Trong thời đại công nghệ 4.0 phát triển, những thiết bị, phần mềm Point of sale với nhiều tính năng nổi trội đã hỗ trợ giải quyết và xử lý những rủi ro, chưa ổn của quy mô bán sản phẩm, tính sổ truyền thống. Vậy POS tức là gì và có những chức năng, cấu trúc, lợi ích nổi trội nào? Hãy cùng SimERP theo dõi nội dung bài viết sau đây.

Bạn Đang Xem: Point of sale là gì? Chức năng và cấu tạo của hệ thống POS?

Point of sale là gì? Mạng lưới hệ thống POS là gì?

POS là viết tắt của Point of sale nghĩa là điều bán sản phẩm, quầy bán sản phẩm, điểm tính sổ, được sử dụng trong các cửa hàng, nhà hàng, siêu thị, trung tâm thương nghiệp,… nếu có nhu cầu về tính sổ, quản lý bán sản phẩm. Tùy vào quy mô và mục tiêu trong hoạt động kinh doanh, mỗi cửa hàng có thể có một hoặc nhiều POS và có nhiều loại khối hệ thống POS khác nhau.

Mạng lưới hệ thống POS là một khối hệ thống phần cứng và phần mềm được cho phép bạn thực hiện giao dịch thanh toán với khách hàng và chấp thuận đồng ý nhiều hình thức tính sổ như tiền mặt, thẻ tín dụng thanh toán và tính sổ di động.

• Thiết bị phần cứng được cho phép in biên lai, quét mã vạch và lưu trữ tiền mặt
• Phần mềm của khối hệ thống POS được cho phép theo dõi hàng tồn kho, thống kê giám sát lệch giá bán sản phẩm và chuyển tiền vào tài khoản nhà băng của doanh nghiệp

Chức năng của khối hệ thống Point of sale

Tùy vào quy mô, tính chất, mục tiêu kinh doanh mà doanh nghiệp có thể lựa chọn khối hệ thống Point of sale với những tính năng mong muốn phù hợp. Tại chỗ này là những chức năng chính mà một khối hệ thống POS cung cấp chúng ta cũng có thể tham khảo.

Thực hiện, theo dõi và lưu trữ giao dịch thanh toán với khách hàng

Mạng lưới hệ thống Point of sale được cho phép bạn thực hiện mọi hoạt động cấp thiết trong giao dịch thanh toán với khách hàng như: tạo đơn hàng, chỉnh sửa đơn hàng, hủy đơn hàng, tương trợ tính sổ với nhiều hình thức, in hóa đơn, theo dõi đơn hàng,… Các máy POS có thể liên kết với nhau để cùng mang lại hiệu quả cho giao dịch thanh toán như liên kết giữa máy POS bán sản phẩm với máy POS quẹt thẻ. Ngoài ra, sau thời điểm thực hiện xong giao dịch thanh toán, thông tin được tạo ra sẽ tiến hành lưu vào cơ sở tài liệu của doanh nghiệp để tiện trong việc truy xuất, quản lý và phân tích.

Giám sát và giải trình hoạt động bán sản phẩm

Một khối hệ thống Point of sale tân tiến sẽ cung cấp chức năng giám sát và giải trình kết quả bán sản phẩm một cách xác thực. Việc nắm rõ giải trình giao dịch thanh toán được thực hiện hàng ngày, hàng giờ, hàng tuần, hàng tháng, thường niên sẽ khiến cho bạn kiểm soát quy trình kinh doanh và thống kê giám sát kết quả hoạt động kinh doanh vào những thời khắc khác nhau.

Ngoài ra, thông qua tài liệu được phân tích, doanh nghiệp sẽ xác định được sự thay đổi hành vi và nhu cầu của khách hàng trong từng thời đoạn khác nhau, nắm bắt phản ứng của khách hàng khi đối chiếu với những sản phẩm/dịch vụ mới và những điều cần cải thiện để quy trình bán sản phẩm diễn ra trơn tru hơn.

