Trợ lý giám đốc là vị trí có thể nhận được nhiều bài học kinh nghiệm kinh nghiệm và lời khuyên quý giá từ cấp trên, đây được xem là vị trí khá quan trọng trong máy bộ tổ chức của tổ chức. Trợ lý giám đốc được xem là mục tiêu nghề nghiệp mà nhiều bạn trẻ hướng đến vì mang lại thời cơ và tiềm năng phát triển lớn.

Trợ lý giám đốc là gì?

Trợ lý giám đốc (Assistant Director) là người trực tiếp thao tác làm việc với ban lãnh đạo, tương trợ đảm bảo các công việc, hoạt động hằng ngày của giám đốc diễn ra trơn tuột, hiệu suất và đảm bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ.

Trợ lý giám đốc được xem là cánh tay phải đắc lực cho giám đốc, do đó vị trí này yên cầu một người phải có tầm nhìn, kinh nghiệm và khả năng giải quyết và xử lý nhạy bén trong mọi tình huống. Công việc của họ thường bị nhầm lẫn với thư ký, tuy nhiên ngoài việc xử lý các công việc sổ sách, sắp xếp lịch họp, các buổi gặp với khách hàng, đối tác,… trợ lý giám đốc trong nhiều trường hợp còn phải thay giám đốc quyết định và ký kết các hợp đồng quan trọng.

Vai trò của trợ lý giám đốc

Trợ lý giám đốc góp sức không nhỏ trong việc giúp giám đốc tối ưu hiệu suất thao tác làm việc, đây là vị trí nhân sự cấp cao, bao quát mọi công việc của tổ chức. Vai trò của trợ lý giám đốc ngoài việc tổ chức, tư vấn, giao tiếp, ra quyết định, trợ lý còn tồn tại trách nhiệm quản trị nhân sự, quản trị tài chính và bao quát được tất cả công việc trong tổ chức.

Trợ lý giám đốc cũng đóng vai trò đặc biệt quan trọng quan trọng trong việc tiếp cận với nhiều thông tin bảo mật thông tin, quan trọng của doanh nghiệp, việc này thỉnh thoảng cũng tạo cho họ sức ép rất lớn. Chính vì vậy, không phải ai cũng tồn tại thể chuyên nghiệp trong vai trò là trợ lý giám đốc. Một khi đã giữ trọng trách này thì phải đảm bảo bản thân đủ sức gánh vác được những vấn đề xẩy ra.

Trợ lý là người thao tác làm việc trực tiếp với giám đốc, do vậy mà người ta có thời cơ được học hỏi và cọ xát nhiều hơn trong những công việc, hoạt động hằng ngày của một giám đốc. Nhờ đó diễn đạt theo ý riêng, đây là vị trí tiềm năng để đi nhanh hơn trên lộ trình trở thành một giám đốc.

Công việc của trợ lý giám đốc làm gì?

Tùy vào tổ chức cơ cấu của mỗi tổ chức và cấp bậc của giám đốc mà trợ lý giám đốc sẽ thực hiện các công việc khác nhau. Một số công việc chính của trợ lý giám đốc như sau:

• Tương trợ thực hiện các công việc trong tổ chức theo yêu cầu của giám đốc.
• Thực hiện các công việc như lên lộ trình, sắp xếp cuộc họp, gặp gỡ với đối tác, khách hàng,… Song song tương trợ giám đốc các công việc như đặt vé phi cơ, đặt phòng tiếp khách sạn cho những chuyến công việc.
• Truyền đạt thông tin của giám đốc cho những phòng ban phòng ban, nhân sự trong tổ chức. Thực hiện phân tích, nhận định và đánh giá và giải trình kết quả công việc của viên chức cho giám đốc.
• Tương trợ các công việc về nhân sự, văn hóa truyền thống doanh nghiệp, các cuộc họp nội bộ cho tổ chức,…
• Xác định mục tiêu ngắn hạn và dài hạn của tổ chức để lập kế hoạch hoạt động cho từng phòng ban và giải trình tình hình thực hiện cho giám đốc.
• Trong nhiều trường hợp, trợ lý giám đốc có thể tương trợ đóng góp ý kiến, tư vấn cho giám đốc trong việc lập kế hoạch, xây dựng chiến lược, đưa ra các quyết định cấp bách khi giám đốc vắng mặt.

Trợ lý giám đốc có thể tương trợ đưa ra các quyết định cấp bách khi giám đốc vắng mặt

Một số mẫu mô tả công việc của trợ lý giám đốc

Mô tả công việc trợ lý giám đốc vận hành

• Tham gia đóng góp ý tưởng và lên kế hoạch cho những Khóa học, hoạt động của tổ chức.
• Theo dõi, nhận định và đánh giá số liệu và giải trình tình hình tài chính của phòng vận hành, thực hiện phân tích số liệu nếu có yêu cầu từ giám đốc.
• Tương trợ phòng vận hành trong việc thực hiện công việc, đảm bảo mọi hoạt động trơn tru và đạt được hiệu suất tối ưu.
• Tiếp nhận, xem tài liệu từ các phòng ban, phòng ban rồi trình lên giám đốc phê duyệt.
• Tiếp nhận thông tin từ giám đốc rồi truyền đạt rõ ràng, xác thực với những phòng ban liên quan, tiếp nhận thông tin phản hồi với cấp trên.
• Ghi chú lại các thông tin cuộc họp, biên bản thao tác làm việc, tổng hợp nội dung.
• Tham gia tương trợ phòng hành chính nhân sự trong việc thực hiện các yêu cầu khác của giám đốc.
• Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của giám đốc.

