Rất nhiều người khi tham gia học và sử dụng Excel gặp vấn đề với việc viết hàm trong Excel hay công thức Excel. Mọi người thường nghĩ nó rất khó, rất nhiều và chẳng có phương pháp nào hiệu quả.

Có phải Chuyên Viên Excel là người rất giỏi về sử dụng hàm không? Bạn không biết gì về Excel thì làm thế nào để học tốt được những hàm? Hãy cùng Gitiho đi tìm lời đáp trong nội dung bài viết này nhé.

Khái niệm về hàm trong Excel

Hàm trong Excel được hiểu là những công thức, tính toán đã được thiết kế sẵn (lập trình sẵn) và được đặt tên sẵn. Khi gọi tên hàm và nạp vào các giá trị, hàm sẽ tự động hóa tính toán ra kết quả.

Hàm trong Excel còn được gọi với tên khác là Công thức (Formula)

Việc sử dụng hàm về thực chất là diễn đạt phương pháp tính từ tiếng Việt ra tiếng nói của Excel. Để tính toán ra kết quả mong muốn, thỉnh thoảng bạn phải phối hợp nhiều phép tính, nhiều hàm cùng 1 lúc, hay còn gọi là kỹ thuật lồng hàm khi sử dụng Excel.

Xem thêm: 20 hàm Excel thông dụng và cách sử dụng hàm rõ ràng và cụ thể

Hàm trong Excel có quan trọng không?

Hàm trong Excel là thứ không thể thiếu được nếu như bạn muốn sử dụng tốt Excel. Nếu coi việc học Excel như học ngoại ngữ (tiếng Anh) thì hàm Excel đó chính là các từ mới. Biết càng nhiều từ thì bạn nói, viết càng dễ, nhưng không người nào giỏi nhờ chỉ tập trung học từ mới. Vậy thì tất cả chúng ta phải học hàm thế nào?

Hãy lưu ý đối tượng người dùng thao tác làm việc của tất cả chúng ta là máy tính, là phần mềm. Máy tính đơn giản chỉ nhận lệnh và thực thi. Do đó để máy thực thi đúng mong muốn, bạn phải ra lệnh một cách thật rõ ràng, ngắn gọn và đủ ý. Để làm được như vậy bạn phải:

Biết phương pháp dùng tiếng Anh (tiếng nói chính sử dụng trong Microsoft Office)

Tư duy tiếng nói bằng tiếng Việt (nói rõ và đủ ý)

Tư duy logic (sắp xếp trình tự các công việc cần làm một cách chuẩn xác)

Thao tác chuẩn xác (khi lựa chọn các nội dung trong hàm)

Khi đã có đủ các yếu tố trên, lúc đó bạn mới học và tìm hiểu càng nhiều hàm Excel càng tốt. Nhưng hãy nhớ Phương pháp tư duy, phương pháp thao tác làm việc quan trọng hơn. Khi đã xác định được hướng tư duy đúng, phương pháp chuẩn xác để đến đích, các bạn sẽ tự răn cần dùng hàm Excel gì.

Cách viết các hàm trong Excel

Để viết hàm trong Excel nhanh và ít sơ sót, tất cả chúng ta nên sử dụng phương pháp sau:

Bước 1: Nhập dấu bằng ( = ) để mở màn việc sử dụng hàm

Bước 2: Nhập một số ký tự đại diện thay mặt cho tên hàm. Ví dụ muốn gọi hàm SUMIF, bạn gõ hai ký tự đại diện thay mặt là SUM. Khi đó xuất hiện 1 bảng gợi ý các hàm có liên quan:

Bước 3: Dựa trên gợi ý của Excel, bạn chọn tên hàm phù hợp bằng phương pháp dùng phím mũi tên lên / xuống để đi đến tên hàm mong muốn.

Bước 4: Nhấn phím Tab để gọi đầy đủ tên hàm Excel kèm theo dấu mở ngoặc đơn.

Cấu trúc của hàm trong Excel

Cấu trúc của hàm trong Excel hay còn gọi là cú pháp khi viết hàm đều được Excel gợi ý để tất cả chúng ta viết đúng. Để hàm hoạt động được thì bạn nên phải viết đúng cấu trúc.

Ta hãy lấy ví dụ: Cấu trúc hàm VLOOKUP

Ví dụ: Cấu trúc hàm SUMIF

Cấu trúc của hàm gồm các thành phần chính như sau:

Tên hàm: Sử dụng cách viết ở trên (chọn hàm Excel theo gợi ý rồi bấm phím Tab).

Dấu mở ngoặc đơn: Để phân biệt tên hàm với những nội dung bên trong hàm.

Các thành phần trong hàm: Hàm có thể có một hoặc nhiều thành phần. Các thành phần được ngăn cách với nhau bởi dấu ngăn cách. Nếu không viết đủ các thành phần thì Excel sẽ báo lỗi và không hoạt động được. Lưu ý: những phần nào được đặt trong dấu ngoặc vuông là không nên phải viết, có thể bỏ qua mà hàm vẫn hoạt động được.

