1. OKR là gì?

OKR giúp liên kết nội bộ tổ chức bằng việc liên kết mục tiêu của doanh nghiệp, mục tiêu phòng ban cùng mục tiêu member tới các kết quả cụ thể. 2 đặc điểm chính của phương pháp thiết lập mục tiêu phổ quát này gồm có:

1.1. Cấu trúc

OKR được xây dựng xoay quanh hai vướng mắc khác nhau.

• Mục tiêu (Objective): Tôi muốn đi đâu?
• Kết quả then chốt (Key Result): Tôi đến đó bằng phương pháp nào?

Objective là mục tiêu của doanh nghiệp, của phòng ban hoặc member. Trong lúc đó, Key Result là những bước đo lường và tính toán cấp thiết để đạt được mục tiêu. Mạng lưới hệ thống này được duy trì từ cỗ máy cấp cao trong tổ chức đến từng member, tạo ra mối liên kết giữa các tầng mục tiêu tác động lên nhau và giúp mọi người dân có chung một chí hướng.

1.2. Nguyên tắc hoạt động

Điểm khác biệt của OKR so với những nguyên tắc quản lý mục tiêu khác là dựa trên khối hệ thống niềm tin sau:

• Tính tham vọng: Objective luôn luôn được thiết lập mạnh hơn ngưỡng năng lực
• Tính đo lường và tính toán được: Key Result được gắn với những mốc có thể đo lường và tính toán được.
• Tính sáng tỏ: Tất cả thành viên từ CEO đến thực tập sinh đều phải có thể theo dõi OKR của tổ chức.
• Tính hiệu suất: OKR không được dùng làm nhận định hiệu suất thao tác làm việc của viên chức

Phương thức tiếp cận độc đáo này được phát triển bởi Andy Grove tại tập đoàn Intel, rồi John Doer tiếp tục thừa kế và phổ quát phương pháp này tại Google. Ngày này, OKR đã được sử dụng tại hàng ngàn tổ chức gồm có cả Spotify và Thủy quân Hoa Kỳ.

2. Lợi ích của OKR

OKR sẽ tương trợ cho hoạt động quản trị doanh nghiệp thông qua 6 lợi ích chính.

• Giúp doanh nghiệp liên kết nội bộ chặt chẽ: OKR kết nối hiệu suất thao tác làm việc của member và phòng ban với mục tiêu chung của doanh nghiệp. Từ đó hàng ngũ quản trị có thể đảm bảo mọi người đang xuất hiện chung một định hướng.
• Tập trung vào những vấn đề thiết yếu: Mô hình OKR sẽ đưa ra 3-5 mục tiêu cho từng Lever trong tổ chức, giúp doanh nghiệp và viên chức ưu tiên vào những mục tiêu hệ trọng của doanh nghiệp.
• Tăng tính sáng tỏ: OKR sẽ xây dựng dựng văn hoá sáng tỏ cho doanh nghiệp, nên các viên chức đều phải có thể nắm được công việc và kế hoạch của mỗi member và phòng ban.
• Trao quyền tới viên chức: Khi đã nắm rõ hoạt động trong doanh nghiệp, ban lãnh đạo có thể đưa ra những quyết định chuẩn xác, song song tạo thời cơ cho viên chức theo dõi kết quả công việc.
• Đo lường và thống kê được tiến độ hoàn thiện mục tiêu: Qua các chỉ số, OKR sẽ phản ánh được những member, phòng ban và toàn thể doanh nghiệp đang hoàn thiện được bao nhiêu % mục tiêu.
• Đạt kết quả vượt bậc: OKR được cho phép người quản lý lãnh đạo phát huy tối đa khả năng trong công việc, giúp doanh nghiệp có thể đạt những kết quả tuyệt vời.

3. OKR trông ra làm sao?

Sơ đồ minh hoạ mô hình OKR trong doanh nghiệp

Trong mô hình OKR, mục tiêu phòng ban và member được kết nối với mục tiêu cấp cao của doanh nghiệp thông qua kết quả đo lường và tính toán. Hay nói cách khác, mục tiêu của mỗi Lever sẽ tiến hành dựa trên Objective và Key result của Lever mạnh hơn.

