Chu trình PDCA là một mô hình được thiết kế để mang tới sự thay đổi. Nó là yếu tố thiết yếu của triết lý sinh sản tinh gọn và là xét tuyển tiên quyết quan trọng để cải tiến liên tục con người và quy trình trong tổ chức, doanh nghiệp tiến bộ.

Trước hết, chu trình này được đề xuất bởi Walter Shewhart và sau này được phát triển bởi William Deming, chu trình PDCA đã trở thành một phạm vi rộng rãi cho những cải tiến không ngừng nghỉ trong sinh sản, quản lý và các nghành nghề khác.

PDCA là một phương pháp bốn thời đoạn đơn giản được chấp nhận các đội tránh các lỗi tái diễn và cải thiện các quy trình.

Trong nội dung bài viết cụ thể chi tiết tại đây về PDCA, KNACert sẽ cung cấp cho độc giả những thông tin chính sau:

• PDCA là gì? Lịch sử dân tộc hình thành của chu trình này!
• Khi nào thì nên ứng dụng PDCA
• ISO 9001 và chu trình PDCA có liên quan gì? & xây dựng chúng ra sao trong những yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001
• Sử dụng chu trình PDCA trong Mạng lưới hệ thống quản lý chất lượng sản phẩm để hướng tới việc cải thiện năng suất chất lượng sản phẩm

Plan – Do – Check – Act (PDCA) là gì?

Plan – Do – Check – Act (hay Vòng tròn PCDA) là một chu trình được nghiên cứu và phát triển bởi Tiến sĩ Walter Shewhart và được nghe biết rộng rãi là nhờ Tiến sĩ Edward Deming – Đây là 2 cha đẻ của lý thuyết quản lý chất lượng sản phẩm tiến bộ.

Cụm trừ P-D-C-A là viết tắt của:

• Plan – Lập kế hoạch.
• Do – Thực hiện kế hoạch đã lập.
• Check – Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch.
• Act – Thực hiện kiểm soát và điều chỉnh, cải tiến thích hợp, sau đó mở màn lại việc lập kế hoạch kiểm soát và điều chỉnh cải tiến này và thực hiện chu trình P-D-C-A mới

Khái niệm PDCA là một vòng quá trình (chu trình hay quy trình) cho việc thực hiện việc thay đổi, việc theo dõi và lặp đi tái diễn, sẽ dẫn đến những cải tiến liên tục trong quá trình đã được đưa vào ứng dụng. Ngày này, PDCA được ứng dụng trong hồ hết các nghành nghề của cuộc sống.

Ví dụ về chu trình PDCA

Một ví dụ về chu trình PDCA đó là khi chúng ta lựa chọn sử dụng dịch vụ của một nhà cung cấp dịch vụ viễn thông không dây:

1. Trước hết bạn Lập kế hoạch (Plan) là sẽ không còn xẩy ra các cuộc gọi bị rớt mạng nào;
2. Thực hiện kế hoạch (Do) là lúc mở màn sử dụng dịch vụ thoại của nhà cung cấp;
3. Kiểm tra (Check) là việc các bạn sẽ giám sát quá trình hiệu quả thực và phát sinh xẩy ra một vài cuộc gọi bị rớt mạng;
4. Thực hiện kiểm soát và điều chỉnh (Act) đây là việc bạn quyết định vấn đề nào phải thực hiện kiểm soát và điều chỉnh – cụ thể là, đồng ý có môt số lượng các cuộc gọi bị rớt mạng, liên lạc với nhà cung cấp dịch vụ để nỗ lực sửa chữa vấn đề, hoặc chuyển sang sử dụng dịch vụ của đơn vị viễn thông khác.

Đây là mô hình cho việc cải thiện được duy trì liên tục, thích hợp hơn là việc chỉ sửa chữa nhanh chóng một lần, và đó là lý do chúng được đưa vào trong tiêu chuẩn ISO 9001. Tiêu chuẩn ISO 9001 đã, đang là mục tiêu chính,của việc cải tiến liên tục trong Mạng lưới hệ thống quản lý chất lượng sản phẩm tiến bộ.

Khi nào nên sử dụng chu trình PDCA?

