Soft opening và grand opening là hai sự kiện quan trọng khi chúng ta muốn ra mắt nhà hàng, quán ăn mới. Vậy soft opening là gì, grand opening là gì, các bước để tổ chức hai sự kiện này thế nào?
Phân biệt soft opening và grand opening
Soft opening là gì?
Soft opening là ngày chạy thử của nhà hàng, quán thấm tháp mục tiêu bán thử sản phẩm của trước lúc chính thức đi vào hoạt động. Trong thời gian ngày soft opening, các nhà hàng sẽ tiếp đón một lượng khách nhất định đến để kiểm tra khối hệ thống nhà hàng, quy trình hoạt động, chất lượng sản phẩm món ăn, kỹ năng phục vụ của viên chức…
Soft opening là dịp để người chủ sở hữu hàng thu thập ý kiến từ khách hàng để sở hữu sự sẵn sàng tốt nhất cho ngày khai trương mở bán chính thức.
Soft opening là ngày khai trương mở bán thử nghiệm
Grand opening là gì?
Trái ngược với soft opening thì grand opening là ngày khai trương mở bán chính thức của một nhà hàng, quán ăn mới được đưa vào hoạt động. Đây là sự việc kiện quan trọng để chủ kinh doanh giới thiệu rộng rãi cơ sở kinh doanh đến khách hàng và tri ân những cổ đông, đơn vị đối tác…
Buổi grand opening quy tụ đông đảo khách mời, nhà góp vốn đầu tư, khách hàng tiềm năng nhằm phục vụ cho quá trình phát triển sau này. Trong thời gian ngày grand opening sẽ sở hữu được văn nghệ, ăn uống đi kèm nhiều lớp học khuyến mãi, tặng quà quyến rũ.
Quy trình tổ chức soft opening, grand opening cần lưu ý những gì?
Các bước tổ chức grand opening là gì?
Lên kế hoạch grand opening nhà hàng
Lựa chọn ngày đặc biệt quan trọng
Theo quan niệm phương Đông, tính toán ngày lành tháng tốt để khai trương mở bán, động thổ, … là việc làm rất quan trọng để công việc kinh doanh diễn ra trơn tuột. Chính vì vậy, bước trước tiên của một kế hoạch grand opening là lựa chọn thời kì phù hợp.
Sáng tạo chủ đề
Chủ đề lễ khai trương mở bán quyến rũ sẽ giúp thu hút và tạo tuyệt hảo với khách mời. Lưu ý chủ đề cần sát với phong cách nhà hàng và mang tới cho khách sự gần gụi.
Xây dựng kế hoạch khuyến mãi, tặng quà
Khóa học khuyến mãi là điều khách mong chờ nhất và giúp nhà hàng hút khách. Cần xác định ngân sách phù hợp cho lớp học và giá trị quà tặng. Song song kiểm soát và kiểm soát và điều chỉnh cho phù hợp khả năng tài chính nhà hàng.
Lên kế hoạch lớp học cụ thể
Kế hoạch chạy lớp học phải cụ thể, gồm có sườn timeline, đối tượng người dùng và số lượng khách mời, trang trí nhà hàng, tổ chức nhân sự… Tốt nhất nên sẵn sàng trước thời gian ngày grand opening 2 – 3 tháng.
Chọn lựa chiến lược quảng cáo phù hợp
– Tiếp cận truyền thống: phát tờ rơi, coupon giảm giá, treo băng rôn, tại những tuyến đường đông…
– Tiếp cận trực tuyến: website, forums, các page nhà hàng siêu thị nổi tiếng, fanpage…
Sẵn sàng hàng ngũ phục vụ chuyên nghiệp
Trước lúc buổi lễ khai trương mở bán grand opening chính thức diễn ra, toàn bộ viên chức nhà hàng phải được training về quy trình tiếp khách, thái độ phục vụ…
Xin giấy phép tổ chức grand opening nhà hàng
Để sở hữu một buổi grand opening thành công, bạn cần phải nắm những lưu ý khi xin giấy phép sau:
Thời hạn hoàn thành hồ sơ và xin cấp phép
Khi đã chọn được ngày và có kế hoạch tổ chức, bạn cần phải xin cấp phép. Đừng để sát ngày mới nộp. Bạn nên nộp hồ sơ xét duyệt trước ít nhất 30 ngày.
