Bạn đã từng nghe nói đến Admin officer hay được giới thiệu về công việc này qua những người dân bạn. Nhưng bạn đã bao giờ tự hỏi vậy Admin officer là gì mà liên tục được nhắc đến. Và công việc của một Admin officer sẽ làm những gì?

Bạn Đang Xem: Administrative Officer Là Gì? Mô Tả Công Việc Của Admin

Nếu vẫn còn thắc mắc hãy xem thêm nội dung bài viết này để biết thêm nhiều thông tin hữu ích về công việc này nhé!

Admin Officer là gì?

Admin Officer, hay còn gọi là Quản trị hành chính văn phòng, là vị trí có nhiệm vụ lên kế hoạch, kiểm soát và phân bổ công việc cho những phòng ban trong đơn vị. Song song, xử lý các công việc nội bộ chung như tiếp khách, lễ tân, cung cấp thiết bị thao tác làm việc và mua sắm văn phòng phẩm, …

Vị trí Admin văn phòng đóng một vai trò khá quan trọng nhằm đảm bảo việc vận hành của doanh nghiệp diễn ra uyển chuyển, vị trí này còn có ở bất kì phòng ban hay phòng ban nào của đơn vị.

Ngoài ra, ở một số công tyAdmin Officer còn nhận trách nhiệm tuyển dụng và huấn luyện viên chức cho những phòng ban.

Đặc biệt quan trọng, admin văn phòng còn xem xét luật doanh nghiệp và các quy định khác vận dụng cho ngành kinh doanh, để đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ thực hiện tốt các điều luật hàng ngày.

Mô tả công việc admin văn phòng là gì?

Công việc Admin là gì? Thật ra Admin officer có nhiều công việc khác nhau. Mặc dù công việc này chỉ việc ngồi trong văn phòng thao tác làm việc với sách vở nhưng cũng tương đối phức tạp và phải hoạt động nhiều. Tiếp sau đây là những công việc admin văn phòng cần làm.

Lễ tân văn phòng

• Trả lời những cuộc điện thoại cảm ứng thông minh từ khách hàng, đối tác
• Khuân mặt của chính doanh nghiệp, đơn vị
• Tiếp đón những khách hàng hay đối tác của đơn vị
• Tương trợ xử lý những tài liệu như: đóng dấu, in ấn, chuẩn bị sẵn sàng các thiết bị cấp thiết lúc các phòng ban khác có yêu cầu.

Xem Thêm : Cornmeal là gì? Công dụng của cornmeal và các loại bột làm bánh : Món ăn ngon mỗi ngày, dễ làm cho gia đình của bạn

Công việc thư ký

• Sắp xếp nội bộ cuộc họp và với đối tác.
• Lưu trữ và trong đơn vị tài liệu khi có sự kiện hoặc các cuộc họp quan trọng.

Quản lý sách vở, hồ sơ

• Cụ thể là tiếp nhận hồ sơ, sách vở, công văn từ các phòng ban.
• Sau đó sắp xếp, phân loại rồi chuyển đến từng phòng ban có thẩm quyền để xử lý

Sát gần đó, họ còn phải đảm nhận thêm nhiệm vụ soạn thảo những văn bản cấp thiết cho cấp lãnh đạo khi công bố những quyết định, yêu cầu nào đó. Ngoài ra, admin còn support việc in ấn, đóng dấu mộc, chuẩn bị sẵn sàng hồ sơ, tài liệu theo yêu cầu các phòng ban.

Lên bảng lương mỗi tháng

Thêm một nhiệm vụ nữa của phòng ban hành chính – nhân sự là theo dõi bảng chấm công của không ít viên chức trong đơn vị hàng tháng và xử lý ngay những trường hợp sơ sót. Tổng hợp bảng chấm công rồi lên bảng lương vào vào cuối tháng để tính công cho viên chức.

Sau lúc hoàn thành họ sẽ liên kết với bên kế toán để làm bảng lương theo quy định.

Quản lý trang thiết bị, tài sản

• Thường xuyên kiểm soát, kiểm kê những tài sản chung của đơn vị.
• Lên kế hoạch và bảo trì những trang thiết bị cũ hay bị hư hỏng.
• Song song cũng cần được thường xuyên theo dõi tình trạng hoặc thay mới các trang thiết bị để đảm bảo cho hoạt động của đơn vị.