Quản lý kho và hàng tồn kho

Module quản lý hàng tồn kho của khối hệ thống Point of sale cần cung cấp tính năng hiển thị và trách nhiệm giải trình ở Lever cửa hàng tại mọi thời khắc. Mạng lưới hệ thống cần được cho phép hiển thị thông minh về tài liệu hàng tồn kho, SKU và thông tin SKU về những chuyển động trong giao dịch thanh toán như số lượng hàng ra, hàng vào, hàng hiện có trong kho cũng như đầu ra và nguồn vào của hàng tồn kho.

Ngoài ra, khối hệ thống còn tích hợp các tính năng được cho phép người được phân quyền kiểm soát, kiểm soát và điều chỉnh kho (tăng, giảm) và nắm bắt lý do kiểm soát và điều chỉnh kho.

Quản lý trả hàng kênh chéo

Xem Thêm : INTJ – Nhà khoa học

Mạng lưới hệ thống Point of sale cung cấp module được cho phép bạn trả hàng đa kênh, tương trợ hoàn vốn và thay thế bằng sản phẩm khác từ bất kỳ Trụ sở cửa hàng phù hợp nào. Vì thế, khối hệ thống sẽ được cho phép bạn quản lý hoạt động trả hàng nhiều lần, nắm bắt lý do trả hàng và thông tin viên chức thực hiện giao dịch thanh toán.

Quản lý quan hệ và trải nghiệm của khách hàng

Bạn muốn có thông tin về những khách hàng tiềm năng của mình để thực hiện những chiến dịch hiệu quả? Nhiều khối hệ thống POS tân tiến được cho phép bạn lưu trữ thông tin khách hàng và lịch sử dân tộc giao dịch thanh toán một cách xác thực và dễ dàng quản lý.

Thông thông qua đó, bạn dễ dàng biết được khách hàng đang quan tâm đến sản phẩm/dịch vụ nào mà tổ chức cung cấp, từ đó có chiến lược member hóa trải nghiệm khách hàng và cung cấp nhiều hoạt động quảng cáo, ưu đãi đặc biệt quan trọng để tăng lòng trung thành với chủ giữ chân họ.

Quản lý viên chức

Mạng lưới hệ thống Point of sale cung cấp cho bạn tính năng quản lý viên chức hiệu quả: chúng ta cũng có thể thể quản lý thông tin, ca thao tác của viên chức, những giao dịch thanh toán được thực hiện bởi viên chức đó và dễ dàng theo dõi năng suất trong hoạt động bán sản phẩm.

Quản lý Khóa học khách hàng thân thiết và thẻ quà tặng

Công nghệ tân tiến ngày càng phát triển, khối hệ thống tương trợ quản lý Khóa học khách hàng thân thiết và thẻ quà tặng ra đời đã hỗ trợ bạn giảm thiểu ngân sách và rủi ro trong in ấn và phân phối thẻ khách hàng truyền thống.

Giờ đây, những thông tin về Khóa học khách hàng, thẻ quà tặng hay giải trình kết quả bán thẻ quà tặng đều sẽ tiến hành quản lý và theo dõi dễ dàng trên cùng một khối hệ thống Point of sale.

Kết cấu của khối hệ thống Point of sale

Một khối hệ thống Point of sale gồm 2 thành phần chính: thiết bị phần cứng và phần mềm. Ứng với mỗi thành phần sẽ gồm những khối hệ thống được sử dụng thông dụng sau đây.

Phần mềm POS được tùy chỉnh thiết lập trên máy tính (On-premise POS)

Phần mềm POS được cài trên máy tính hay còn gọi là POS truyền thống, là phần mềm lưu trữ tài liệu và thông tin trên cơ sở tài liệu cục bộ, nhất là trên ổ cứng máy tính. Bằng phương pháp mua gói phần mềm và tiến hành tùy chỉnh thiết lập ngay trên máy tính, bạn hoàn toàn có thể truy cập dễ dàng khi sử dụng máy tính hay mang theo máy tính member của mình.

