Flowchart là gì? 3 bước để vẽ lưu đồ quy trình nghiệp vụ cho doanh nghiệp (Có ví dụ minh hoạ)

1. Flowchart là gì?

Một quy trình nghiệp vụ là một chuỗi các nhiệm vụ tái diễn theo trật tự nhất định mà doanh nghiệp cần thực hiện để đạt được mục tiêu kinh doanh.

Flowchart (hay thường được gọi là lưu đồ – sơ đồ quy trình), mặt khác, là một phương tiện đồ hoạ trực quan hóa chuỗi nhiệm vụ đó thành hình ảnh đơn giản gồm có các bước, các điều kiện kèm theo thay đổi kết quả,…

Một số lợi ích của flowchart so với doanh nghiệp:

  • Là tài liệu đầy đủ giúp viên chức hiểu được phương pháp hoạt động của quy trình, nhất là viên chức mới (có bao nhiêu bước, cần sử dụng dụng cụ gì, cần tương trợ từ ai,…)
  • Nhìn vào quy trình vận hành tiêu chuẩn, có thể phần nào thẩm định chất lượng sản phẩm và dịch vụ sản phẩm đầu ra
  • Làm bản tham chiếu cho tái thiết kế quy trình. Tương trợ bằng phương pháp khi ánh xạ thực tiễn trái lại lưu đồ, có thể nhận ra đâu là tiến độ cần loại bỏ hoặc cải tiến thêm

Nội dung bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách vẽ lưu đồ quy trình nghiệp vụ theo 3 bước cụ thể, song song đưa ra 3 ví dụ giúp cho bạn hình dung dễ hơn về kiểu cách các yếu tố trong quy trình được phân tích và đưa vào lưu đồ.

2. Hướng dẫn bạn 3 bước để vẽ flowchart (lưu đồ quy trình) cho doanh nghiệp

Nhìn thoáng qua, công việc này nghe có vẻ khá đơn giản – chỉ là vẽ lưu đồ với vài ba mô hình khối và mũi tên. Nhưng thực sự, để xây dựng được một flowchart chuẩn xác và logic thì không hề dễ dàng, nhất là lúc trong doanh nghiệp thường có số lượng lớn các quy trình liên kết lại với nhau.

Bước 1: Quyết định xem bạn cần phải có những lưu đồ quy trình nào

Tất nhiên, việc xây dựng flowchart chỉ có ý nghĩa khi doanh nghiệp bạn thực sự cần tới nó để tiếp tục hoạt động và/hoặc tăng trưởng kinh doanh, mở rộng quy mô nhân sự,…

Một số doanh nghiệp hiện nay vẫn còn quản lý quy trình bằng… mồm – nhân sự sẽ tiến hành mô tả và hướng dẫn trực tiếp bằng lời nói. Cách làm này thực ra vẫn có thể hoạt động tốt ở các đơn vị quy mô nhỏ với một vài quy trình đơn giản, lặp đi tái diễn.

Các doanh nghiệp tiến bộ thì không dừng ở đó.

Nếu như khách hàng mong muốn “văn bản hoá” trình tự các bước thành một quy trình nghiệp vụ hoàn chỉnh, bạn cần phải có lưu đồ.

Nếu như khách hàng tham vọng sẽ “số hoá” quy trình khi tham gia vào thời đoạn chuyển đổi số kế tiếp, hãy sẵn sàng trước thật kỹ bản lưu đồ và các hướng dẫn liên quan.

Bước 2: Thu thập thông tin chuẩn xác về kiểu cách quy trình hoạt động

Trừ khi chúng ta đấy là người tham gia trực tiếp vào tất cả những quy trình nghiệp vụ hằng ngày của doanh nghiệp, bạn cần phải tìm hiểu để biết rõ hơn tất cả những thông tin cụ thể có liên quan nếu muốn vẽ được một lưu đồ quy trình chuẩn xác.