Mô tả công việc trợ lý giám đốc thương hiệu

• Sắp xếp lộ trình phù hợp để đảm bảo giám đốc tham gia đầy đủ các cuộc họp, sự kiện, hoạt động truyền bá thương hiệu…
• Tương trợ giám đốc lên ý tưởng, xây dựng kế hoạch và triển khai các hoạt động sinh hoạt Marketing cho tổ chức.
• Tiến hành nghiên cứu thị trường, đối thủ và các sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp mình.
• Tiến hành phân tích các tài liệu bán sản phẩm, đối thủ cạnh tranh, các thông tin quan trọng khác.
• Phối phù hợp với các phòng ban khác để triển khai hoạt động Marketing cho những nhà phân phối, điểm bán.
• Update và giám sát các hoạt động sinh hoạt kinh doanh của tổ chức để mang ra các đề xuất cải tiến và phát triển cho những sản phẩm và dịch vụ của tổ chức.
• Theo dõi, tính toán và nhận định và đánh giá kết quả triển khai của những phòng ban, phòng ban, đưa ra những giải pháp để giải quyết và xử lý kịp thời vấn đề.
• Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của giám đốc.

Tố chất, kỹ năng cần có của một trợ lý giám đốc

Khả năng thích ứng

Tính chất công việc của trợ lý giám đốc là đa nhiệm, tức là cái gì rồi cũng phải ghi nhận, cũng phải hiểu và có tầm nhìn tổng thể để tương trợ tốt cho giám đốc của mình. Trợ lý phải thường xuyên cùng với giám đốc của mình đối mặt với những vấn đề rủi ro, tình huống nguy cấp.

Đặc biệt quan trọng, trong một số trường hợp, công việc của trợ lý giám đốc còn vượt ra ngoài giờ hành chính, có thể làm đến 9 – 10 giờ tối, tùy vào tính chất công việc của cấp trên.

Chính vì vậy, vị trí này yên cầu một người dân có khả năng thích ứng, linh hoạt với mọi tình huống nhằm đưa ra những phương án giải quyết và xử lý kịp thời. Nếu khả năng thích ứng kém, dễ bỏ cuộc trước những thử thách, sức ép từ công việc và cấp trên của mình, công việc này rất khó có thể gắn bó lâu dài.

Để trở thành một trợ lý giám đốc chuyên nghiệp, trước hết cần rèn luyện tâm lý vững vàng, gan liền trước những thay đổi, thử thách, song song trau dồi, học hỏi, update tri thức, kỹ năng liên tục để không bị tụt lại phía sau.

Tổ chức

Kỹ năng tổ chức tốt sẽ tương trợ rất nhiều trong việc thực hiện công việc của giám đốc, đó cũng là một tiêu chuẩn để nhận định và đánh giá trợ lý đó có thao tác làm việc hiệu quả hay là không.

Tổ chức có tức thị thực hiện sắp xếp văn phòng thao tác làm việc của giám đốc gọn ghẽ, ngăn nắp, tài liệu được cất một cách chỉn chu, gọn ghẽ, dễ tìm kiếm. Để làm được việc này, người trợ lý phải có cái nhìn tổng thể, thẩm mỹ, có óc tư duy để nhận định và đánh giá xem đâu là tài liệu quan trọng cần phê duyệt sớm, cất tài liệu ở đâu vừa đảm bảo gọn ghẽ vừa dễ tìm nếu có việc cần đến…

Không chỉ thế, trợ lý cũng cần phải phải ghi nhận sắp xếp thời kì cho những công việc theo trật tự ưu tiên, đảm bảo công việc được hoàn thành đúng tiến độ, hiệu quả, tránh thiếu sót hoặc trùng lặp.

Thao tác làm việc độc lập

Một trợ lý có kỹ năng thao tác làm việc độc lập, dữ thế chủ động, có ý thức tự giác cao và thực hiện công việc với trách nhiệm sẽ nhận được sự tín nhiệm rất lớn từ cấp trên. Trợ lý thỉnh thoảng phải thay mặt giám đốc thực hiện các công việc với trọng trách lớn như giao tiếp, thương lượng với khách hàng, việc này yên cầu họ cần phải có khả năng tính toán, phân tích tốt.