Phần mềm POS truyền thống có 3 ưu điểm chính như sau:

• Tính năng và chức năng đa dạng: phần mềm luôn luôn được update nhiều tính năng mới cung cấp giải pháp hữu ích cho doanh nghiệp gồm có quản lý hàng tồn kho, lưu trữ tài liệu, kế toán và bảo mật thông tin
• Thiết lập hiển thị mở rộng: dù kềnh càng, gây khó khăn trong vận chuyển tuy vậy với màn hình hiển thị cảm ứng ổn định và dễ sử dụng giúp viên chức tiết kiệm ngân sách và chi phí nhiều thời kì trong tìm hiểu và vận hành. Với ưu điểm này, máy POS bán sản phẩm phù phù hợp với cửa hàng bán lẻ, cửa hàng coffe, chuỗi thức ăn nhanh và nhà hàng ăn uống thời thượng
• Triển khai: Vì khối hệ thống POS hoạt động trong mạng nội bộ của tổ chức, do này sẽ đi kèm với một số tính năng như sever sao lưu, ổ đĩa sao lưu, sever tài liệu chuyên được sự dụng với không gian lưu trữ khổng lồ

Bên cạnh những ưu điểm là những nhược điểm chính mà khối hệ thống POS còn tồn kho:

• Tốn kém: việc triển khai khối hệ thống Point of sale có thể gây tốn kém khi phải trang bị thêm những thiết bị phù hợp đi kèm. Do đó, giải pháp này sẽ không dành riêng cho những doanh nghiệp nhỏ với ngân sách hạn hẹp
• Không tối ưu hóa trên thiết bị di động: bạn không thể truy cập vào khối hệ thống bằng thiết bị di động từ xa, điều này gây khó khăn khi luôn phải có viên chức túc trực ở thiết bị đầu cuối mới thực hiện được giao dịch thanh toán

Phần mềm POS trên nền Web (web – based POS hoặc cloud – based POS)

Xem Thêm : Chỉ số AWG là gì? Bảng quy đổi cỡ dây AWG sang mm2

Đây là khối hệ thống phần mềm tiền tiến, tân tiến, phát triển nở rộ trong trong năm gần đây. Mạng lưới hệ thống này lưu trữ tài liệu và thông tin trên một sever trực tuyến từ xa và được cho phép bạn truy cập tài liệu của mình từ bất kể lúc nào hay ở đâu. Những đặc tính nổi trội của phần mềm POS trên nền Web được thể hiện qua những ưu điểm sau đây:

• Tính xác thực: bằng tính năng update và lưu trữ tự động hóa, phần mềm đã giải quyết và xử lý những rủi ro có thể xẩy ra với việc nhập tay số liệu truyền thống. Giờ đây, chúng ta cũng có thể quản lý tài liệu hàng tồn kho và bán sản phẩm một cách xác thực hơn
• Truy cập từ xa: ưu điểm nổi trội của phần mềm POS đám mây đây chính là việc được cho phép bạn truy cập vào khối hệ thống, tài liệu từ xa mà không cần có mặt tại cửa hàng
• Giấy phép dựa trên đăng ký: chúng ta cũng có thể mua phần mềm POS này trên cơ sở đăng ký từ nhà cung cấp. Nâng cấp hàng tháng gồm có các gói dịch vụ: các tính năng, nâng cấp khối hệ thống, sao lưu tài liệu. Phần mềm này thích phù hợp với những doanh nghiệp nhỏ, ít ngân sách, tuy nhiên không phù phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp
• Bảo mật thông tin tài liệu: vì đây là phần mềm sao lưu tự động hóa tài liệu trên khối hệ thống đám mây, do đó bạn không cần lo lắng tài liệu bị mất đi
• Khả năng mở rộng: dựa trên đăng ký hàng tháng sẽ được cho phép bạn linh hoạt để tăng hoặc giảm số lượng thiết bị mà doanh nghiệp sử dụng, giúp tiết kiệm ngân sách và chi phí được ngân sách