Dấu ngăn cách các thành phần: Thường gặp là dấu phẩy (,). Trong một số trường hợp có thể là dấu chấm phẩy (;).

Dấu đóng ngoặc đơn: Để kết thúc 1 hàm. Trong trường hợp, khi viết nhiều hàm Excel lồng ghép nhau thì phải vô cùng lưu ý việc đóng ngoặc đơn đúng chỗ, đủ dấu để các hàm Excel hoạt động chuẩn xác.

Lưu ý: Khi chúng ta thay đổi dấu trong Region > thẻ Number về dạng:

Dấu chấm ngăn cách phần nghìn (trong Decimal symbol)

Dấu phẩy ngăn cách phần thập phân (trong Digit grouping symbol)

Việc này song song làm thay đổi dấu ngăn cách các thành phần trong hàm Excel: Thay vì mặc định là ngăn cách bởi dấu phẩy thì sẽ tự động hóa chuyển sang dấu chấm phẩy. Bạn phải rất lưu ý vấn đề này khi viết hàm, công thức trong Excel. Bạn cần phải thay đổi dấu ngăn cách hàm Excel về đúng dấu phẩy.

Xem thêm: Bộ đề thi, bài tập Excel có đáp án về hàm trong Excel quan trọng

Cách nạp giá trị vào các thành phần của rất nhiều hàm trong Excel

Có 3 cách viết:

Cách 1: Viết trực tiếp: là khi chúng ta viết cụ thể 1 số lượng hoặc 1 đoạn ký tự. Khi viết các ký tự Text thì bạn phải đặt các ký tự này trong cặp dấu nháy kép (“ký tự text”) còn các số lượng thì không cần đặt trong cặp dấu nháy kép.

Cách 2: Viết tham chiếu: thay vì nhập trực tiếp, các bạn sẽ tham chiếu tới tọa độ của một ô đang chứa giá trị mà bạn muốn nạp vào.

Cách viết trực tiếp và viết tham chiếu trong hàm Excel

Trong ví dụ trên, cách viết trực tiếp là ghi rõ các số lượng cần tính tổng vào trong hàm SUM. Cách viết tham chiếu là tham chiếu tới vùng ô A2:A4, là nơi chứa các số cần tính tổng.

Cách 3: Viết lồng ghép hàm Excel: Giá trị nạp vào không có sẵn mà phải sang một số bước tính toán bằng hàm khác mới đã chiếm lĩnh được.

Ví dụ như sau:

Anh Long ký hợp đồng lao động với doanh nghiệp A, ngày mở màn là từ 05/3/2020, hợp đồng lao động có thời hạn một năm 8 tháng. Hãy xác định ngày hết hạn của hợp đồng đó.

Cách làm:

Ngày hết hạn của hợp đồng được xác định như sau:

Năm: tính từ thời điểm năm ký hợp đồng + một năm

Tháng: tính từ thời điểm tháng ký hợp đồng + 6 tháng

Ngày: tính từ thời điểm ngày ký hợp đồng + 0 ngày

Kết quả cần thu được là một trong giá trị tháng ngày được tạo nên từ các thông số Năm, tháng, ngày được xác định như trên.

Kết quả như sau:

Như vậy chỉ việc duy nhất 1 công thức tại ô D8 tất cả chúng ta có thể tính ra được kết quả rồi. Trong ô B1 chỉ chứa 1 giá trị gồm đủ tháng ngày năm. Nhưng để sở hữu thể cộng riêng được Số năm, Số tháng vào thời khắc ngày mở màn, bắt buộc tất cả chúng ta phải tách được riêng các số lượng thể hiện số năm, số tháng, số ngày => Dùng các hàm Year, Month, Day để tách các giá trị này; Sau đó nối lại với hàm DATE để tạo ra 1 kết quả là giá trị đủ tháng ngày năm.

Xem thêm: Hướng dẫn sử dụng hàm DATE cơ bản trong Excel

Lưu ý khi viết dấu toán tử vào hàm trong Excel

Các dấu toán tử là các dấu thể hiện sự so sánh hoặc thể hiện 1 khoảng tầm giá trị (bằng, khác, to thêm, nhỏ hơn…). Các dấu này được viết trong hàm Excel như sau:

Dấu toán tử

Ký hiệu

Ví dụ

=

=IF(B1=5, “Đúng”, “Sai”)

Nếu ô B1 nhận giá trị bằng 5 thì kết quả là Đúng, không thìa là Sai

<>

=IF(AND(B1=”CN1”, C1vàlt;>3), “Có”, “Không”)

Nếu song song ô B1 là chữ CN1 và ô C1 khác 3 thì kết quả là chữ Có, còn không phải thìa là chữ Không

>

=COUNTIF(A1:A10, “>5”)

Đếm trong vùng A1:A10 có bao nhiêu giá trị to thêm 5

>=

=SUMIF(C3:C10, “>=5”, D3:D10)

