Khi tham gia đấu thầu dự án, tổ chức sẽ gửi đến hội đồng thẩm định hồ sơ năng lực của tổ chức, gồm những thông tin cấp thiết về lịch sử dân tộc hình thành, thành tích đạt được, nguồn vốn, khả năng tài chính… Hồ sơ năng lực của tổ chức cũng tác động ảnh hưởng nhất định tới thành công của tổ chức trong những dự án lớn.

Bạn Đang Xem: Hồ sơ năng lực là gì? Vai trò và thành phần cần có của hồ sơ năng lực?

Tư vấn luật trực tuyến miễn phí qua tổng đài Smartphone: 1900.6568

1. Hồ sơ năng lực là gì?

Hồ sơ năng lực là một tài liệu có ghi các thông tin đầy đủ, bao quát nhất về tổ chức, doanh nghiệp như logo, tên, giá trị cốt lõi, thành tích, nhân sự cốt lõi, năng lực tài chính,… Mục tiêu dùng làm truyền tải các thông tin đến khách hàng, đối tác, nhà góp vốn đầu tư, nhà thầu. Hồ sơ năng lực tổ chức thường được sử dụng trong đấu thầu các dự án. Nó đặc biệt quan trọng được sử dụng trong ngành xây dựng, y tế để chứng minh năng lực.

Trên thực tế hiện nay, 2 khái niệm hồ sơ năng lực và khái niệm Profile thường được những tổ chức hiểu với ý nghĩa tương đồng. Tuy nhiên, nếu như Profile thiên về giới thiệu lịch sử dân tộc, quá trình hình thành phát triển của doanh nghiệp thì thiết kế hồ sơ năng lực cho khách hàng thấy được những điểm đặc trưng nổi trội nhất của doanh nghiệp, những thế mạnh mà những tổ chức khác không đã chiếm lĩnh.

Mục tiêu sử dụng của hồ sơ năng lực và Profile tổ chức cũng luôn tồn tại sự khác nhau. Nếu như Profile tổ chức dùng cho nhiều đối tượng người sử dụng từ khách hàng, đối tác, viên chức mới,… thì hồ sơ năng lực thường là tài liệu để doanh nghiệp giao tiếp với khách hàng, đối tác, trong các cuộc đấu thầu.Nắm rõ sự khác biệt giữa thiết kế hồ sơ năng lực và thiết kế Profile tổ chức giúp doanh nghiệp định hướng được rõ ràng hơn những nội dung cần nhấn mạnh vấn đề, đạt được hiệu quả cao hơn nữa so với khách hàng, đối tác.

Hồ sơ năng lực tiếng Anh là Capacity profile

Hồ sơ năng lực tiếng Anh được hiểu là A capacity record is a document that records the most complete and comprehensive information about a company, business such as: company name, core values, performance, financial capacity, human resources,… The purpose is used to transmit information to customers, partners, investors, contractors.

Danh mục từ khác liên quan hồ sơ năng lực tiếng Anh:

Tiếng Việt Tiếng Anh Khách hàng Customer Nhà thầu Builders Dự án góp vốn đầu tư Investment projects Năng lực tổ chức Energy company Sứ mệnh, tầm nhìn phát triển Mission, development vision Mẫu hồ sơ năng lực Capacity profile form Văn bản báo cáo tài chính Financial report

2. Vai trò của hồ sơ năng lực:

– Gây được tuyệt hảo với đối tác/khách hàng.

Hồ sơ năng lực là tài sản của doanh nghiệp, được xem là khuân mặt của mỗi tổ chức. Chính vì vậy, một cuốn hồ sơ năng lực tuyệt hảo, độc đáo kiên cố sẽ giúp doanh nghiệp tạo được tuyệt hảo trước tiên với khách hàng, khiến khách hàng hứng thú tìm hiểu về doanh nghiệp của bạn.

– Tham gia thầu một dự án.

Hồ sơ năng lực là ấn phẩm tối quan trọng để doanh nghiệp sử dụng trong các dự án đấu thầu. Nếu như trước kia, chỉ có những tổ chức xây dựng, bất động sản mới lưu ý đến hồ sơ năng lực thì ngày này, bất kể nghành nghề dịch vụ ngành nghề nào doanh nghiệp cũng phải và nên thiết kế hồ sơ năng lực cho riêng mình.