• OKR Lever doanh nghiệp luôn luôn được chú trọng nhất.
• OKR Lever phòng ban và phòng ban sẽ là ưu tiên của phòng ban đó (thay vì phòng ban chỉ thực hiện hàng loạt các OKR member)
• OKR Lever member thể hiện công việc mà member này sẽ tập trung hoàn thành

Từ đó, ban quản lý lãnh đạo có hai cách tiếp cận để phân tầng mục tiêu:

3.1. Cách liên kết nghiêm nhặt

Trong cách tiếp cận này, ta xác định Objective ở Lever dưới là Key result ở Lever mạnh hơn trong tổ chức.

Ví dụ:

• Ở Lever Giám đốc sản phẩm:

– Mục tiêu: Ra mắt sản phẩm mới- Kết quả then chốt:1. Hoàn thành thiết kế lại app trước tháng 122. 4 lượt thử nghiệm sản phẩm3. Đạt tới rating 4.5+ tại app store

• Ở Lever Giám đốc Marketing:

– Mục tiêu: Thu hút 10,000 người dùng mới- Kết quả then chốt:1. Tăng tỉ lệ chuyển đổi lên 15%2. Chạy chiến dịch thu hút khách hàng mới3. Đạt tới rating 4.5+ tại app store

So với cách liên kết này, Objective của nhiều Lever dưới sẽ trở thành Key Result ở Lever mạnh hơn. Với nghĩa đó, sẽ biết được Key Result của CEO tổ chức này là “Ra mắt sản phẩm mới” và “Thu hút 10,000 người dùng mới”. Quá trình này tự tái diễn với mỗi phòng ban, từ phòng ban Sinh sản, phòng ban Marketing, phòng ban Kĩ thuật đến phòng ban Chăm sóc khách hàng, và tiếp tục tái diễn với mỗi Lever của phòng ban đó.

3.2. Cách liên kết định hướng

Cách phân tầng nghiêm nhặt của Objective và Key result không phải lúc nào thì cũng hiệu quả. Trong một số trường hợp, doanh nghiệp có nguyện vọng xây dựng nhiều mục tiêu tham vọng cho phòng ban, hoặc yêu cầu viên chức hướng đến mục tiêu phát triển bản thân thay vì theo sát cấu trúc mục tiêu của doanh nghiệp.

Cũng với ví dụ trên, mặc dù Key Result của CEO vẫn giữ nguyên là “Ra mắt sản phẩm mới” và “Thu hút 10,000 người dùng mới”; nhưng Objective và Key Result của nhiều Lever dưới có thể thay đổi. Ví dụ:

• Ở Lever Giám đốc sản phẩm:

– Mục tiêu: Xây dựng một sản phẩm mới thật sự hấp dẫn- Kết quả then chốt:1. Hoàn thành thiết kế lại app trước tháng 122. 4 lượt thử nghiệm sản phẩm3. Đạt tới rating 4.5+ tại app store

• Ở Lever Giám đốc Marketing:

– Mục tiêu: Xây dựng thương hiệu được yêu thích- Kết quả then chốt:1. Tăng chỉ số độ thỏa mãn khách hàng lên 15%2. Chạy chiến dịch mới để truyền bá thương hiệu3. Được xuất hiện trên các tập san công nghệ

Các mục tiêu đều được liên kết có định hướng với mục tiêu tại tầng mạnh hơn, nhưng không có liên kết nghiêm nhặt giữa Objective và Key result ở các Lever khác nhau. Với những doanh nghiệp có nguyện vọng thiết lập khối hệ thống mục tiêu linh động, chúng tôi khuyến khích nhà quản lý sử dụng phương pháp này.

4. Cách xây dựng OKR

Trong quá trình xây dựng Objective và Key result, bạn nên để ý một số điều sau:

So với Objective:

• Mỗi Lever trong tổ chức (doanh nghiệp, phòng ban và member) nên có 3 – 5 mục tiêu.
• Objective cần có đích đến rõ ràng (Ví dụ: mở rộng kinh doanh ra thị trường Trung Quốc) thay vì để mập mờ (Ví dụ: hướng tới mở rộng kinh doanh ra thị trường quốc tế).
• Objective thường được thiết lập vượt quá khả năng đạt được, và phải tạo cảm giác thử thách, khó khăn. Ví dụ, Google nhận định rằng đạt được 70% mục tiêu đã có thể xem là thành công; còn hoàn thành 100% mục tiêu thì xem là hoàn thành xuất sắc công việc.

