trong những tính năng nổi trội của Airtable, sẽ tiến hành nói rõ hơn ở phần sau.
• Field: Field trên Airtable như các cột trong một bảng tính. Mỗi field sẽ là một loại tài liệu. So với những cột bảng tính, field có thể chứa được nhiều kiểu tài liệu: tệp tài liệu (ảnh, âm thanh và nhiều loại tệp khác), hộp kiểm, thực đơn dropdown, tài liệu text một dòng, tài liệu text nhiều dòng.
• Record: Tương tự như Field, Record như các hàng trong một bảng tính, chứa thông tin về một đối tượng người dùng trong tài liệu, mỗi đối tượng người dùng sẽ sở hữu được nhiều trường tài liệu hay field.

• App: Đây là một điểm nổi trội của Airtable. Các app sẽ giúp bổ sung thêm nhiều chức năng cho Airtable, tương tự như Appstore trên điện thoại cảm ứng thông minh.

3. Vì sao nên lựa chọn Airtable

Giữa rất nhiều dụng cụ cho doanh nghiệp để quản lý, vì sao bạn nên chọn Airtable?

Thích phù hợp với nhiều mô hình doanh nghiệp

Xem Thêm : Defi Trade coin lừa đảo – Bitcoin defi Dấu hiệu nhận biết để phòng tránh

Giao diện của Airtable theo mô hình bảng tính khá đơn giản nên có thể được hồ hết các doanh nghiệp sử dụng. Khi mà phần đông tất cả chúng ta đều thân thuộc với bảng tính Excel hay Google Sheet thì chuyển đổi sang Airtable cũng không tạo nên quá nhiều khó khăn.

Người dùng cũng đều có thể chọn lựa cách hiển thị phù phù hợp với nhu cầu của mình. Thậm chí là, tài liệu cũng đều có thể kiểm soát và điều chỉnh thành các dạng phù hợp như tiền tệ, tháng ngày, văn bản dài hay giá trị cho trước.

Dễ dàng san sớt file và tài liệu

Người dùng có thể dễ dàng san sớt file và tài liệu. Phiên bản miễn phí cũng đều có tính năng này. Airtable cung cấp cả ứng dụng cho desktop và điện thoại cảm ứng thông minh nên bạn cũng có thể truy cập file ở bất kì đâu, bất kì khi nào. Giới hạn lưu trữ file cũng rất lớn nên bạn cũng có thể đăng những file có kích thước lớn lên để cả team tải về.

Khi san sớt tài liệu, bạn có nhiều lựa chọn:

• share đường dẫn với nhiều tùy chỉnh quyền truy cập, quyền xem khác nhau
• Nhúng base trên Airtable lên website
• Sử dụng API key để tùy chỉnh app của bạn (tất từ đầu đến chân dùng Airtable đều phải sở hữu quyền truy cập vào API key thông qua tài liệu Airtable API)
• Chuyển tài liệu sang Google Sheet thông qua Airtable Importer, Zapier hoặc những ứng dụng khác

Dễ dàng hợp tác với đồng nghiệp

Airtable có rất nhiều tính năng hợp tác để cải thiện việc giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm. Những người dân khác nhau sẽ sở hữu được những quyền hạn khác nhau với một base:

• Owner/Creator: Owner/Creator có quyền hạn tốt nhất với một base trên Airtable, họ có thể thêm, xóa cũng như kiểm soát và điều chỉnh các record, khóa hoặc bỏ khóa những cách hiển thị, vận chuyển workspace sang vị trí khác.
• Editor:
• Commentor: Commentor có thể truy cập và xem toàn bộ base nhưng họ sẽ không còn thể thực hiện chỉnh sửa mà chỉ có thể phản hồi, nhận xét.
• Read-only: Những người dân này chỉ được xem base nhưng không thể comment hay chỉnh sửa.