Tính tổng trong vùng D3:D10 tương ứng theo những giá trị thỏa mãn nhập cuộc to thêm hoặc bằng 5 trong vùng C3:C10

<

=SUMPRODUCT((A3:A10vàlt;100)*C3:C10)

Tính tổng các giá trị trong vùng C3:C10 tương ứng theo những giá trị trong vùng A3:A10 thỏa mãn nhập cuộc nhỏ hơn 100

<=

=SUMIFS(A3:A10, F3:F10, “<=”&B2)

Tính tổng các giá trị trong vùng A3:A10 tương ứng theo những giá trị trong vùng F3:F10 thỏa mãn nhập cuộc nhỏ hơn hoặc bằng giá trị tại ô B2

“”

=IF(A1=1, ”Đúng”, “”)

Nếu ô A1 có mức giá trị bằng 1 thì kết quả là Đúng, không phải thì nhận giá trị rỗng (không có nội dung gì)

Khi viết dấu toán tử kèm với một số cụ thể (viết số trực tiếp) thì viết thông thường, lưu ý 2 dạng:

Dạng biểu thức so sánh: không sử dụng dấu nháy kép (ví dụ về dấu Bằng, Khác)

Dạng giá trị theo khoảng tầm: đặt cả dấu toán tử và số trong dấu nháy kép (ví dụ về To ra hơn, To ra hơn hoặc bằng)

Khi viết dấu toán tử kèm với một tọa độ (viết tham chiếu) thì viết dấu toán tử trong cặp dấu nháy kép, sau đó nối với tọa độ tham chiếu bởi dấu & (trong ví dụ về dấu Nhỏ hơn hoặc bằng).

Các nhóm hàm trong Excel

Bởi vì có rất nhiều hàm trong Excel nên để thuận tiện cho việc ghi nhớ, tra cứu và sử dụng thì Excel đã phân nhóm sẵn các hàm. Cụ thể tất cả chúng ta có thể thấy các nhóm hàm Excel trong thẻ Formulas như sau:

Các nhóm hàm trong thẻ Formulas của Excel

Nhóm hàm tính tổng tự động hóa (AutoSum): Gồm các phép tính nhanh, đơn giản như Tính tổng (SUM), Tính trung bình (AVERAGE), Tìm giá trị lớn số 1 (MAX), Tìm giá trị nhỏ nhất (MIN)

Nhóm hàm thường được sử dụng (Recently Used): là những hàm được nhiều người sử dụng và phổ quát: Tính trung bình hoặc tính tổng (AVERAGE và SUM), xét tính logic (IF), nối chuỗi văn bản (CONCAT), thống kê, đếm (COUNT)…

Hàm logic (Logical): là những hàm chuyên về xét tính logic: IF, AND, OR, NOT…

Nhóm hàm trong tài chính (Financial): Những hàm tính toán chuyên biệt về trong ngành tài chính: Tính dòng tiền ngày nay, dòng tiền tương lai, lợi nhuận gộp, lãi vay…

Hàm tháng ngày, thời kì (Nhóm Date & Time): Những hàm chuyên về xử lý tài liệu dạng Tháng ngày, thời kì: DATE, TIME, DAY, MONTH, YEAR, HOUR, MINUTE… hoặc xác định các mốc thời kì vào cuối tháng (EOMONTH), khoảng tầm cách thời kì (DATEDIF)…

Hàm tính toán (Math & Trig): Gồm các hàm tính toán chuyên sâu trong toán học như SIN, COS, LOG… các hàm tính nhân (PRODUCT, SUMPRODUCT), tính chia (MOD, QUOTIENT), làm tròn số (ROUND, FLOOR…)

Hàm dò tìm, tham chiếu (Lookup & Reference): Gồm các hàm dùng cho mục tiêu tìm kiếm kết quả dựa trên 1 tín hiệu: VLOOKUP, LOOKUP, INDEX, MATCH, ROW, COLUMN, ADDRESS…

Thật khó để sở hữu thể kể tên hết các hàm Excel, cũng không thể nói hết được một hàm sẽ sử dụng thế nào, bởi trong các tình huống khác nhau thì dù cùng là một trong hàm nhưng cách dùng sẽ khác.

Do vậy tất cả chúng ta nên quan tâm tới việc: Trong một tình huống, tất cả chúng ta đang sẵn có gì, cần đạt được gì. Mô tả phương pháp để đạt được điều đó bằng tiếng việt. Sau đó lựa chọn hàm phù phù hợp với từng bước. Quá trình này giống như dịch từ tiếng Việt sang tiếng Anh vậy.

Tóm lại

Việc sử dụng các hàm trong Excel không thực sự khó nhưng cũng không phải là dễ. Nếu khách hàng chỉ ghi nhớ một cách máy móc các sử dụng, các bạn sẽ không bao giờ thuần thục được hết các hàm này. Bạn cần phải nắm được tri thức Excel cơ bản và hơn hết là tư duy sử dụng hàm Excel.

Xem thêm: Top khóa học tin học văn phòng nhiều học viên tại Gitiho