So với Key Result: Có 3 kết quả then chốt cho từng mục tiêu.

• Key Result cần phải đo đếm được (Ví dụ như: “Liên hệ với 10 nhà báo” thay vì “Phát triển quan hệ truyền thông với những nhà báo”)
• Key Result tổng hợp các bước nhỏ để thực hiện mục tiêu, vậy nên đạt được kết quả then chốt có mức giá trị hơn là đạt được mục tiêu.
• Key Result cần miêu tả cụ thể sản phẩm đầu ra thay vì hành động thuần tuý (Ví dụ như: “Nộp văn bản báo cáo phễu chuyển đổi” thay vì “Phân tích hiệu suất của phễu chuyển đổi”.

Xây dựng và quản trị OKR dễ dàng hơn bao giờ hết với phần mềm quản trị mục tiêu toàn diện Base Goal

5. Làm thế nào để mở màn với OKR?

Nếu đây là lần trước hết bạn thiết lập một khối hệ thống mục tiêu, quá trình chuẩn bị sẵn sàng nên nối dài khoảng chừng 6 tuần trước lúc mở màn một quý mới hoặc năm mới tết đến.

Lộ trình có thể như sau:

• Tháng thứ nhất: Brainstorm về mục tiêu doanh nghiệp. Xác định khối hệ thống tổ chức quản lý OKR
• Tháng thứ hai: Phổ quát với những trưởng phòng ban, phòng ban để phác thảo mục tiêu phòng ban phòng ban. Phổ quát OKR tới toàn doanh nghiệp. Trưởng phòng ban phòng ban thao tác làm việc với những thành viên để phác thảo mục tiêu member.
• Tháng thứ ba: Kết nối, phân tầng và trình bày về khối hệ thống OKR
• Tháng thứ tư: Theo dõi và quản lý OKR member

Hướng dẫn cụ thể từng bước như sau:

5.1. Xác định Objective và Key Result của doanh nghiệp

Hàng ngũ quản trị sẽ đề ra 3-5 mục tiêu cốt lõi của doanh nghiệp trong quý hoặc năm tiếp theo. Những mục tiêu này nên xuất phát từ sứ mệnh hoặc tầm nhìn cấp lãnh đạo trong doanh nghiệp, nhưng nó có thể linh hoạt, đi từ các số liệu kinh doanh cụ thể “Tăng chỉ số kinh doanh lên 200%” cho tới giá trị doanh nghiệp “Chỉ sử dụng năng lượng tái tạo để hoạt động kinh doanh”.

Sau thời điểm chốt các mục tiêu, phòng ban sẽ xác định những kết quả cụ thể cấp thiết để đạt mục tiêu đó. Chẳng hạn, nếu phòng ban có nhu cầu tăng chỉ số kinh doanh lên 200%, họ có thể lấy kết quả then chốt là Tuyển 5 Tài khoản Executive. Những kết quả then chốt sẽ giúp định hướng mục tiêu cho Lever tiếp theo của tổ chức.

5.2. Xác định khối hệ thống để tổ chức quản lý OKR

Mỗi một doanh nghiệp với kiểu quy mô khác nhau khiến việc theo dõi OKR là một thử thách.

Các doanh nghiệp như Google đã tự xây dựng dụng cụ nội bộ, một số doanh nghiệp khác sử dụng các ứng dụng thân thuộc như Excel, hoặc ngày nay đã có những phần mềm chuyên sử dụng để theo dõi OKR như Base Goal, Perdoo, Lattice,… Dù sử dụng phần mềm nào, hãy đảm bảo bạn đã chuẩn bị sẵn sàng sẵn một quy trình trước lúc bắt tay vào OKR, nếu không công việc sẽ trở thành lộn xộn và doanh nghiệp sẽ không còn thể tối ưu được những giá trị mà OKR mang lại.

