Meeting minutes luôn luôn đóng vai trò quan trọng trong việc nêu lên được những thành quả và chiến lược của mỗi tổ chức, doanh nghiệp. Vì vậy, đó là văn bạn dạng không thể thiếu trong ngẫu nhiên tổ chức nào.
Nhưng nhiều người vẫn chưa hiểu được meeting minutes là gì và những lợi ích mà nó mang lại. Nội dung bài viết tiếp sau đây sẽ hỗ trợ fan trả lời thắc mắc và cung ứng 5 mẫu biên bạn dạng họp hiệu suất cao mà chúng ta có thể xem thêm.
Meeting minutes là gì?
Meeting minutes là một văn bạn dạng quan trọng so với sinh hoạt của doanh nghiệp, tổ chức. Biên bạn dạng này ghi lại những nội dung chính được thảo luận và những ý kiến được phát biểu trong cuộc họp.
Meeting minutes tóm tắt những gì ra mắt trong cuộc họp, giúp những người dân vắng mặt cũng hoàn toàn có thể thâu tóm được thông tin. Nhờ đó, biên bạn dạng cuộc họp giúp công việc được giải quyết và xử lý, xử lý kịp thời và liên tục.
Hướng dẫn thêm: Template quản trị dự án: Project Tracking
Vì sao cần phải có meeting minutes cho từng cuộc họp
So với những tổ chức, doanh nghiệp, meeting minutes dường như thể văn bạn dạng không thể nào thiếu. Biên bạn dạng họp sẽ là quan trọng vì nó mang đến nhiều lợi ích không giống nhau.
Ghi chú lại những thông tin được đề cập trong cuộc họp
Meeting minutes là một biên bạn dạng tường thuật những gì ra mắt trong cuộc họp. Văn bạn dạng ghi lại những nội dung đã thảo luận, hướng giải quyết và xử lý, những kim chỉ nan công việc tiếp theo và những ý kiến phát biểu trong cuộc họp. Điều này giúp lưu trữ thông tin để so sánh sau này và là cơ sở cho những cuộc họp tiếp theo.
Không chỉ có thế, meeting minutes giúp những người dân hay đãng trí hạn chế những thiếu sót trong công việc. Những người dân vắng mặt hoàn toàn có thể tận dụng văn bạn dạng này để thâu tóm những nội dung công việc và kế hoạch tiếp theo của tổ chức. Chúng ta cũng có thể phối hợp tận dụng Notion để ghi chú và lưu trữ thông tin.
Điều phối công việc hiệu suất cao
Meeting minutes cũng hoàn toàn có thể được tận dụng như checklist công việc. Biên bạn dạng giúp ghi chép tiến độ những công việc, tình hình những dự án, những việc cần giải quyết và xử lý hay những ý kiến đóng góp, xây dựng của cá thể, tập thể trong cuộc họp.
Từ đó những người dân đứng đầu hoàn toàn có thể phụ thuộc vào để điều hành công việc hiệu suất cao, xuyên thấu và không bỏ qua vấn đề nào thay vì tự ghi nhớ trong đầu.
Hướng dẫn thêm: 6 phương pháp thao tác làm việc hiệu suất cao tiên tiến nhất 2021
Hạn chế tranh chấp về thông tin
Như đã đề cập, meeting minutes giúp ghi nhớ nội dung cuộc họp. Điều này vô cùng quan trọng vì biên bạn dạng đã lưu trữ thông tin một kiểu khá đầy đủ, đúng chuẩn và là địa thế căn cứ minh chứng cho những sự việc đã ra mắt trong cuộc họp.
Do đó, meeting minutes hạn chế tranh chấp hay xung đột về thông tin khi sau này thảo luận, luận bàn những vấn đề này. Nội dung trong biên bạn dạng là vô cũng quan trọng nên công việc ghi chép cần sự cảnh giác, tỉ mỉ và quan sát tổng thể.
Những yếu tố cần phải có trong biên bạn dạng họp
Một trong những tài liệu xem thêm quan trọng giúp mọi viên chức hoàn toàn có thể tiếp cận được những chiến lược, kế hoạch của tổ chức là meeting minutes trong những cuộc họp.
Một biên bạn dạng tốt sẽ được vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu suất cao sinh hoạt của tổ chức, doanh nghiệp. Dưới đó là những yếu tố cần phải có trong hồ hết những biên bạn dạng cuộc họp.