Ngay cả những lúc quy trình có vẻ đơn giản hoặc thời kì diễn ra chỉ ở mức 1-2 ngày, mọi cụ thể dù nhỏ nhất đều cần quan tâm tới. Ví dụ:

  • Mục tiêu của quy trình này là gì? Tên gọi chuẩn xác của nó?
  • Quy trình này gồm có bao nhiêu bước? Tên gọi của những bước là gì?
  • Ai là người phụ trách bước này? Một người duy nhất hay luân phiên theo từng người của đội nhóm?
  • Bước này được bố trí theo hướng dẫn mô tả cụ thể không? Có giới hạn thời kì là bao nhiêu tiếng?
  • Sau bước này còn có hai khả năng sẽ xẩy ra. Nếu xẩy ra khả năng A, quy trình vẫn được giữ nguyên như cũ chứ? Trong trường hợp xẩy ra B, có phải cần quay trở lại bước trước đó và tái diễn một đoạn quy trình, hay sẽ dẫn sang một nửa sau quy trình hoàn toàn khác?
  • Có sự kiện nào có thể khiến bạn đi chệch khỏi một quy trình chuẩn hay là không?
  • Có khi nào ngay từ bước số 2 đã cho ra output thành công và kết thúc quy trình? Hoặc bạn nhận ra input không đủ và quy trình là thất bại?

Để thực sự hiểu được sâu bên trong và tất cả khả năng có thể xẩy ra của một quy trình, hãy tham khảo ý kiến viên chức trực tiếp thao tác trong đó. Chúng ta cũng có thể lựa chọn lựa cách đi tới trò chuyện với từng người, hoặc mở một cuộc họp tập thể và khuyến khích họ san sẻ cùng nhau. Có thể viên chức của bạn đã ấp ủ từ lâu và đang sẵn sàng để nảy ra các ý tưởng thú vị.

Bước 3: Bắt tay vào vẽ lưu đồ quy trình

Khi bạn đã sở hữu trong tay đủ các thông tin về kiểu cách một quy trình hoạt động trên thực tế, cùng mở màn “vẽ” lại chúng thành lưu đồ.

Sau này là các ký hiệu cơ bản được quy định khi vẽ lưu đồ quy trình nghiệp vụ:

Ghi nhớ các ký hiệu sau khoản thời gian xây dựng và đọc – hiểu các flowchart

Với những ký hiệu chung đó, bạn cũng có thể vẽ lưu đồ quy trình cho doanh nghiệp theo 3 cách khác nhau:

  • Cách thứ nhất: Dùng bút và giấy:

Đây là cách đơn giản nhất, bạn chỉ có lấy một mảnh giấy, một cây bút và mở màn vẽ ra một bản cứng của lưu đồ. Chúng ta cũng có thể dùng thêm thước kẻ để sản phẩm thủ công này trông có vẻ đẹp đẽ và trọng thể hơn.

Sau thời điểm vẽ, bạn cũng có thể chụp hình lại để lưu vào bộ nhớ nào đó, hoặc chừa lại một bản cứng cất giữ trong kho sau khoản thời gian photocopy ra và phân phát nó tới tất cả những người dân có liên quan trực tiếp tới quy trình nghiệp vụ.

  • Cách thứ hai: Dùng các dụng cụ để vẽ “digital flowchart” trên thiết bị

Rất có thể, các bạn sẽ muốn lưu đồ của mình được vẽ dưới dạng bản mềm kỹ thuật số. Điều này giúp cho bạn dễ dàng hơn nhiều trong việc thực hiện các chỉnh sửa, lưu trữ cũng như san sẻ nó với viên chức,…

Tại mức độ cơ bản, bạn cũng có thể dùng Microsoft PowerPoint, Paint hoặc các phần mềm thiết kế đồ họa chuyên được sự dụng như Adobe Illustrator (Ai), Adobe Photoshop (Ps),… Thượng hạng hơn, các phần mềm vẽ quy trình như LucidCharts là một sự lựa chọn không tồi nếu khách hàng muốn sản phẩm đạt tới trình độ chuyên nghiệp hoặc doanh nghiệp có số lượng lớn lưu đồ cần xây dựng.

  • Cách thứ ba: Dùng phần mềm quản lý quy trình nghiệp vụ (Business Process Management Software – BPMS)

BPMS không chỉ thuần tuý một phần mềm vẽ flowchart, mà chúng còn tồn tại thể thiết lập và tự động hóa hóa mọi quy trình nghiệp vụ.

Nhiệm vụ trọng tâm của một phần mềm BPMS là xây dựng và vận hành tự động hóa các quy trình từ trên đầu đến cuối, sau đó phân tích chúng, song song thực hiện các cải tiến và giám sát để liên tục tối ưu những quy trình đó.

Nếu bạn đã sở hữu trên tay bản vẽ flowchart, thao tác đưa chúng lên phần mềm vô cùng dễ dàng.

Nếu như khách hàng đang xuất hiện file Excel mô tả các bước của quy trình và một số nhiệm vụ đang thực hiện; thật tuyệt, bạn cũng có thể upload trực tiếp lên mạng lưới hệ thống để hô biến file đó thành quy trình tự động hóa.