Chu trình PDCA được sử dụng khi:

• Khai mạc một dự án cải tiến mới.
• Phát triển mới hoặc cải tiến một quy trình, một sản phẩm, dịch vụ.
• Xác định một quy trình lặp đi tái diễn.
• Lập kế hoạch thu thập, phân tích tài liệu để xác minh và ưu tiên các vấn đề hoặc nguyên nhân gốc.
• Thực hiện bất kỳ một thay đổi nào.
• Thao tác làm việc với xu hướng cải tiến liên tục.

Chu trình PDCA được xây dựng ra sao trong những yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001

Trong phần giới thiệu về chứng thực ISO 9001, có một sự giảng giải về quá trình tiếp cận và quá trình đó quan trọng ra sao để việc thực thi Mạng lưới hệ thống quản lý chất lượng sản phẩm tuân theo những yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001.

Thêm vào đó, có những lưu ý về một phương pháp luận được biết tới là “Plan – Do – Check – Act” đã được đưa vào trong tất cả quá trình. Sau đó, nó sẽ hiển thị mô hình đồ họa cho thấy được cái nhìn tổng thể rất đơn giản về những yêu nhà xí chuẩn phù hợp ra sao trong một chu trình PDCA.

Trong tương lai, KNA Cert sẽ mô tả lại cách hoạt động của chu trình cải tiến liên tục trong Mạng lưới hệ thống quản lý chất lượng sản phẩm (với những số đề mục của ISO 9001 trong ngoặc)

Plan – Lên kế hoạch

Lên kế hoạnh là một trong những phần lớn số 1 trong Mạng lưới hệ thống quản trị chất lượng sản phẩm (gọi tắt là Quality Management System – QMS) và mở màn với việc thấu hiểu trong phạm vi của tổ chức và nhu cầu của từng bộ phân, phòng ban quan tâm tới QMS (4.1 & 4.2), điều đó dùng để làm xác định phạm vi của QMS và quá trình QMS (4.3 & 4.4).

Tiếp theo là việc cam kết của lãnh đạo trong đơn vị trong việc hướng tổ chức tập trung vào khách hàng bằng việc xác định vai trò và trách nhiệm của tổ chức và bằng việc thành lập chính sách chất lượng sản phẩm để lấy toàn thể QMS làm trọng tâm (5.1, 5.2 & 5.3).

Bước tiếp theo của việc lên kế hoạch là nhận diện và ghi lại những rủi ro và thời cơ của QMS, gồm có việc thành lập và lên kế hoạch cho chất lượng sản phẩm mục tiêu và thay đổi việc tương trợ việc cải tiến liên tục (6.1, 6.2 & 6.3).

Bước cuối cùng là nhận diện và thực thi viêc tương trợ toàn thể máy bộ được chấp nhận bạn hoàn thành carry out các kế hoạch của mình. Điều này gồm có mục (7.1), thẩm quyền nhận diện (7.2), nhận thức (7.3), các mối liên kết (7.4) và bố trí lại quá trình để tạo và kiểm soát các thông tin đã được ghi chép vào tài liệu 7.5).

Do – Thực hiện kế hoạch đã lập

Lên kế hoạch sẽ là vô dụng nếu kế hoạch không được hoàn thành. Sự kiếm soát cần được trao diện cho quá trình hoạt động của QMS, những yêu cầu về sản phẩm và dịch vụ cần được trao diện (8.2), phác thảo mở rộng (8.3), kiểm soát địa điểm trong việc cung cấp quá trình, dịch vụ và sản phẩm phía bên ngoài (8.4).

Quá trình sinh sản sản phẩm hoặc dịch vụ cần được hoàn thành với việc kiểm soát việc phát hành sản phẩm và dịch vụ ( 8.5 & 8.6), bất kì sự không phù hợp nào của dịch vụ và sản phẩm cần được ghi lại (8.7). Ngắn gọn lại là hoạt động trong việc tạo ra dịch vụ và sản phẩm cung cấp cho khách hàng cần phải được hoàn thành.