5.3. Phổ quát với những trưởng phòng ban, phòng ban để cùng phác thảo mục tiêu phòng ban phòng ban

Hãy lên lịch họp với ban lãnh đạo cấp trung (những người dân đứng đầu các phòng ban) để vạch ra kế hoạch cho OKR của doanh nghiệp. Cuộc họp này cần đem ra thảo luận những vấn đề sau:

• Nói chung về OKR: Khái niệm và vai trò của OKR? Vì sao ban lãnh đạo muốn sử dụng khối hệ thống này?
• OKR 101: Cách ứng dụng OKR trong công việc? Lợi ích và mặt hạn chế của phương pháp OKR?
• Thảo luận về OKR doanh nghiệp: Bạn cần phải thảo luận với những trưởng phòng ban phòng ban về OKR doanh nghiệp mà ban quản trị đã thống nhất để lấy ý kiến phản hồi.

Kết thúc bước này, những người dân đứng đầu các phòng ban sẽ nắm rõ ràng về OKR của doanh nghiệp, song song lên sẵn kế hoạch cho Objective và Key Result ở phòng ban của họ.

5.4. Phổ quát OKR tới toàn doanh nghiệp

Sau cuộc thảo luận với những người đứng đầu các phòng ban, đang đi đến lúc phổ quát về OKR với toàn bộ doanh nghiệp trong cuộc họp. Giống như buổi thảo luận phía trên, hãy đảm nói rằng bạn đưa ra lí do về sự việc cấp thiết của OKR và cách tất cả chúng ta ứng dụng nó trong doanh nghiệp, từ đó viên chức sẽ có được cách kì vọng phù hợp về thao tác làm việc dựa trên khối hệ thống OKR.

5.5. Trưởng phòng ban phòng ban thao tác làm việc với những thành viên để phác thảo mục tiêu member

Sau cuộc họp toàn doanh nghiệp, những người dân quản lý sẽ hứa gặp với từng member để lên ý tưởng cho OKR của mỗi người. Đó cũng là cuộc thảo luận hai chiều – Viên chức muốn làm gì và Người quản lý muốn viên chức làm gì.

Kết thúc buổi thảo luận, các bạn sẽ chốt xong kì vọng của viên chức và kì vọng của doanh nghiệp với những viên chức. Bằng phương pháp duy trì các cuộc thảo luận này theo hàng quý, các viên chức sẽ cảm thấy được trao quyền để ra quyết định về sự việc nghiệp và các công việc hàng ngày của họ.

5.6. Kết nối, phân tầng và trình bày OKR

Sau thời điểm thảo luận với từng viên chức trong doanh nghiệp, người lãnh đạo phòng ban và ban quản trị cùng ngồi lại và xem lại một lượt góc nhìn của nhiều viên chức có thể tác động gì đến OKR của tất cả phòng ban hoặc doanh nghiệp không. Sau thời điểm thống nhất về OKR cho một quý hoặc năm, đang đi đến lúc để bạn trình bày OKR trong cuộc họp toàn thể doanh nghiệp tiếp theo và thống nhất hướng đi trong thời đoạn sắp tới.

5.7. Theo dõi và quản lý OKR member

Trong suốt một quý (hoặc năm), nhà quản lý nên liên tục kiểm tra tiến trình thực hiện OKR của nhiều viên chức để đảm bảo doanh nghiệp đang đi đúng định hướng ban sơ.

6. Cách nhận định OKR

OKR sẽ tiến hành chấm trên thang đo từ 0.0 đến 1.0. Trong số đó, 0 điểm là không thực hiện được phần nào của mục tiêu, từ 0.6-0.7 là đang đi đúng hướng hoàn thành mục tiêu và 1 điểm là hoàn thành.