Nếu như khách hàng mới chỉ mường tượng ra quy trình trong đầu, không sao cả, hãy thực hiện theo hướng dẫn trên phần mềm để thiết kế ra một sự tự động hóa hóa hoàn chỉnh.

tin tức về từng bước thực hiện sẽ tiến hành mô tả cụ thể với deadline, người thực hiện, người phụ trách, tiêu chuẩn hoàn thành, file đính kèm,… Khi nhiệm vụ đi đến bước nào thì mạng lưới hệ thống sẽ bắn thông tin tự động hóa cho những người nhận việc. Không có độ trễ, không có sơ sót hay quên việc xẩy ra, nhìn vào phần mềm là ngay tức khắc thấy được tiến độ của công việc.

Điểm cộng lớn khi sử dụng phần mềm là doanh nghiệp chỉ có set up một lần duy nhất cho từng quy trình, viên chức và các đầu việc cứ thế đuổi theo luồng trôi chảy. Bạn thậm chí là còn chẳng cần tập huấn viên chức cách ghi nhớ lưu đồ: Họ chỉ có thao tác kéo-thả ở phần việc của họ thôi, sót lại phần mềm sẽ tự động hóa xử lý.

Giải pháp quản lý và tự động hóa hoá quy trình Base Workflow là “ứng cử viên sáng giá” nếu khách hàng đang muốn dùng thử một BPMS cho doanh nghiệp.

Video giới thiệu tổng quan phần mềm quản lý quy trình Base Workflow

2. Ví dụ về 3 lưu đồ quy trình nghiệp vụ phổ thông trong doanh nghiệp

Một doanh nghiệp có thể có vô số quy trình nghiệp vụ, tương ứng với tất cả phòng ban/đội nhóm của Marketing, Sales, Hành chính – Nhân sự, Sản phẩm, Chăm sóc khách hàng,… hoặc bất luận sự hợp tác nào đóng vai trò kết nối ở giữa.

Nội dung bài viết này sẽ lấy ví dụ về 3 quy trình thân thuộc mà doanh nghiệp nào cũng cần được.

2.1. Lưu đồ quy trình onboarding viên chức mới

Mọi viên chức mới đều cần onboarding để sở hữu thể làm quen với công việc và văn hoá doanh nghiệp, nhưng cách triển khai quy trình onboarding ở mỗi nơi là khác nhau. Đây là các bước cơ bản:

  • Viên chức mới hoàn thành hồ sơ sách vở và giấy tờ và thủ tục pháp lý
  • Hồ sơ này trải qua quá trình phê duyệt của phòng ban HR và quản lý cấp cao của tổ chức
  • Viên chức HR giới thiệu về cấu trúc cũng như các quy định của tổ chức
  • Viên chức quản lý tài nguyên nội bộ chuyển nhượng bàn giao trang thiết bị thao tác, tài khoản đăng nhập, đồng phục, mã chấm công,…

Và đây là lưu đồ quy trình onboarding:

phan-mem-ve-flowchart

2.2. Lưu đồ quy trình phê duyệt công văn

Như bạn cũng có thể đã biết, việc luân chuyển công văn qua lại giữa nhiều email để phê duyệt yên cầu độ cụ thể và độ chuẩn xác cao. Chưa tính tới việc chỉnh sửa rất dễ khiến chúng bị thất lạc, nhầm lẫn hoặc bỏ quên trong một hộp thư nào đó.

Đây là các bước cơ bản bạn cũng có thể dùng làm xét duyệt các loại công văn, hồ sơ sách vở và giấy tờ:

  • Công văn được gửi đi
  • Nếu công văn không được chấp thuận, quá trình bị huỷ bỏ
  • Nếu công văn được chấp thuận, chỉnh sửa theo yêu cầu
  • Lưu trữ công văn trong một thư mục được quy định trước
  • Tự động hóa gửi email xác nhận xét duyệt thành công tới người gửi công văn

Và đây là lưu đồ của quy trình xét duyệt công văn, hồ sơ sách vở và giấy tờ:

2.3. Lưu đồ quy trình ứng phó với sự cố phát sinh

Doanh nghiệp nào thì cũng nên có một kế hoạch dự phòng cho những rủi ro tiềm tàng và sẵn sàng phát sinh thành sự cố.

Mặc dù bạn cũng có thể phần nào đoán được những điều sắp xẩy ra, nhưng một chiến lược về kiểu cách phản ứng trong những tình huống như vậy là cấp thiết để nhân sự của bạn không hoảng loạn.