- Tên của nhóm, tổ chức tham gia và mô hình của cuộc họp;
- Ngày và giờ, vị trí hoặc phòng họp;
- List thành phần tham gia và người ghi biên bạn dạng (số lượng, họ tên, chức danh,…);
- Nội dung trọng tâm của cuộc họp;
- Những quyết định đã được tiến hành và ai là người đảm nhiệm;
- Những ý kiến của những thành viên tham gia họp (nếu có);
- Số phiếu bầu trong những trường hợp bầu cử (nếu có).
5 điều nên làm khi ghi biên bạn dạng họp
Meeting minutes là một loại văn bạn dạng vô cùng quan trọng của những tổ chức. Những nội dung được trổ tài cần ngắn gọn nhưng phải khá đầy đủ và yêu cầu độ đúng chuẩn cao. Do đó, có một trong những điều fan cần lưu ý khi ghi biên bạn dạng họp như thông tin dưới.
Ghi chú ngay sau mỗi chủ đề
Trước lúc vào cuộc họp, fan nên chính thức viết biên bạn dạng dưới dạng dàn ý. Điền vào những mục trong biên bạn dạng thao tác làm việc càng nhiều cụ thể càng tốt nếu biết trước nội dung cuộc họp.
Tiếp theo, các bạn sẽ ghi chú ngay sau mỗi chủ đề để hoàn toàn có thể ghi chép khá đầy đủ và đúng chuẩn những thông tin. Chúng ta cũng có thể tận dụng Notion để ghi chú thông tin trong cuộc họp.
Hãy ghi ngắn gọn
Những phát biểu dông dài nên được tóm tắt lại và chỉ ghi những trọng tâm. Không nên trình diễn những nội dung một kiểu dông dài, lan man hoặc những nội dung không quan trọng. Fan cần ghi lại những gì đang ra mắt tại cuộc họp.
Tuy nhiên, đó là một biên bạn dạng nên chỉ có thể ghi những ý chính. Fan không càng phải ghi chép nguyên văn toàn bộ những gì những thành viên đã nói trong cuộc họp.
Hướng dẫn thêm: Huddle là gì? Họp team nhanh gọn hiệu suất cao với 4 tips sau
Điền vào biên bạn dạng cuộc họp khá đầy đủ những thông tin
Một trong những điều quan trọng nhất lúc ghi biên bạn dạng cuộc họp là nội dung phải khá đầy đủ và rõ ràng. Việc này giúp những người dân không tham gia hoàn toàn có thể hiểu, thâu tóm được những thông tin trong cuộc họp. Song song văn bạn dạng này để lưu trữ và truy xuất thông tin khi cần nên rất cần được ghi chép một kiểu khá đầy đủ nhất.
Cần xem xét rằng, fan phải có sự triệu tập và linh động khi viết biên bạn dạng. Viết ngắn gọn nhưng phải cung ứng khá đầy đủ thông tin để xem thêm và cần so sánh sau này.
Thường thì, biên bạn dạng cuộc họp sẽ tiến hành xem lại những ghi chú trước lúc chính thức cuộc họp tiếp theo. Ví dụ, một cuộc họp hội đồng quản trị thường chính thức với việc trải qua biên bạn dạng cuộc họp trước đó.
Hướng dẫn thêm: Top 13 ứng dụng vận hành công việc cá thể
Cần ghi chú những thông tin một kiểu đúng chuẩn tuyệt đối
Yếu tố và đúng là điều bắt buộc so với biên bạn dạng họp cho những cơ quan, tổ chức. Tránh việc đưa vào ý kiến cá thể, không thêm, bớt hoặc tự ý phản hồi khi viết biên bạn dạng cuộc họp.
Nếu mình muốn ghi chú riêng cho mình, chúng ta có thể làm như vậy nhưng lưu ý không đưa vào biên bạn dạng chính thức. Biên bạn dạng cuộc họp phải là một bạn dạng ghi với thông tin đúng chuẩn về những gì đã được thảo luận.
Hướng dẫn thêm: 5 thói quen giúp fan thao tác làm việc hiệu suất cao
Tận dụng mẫu biên bạn dạng cuộc họp đúng định dạng
Nếu fan đang viết biên bạn dạng cuộc họp chính thức, hãy tuân theo một định dạng nhất định. Tùy thuộc vào những tổ chức mà mọi người sẽ được những mẫu không giống nhau.