Trong những triển lãm hay buổi dự thầu, khi không có quá nhiều thời kì để giao tiếp với khách hàng thì một cuốn hồ sơ năng lực tuyệt hảo sẽ thay thế phần nào nhiệm vụ giao tiếp và thuyết phục khách hàng của bạn.

Để làm được điều này, dĩ nhiên hồ sơ năng lực cần được thiết kế một cách chuyên nghiệp, tuyệt hảo, ngắn gọn nhưng chất lượng sản phẩm và dịch vụ, thể hiển được năng lực và cá tính riêng của doanh nghiệp.

– Giúp khách hàng tham khảo thông tin bất luận lúc nào, bất luận đâu.

Việc phát triển của Internet giúp khách hàng có thể tra cứu thông tin về tổ chức trên các website, social… Tuy nhiên, hồ sơ năng lực mang lại điểm mạnh đó là giúp khách hàng có thể tra cứu, tham khảo thông tin một cách nhanh chóng với bất luận thời kì nào, vô cùng thuận tiện mà không cần mất nhiều sức lực lao động tìm kiếm hay tra cứu.

Một lý do khác làm hồ sơ năng lực trở thành có mức giá trị khi khách hàng có thể không để tâm đến những tờ rơi, tờ quảng cáo tuy nhiên với một cuốn hồ sơ năng lực được tuyệt hảo, đẹp mắt sẽ thể hiện được sự trân trọng hơn kiên cố sẽ tiến hành khách hàng lưu tâm nhiều hơn.

– Phục vụ nhu cầu nắm bắt thông tin của khách hàng mọi lúc mọi nơi.

Xem Thêm : Dịch thuật công chứng là gì? Dịch vụ dịch thuật công chứng tại Hà Nội

Tất cả chúng ta đang sống trong một thời đại mà Internet đã phát triển vượt bậc, khách hàng hoặc đối tác muốn biết điều gì về tổ chức của bạn thì bạn chỉ có nhẹ nhõm tìm kiếm trong vòng vài giây là đã xuất hiện vô vàn kết quả rồi. Nhưng Internet cũng không phải là vạn năng hoặc thỉnh thoảng khách hàng muốn thấy được sự chuyên nghiệp cũng như cầu thị của bạn. Và đó đó là lúc bạn gửi đến họ mẫu hồ sơ năng lực của doanh nghiệp mình.

– Là một giải pháp truyền bá thương hiệu.

Khác với tờ rơi quảng cáo, card visit, hồ sơ năng lực tổ chức được thiết kế đẹp mắt, nội dung ngắn gọn, nhưng đầy đủ thông tin chính để giới thiệu cho khách hàng là một giải pháp truyền bá thương hiệu hiệu quả. Hồ sơ năng lực giúp nâng cao sự chuyên nghiệp, tạo sự uy tín cho tổ chức, song song đáp ứng nhu cầu tìm hiểu của khách hàng.

3. Thành phần cần có của hồ sơ năng lực:

Tùy theo ngành nghề và nghành nghề dịch vụ hoạt động thì mỗi bộ hồ sơ năng lực lại sở hữu cách trình bày dưới nhiều hình thức khác nhau.

– Thư ngỏ:

Đôi lời chào hỏi dưới sự thay mặt cho những người chịu trách nhiệm rất chất lượng trong tổ chức (thường là giám đốc) là thứ trước tiên mà người nhận được profile sẽ xem. Với giọng văn trọng thể, thân tình, không kém phần hãnh diện tự tín, thư ngỏ đã phần nào nêu lên được năng lực nghành nghề dịch vụ cũng như tầm vóc của mình.

– Giới thiệu tổ chức:

Tiếp đến sẽ là những thông tin cơ bản về tổ chức như thể:

• Tên tổ chức, giấy phép kinh doanh, nghành nghề dịch vụ hoạt động, lịch sử dân tộc hình thành và phát triển, thông tin liên hệ (email, website, địa chỉ, số Smartphone, fax).
• Phương châm hoạt động, tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi.
• Ngành nghề kinh doanh.

– Năng lực tổ chức:

Gồm có:

+ Năng lực nhân sự: Sơ đồ tổ chức, ban lãnh đạo và nhân sự then chốt và quy mô nhân sự.