Lấy ví dụ về các bước xử lý một cuộc tiến công vào mạng lưới hệ thống bình an mạng trong tổ chức bạn:

  • Trường hợp nguy cấp được báo cáo giải trình bởi một viên chức tổ chức sau khoản thời gian phát hiện ra có một USB lạ đang cắm vào máy tính của họ
  • Các mối rình rập đe dọa được thẩm định bởi đội bình an. Nếu báo động sai hoặc vấn đề nhỏ dễ dàng giải quyết và xử lý, quá trình kết thúc
  • Nếu đây là mối đe doạ thực sự nguy hiểm, gửi email nguy cấp tới ban lãnh đạo tổ chức
  • Ban lãnh đạo và đội bình an tổ chức cuộc họp nguy cấp
  • Đề xuất giải pháp và triển khai
  • Nếu giải pháp không hiệu quả, trở lại tổ chức một cuộc họp khác. Nếu có hiệu quả như mong đợi, hoàn thành quy trình.

Cùng xem lưu đồ của quy trình ứng phó với sự cố phát sinh:

phan-mem-ve-flowchart

Một số quy trình nghiệp vụ khác có thể bạn quan tâm:

  • Quy trình tuyển dụng tại tổ chức: 7 bước thu về ứng viên tài năng
  • Quy trình nghỉ việc: Thủ tục sách vở và giấy tờ và các chuyển nhượng bàn giao cấp thiết cho viên chức cũ
  • Quy trình 5 bước thẩm định viên chức trong doanh nghiệp
  • Quy trình chăm sóc khách hàng qua điện thoại cảm ứng thông minh: Bộ kỹ năng chuẩn và 7 bước xử lý hoàn hảo

3. Lời khuyên giành riêng cho bạn: Sử dụng phần mềm quản lý quy trình tự động hóa (BPMS) thay cho lưu đồ thủ công

Dù Base Workflow mới chỉ được triển khai gần ba tháng, Dermafirm đã nhận được thấy những chuyển biến đáng kể trong việc quản lý quy trình chăm sóc khách hàng của phòng Kinh doanh và quy trình nhập – xuất hàng của phòng Kho vận.

Anh Phạm Trường Linh – Giám đốc CTCP Labo de Dermafirm Việt Nam

Trên thực tế, chức năng của phần mềm vẽ flowchart chỉ tạm ngưng ở việc đưa thông tin các bước của quy trình vào một trong những bản vẽ để lưu trữ lại và truyền đạt cho những viên chức mới. Còn chức năng triển khai quy trình hằng ngày, theo dõi tiến độ cũng như nhanh chóng phát hiện sơ sót để xử lý kịp thời, rõ ràng lưu đồ chưa thể đáp ứng được.

Ví dụ, khách hàng phàn nàn là 7 ngày rồi mà vẫn chưa nhận được bản cứng hợp đồng để mở màn triển khai dịch vụ. Lúc này bạn mới ngỡ ngàng bởi số lượng 7 ngày là quá lâu so với tiến độ kỳ vọng. Bạn cần phải thiết phải tìm ra “nút cổ chai” của quy trình – nơi hợp đồng bị ùn tắc.

Bạn nhìn vào lưu đồ, có 5 bước tất cả. Lúc này bạn cần phải phải gọi cho tất thảy 5 phòng ban để hỏi xem rốt cuộc hợp đồng đang ở đâu và vấn đề xẩy ra là gì. Quá mất thời kì và công sức của con người!

phan-mem-ve-flowchart

Còn thời điểm hiện tại, với một phần mềm BPMS tiêu biểu như Base Workflow, bạn cũng có thể làm những gì trong trường hợp này?