Khi viết comment, bạn cũng có thể thông tin cho một người cụ thể bằng phương pháp sử dụng @ để nhắc đến tên của họ. Nhờ vậy, quá trình giao tiếp diễn ra nhanh, giúp công việc được hoàn thành sớm hơn và giúp tất cả mọi người đều nắm được thông tin.

4. Các tính năng nổi trội của Airtable

Cách hiển thị khác nhau cho những trường hợp sử dụng khác nhau

Airtable được chấp nhận người dùng lựa chọn những cách hiển thị tài liệu khác nhau, tùy chỉnh để thích phù hợp với nhu cầu người dùng. Có những cách hiển thị sau:

• Bảng tính cơ bản: giống với bảng tính dạng lưới trên Excel hay Google Sheet

• Lịch: hiển thị các record theo những cột ngày, ví dụ như ngày các record được thêm vào cơ sở tài liệu

• Thư viện: hiển thị theo mô hình các thẻ, mỗi thẻ sẽ là một tệp đính kèm như ảnh hay tài liệu

• Bảng (Kanban): Nếu như bạn đã sử dụng Trello, có nhẽ các bạn sẽ thân thuộc với cách hiển thị này. Bảng Kanban là cách hiển thị theo mô hình các thẻ tiếp nối nhau trên cột.

Tự động hóa hóa

Việc tự động hóa hóa tùy thuộc vào nhu cầu và hiểu biết của từng người. Tự động hóa hóa đơn giản có thể chỉ là tạo các thông tin tự động hóa, phức tạp hơn thì có thể là thực hiện một chuỗi hành động dựa trên một chuỗi hoạt động là trigger. Airtable cung cấp các tự động hóa hóa cơ bản, nhưng bạn hoàn toàn có thể sáng tạo thêm nếu thuần thục tiếng nói Javascript để bổ sung thêm các chức năng khác bằng phương pháp triển khai mã lập trình logic.

Tích phù hợp với nhiều dụng cụ khác

Nhắc đến tự động hóa hóa thì không thể không nhắc đến khả năng tích phù hợp với những dụng cụ khác. Hai chức năng phối hợp lại khiến Airtable trở thành tiện dụng hơn nhiều. Sử dụng tự động hóa hóa, bạn cũng có thể

• Gửi email tự động hóa
• Đồng bộ với Google Calendar
• Update record dựa trên những thay đổi trong những dụng cụ khác
• Gửi tin nhắn nhắn trên Slack/Microsoft Teams
• Lên lịch tweet trên Twitter

Xem Thêm : Phân biệt bản quyền Copyright và Copyleft

và rất nhiều việc khác nữa.

Airtable cũng được chấp nhận người dùng nhập cơ sở tài liệu hay thông tin từ những dụng cụ khác vào Airtable. Thậm chí là, bạn còn tồn tại thể nhập bảng tính từ ứng dụng lịch hay liên lạc của mình. Nhìn chung, bạn cũng có thể kết nối Airtable với những dụng cụ khác và sử dụng những mẫu mà Airtable cung cấp để tập trung tài liệu tại một chỗ, thực hiện nhiều thao tác dễ dàng, mượt mà.

Tìm hiểu kỹ hơn về tự động hóa hóa trên Airtable tại đây.

5. Ứng dụng của Airtable vào hoạt động kinh doanh

Ứng dụng vào hoạt động tiếp thị

• Thư điện tử Marketing: Airtable base là một nơi tuyệt vời để bạn lên kế hoạch cho chiến dịch email marketing của mình, lên lịch gửi và phân tích tính hiệu quả sau lúc tiến hành chiến dịch.

• Content Calendar: Phân chia công việc, lên lịch bài đăng, review, đăng bài và phân tích có thể được làm ngay tại một nơi – Airtable base. Điều này tiết kiệm ngân sách và chi phí thời kì và sức lực cho tất cả mọi người.