Check – Kiểm tra

Có một vài yêu cầu trong tiêu chuẩn có thể kiểm tra được quá trình trong QMS để đảm nói rằng chúng hoạt động đúng chức năng như kế hoạch được đề ra cho chúng. Sẽ sở hữu được nhu cầu được giám sát, thống kê giám sát, phân tích và đánh giá và thẩm định sản phẩm hoặc dịch vụ để đảm bảo chúng đáp ứng được yêu cầu, quá trình được sử dụng đầy đủ và hiệu quả, và sự thỏa mãn của khách hàng cần được đáp ứng (9.1). Kiểm tra nội bộ (9.2) của quá trình là chìa khóa để đánh giá và thẩm định hiệu quả của toàn khối hệ thống. Xa hơn nữa là quá trình đánh giá và thẩm định quản lý (9.3), việc tất cả những đánh giá và thẩm định và phê bình của tài liệu giám sát để thay đổi và lên kế hoạch xử lý vấn đề xẩy ra.

Act – Thực hiện kiểm soát và điều chỉnh

Act trong trường hợp này gồm có những hành động cấp thiết để xử lý bất kì vấn đề nào được phát hiện trong các bước cần kiểm tra. Cải thiện (10.1 & 10.3) là toàn thể những tiêu đề cho những bước hành động này(10.1) với những hành động của việc xử lý những điều không phù hợp và hành động cần khắc phục (10.2), để loại ra những nguyên nhân của việc không phù hợp thực tế hoặc tiềm tàng như một bước trước nhất trong hành động để cải thiện khối hệ thống.

Như đã đề cập, chu trình sẽ mở màn lại từ trên đầu để đảm bảo có những kế hoạch phù hợp để được cải thiện hơn nữa. Việc tìm kiếm trong suốt quá trình Kiểm sát Nội bộ trong thời đoạn “Check” có thể dẫn đến những hành động cần sửa đổi tới từ thời đoạn “Act”, chu trình này sẽ yêu cầu thay đổi trong việc lên kế hoạch để đáp ứng được việc những yêu cầu nâng cấp, sửa đổi trong thời đoạn “Do”.

Thẩm định và đánh giá Quản lý xem xét kết quả của Kiểm sát nội bộ, những hành động cần sửa đổi và nguồn lực đầu ra dự kiến sẽ tương trợ bất kỳ sự thay đổi nào. Nguồn lực được đánh giá và thẩm định và tăng lên, giảm đi hoặc sắp xếp, phân bổ lại theo nhu cầu bức thiết của kinh doanh. Việc này dẫn đến vòng lặp khác của quá trình thực hiện kế hoạch, và chu trình tiếp tục hoạt động.

Một ví dụ là nếu đơn vị của bạn cắt giảm được 5% phần phế truất liệu bằng việc tạo ra sự thay đổi đôi chút từ quá trình, sự thay đổi này đã được thực hiện và quá trình đã chạy, việc kiểm tra quá trình cho thấy bạn cũng có thể cắt giảm một lượng 3% phế truất liệu, và bạn đã thực hiện kiểm soát và điều chỉnh để tạo nên sự cải tiến hơn nữa. Kế hoạch tiếp theo cho quá trình có thể tạo ra sự thay đổi thêm và cắt giảm thêm 4% phế truất liệu trong năm tới.

Sử dụng chu trình PDCA trong Mạng lưới hệ thống quản lý chất lượng sản phẩm để hướng tới việc cải thiện năng suất lao động

Mục tiêu của QMS là thao tác hướng tới việc cải thiệt năng suất chất lượng sản phẩm trong doanh nghiệp .Bởi vị chỉ với việc thông qua cải tiến năng suất chất lượng sản phẩm sẽ giúp đơn vị thêm lợi thế trong thị trường ngày càng cạnh tranh khốc liệt

Bằng việc sử dụng chu trình PDCA sẽ giúp doan nghiệp tập trung các quá trình và mục tiêu của Mạng lưới hệ thống quản lý chất lương (QMS) hướng tới sự cải tiến mong muốn này, dẫn tới việc tối ưu được thời kì và ngân sách tránh lãng phí các nguồn lực trên.

Với việc cải thiện năng suất lao động là mục tiêu của QMS thì việc tăng giá trị và dẻo dai hơn trong kinh doanh là điều nằm trong tầm tay doanh nghiệp.

Liên hệ ngay với KNA Cert để được Chứng thực ISO 9001. Chúng tôi ở đây sát cánh đồng hành cùng với sự phát triển của mỗi doanh nghiệp.