Tuy nhiên với những biên bạn dạng họp không chính thức, chúng ta có thể linh hoạt hơn. Nhờ vào những điều doanh nghiệp của fan cần và những gì đã tiến hành trước đó, chúng ta có thể nâng cấp quy trình một kiểu tốt nhất.
4 điều không nên làm khi ghi biên bạn dạng họp
Một biên bạn dạng cuộc họp được Review là tốt nếu nội dung ngắn gọn, khá đầy đủ, đúng chuẩn và không bỏ sót thông tin nào. Để làm được như vậy, fan nên tránh 4 điều tiếp sau đây khi ghi biên bạn dạng cuộc họp.
- Đừng nỗ lực ghi lại nguyên văn mọi lời nói, mọi ý kiến có trong cuộc họp. Meeting minutes không phải là một bạn dạng chép lời mà nó là một bạn dạng tóm tắt;
- Không được tự ghi thêm những ý kiến, ý kiến cá thể vào biên bạn dạng chính thức;
- Đừng tái diễn thông tin đã có được;
- Không viết tay vào biên bạn dạng cuộc họp chính thức.
5 mẫu biên bạn dạng họp miễn phí cho fan xem thêm
Việc tận dụng những mẫu biên bạn dạng họp đã có trước sẽ hỗ trợ chúng ta có thể tạo meeting minutes hiệu suất cao hơn rất nhiều. Điều này giúp fan tiết kiệm ngân sách được nhiều thời hạn và sức lực do chỉ việc ghi chú nội dung vào đúng định dạng đã tạo trước. Dưới đó là 5 mẫu biên bạn dạng họp phổ cập nhất hiện nay.
Hướng dẫn thêm: 5 mẫu sơ đồ tư duy đẹp và ứng dụng vẽ sơ đồ tư duy miễn phí
Classic
Một biên bạn dạng cuộc họp chính thức thường được viết phụ thuộc vào một trong những quy tắc nhất định. Tùy thuộc vào mục tiêu của tổ chức, mọi người sẽ được nhiều mẫu không giống nhau.
Nếu fan đang khó khăn trong việc tìm mẫu biên bạn dạng phù phù hợp với công việc của tớ thì classic template là lựa chọn chúng ta có thể Để ý đến.
kích hoạt plan
Trong một dự án, action plan đóng vai trò như một lộ trình sẽ giúp đỡ tổ chức hoàn toàn có thể hành vi tốt và đạt được tiềm năng. Để hoàn toàn có thể viết được một action plan tốt thì không hề đơn giản và dễ dàng, quan trọng so với những người dân mới.
Hiện nay, có rất nhiều mẫu mà chúng ta có thể xem thêm. Tuy nhiên, một template chuẩn chỉnh của action plan cần khá đầy đủ 3 yếu tố: xác định được từng bước hành vi, theo dõi những chiến lược, kế hoạch đã đề ra và triển khai chúng một kiểu thống nhất.
Team meeting
Team meeting là việc tập hợp những thành viên trong nhóm để thảo luận về một vấn đề nào đó. Đó là nơi những thành viên hoàn toàn có thể share những kinh nghiệm trong công việc lẫn nhau.
Một cuộc họp thành công yên cầu fan cần phải có sự sẵn sàng tốt về mọi thứ. Trong số đó, mẫu biên bạn dạng cuộc họp là một trong những yếu tố quyết định đến sự việc thành công đó.
Staff meeting
Thường thì, staff meeting sẽ ra mắt một lần mỗi tháng. Cuộc họp có sự tham gia giữa những thành viên trong tổ chức để thảo luận về những vấn đề liên quan. Để hoàn toàn có thể tổ chức thành công buổi staff meeting, chúng ta có thể xem thêm template tiếp sau đây.
Informal
Informal meeting là cuộc họp ít khi được lên kế hoạch trước đó. Mục tiêu là để thảo luận những vấn đề không thích hợp trong những cuộc họp chính thức.
Do đó, biên bạn dạng cuộc họp cũng không quy định khe khắt, chúng ta có thể tự do thiết kế sao cho nội dung khá đầy đủ thông tin. Dưới đó là một template cho informal meeting.
Trên đây nội dung bài viết đã thông tin đến fan meeting minutes là gì và 5 mẫu biên bạn dạng họp đúng cách dán, khá đầy đủ nội dung quan trọng. Hy vọng qua đây chúng ta có thể viết ra những meeting minutes đúng chuẩn và đạt hiệu suất cao tối đa.