Quản lý hồ sơ viên chức

• Quản lý số lượng viên chức nội bộ.
• Lên kế hoạch tuyển dụng, tổ chức tuyển dụng và lên kế hoạch phỏng vấn.
• Ngoài ra phải thường xuyên update tình hình nhân sự để báo cáo giải trình cho sếp.

Kỹ năng cần có ở admin officer là gì?

Trình độ, kỹ năng vị trí

Vị trí Admin Officer có yêu cầu tối thiểu phải có bằng tốt nghiệp trung học phổ thông.

Trên thực tế thì rất nhiều nhà tuyển dụng lại yêu cầu ứng viên cho vị trí Admin Officer phải có bằng cao đẳng hoặc bằng cử nhân, tốt nhất là hành chính công, kinh doanh thương nghiệp hoặc một ngành nào khác có vị trí tương tự.

Admin Officer có tính chất công việc cần sự kết nối và thao tác làm việc với nhiều phòng ban. Vì vậy họ cần có những kỹ năng và trình độ tay nghề sau để sở hữu thể bỏ trợ là khôn cùng cấp thiết để hoàn thành tốt vai trò này:

• Kỹ năng kế toán cơ bản, nhất là bên các khoản chi và trả
• Kỹ năng quản lý thời kì và lập trình tốt
• Kỹ năng hợp tác và thao tác làm việc nhóm
• Kỹ năng giao tiếp, xử lý tình huống tốt
• Sử dụng các ứng dụng tin học văn phòng cơ bản
• Khả năng có thể thực hiện nhiều việc bao quát
• Kỹ năng ngoại ngữ

Trong số đó kỹ năng giao tiếp thực sự rất cấp thiết, vì vị trí admin phải thao tác làm việc với rất nhiều phòng ban và cả ban giám đốc.

Xem Thêm : Margin Level – Mức ký quỹ là gì? Cách tính Margin Level trong Forex

Đọc thêm: Cách Rèn Luyện Kỹ Năng Làm Việc Nhóm Hiệu Quả

Tố chất và kinh nghiệm

Đây là công việc cần có nhiều kinh nghiệm trong nhiều nghành. Viên chức làm nhiều công việc và xúc tiếp với nhiều phòng ban. Cho nên kinh nghiệm của viên chức admin officer cần phải được tích lũy để xử lý công việc nhanh nhất có thể.

Khi tuyển dụng, nhà tuyển dụng sẽ ưu tiên tuyển dụng ứng viên có nhiều kinh nghiệm trong ngành nghề như kinh doanh, tiếp thị hoặc kinh tế tài chính đối ngoại.

Còn về tố chất, bạn phải có:

• Sức khỏe tốt
• Có tính tỉ mỉ, có độ xác thực cao
• Nhanh nhẹn, tháo vát trong công việc
• Thực việc công việc theo như đúng kế hoạch đề ra
• Biết sắp xếp công việc hợp lý
• Yêu thích công việc bàn giấy, văn phòng
• Chịu được sức ép công việc
• Thái độ thao tác và tư duy cầu tiến

Thoạt nghe qua cứ tưởng chừng công việc của Admin Officer khá nhẹ nhõm nhưng lại mang nhiều sức ép và phải liên tục vận chuyển. Một ứng viên cần quy tụ tương đối đủ những tố chất trên để sở hữu thể hoàn thành tốt công việc này.

Tóm lại

Hi vọng qua những thông tin trên bạn đã sở hữu lời giải đáp cho thắc mắc Admin Officer là gì hay administration officer là gì và vai trò của họ khi đối chiếu với mỗi doanh nghiệp. Nói theo một cách khác đây là một vị trí đa năng, quản lý tất cả những nhân sự trong khối hành chính – nhân sự của mình.

Để hoàn thành tốt vị trí này cũng yên cầu sự tỉ mỉ, kinh nghiệm và kỹ năng tay nghề tốt. Mặc dù đây không phải là ngành nghề hot nhất, nhưng vẫn là công việc dễ tìm và phù phù hợp với những ai muốn ổn định lâu dài.

Hãy tìm thời cơ việc làm của một Admin Officer tại Glints ngay lúc bấy giờ bạn nhé.

Tác Giả