Với mỗi Key Result được chấm điểm, điểm trung bình của nhiều Key Result sẽ được sử dụng làm thang đo cho Objective. Tại chỗ này là một ví dụ về kiểu cách nhận định OKR của phòng ban Marketing:

Ví dụ về kiểu cách nhận định OKR của phòng ban Marketing

Khi nhận định OKR, luôn nhớ rằng…

• Có hai loại kết quả then chốt

Những hoạt động không định lượng được như triển khai website mới) thì sẽ tiến hành đánh thang điểm nhị phân (0-không hoàn thành và 1-hoàn thành); còn những hoạt động đo lường và tính toán được (như liên hệ với 10 nhà báo) thì tính điểm theo tỉ lệ % hoàn thành.

0.6 – 0.7 là thành công: điểm thấp hơn có nghĩa rằng tổ chức đang hoạt động chưa tốt, còn điểm mạnh hơn có nghĩa rằng OKR được thiết lập chưa đủ cao. Việc ứng dụng mức mục tiêu cao ban sơ có thể không thoải mái cho lắm, nhưng khi được ứng dụng đúng sẽ giúp tổ chức có thể đạt những kết quả vượt trội.

Dưới 0.4 không có tức thị thất bại: một mức điểm thấp có thể phản ánh mục tiêu quá cao hoặc viên chức đang thao tác làm việc thiếu hiệu quả – dù hiểu Theo phong cách nào, đây vẫn là một tài liệu tốt để phân bậc viên chức và trật tự ưu tiên công việc cho phòng ban, cũng như để cải thiện công việc trong quý tiếp theo.

• Mạng lưới hệ thống chấm điểm OKR không phải là dụng cụ nhận định hiệu quả công việc

OKR có thể là một lăng kính để nhận định member (hoặc tổ chức) nhưng đây không phải là phương án tối ưu để phân tích hiệu quả công việc. Nếu OKR đồng nhất với nhận định hiệu suất công việc, các member sẽ nỗ lực đặt mục tiêu dễ thực hiện để được xem là thành công. Động lực này sẽ hạn chế mặt tích cực của mô hình OKR.

• Cuộc họp chốt lại về OKR rất cấp thiết

Vào đầu từng quý, doanh nghiệp nên cùng ngồi lại và thảo luận tiến độ hoàn thành OKR. Cách thảo luận có thể thay đổi dựa trên quy mô doanh nghiệp, tuy nhiên về cơ bản thì mỗi lãnh đạo phòng ban sẽ phân tích mức điểm OKR đạt được và đưa ra đề xuất thay đổi cho quý tiếp theo.

Bằng việc thanh tra rà soát lại toàn bộ quá trình, các bạn sẽ có tài liệu cấp thiết về hiệu suất thao tác làm việc của doanh nghiệp, học từ những thử thách và tối ưu hoá cho tương lai.

Về Base Goal – Giải pháp quản trị mục tiêu toàn diện trong doanh nghiệp

Về cơ bản một khối hệ thống quản trị mục tiêu hiệu quả cần đảm bảo 4 tiêu chí. Thứ nhất là tính nhất quán và gắn kết chặt chẽ giữa mục tiêu member, mục tiêu phòng ban và mục tiêu của doanh nghiệp. Thứ hai là khả năng đo lường và tính toán một cách xác thực và được thường xuyên update. Thứ ba, mỗi mục tiêu đưa ra cần có người làm chủ và cam kết hoàn thành, tức thị khối hệ thống phải thuận tiện để mọi người theo dõi và dễ dàng thảo luận. Cuối cùng đây là chú trọng vào khả thi thay vì chỉ tập trung lập kế hoạch.

Được ra mắt vào tháng 10/2020, giải pháp quản trị mục tiêu toàn diện Base Goal là dụng cụ đáp ứng được cả 4 tiêu chí trên. Đây là một dụng cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp thiết lập và theo dõi các kết quả then chốt thông qua những tài liệu trực quan được update hàng ngày; song song kết nối nhà quản lý và viên chức với mục tiêu chung của doanh nghiệp.

Giao diện theo dõi tiến độ hoàn thành OKR trên phần mềm Base Goal

Base Goal có những tính năng nổi trội nào?