• Social Ads: Các doanh nghiệp hiện nay sử dụng quảng cáo trên nhiều nền tảng social khác nhau. Việc theo dõi quảng cáo trên nhiều nền tảng có thể sẽ khó khăn và gây hoang mang. Lưu trữ tất cả mọi thứ ở một chỗ sẽ khiến cho bạn và tất cả những người dân liên quan có thể truy cập và theo dõi số tiền chi ra và mức độ hiệu quả.

Ứng dụng vào hoạt động bán sản phẩm

• Sales CRM: Airtable cung cấp một template Sales CRM giúp doanh nghiệp truy cập vào thông tin tài khoản và khách hàng trong thời kì thực. Mỗi thành viên có thể thành viên hóa cách hiển thị của template này để hoàn thành nhiều công việc như xem lịch các cuộc họp, hay dùng bảng kanban để xem tiến độ của một thanh toán.

• SWOT Analysis: Airtable cũng đều có template giành cho việc phân tích SWOT, nhờ vậy doanh nghiệp có thể biết được những yếu tố mặt bằng cũng như bên trong để lấy ra những quyết định đúng đắn.

Ứng dụng vào hoạt động phát triển phần mềm

• Theo dõi bug: Template cho khối hệ thống theo dõi bug đơn giản hóa cũng đều có trên Airtable. Người dùng có thể gắn form để dễ dàng nhập văn bản báo cáo về bug. Các doanh nghiệp có thể sẵn sàng chuẩn bị cho việc tương trợ khách hàng bằng phương pháp phân loại bug dựa trên các thẻ ưu tiên.

• Ma trận rủi ro giá trị (Value Risk Matrix): Đây là dụng cụ để thẩm định mức độ phức tạp của một ý tưởng. Mức độ phức tạp phụ thuộc vào thời kì, các vấn đề kỹ thuật và hỗ trợ vốn. Với template VRM, người dùng có thể tùy chỉnh mức thẩm định cho rủi ro và giá trị để xây dựng ma trận.

Ứng dụng vào hoạt động quản lý sản phẩm

• User Story Mapping: Sử dụng base Airtable giúp các nhà quản lý sản phẩm (Product Manager) ghi lại những việc đã làm và tìm lại các tài liệu nghiên cứu trước đó để lên chiến lược kỹ lưỡng.

• Nghiên cứu thị trường và phân tích đối thủ: Đây là quy trình nên được diễn ra liên tục và có sự hợp tác giữa các thành viên trong tổ chức. Tận dụng những tính năng thao tác làm việc nhóm, hợp tác của Airtable, các nhóm làm sản phẩm có thể update base thường xuyên, thu thập thông tin và phân tích thị trường.

6. Hướng dẫn cách đăng ký Airtable dễ dàng

Các bước đăng ký Airtable không hề khó.

Bước 1: Truy cập website https://airtable.com/ và chọn Sign up.

Bước 2: Điền thông tin đăng ký. Bạn điền tên, địa chỉ email của mình hoặc đơn giản hơn thì đăng ký luôn bằng tài khoản Facebook.

Bước 3: Điền các thông tin về bản thân, nhóm thao tác làm việc và nhu cầu sử dụng. Điều này sẽ giúp Airtable có thể phục vụ bạn tốt hơn.

Chỉ với 3 bước đơn giản, bạn đã sở hữu ngay tài khoản Airtable để sẵn sàng sử dụng. Cohost đã có riêng một nội dung bài viết về việc đăng ký và sử dụng Airtable, bạn cũng có thể tìm hiểu kỹ hơn tại đây nhé.

Nội dung bài viết trên đã tổng hợp những thông tin tổng quan nhất về Airtable và ứng dụng của nó trong kinh doanh. Nhìn chung, đây là một ứng dụng rất hữu ích, phù hợp cho nhiều mô hình doanh nghiệp và nhiều phòng ban. Nếu có thời cơ, bạn nên thử trải nghiệm Airtable. Cảm ơn bạn đã đón đọc nội dung bài viết.