Các sách vở cơ bản cần phải nộp khi xin cấp phép gồm:
– Đơn xin cấp phép tổ chức sự kiện thay mặt đứng tên đơn vị xin phép
– Bản sao giấy chứng thực đăng ký kinh doanh, hợp đồng tổ chức sự kiện ký với khách hàng (nếu như khách hàng là đơn vị tổ chức)
– Giấy ủy quyền của khách hàng cho đơn vị tổ chức xin phép
– Hợp đồng ký với chủ địa điểm, bản nội dung lớp học
– Nếu lớp học có những tiết mục ca nhạc, văn nghệ thì hãy phải có Giấy xác nhận đã đóng tiền tác quyền
– Bản ghi lời bài hát. Với lớp học trình diễn có nghệ sỹ nước ngoài, bạn cần phải lưu ý nộp kèm hồ sơ passport của nghệ sỹ đó (khi đối chiếu với lớp học quy mô lớn)
– Nếu có lớp học rút thăm hay khuyến mãi thì phải xin phép Sở Công Thương
– Tất cả sự kiện cần ghi có bán vé hay là không (nếu có bán vé thì nộp kèm maket vé bán)
Xin cấp phép tại những địa phương
Nếu tổ chức grand opening cho chuỗi nhà hàng ở nhiều tỉnh, bạn chỉ có xin giấy phép tại một tỉnh và nộp giấy phép của tỉnh đó cho những địa phương khác để nhận được công văn đồng ý được chấp nhận tổ chức.
Bạn phải lưu ý đến thời kì và thời hạn nộp, xin cấp giấy phép con tại những tỉnh thành khác. Với những sự kiện lớn, bạn cần phải trình đề án tổ chức có kèm theo công văn của Ủy Ban Nhân Dân tỉnh, gồm cơ quan chỉ huy, ban tổ chức, đơn vị thực hiện, nội dung lớp học, kế hoạch truyền thông, tiến độ thực hiện, list khách mời (nếu có sự xuất hiện của những nhân vật tầm cỡ).
Các bước tổ chức soft opening là gì?
Xác định thời kì
Thời kì sẵn sàng cho soft opening cần thực hiện ít nhất 1 hoặc 2 tuần, giúp chủ góp vốn đầu tư có thời kì để tiếp nhận ý kiến tới từ khách hàng và có thay đổi kịp thời về thực đơn, nhân sự, trang trí, set-up…
Lựa chọn khách mời
Sau thời điểm lên list khách mời, bạn sẵn sàng thiệp mời để gửi đến họ nhằm thể hiện sự tôn trọng và mong đợi tham gia. Thông thường, chủ góp vốn đầu tư nhà hàng sẽ lựa chọn khách mời là thành viên trong gia đình hoặc bè cánh – những người dân sẵn sàng đưa ra những lời góp ý, phê bình trung thực nhất.
Hoàn chỉnh quy trình thực hiện
Chất lượng sản phẩm dịch vụ của soft opening đây là tấm gương phản ánh chuẩn xác nhất thành công của ngày grand opening sắp tới. Vì thế, hãy thật chú trọng các bước thực hiện để tránh sơ sót.
Miễn phí buổi tiệc hoặc tặng quà
Mục tiêu của ngày soft opening không phải là kinh doanh mà là để ghi nhận ý kiến tới từ khách hàng. Do đó, nhà hàng cần sẵn sàng những món quà hoặc miễn phí buổi tiệc để thay cho lời cảm ơn đến họ đã đóng góp ý kiến.
Kết thúc nội dung bài viết, ắt hẳn bạn đã nắm vững soft opening là gì, grand opening là gì và cách tổ chức sự kiện cho hai mô hình này. Chúc bạn thành công cho lần tổ chức sắp tới cho nhà hàng, quán ăn của mình nhé.