Bên cạnh những ưu điểm tuyệt vời kể trên, phần mềm POS đám mây có những nhược điểm sau:

• Không có khả năng tùy chỉnh: vì tài liệu được lưu trữ trên khối hệ thống đám mây, do này sẽ gây khó khăn trong việc tùy chỉnh theo ý muốn. Phần lớn doanh nghiệp lớn sẽ thích việc tùy chỉnh dễ dàng để giữ được độ nhận diện thương hiệu của họ
• Cần phải có kết nối Internet: Để truy cập vào khối hệ thống, tài liệu bạn bắt buộc cần kết nối Internet ổn định và liên tục để việc truy cập không bị gián đoạn
• Giới hạn trong tương trợ khách hàng: phần mềm POS đám mây thường không cung cấp nhiều tính năng tương trợ khách hàng phù hợp so với phần mềm POS truyền thống – được nhiều nhà hàng, siêu thị tin dùng

Các thiết bị phần cứng Point of sale

Các thiết bị phần cứng POS gồm có những thành phần cơ bản sau:

• Màn hình hiển thị cảm ứng: hiển thị cơ sở tài liệu sản phẩm và được cho phép theo dõi bán sản phẩm, hiển thị giải trình bán sản phẩm và theo dõi viên chức
• Máy quét mã vạch: tự động hóa hóa quy trình kiểm tra sản phẩm bằng phương pháp đọc mã vạch để nắm bắt thông tin về sản phẩm, có thể tích phù hợp với khối hệ thống quản lý hàng tồn kho để tự động hóa kiểm soát và điều chỉnh kho hàng qua mỗi lần kiểm tra sản phẩm
• Máy in hóa đơn: in hóa đơn tự động hóa dựa trên thông tin giao dịch thanh toán
• Ngăn kéo đựng tiền: lưu trữ tiền mặt, thẻ tín dụng thanh toán hàng ngày, được tự động hóa đẩy ra khi thực hiện tính sổ
• Các thiết bị mạng: liên kế khối hệ thống POS với mạng dựa trên đám mây hay mạng nội bộ của bạn
• Thiết bị đọc thẻ tính sổ: tương trợ tính sổ nhiều loại thẻ khác nhau bằng phương pháp quẹt ngang, chạm hoặc dùng chip EMV để nhận được tiền tính sổ thông qua nhà băng
• Máy in nhãn, tem, vạch: tự động hóa in nhãn, tem trong những trường hợp cấp thiết như giao hàng

Lợi ích khi sử dụng các thiết bị Point of sale

Tùy vào quy mô, tình hình và mục tiêu hoạt động kinh doanh mà doanh nghiệp sẽ lựa chọn những loại thiết bị POS có chức năng phù hợp.

Máy POS quẹt thẻ

Trong thời đại công nghệ hóa phát triển, bên cạnh tương trợ tính sổ bằng tiền mặt, các cửa hàng còn trang bị thêm vào cho mình máy POS tương trợ tính sổ đa dạng, nhanh và tiện lợi hơn. Vậy tính sổ POS là gì?

Tính sổ POS là việc máy bán sản phẩm được cho phép tính sổ với đa dạng loại thẻ nhà băng khác nhau bằng thao tác quẹt đơn giản vào thiết bị quẹt thẻ. Để sử dụng máy POS quẹt thẻ, bạn cần phải xin cấp trực tiếp từ nhà băng. Khi khách hàng quẹt thẻ, số tiền tương ứng với hóa đơn sẽ tiến hành chuyển trực tiếp vào tài khoản của chủ sở hữu kinh doanh. Nhìn chung, máy POS quẹt thẻ mang lại những lợi ích sau:

