Tomorrow Marketers – Với lượng tài liệu đổ về ngày càng nhiều, doanh nghiệp không chỉ việc phân đoạn, sắp xếp và phân tích các tập tài liệu lớn, mà còn cần tìm ra đáp án nhanh chóng cho những vướng mắc mới phát sinh trong quá trình vận hành. Và khi chúng ta muốn lời giải cho một bài toán cụ thể như vậy, các bạn sẽ cần tới phương pháp báo cáo giải trình và phân tích Ad hoc.

Bạn Đang Xem: Ad hoc analysis là gì? Ad hoc analysis được ứng dụng như thế nào trong thực tế? | Tomorrow Marketers

Trong nội dung bài viết tại chỗ này, hãy cùng Tomorrow Marketers tìm hiểu sâu hơn về khái niệm, công dụng và ứng dụng của Ad hoc Analysis nhé!

1. Ad hoc analysis (phân tích adhoc) là gì?

Phân tích ad hoc là một quy trình business intelligence (BI) nhằm cung cấp câu trả lời cho một vấn đề kinh doanh cụ thể và độc lập. Phân tích ad học sử dụng tài liệu sẵn có từ nhiều nguồn khác nhau, được triển khai ‘ngay tại chỗ’ mà không cần tới phòng ban IT.

Với ad hoc analysis, người dùng thường tạo ra một bản báo cáo giải trình hoàn toàn mới hoặc đào sâu hơn vào trong 1 dashboard sẵn có để tìm ra insight ẩn giấu sau đó. Những phát hiện này nhiều khi có thể tạo ra lợi thế cạnh tranh lớn cho doanh nghiệp và tác động tới hướng đi tăng trưởng.

2. Ad hoc reporting là gì?

Văn bản báo cáo ad hoc, cũng luôn tồn tại thể gọi là báo cáo giải trình ad hoc dùng một lần, giúp người dùng ngay tức khắc trả lời được một vướng mắc kinh doanh nào đó, mà không cần thiết phải triển khai cả một dự án tài liệu nhiều bên tham gia. Với những tài liệu real-time và dashboard linh hoạt xử lý tài liệu, ad hoc report sẽ tự động hóa xuất đúng loại tài liệu bạn đang cần. Ví dụ, bạn muốn nhanh chóng so sánh ngân sách giành cho quảng cáo Google Search và ngân sách giành cho quảng cáo Facebook, nhằm thấy được mức độ chi tiêu trong tuần vừa rồi, các bạn sẽ cần báo cáo giải trình ad hoc. Nhưng nếu như khách hàng muốn một dashboard cung cấp đầy đủ tài liệu ngân sách từ trước đến giờ, với biểu đồ trực quan hoá đầy đủ, các bạn sẽ cần tới các kỹ thuật phức tạp và toàn diện hơn của dụng cụ báo cáo giải trình Business Intelligence (BI reporting), thay vì một bảng tài liệu đơn giản và chỉ dùng một lần như ad hoc.

BI reporting tiêu chuẩn thường yêu cầu nhiều thời kì và các kỹ thuật triển khai phức tạp. Quy trình để thiết lập, update, san sớt báo cáo giải trình và dashboard thường cần ném ra rất nhiều sức lực. Vì vậy BI reporting tiêu chuẩn được dùng để làm trả lời những vướng mắc chiến lược quan trọng nhất của một doanh nghiệp, ảnh hướng tới sức khỏe dài hạn của doanh nghiệp đó, ví như chỉ tiêu thời kì thu hồi vốn góp vốn đầu tư hay xu hướng ARR của doanh nghiệp trong thời kì tới. Trong những lúc đó, Ad hoc reporting (cũng là một phần của business intelligence nhưng được thiết kế đơn giản hơn) được sử dụng cho những quyết định mang tính ngắn hạn và chúng ta có thể thực thi ngay tức khắc, ví dụ, “Mẫu quảng cáo nào mang về nhiều đơn hàng nhất trong tuần vừa rồi?”. Để ứng dụng tốt ad hoc reporting, bạn phải hiểu sâu về tài liệu doanh nghiệp và biết phương pháp sử dụng những dụng cụ phù hợp để ra được bản báo cáo giải trình mình cần.