+ Năng lực sinh sản, thi công: Để thể hiện nhóm năng lực này, bạn cần phải đưa ra những hình ảnh minh họa cụ thể về quy trình sinh sản, dây chuyền sản xuất công nghệ, máy móc thiết bị và nhà xưởng.

+ Năng lực tài chính: Được xem như là cơ sở để nhà góp vốn đầu tư có địa thế căn cứ để lấy ra quyết định có góp vốn đầu tư hay là không.

+ Trang thiết bị – máy móc: List tên phương tiện, thiết bị máy móc của tổ chức; Số lượng máy móc; Tài sản, vật chất.

– Thành tích đạt được:

Những thông tin về dự án, bằng khen, giấy khen mà doanh nghiệp đã đạt được sẽ thêm phần tạo sự tin tưởng nơi đối tác và khách hàng. Điều này giúp bộ hồ sơ đạt hiệu quả truyền bá thương hiệu tốt hơn cho doanh nghiệp.

Cho dù thể hiện dưới bất kỳ hình thức nào, điều quan trọng nhất là bộ hồ sơ năng lực tổ chức cần truyền tải thông tin một cách trung thực nhất tới đối tác và khách hàng.

– Kinh nghiệm: list khách hàng; list các dự án đã triển khai.

Những lưu ý ở một hồ sơ năng lực:

Hồ sơ năng lực doanh nghiệp nên được thiết kế chuyên nghiệp, đảm bảo cơ bản những tiêu chí sau đây:

– Hồ sơ năng lực thể hiện được đặc trưng của doanh nghiệp thông qua nội dung và hình ảnh xuyên thấu.

Xem Thêm : "Xe Ôm" trong Tiếng Anh là gì: Định Nghĩa, Ví Dụ Anh Việt

– Hình ảnh trong hồ sơ năng lực cần trung thực, tuyệt hảo, để lại dấu ấn cho những người xem.

– Nội dung hồ sơ năng lực cần ngắn gọn, xúc tích nhưng đầy đủ và có cá tính riêng.

– In ấn thành phẩm hồ sơ đảm bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ, có mức giá trị sử dụng lâu dài.

4. Bố cục tổng quan của một bộ hồ sơ năng lực:

Một bộ hồ sơ năng lực thông thường của doanh nghiệp sẽ tiến hành thiết kế và in ấn đóng quyển, trung bình khoảng chừng 20 trang trở lên. Và có thể đã chiếm lĩnh bộ hồ sơ năng lực thực sự tuyệt hảo nó phải phụ thuộc vào 02 yếu tố đó đó là nội dung và hình thức.

– Bố cục tổng quan nội dung:

Trang trước tiên của một hồ sơ năng lực đó là thư ngõ. Đây đó là đôi lời chào hỏi của tổ chức đó dưới sự thay mặt của Giám đốc hoặc người chịu trách nhiệm rất chất lượng trong tổ chức. Trong phần thư ngỏ này, doanh nghiệp cũng phần nào thể hiện được nghành nghề dịch vụ cũng vực tầm vóc của mình cho khách hàng thấy được. Khi viết thư ngỏ, giọng văn trọng thể, thân tình và tràn đầy sự tự tín hãnh diện của doanh nghiệp mình.

Tiếp đến là giới thiệu tổng thể về tổ chức. Phần nội dung này chắc chắc không thể thiếu trong hồ sơ năng lực. Giới thiệu tổ chức thường là những nội dung tổng thể nhất, ví dụ: nghành nghề dịch vụ, quy mô hoạt động, khu vực hoạt động, quy mô nhân sự, giấy phép kinh doanh, ngày thành lập, thời kì hoạt động, tổng kế Trụ sở và sản phẩm,…

Thứ ba đó là tầm nhìn và sứ mệnh. Tầm nhìn thể hiện được kế hoạch phát triển trong tương lai gần. Trong lúc đó sứ mệnh sẽ chỉ ra được những định hướng mang tính chất xã hội trong thời kì dài ra hơn.

Thứ tư đó là nghành nghề dịch vụ hoạt động của tổ chức. Phần này nên nêu cả những dịch vụ và phạm vi hoạt động.