• Xác định “cây mục tiêu” thống nhất trong nội bộ: Trước hết, Base Goal giúp doanh nghiệp tạo chu kỳ luân hồi công việc phù phù hợp với chiến lược (theo tuần, nửa tháng, theo tháng, quý,…) và các chỉ số mục tiêu trong chu kỳ luân hồi này. Tiếp theo, phần mềm tương trợ vẽ sơ đồ cây mục tiêu từ cấp rất tốt là doanh nghiệp xuống tới các phòng ban, đội nhóm và từng viên chức cụ thể – tất cả thống nhất với nhau về cả chiến lược, số lượng và đơn vị đo lường và tính toán.
• Xác định kết quả then chốt, KPI và tiêu chí nhận định hiệu suất của từng member: Bám sát vào mục tiêu đã đưa ra, mỗi viên chức sẽ đã sở hữu được list công việc, kết quả then chốt hoặc chỉ số KPI cần phải hoàn thành và bộ các tiêu chí sẽ dùng vào việc nhận định kết quả.
• Liên tục update tiến độ hoàn thành mục tiêu: Khi viên chức thực hiện thao tác check-in (update kết quả) lên khối hệ thống, số lượng đo lường và tính toán % hoàn thành OKR của member sẽ thay đổi. Tiến độ chung của đội nhóm, phòng ban và doanh nghiệp cũng được tự động hóa update theo.
• Xếp loại kết quả thao tác làm việc của viên chức theo chu kỳ luân hồi: Khi chu kỳ luân hồi kết thúc, Base Goal sẽ thống kê % hoàn thành OKR của từng viên chức và được cho phép quản lý review, chấm điểm lại dựa trên thực tế. Kết quả nhận định hiệu suất cuối cùng là trung bình cộng của hai số này.
• Khả năng tích hợp mạnh mẽ: Base Goal có APIs mở nên dễ dàng tích phù hợp với các dụng cụ thao tác làm việc khác ví như Thư điện tử, phần mềm quản lý khách hàng CRM, các phần mềm quản lý công việc, quản lý quy trình của Base.vn,… Mục tiêu của việc tích hợp là biến mục tiêu chung thành các đầu việc được giao trực tiếp xuống viên chức, và tự động hóa thu thập thông tin kết quả (doanh thu, số lượng,…) về khối hệ thống.
• Tạo văn bản báo cáo tự động hóa: Mạng lưới hệ thống văn bản báo cáo gồm có các chỉ số mục tiêu và hiệu suất của Base Goal cũng được chia nhỏ theo từng cấp tương tự như cây mục tiêu.

Đặc biệt quan trọng hơn, Base Goal đã phát hành ứng dụng trên thiết bị di động, giúp việc theo dõi mục tiêu và update kết quả được thực hiện dễ dàng. Base Goal cũng sở hữu một ưu thế khác so với những phần mềm nước ngoài, là chúng ta cũng có thể đăng ký nhận tư vấn và demo trải nghiệm Base Goal ngay tại Việt Nam.

Video ghi lại sự kiện ra mắt Base Goal với sự góp mặt của hai diễn thuyết Phạm Kim Hùng (Foundervàamp;CEO Base.vn) và Trần Anh Dũng (Foundervàamp;CEO MOG Việt Nam)

Kết luận

Giống như KPI, OKR đã trở thành một thuật ngữ thân thuộc trong quản trị. Không thể phủ nhận rằng mô hình này giúp doanh nghiệp xây dựng được khối hệ thống mục tiêu khoa học, thống nhất hơn cũng như triển khai chúng sáng tỏ, hiệu quả hơn trong toàn thể nhân sự. Hy vọng rằng nội dung bài viết là một tấm maps hữu ích khiến cho bạn nhanh chóng tiếp cận và hiện thực hóa mô hình Quản trị mục tiêu và kết quả then chốt của riêng doanh nghiệp mình.

Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào sát cánh cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều nghành như: VIB, Ngân Hàng Á Châu, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Tiếp thị quảng cáo Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…

Giải pháp quản trị mục tiêu Base Goal là lựa chọn hàng đầu cho những doanh nghiệp muốn triển khai mô hình OKR một cách đúng đắn ngay từ trên đầu. Để nhận tư vấn và demo trải nghiệm phần mềm Base Goal, chúng ta cũng có thể đăng ký ngay tại đây.