Đọc thêm: Business Intelligence là gì? Bí quyết ứng dụng business intelligence thành công trong doanh nghiệp

Ad hoc reporting mang lại những lợi ích nổi trội sau:

• Giảm khối lượng công việc của phòng ban IT: Thực chất tự phục vụ của ad hoc analysis được cho phép người dùng tự tạo báo cáo giải trình đáp ứng đúng nhu cầu của mình mà không cần nhờ tới sự viện trợ của lập trình viên, từ đó tiết kiệm ngân sách thời kì và ngân sách, song song giảm thiểu mọi rào cản giữa các phòng ban.
• Linh hoạt giữa môi trường tự nhiên kinh doanh đang thay đổi chóng mặt từng ngày: Môi trường thiên nhiên kinh doanh luôn thay đổi liên tục và có rất nhiều vấn đề phát sinh, lúc này, phân tích ad hoc sẽ khiến cho bạn nhanh chóng tìm ra lời giải và kịp thời đưa ra hành động tương ứng.
• Hoàn toàn có thể tùy chỉnh theo nhu cầu: Ad hoc reporting cung cấp trải nghiệm báo cáo giải trình tương tác, trao quyền cho tất cả những người dùng thực hiện các sửa đổi hoặc bổ sung trong thời kì thực. Vì các thành phần của báo cáo giải trình được lựa chọn độc lập, người dùng có thể đặt vướng mắc và thực hiện các tùy chỉnh phù phù hợp với nhu cầu và mục tiêu của họ.

3. Một số ví dụ của ad hoc reporting trong thực tế

Ad hoc recruiting report

Đưa ra những bản báo cáo giải trình nhân sự được thành viên hoá, nhanh chóng và đúng là ưu tiên hàng đầu trong môi trường tự nhiên kinh doanh đầy cạnh tranh. Nhìn vào ad hoc report từ phía phòng ban nhân sự, các doanh nghiệp có thể phát hiện ra những khuyết thiếu trong việc quản lý nguồn nhân lực và tìm ra cách cải thiện mức độ hài lòng của viên chức.

Xem Thêm : Tìm hiểu về 6LoWPAN

Ví dụ, theo cảm nhận thực tế, bạn nghi ngờ rằng mức độ vắng mặt của viên chức đang ở tầm mức rất tốt trong vòng 6 tháng trở lại đây. Các bạn sẽ cần kiểm tra tài liệu về ‘absenteeism rate over last 6 months’ thông qua ad hoc report. Khi nhìn vào bản báo cáo giải trình này, các bạn sẽ Tóm lại được nghi ngờ của mình có xác thực hay là không khi nhìn vào sự tăng giảm của tỷ lệ viên chức vắng mặt qua mỗi tháng. Nếu như đúng là có sự tăng lên của tỷ lệ này, chúng ta có thể tìm nguyên nhân bằng các tương tác với một số viên chức và đưa ra giải pháp phù hợp để giải quyết và xử lý vấn đề cho họ. Mọi nghi ngờ sẽ có được đáp án xác thực bằng số liệu.

Đọc thêm: Mẫu báo cáo giải trình theo dõi tình hình nhân sự và quy trình tuyển dụng

Retail ad hoc report (Văn bản báo cáo ad hoc ngành bán lẻ)

Ad hoc analysis đặc biệt quan trọng chứng minh hiệu quả trong việc ngăn ngừa tổn thất ngành bán lẻ. Ví như thông qua báo cáo giải trình hàng tồn kho hàng ngày của một cửa hàng bán lẻ cụ thể, chủ cửa hàng có thể ngăn chặn việc trộm đồ từ cửa hàng.

Không chỉ thế, thường xuyên theo dõi sản lượng bán để tối ưu vận hành là công việc quan trọng của mỗi chủ cửa hàng bán lẻ. Trong biểu đồ ví dụ trên, ad hoc report chỉ ra một số tuần mà doanh thu sụt giảm so với mức trung bình. Phân tích sâu hơn, chúng ta có thể Tóm lại rằng trong khoảng chừng thời kì này, doanh thu bị tác động bởi các yếu tố phía ngoài, ví như những trận bão khiến cho việc vận chuyển bị tạm dừng và dẫn đến rất nhiều đơn hàng bị huỷ.

Ad hoc analysis trong tài chính

Ad hoc analysis được cho phép các doanh nghiệp đào sâu vào các phân đoạn tài liệu tập trung – hoặc tập trung vào mục tiêu kinh doanh, từ đó tìm thấy xu hướng và tìm ra cách góp vốn đầu tư mang lại ROI tốt nhất.