Thứ năm là cơ cấu tổ chức tổ chức, có thể được trình bày dưới dạng sơ đồ cũng như trình bày ảnh của viên chức tổ chức để thể hiện quy mô nhân sự của tổ chức.

Các trang tiếp theo sẽ PR rõ ràng về các dịch vụ hay sản phẩm nổi trội của doanh nghiệp. Đây là phần sẽ ghi điểm trực tiếp với khách hàng cho nên doanh nghiệp chsu ý nên viết càng cụ thể càng tốt trong hồ sơ năng lực.

Thứ sáu đó là năng lực tài chính, đây được xem như một cơ sở để nhà góp vốn đầu tư có thể địa thế căn cứ và quyết định có góp vốn đầu tư hay là không. Bởi lẽ trong kinh doanh thì năng lực tài chính được xem là khả năng có thể tính sổ nợ nếu kết quả xấu nhất xẩy ra trong góp vốn đầu tư.

Và cuối cùng là các dự án tiêu biểu lẫn phần thưởng. Đây là phân thông tin riêng để bổ sung và tương trợ hiệu quả cho quá trình truyền bá doanh nghiệp.

– Hình thức trình bày:

Trong lúc trình bày một hồ sơ năng lực, có nhiều yếu tố cần phải lưu ý, bởi hồ sơ năng lực không chỉ đơn giản là vài tờ tư liệu mà nó được đóng trang gập gáy ngay ngắn như một quyển sổ thực sự, thậm chí là còn phải đẹp mắt hơn. Đó cũng là lý do vì sao hiện nay có rất nhiều đơn vị nhận thiết kế hồ sơ năng lực doanh nghiệp chứ không phải ai cũng luôn tồn tại thể thiết kế được. Nhìn chung thì sẽ có được những yếu tố về hình thức sau:

Thứ nhất đó đó là tone màu và chủ đề của quyền hồ sơ năng lực. Có thể chọn màu chủ đạo dựa theo nghành nghề dịch vụ mình làm hoặc chọn những gam màu có liên quan đến phòng ban nhận diện thương hiệu của mình. Ví dụ: một bộ hồ sơ năng lực của một tổ chức môi trường thiên nhiên có thể chọn gam màu xanh lá, hay hồ sơ năng lực của một doanh nghiệp về món ăn nhanh có thể hướng đến tone màu vàng hoặc đỏ.

Thứ hai đó đó là vấn đề dàn trang. Dàn trang trong hồ sơ năng lực là phần sắp xếp nội dung lên các trang sao cho dễ thương, đẹp mắt và logic. Cách dàn trang trong hồ sơ năng lực tương tự như phương pháp của đa số tập san, ấn phẩm in. Thế nên trước lúc dàn trang hồ sơ năng lực bạn cần phải có một bản demo để phân chia bố cục tổng quan nội dung trong từng trang.

Thứ ba trong những lúc sinh sản hồ sơ năng lực doanh nghiệp việc sử dụng hình ảnh trình bày rất quan trọng. Hãy ưu tiên sử dụng ảnh chụp chứ không nên để ảnh thiết kế vì nó sẽ tạo độ trung thực hơn trong một ấn phẩm mang giá trị PR như vậy.

Thứ tư đó là việc phân bổ số lượng trang, đây là một điều quan trọng mà các doanh nghiệp cần lưu ý nên để hồ sơ năng lực của mình dài bao nhiêu trang sao cho cân đối.

Và cuối cùng là thiết kế trang bìa. Nếu trang bìa có thu hút thì người đọc mới mong muốn đọc ở bên trong. Vì vậy thiết kế trang bìa cần sự nghiên cứu, góp vốn đầu tư. Này cũng là trang trước tiên của tất cả những bước thiết kê hồ sơ năng lực cho doanh nghiệp.

Kết luận: Hồ sơ năng lực tổ chức là thứ tài liệu nhỏ gọn, đầy đủ thông tin lại dễ dàng tra cứu. Với cuốn hồ sơ năng lực nhỏ gọn mà vẫn đầy đủ thông tin cấp thiết thì khách hàng sẽ không còn mất công tra cứu trên smart-phone hoặc máy tính, cũng không cần thiết phải “đau đầu” ngồi tự tóm tắt thông tin về doanh nghiệp mình muốn tìm hiểu.