• Khuyến khích, tương trợ khách hàng với đa hình dáng thức tính sổ
• Lưu trữ tiền tốt hơn, hạn chế rủi ro về tiền giả, tiền rách rưới
• Tăng thu lãi từ dòng tiền gửi qua tiền gửi tài khoản nhà băng
• Quản lý doanh thu dễ dàng
• Xây dựng hình ảnh thương hiệu tốt trong việc bắt kịp công nghệ tân tiến
• Dịch Vụ Thương Mại bảo trì, tương trợ nhanh chóng được nhà băng cung cấp
• Thời kì tính sổ, xử lý giao dịch thanh toán được rút ngắn

Có 3 hình thức tính sổ qua máy POS quẹt thẻ như sau:

• Tính sổ bằng phương pháp quẹt thẻ trực tiếp: đây là cách được sử dụng phổ quát nhất hiện nay. Sau thời điểm quẹt thẻ, viên chức sẽ yêu cầu khách hàng xác nhận số PIN và số tiền tương ứng sau này sẽ được chuyển từ tài khoản khách hàng sang tài khoản doanh nghiệp.
• Tính sổ bằng phương pháp cắm thẻ chip EMW: cách này an toàn hơn cách quẹt thẻ thông thường và không cần nhập mã PIN khi yêu cầu tính sổ. Tuy nhiên, công nghệ thẻ này chỉ có ở thẻ quốc tế Visa/MasterCard/JCB,… và hiện nay chỉ có 7 nhà băng ra mắt thẻ chip trong nước là Ngân Hàng BIDV, Agribank, Sacombank, VietinBank, TPBank, ABBANK, Vietcombank.
• Tính sổ bằng điện thoại cảm ứng di động: đây là phương thức đang phát triển nở rộ trong năm gần đây. Thông qua sử dụng những ví điện tử như Momo, Samsung pay, Apple pay,.. ban có thể tính sổ dễ dàng chỉ bằng phương pháp để thiết bị di động gần máy POS và nhập mã PIN…

Máy POS quản lý bán sản phẩm

Máy POS bán sản phẩm thường được nhìn thấy tại quầy thu ngân tại những cửa hàng, siêu thị, nhà hàng,… tương trợ việc bán sản phẩm, in hóa đơn và tính tiền sản phẩm cho khách. Nhiều máy POS bán sản phẩm còn tích hợp thêm phần mềm quản lý bán sản phẩm – cung cấp những chức năng như quản lý doanh thu, quản lý kho và giao dịch thanh toán với khách hàng.

Có 2 loại máy POS được sử dụng phổ quát hiện nay:

• Máy POS màn hình hiển thị cảm ứng: đây là máy POS thường được thấy tại bất kỳ cửa hiệu nào. Với màn hình hiển thị cảm ứng và khả năng mở rộng linh hoạt, viên chức dễ dàng theo dõi thông tin sản phẩm, in hóa đơn, tính sổ và theo dõi lịch sử dân tộc giao dịch thanh toán.
• Máy POS cầm tay: với thiết kế nhỏ gọn, màn hình hiển thị cảm ứng dễ dàng thao tác, máy POS cầm tay được cho phép người dùng in hóa đơn, tính sổ qua thẻ nhà băng và đặc hơn là tích hợp phần mềm quản lý bán sản phẩm tân tiến, có thể được sử dụng thay thế những chiếc máy tính, máy in kềnh càng.

Lời kết: Nắm rõ và không ngừng nghỉ update thông tin về khối hệ thống Point of sale luôn là việc cần làm của bất kỳ ai nếu muốn giảm thiểu ngân sách, rút ngắn thời kì giao dịch thanh toán và member hóa trải nghiệm khách hàng tốt hơn. Bắt kịp thời đại công nghệ là quan trọng nhưng không đồng nghĩa với thay đổi một cách thiếu tuyển lựa. Qua nội dung bài viết trên, SimERP hy vọng rằng các bạn sẽ lựa chọn được thiết bị, phần mềm POS phù phù hợp với tình trạng, quy mô và mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.