Chúng ta cũng có thể tạo ad hoc report bất kỳ khi nào bạn muốn đào sâu hơn vào các tài liệu tài chính của mình. Chẳng hạn, cuối thời gian tháng, bạn phải biết mình còn sót lại bao nhiêu doanh thu sau lúc trừ đi các khoản ngân sách trực tiếp (direct cost), hoặc bạn muốn biết được tỷ suất lợi nhuận gộp của mình càng sớm càng tốt.

Ad hoc reporting có thể đưa ra câu vấn đáp ngay tức khắc mà không cần mong chờ phòng IT trong vài ngày, đợi học tạo ra một dashboard đẹp đẽ hoàn chỉnh. Bạn chỉ việc một biểu đồ đơn giản như trên để nắm bắt tình hình và có một cuộc họp nhanh với những phòng ban liên quan.

Đọc thêm: Mẫu báo cáo giải trình tài liệu tài chính doanh nghiệp (Có giảng giải rõ ràng các chỉ số)

4. 4 bước thực hiện ad hoc analysis

4.1. Kết nối các nguồn tài liệu

Tất cả những tài liệu bạn phải đều phải kết nối tới nền tảng Business Intelligence (BI). Kết nối các nguồn tài liệu là bước bạn phải quan tâm khi thiết lập nền tảng BI, hãy đảm bảo bạn hiểu mình cần theo dõi những gì và đã có trong tay đầy đủ các tài liệu cấp thiết cho quá trình quản lý vận hành. Trong trường hợp phát sinh thêm những tài liệu mới và bạn cảm thấy cấp thiết, hãy ngay tức khắc kết nội nó với nền tảng BI. Lợi ích bạn nhận được từ việc này là chúng ta có thể tìm thấy tài liệu dễ dàng hơn khi cần và có thể so sánh nó với những nhóm tài liệu khác.

Xem Thêm : Simp là gì? Đặc điểm cho thấy bạn là Simp chính hiệu

Ad hoc analysis cần nhanh chóng. Vì vậy, bạn không thể tốn qua nhiều thời kì đi tìm tài liệu phân mảnh khắp các nền tảng khác nhau. Hãy tìm một nền tảng BI tốt khiến cho bạn dễ dàng kết nối tất cả về một nơi và không mất sức lực thu thập chúng.

Đọc thêm: Doanh nghiệp SME xây dựng khối hệ thống tài liệu nội bộ thế nào? | Phỏng vấn anh Quốc Thắng, Data Service Manager @Base.vn

4.2. Tự mình khám phá tài liệu

Có thể tự mình khám phá tài liệu mà không cần nhờ tới sự viện trợ từ các chuyên đấy là độc quyền lớn số 1 mà ad hoc reporting cung cấp. Các bạn sẽ có thể tự mình truy cập và lấy tài liệu, không có bất kỳ ‘điểm ùn tắc’ nào trong quá trình này, khiến cho việc phân tích và ra quyết định trở thành gọn ghẽ và nhanh chóng hơn bao giờ hết.

Giờ đây, chúng ta có thể khám phá tài liệu bằng phương pháp sử dụng các trình tạo truy vấn SQL trực quan (visual SQL query builder), không yêu cầu bất kỳ kiến ​​thức lập trình nào để sử dụng. Bạn toàn quyền tương tác với tài liệu của mình dễ dàng.

4.3. Trực quan hoá tài liệu

Sau khoản thời gian đã có trong tay những tài liệu mà mình cần, thời điểm hiện tại hãy trực quan hoá mọi khám phá của bạn. Thỉnh thoảng, việc trực quan hoá đơn giản chỉ là so sánh số liệu này với số liệu khác, thỉnh thoảng lại phức tạp hơn một tẹo, cần tạo ra một biểu đồ đường hoàn chỉnh. Tất cả đều phụ thuộc vào mục tiêu của bạn là gì và đối tượng người sử dụng xem báo cáo giải trình là ai để lựa chọn hình thức trình bày cho phù hợp.

Ad hoc analysis nhiều khi được tạo ra nhanh và trông có vẻ không đẹp mắt cho lắm, nhưng không sao cả. Đừng cố tạo ra một biểu đồ được tô điểm sắc tố và trình bày hoàn hảo, nhất là lúc chỉ có bạn mới cần nhìn biểu đồ đó. Hãy luôn nhớ mục tiêu khi phân tích ad hoc là đưa ra thông điệp một cách nhanh nhất có thể.