Dữ thế chủ động

Kỹ năng dữ thế chủ động là rất cấp thiết so với một trợ lý giám đốc, bởi ngoài công việc sẽ sở hữu những cụ thể chi tiết nhỏ có nhu cầu các người trợ lý tinh tế nhận ra để dữ thế chủ động giải quyết và xử lý, thay vì giám đốc phải nhắc nhở từng chút một. Một người luôn thấu hiểu phong cách thao tác làm việc, tính cách và cả những mong muốn của giám đốc sẽ làm họ hài lòng và trọng dụng người trợ lý đó hơn.

Tham vấn

Một người trợ lý giám đốc cần có kỹ năng tư vấn để tương trợ giám đốc trong việc ra quyết định và đưa ra những chiến lược phát triển hợp lý. Kỹ năng này giúp trợ lý đã đạt những phân tích và đề xuất giúp giám đốc quyết định đúng đắn.

Do đó, vị trí này yên cầu trợ lý giám đốc cần có khả năng đọc hiểu, phân tích thông tin và đưa ra nhận định và đánh giá xác thực về tình hình kinh doanh, tình hình thị trường và các yếu tố tác động ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức. Ngoài ra, kỹ năng tư vấn còn làm trợ lý giám đốc phối hợp và giao tiếp tốt với những phòng ban khác trong tổ chức nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức.

Kỹ năng công nghệ

Để trở thành một trợ lý, kỹ năng thu thập, phân tích và xử lý số liệu là không thể thiếu. Do đó, kỹ năng sử dụng máy tính và dữ thế chủ động tìm hiểu các phần mềm công nghệ mới có thể tương trợ rất nhiều trong công việc của tất cả trợ lý và giám đốc. Nhất là ngày này, với sự phát triển mạnh mạnh mẽ của công nghệ, hồ hết tất cả mọi hoạt động được tối ưu bằng công nghệ sẽ giúp tiết kiệm chi phí thời kì và giải quyết và xử lý gọn ghẽ hơn nhiều.

Do đó, trợ lý nên nỗ lực nâng cao kỹ năng sử dụng máy tính, kỹ thuật để tương trợ giám đốc thực hiện công việc nhanh gọn hơn. Song song có thể đề xuất với giám đốc sử dụng các công nghệ mới tiền tiến và tối ưu hơn cho các hoạt động sinh hoạt trong tổ chức.

Khả năng ra quyết định độc lập

Phải có lý do thì ngoài thư ký, giám đốc còn cần thêm một trợ lý, phòng trường hợp khi giám đốc đi công việc xa, không có mặt tại tổ chức thì trợ lý giám đốc phải có trách nhiệm quán xuyến mọi thứ.

Chính vì vậy, một người trợ lý cũng cần phải thêm kỹ năng nhận định và đánh giá và ra các quyết định độc lập để khi gặp phải các tình huống cần giải quyết và xử lý gấp, họ có thể linh hoạt phản ứng hiệu quả. Để làm được điều này, trợ lý nên quan sát, học hỏi từ chính cấp trên của mình.

Tất cả những gì mà trợ lý được quan sát, rồi tự đặt mình vào giám đốc để trả lời cho thắc mắc “Phải làm gì với tình huống này” sẽ rất có ích cho những khi phải chèo lái con thuyền một mình. Đó cũng là kỹ năng để hình thành tư duy và có tầm nhìn của một người làm giám đốc trong tương lai.

Làm trợ lý giám đốc học ngành gì?

Trên thực tế tại những trường Cao đẳng, ĐH hiện nay tại Việt Nam, hiện vẫn chưa tồn tại Khóa học nào huấn luyện chính quy về ngành nghề Trợ lý giám đốc. Tuy nhiên, tính chất nghề trợ lý giám đốc là một vị trí yên cầu sự hiểu biết sâu rộng và có trình độ chuyên môn ở nghành hoạt động của tổ chức.

Chính vì vậy, nếu muốn theo đuổi nghề trợ lý giám đốc, hãy bắt nguồn từ việc học tập tại những trường Cao đẳng, ĐH. Học các chuyên ngành liên quan đến kinh doanh như quản trị kinh doanh, quản trị nhân sự, tiếng nói, tài chính, kế toán… được xem là phù phù hợp với nghề trợ lý giám đốc.

>> Tham khảo thêm các khóa học bổ trợ:

• MMM – Nâng cao năng lực quản trị cho quản lý cấp trung
• 4RL – 4 Vai trò trọng yếu của Nhà lãnh đạo
• Khóa học Kỹ năng giải quyết và xử lý vấn đề

Phân biệt trợ lý giám đốc và thư ký

Trợ lý giám đốc có thể thực hiện được những công việc của một thư ký, nhưng trái lại thư ký lại không thể đảm đương vai trò của một trợ lý. Tuy nhiên, mỗi vị trí đều đóng vai trò và trách nhiệm quan trọng khác nhau, tùy vào quy mô tổ chức và nghành hoạt động của doanh nghiệp đó.

Một trợ lý giám đốc xuất sắc là người dân có thể đồng cam cộng khổ cùng cấp trên trong đoạn đường dài phát triển tổ chức, là người dân có thể “vào sinh ra tử” cùng cấp trên tại thương trường, hoặc sát cánh cùng họ trong các chiến lược kinh doanh.