  • Trước hết, bạn đã dễ dàng xây dựng được quy trình nghiệp vụ thành các bước cụ thể, phân quyền chặt chẽ ai nắm quyền quản lý vô thượng, ai có quyền tiếp cận tài liệu, ai chịu trách nhiệm cho từng hợp đồng, hướng dẫn xử lý theo từng bước ra sao, giới hạn thời kì ở từng bước là bao lâu,…
  • Mỗi hợp đồng được tạo trên mạng lưới hệ thống dưới dạng một nhiệm vụ (gồm có mã hợp đồng và các trường thông tin liên quan)
  • Khi có vấn đề phát sinh, bạn không cần lục lọi lưu đồ để kiểm chứng, chỉ có truy cập vào mạng lưới hệ thống phần mềm. Gõ mã hợp đồng vào thanh tìm kiếm, và kìa, bạn thấy nhiệm vụ đó hiện giờ đang bị cảnh báo red color vì chậm deadline. Nhìn vào đó, bạn biết ngay hợp đồng đã xong bước thoả thuận pháp luật, nhưng hiện giờ đang bị tắc ở bước ký duyệt bởi CEO – do viên chức pháp chế chịu trách nhiệm thực hiện.
  • Ngay dưới nhiệm vụ đó, bạn cũng có thể bình tag viên chức pháp chế vào phản hồi: “@thuhue ơi, vì sao chưa gửi hợp đồng lên cho anh ký?”. Viên chức này sẽ nhận được tin báo ngay tức khắc và cho bạn câu vấn đáp.
  • Để rút ngắn thời kì xử lý hợp đồng, bạn ngay tức khắc dùng thêm tính năng Mẫu in của Base Workflow. Chỉ việc tạo form mẫu in bằng phương pháp điền các input key như ${ten_cong_ty}, ${ma_hop_dong},… vào vị trí tương ứng, tài liệu sẽ tiến hành xuất tự động hóa từ nhiệm vụ ra bản in tuyệt đối chuẩn xác.

Dễ dàng quản lý các quy trình liên phòng ban trên mạng lưới hệ thống phần mềm Base Workflow

Hơn hết phát hiện và xử lý vấn đề phát sinh, phần mềm BPMS còn làm bạn hai việc quan trọng hơn mà lưu đồ không thể làm được: phòng tránh rủi ro trong quy trình và đo lường và tính toán các chỉ số nhằm tối ưu quy trình.

Thứ nhất, Base Workflow luôn thông tin real-time cho viên chức của bạn khi một job được chuyển tới bước mà người ta phụ trách. Ở mỗi job còn tồn tại đồng hồ đeo tay đếm ngược về deadline, nếu trễ sẽ hiển thị cảnh báo red color ngay tức khắc.

Sẽ không còn có tình trạng quên việc, sót việc nào xẩy ra với viên chức của bạn cả. Và bạn cũng chẳng cần lo về trở ngại giữa các phòng ban, bởi phần mềm BPM đã hỗ trợ bạn liên kết các quy trình với nhau một cách chuẩn xác – chuyển tiếp nhiệm vụ với tất cả những tài liệu đính kèm.

Thứ hai, hồ hết phần mềm BPMS đều phải sở hữu sẵn tính năng báo cáo giải trình tự động hóa. Văn bản báo cáo số lượng, báo cáo giải trình tiến độ, báo cáo giải trình lượng thời kì trung bình, báo cáo giải trình theo đầu người,… Nếu tài liệu cho thấy vấn đề nằm ở quy trình chưa phù hợp, bạn dễ dàng dựa vào đó để cải tiến. Nếu vấn đề nằm ở con người, bạn cũng đều có phương án thay thế phù hợp.

BPMS Base Workflow có báo cáo giải trình tự động hóa giúp cho bạn dễ dàng phân tích, thẩm định và cải tiến quy trình

Tạm kết

Hồ hết những người dân muốn xây dựng quy trình nghiệp vụ cho doanh nghiệp đều tìm hiểu về các phần mềm vẽ quy trình hay còn gọi là flowchart. Vẽ được chúng thành hình trên sách vở và giấy tờ đã dễ dàng hơn với những hướng dẫn cụ thể, cái khó ở đây đấy là bạn có triển khai những quy trình đó vào thực tế chuẩn xác và hiệu quả hay là không. Chúc bạn thành công!

Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào sát cánh cùng +8000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều nghành như: VIB, Ngân Hàng Á Châu, MB, Sacombank, VPBank, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Decathlon, Bamboo Airways, Ninja Van Việt Nam, Rạng Đông, Á Đông ADG, Nagakawa Group, CenLand, Địa Ốc Him Lam, Ecopark, Amber Academy, Goldsun Tiếp thị quảng cáo Group, Urbox, Medipharco, Bệnh viện Phổi Trung Ương, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books…

Nếu bạn đang có nhu cầu nhận TƯ VẤN MIỄN PHÍ và DEMO TRẢI NGHIỆM phần mềm quản lý quản lý và tự động hóa hóa quy trình Base Workflow, hãy để lại thông tin đăng ký ngay TẠI ĐÂY.

Flowchart là gì? 3 bước để vẽ lưu đồ quy trình nghiệp vụ cho doanh nghiệp (Có ví dụ minh hoạ)

You May Also Like

About the Author: v1000