Để đáp ứng được tính nhanh chóng và cấp bách của việc phân tích ad hoc, bạn nên xác định xác thực chỉ số mà bạn phải, càng rõ ràng và đơn giản càng tốt. Hãy đi thẳng vào việc chính và ra quyết định dựa trên những tài liệu đang sẵn có trong tay.

4.4. Cải thiện kỹ năng phân tích tài liệu

Data literacy – xóa ‘mù số’ là điều cần làm với bất kỳ người nào trong toàn cảnh kinh doanh tiến bộ, khi mà tài liệu ở khắp mọi nơi. Xúc tiếp nhiều với những số lượng và biết phương pháp đọc hiểu chúng là việc tốt nhất nên làm để quen với tài liệu. Nếu như khách hàng muốn được trực tiếp hướng dẫn việc đọc báo cáo giải trình tài liệu, không còn sợ đọc số khi đứng giữa hàng trăm bảng tính, chúng ta có thể tham khảo khoá học Data Analysis của Tomorrow Marketers.

Bí quyết ứng dụng Business Intelligence để tận dụng tài liệu hiệu quả trong doanh nghiệp

1. Hiểu mục tiêu doanh nghiệp: Bất kể là bạn đang muốn tạo những báo cáo giải trình dùng một lần mang tính ngắn hạn như ad hoc report hay xây dựng dashboard tổng hợp tài liệu toàn diện, bạn cũng cần phải nắm chắc mục tiêu doanh nghiệp để biết mình cần theo dõi gì. Không có mục tiêu giống như tự bịt mắt khi đi trên phố, có rất nhiều thứ ở xung quanh nhưng cuối cùng bạn vẫn không nhìn được cái gì cả.
2. Tổng hợp các tài liệu quan trọng: Sau khoản thời gian xác định được mục tiêu kinh doanh, hãy xem bạn phải theo dõi chỉ số nào và chúng ta có thể làm gì với những chỉ số đó. Việc này sẽ khiến cho bạn xác định đâu là những tài liệu quan trọng cần được thu thập và mình sẽ lấy chúng từ những nguồn nào.
3. Lập một kế hoạch hoàn chỉnh để triển khai Business Intelligence: Khi xây dựng các dự án BI, bạn càng thu thập được nhiều thông tin vào thời khắc khai mạc, bạn càng có khả năng kiểm soát tốt hơn trong suốt quá trình. Do đó, bạn phải biến các chiến lược lớn thành những kế hoạch vận hành rõ ràng để sở hữu thể trả lời tất cả những vấn đề về tài liệu, song song cải thiện hiệu suất chung. Chúng ta cũng có thể đề ra một số vướng mắc khi lập kế hoạch như: Kết quả tất cả chúng ta muốn đạt được là gì? Tất cả chúng ta cần một dụng cụ sẽ tiến hành sử dụng bởi toàn bộ doanh nghiệp hay chỉ một vài phòng ban nhất định? Điều này sẽ tạo nên tác động thế nào?

Đây là một phần quan trọng mà khoá học Data System của Tomorrow Marketers muốn truyền tải, để giúp các doanh nghiệp xây dựng văn hoá tài liệu và khai phá những tiềm năng tăng trưởng ngay từ tài liệu nội bộ. Khóa học Data System sẽ khiến cho bạn nắm vững:

• Tầm quan trọng của khối hệ thống tài liệu nội bộ khi đối chiếu với sự tăng trưởng dài hạn của doanh nghiệp.
• Cấu trúc của khối hệ thống tài liệu nội bộ: Nắm vững các thành phần của một khối hệ thống tài liệu hoàn chỉnh.
• Tư duy xây dựng quy trình và số hoá quy trình kinh doanh nhằm thu thập được tài liệu qua thời kì
• Tư duy xây dựng đường ống tài liệu và nhà kho tài liệu, giúp doanh nghiệp chuẩn hoá tài liệu từ sớm.
• Tư duy khai thác tài liệu để xây dựng báo cáo giải trình quản trị, cung cấp bức tranh toàn cảnh của kinh doanh và giám sát hoạt động.

Tìm hiểu về khóa học ngay tại đây.